SoftENGINE ERP Connect (Archiv)
ACHTUNG!
Dieser Artikel ist veraltet und besteht nur noch zu Recherchezwecken. Die aktuelle Anleitung ist hier zu finden.
Die Installation des Addons SoftENGINE ERP Connect ist mit wenigen Handgriffen erledigt. Das Addon kann bequem dem bestehenden GREYHOUND-Vertrag hinzugebucht werden. Der GREYHOUND Server und die Clients installieren das Addon dann vollautomatisch.
Achtung!
Für die Verwendung des SoftENGINE ERP Connect Addons ist eine GREYHOUND-Version 5.0.78 build 2847 oder höher notwendig. Außerdem sind die SoftENGINE Webservices Grundvoraussetzung für die Nutzung des Addons.
“SoftENGINE ERP Connect” dem GREYHOUND Vertrag hinzubuchen
Das Produkt SoftENGINE ERP Connect im GREYHOUND Control Center (GCC) dem bestehenden Vertrag hinzubuchen:
- Nach dem Login unter Verträge den Vertrag auswählen und bearbeiten:
Wichtig: Kunden im Eigenbetrieb müssen die Verwendung des gebuchten Addons zusätzlich im GREYHOUND Admin aktivieren (-> Anleitung siehe hier).
SoftENGINE ERP Connect in GREYHOUND einrichten
Standardmäßig ist ein neues Addon immer für alle in GREYHOUND angelegten Benutzergruppen sichtbar. Wir empfehlen nach der Installation die Sichtbarkeit des SoftENGINE Einstellungsdialogs und ggf. des Hilfedialogs zu konfigurieren. Informationen über Benutzergruppen gibt es an dieser Stelle im Handbuch.
Nachdem das Addon dem Vertrag hinzugebucht wurde, erscheint im GREYHOUND Client ein neuer Menüeintrag Erweiterungen > SoftENGINE ERP Connect – Einstellungen. Darin werden einmalig die individuellen Verbindungsdaten zu SoftENGINE sowie einige globale Einstellungen konfiguriert.
Verbindungseinstellungen
- Neben einer optionalen Bezeichnung sind hier die Daten des SoftEINGINE-Servers einzutragen. Sprich: Die Server-URL, unter der die SoftENGINE ERP Webservices erreichbar sind sowie der Port, über den der Server von außen erreichbar ist.
- Im Feld Anwendungs ID ist die Anwendungs-ID aus den SoftENGINE ERP Webservices einzutragen. Die Zugangsnummer zu den Webservices sowie auch die Anwendungs-Revision sind normalerweise 1.
- Im Feld Empfänger können die E-Mailadressen eingetragen werden, bei denen das Addon in SoftENGINE nach Auftragsdaten suchen soll. Sollen alle Mails durchsucht werden, ist der Platzhalter “*” einzugeben. Das Feld darf nicht leer bleiben!
Es ist sinnvoll, bei den Empfängern nur die E-Mail-Adressen einzutragen, an die SoftENGINE-Kunden auch Nachrichten schreiben. Beispielsweise “kundenservice@meinefirma.de”. So vermeidet man, dass das Addon auch bei eingehenden Lieferanten-E-Mails an einkauf@meinefirma.de unnötig nach Kundendaten sucht.
Bevor man weiter macht, ist die Verbindung einmal über den Button “Verbindung testen” zu prüfen. Sobald alles passt, kann man sich dem Bereich Workflow-Skripte widmen:
Dieser Bereich ist relevant für alle, die in SoftENGINE ERP ein oder mehrere Workflow-Skript(e) hinterlegt haben. Nutzt man ein Workflow-Skript, das beispielsweise Kundendaten anzeigen kann, ist entsprechend im Feld “Kunden” die zugehörige Workflow-ID in das Feld einzutragen. Die Kundennummern werden dann in GREYHOUND mit einem Link hinterlegt, über den sich der entsprechende Workflow in SoftENGINE ERP aufrufen und so z. B. der entsprechende Kunde anzeigen lässt. Gleiches Prinzip gilt auch für:
- Belegnummer / Auftragsnummern (Feld: Beleg). Die Belegnummern werden dann mit einem Links hinterlegt, über den sich der entsprechende Workflow in SoftENGINE ERP aufrufen und so z. B. der entsprechende Beleg anzeigen lässt.
- CRM-Masken mit (Feld: CRM). Das Addon zeigt dann neben der Telefonnummer des Kunden einen Link an, mit dem der entsprechende Workflow in SoftENGINE ERP aufgerufen werden kann.
- Über das Feld Sonstiges kann die Workflow-ID eines frei wählbaren weiteren SoftENGINE ERP Workflow-Skripts hinterlegt werden. Aktuell wird die ID vom Addon noch nicht genutzt.
Mehrere Mandanten / Shops anbinden
Selbstverständlich lassen sich auch mehrere Mandaten / Shops mit dem Addon anbinden. Dazu legt man einfach im Reiter „Verbindung“ über das grüne Plus-Icon unten links eine neue, weitere Verbindung an und trägt die Daten des zusätzlichen Shops entsprechend ein:
Globale Einstellungen
- Präfix für Vorgangsnummern
Um eingehende Nachrichten zum gleichen SoftENGINE-Auftrag automatisch zu einem Vorgang zusammen zu fassen, kann diese Funktion hier aktiviert und das gewünschte Präfix ausgewählt werden. - Vorgansnummern automatisch zuordnen
Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Vorgangsnummern von Nachrichten, zu denen ein SoftENGINE-Auftrag gefunden wird, automatisch dem Auftrag zugeordnet. Ist die Option deaktiviert, so kann diese Zuordnung nur manuell erfolgen. - Schnellzugriff für Textbausteine
Hier kann der Basistextbaustein ausgewählt werden, welcher direkt über das Addon erreichbar sein soll. Damit entfällt das Wechseln des Karteireiters zwischen Addon und Textbausteinen. - CC an Auftrags-E-Mail
Wenn diese Option aktiviert ist, wird beim Antworten immer eine Kopie (CC) der Nachricht an die E-Mail-Adresse des Kunden geschickt, die im SoftENGINE-Auftrag steht.
Erweiterte Einstellungen
- Administration
Normalerweise ist der Einstellungsdialog des Addons nur für Administratoren sichtbar und bearbeitbar. Dies hängt von der Berechtigung “Erweiterungen bearbeiten” im Profil ab. Wenn die Option “Einstellung für alle Benutzer bearbeitbar machen” im SoftENGINE-Addon aktiviert wird, dann können alle Benutzer, also auch solche, die dieses Profilrecht nicht besitzen, die Einstellungen des Addons sehen und bearbeiten. Die Option sollte unter normalen Umständen nicht aktiviert werden, weil sie die normale Berechtigungsstruktur aushebelt. - Timeout
Bei besonders großen SoftENGINE-Systemen kann es notwendig sein, den Timeout-Wert anzuheben, damit der Datenabgleich nicht abgebrochen wird. - Debug-Modus
Zu besseren Fehleranalyse kann der Debugmodus aktiviert werden. Damit werden dann detailliertere Informationen bei Problemen angezeigt. Zusätzlich wird damit eine Option aktiv mit der Informationen direkt an den GREYHOUND Kundenservice gesendet werden können.
Variablen für Textbausteine
Beim Beantworten oder Verfassen einer Nachricht über die Buttons in der Seitenleiste stellt das SoftENGINE-Addon einige Variablen bereit, die im Text der Nachricht oder in eingefügten Textbausteinen ersetzt werden. Der Inhalt der Variablen hängt von den Auftrags- und Kundendaten ab, die das Addon ermittelt hat. Welche Addon-Variablen für Textbausteine zur Verfügung stehen, variiert je nach Addon. Eine Liste aller aus der SoftENGINE ERP zur Verfügung stehenden Werte ist im GREYHOUND Client zu finden:
- Über Erweiterungen den Eintrag des Addons mit der Ergänzung – Hilfe auswählen.
- Der damit geöffnete Dialog zeigt – neben kurzen Hinweisen und Links – im Wesentlichen eine umfassende Liste aller vom Addon bereitgestellten Werte an. Links findet sich jeweils die genaue Bezeichnung der Variable, wie sie auch in Textbausteinen verwendet werden kann. Recht steht zu jeder Variable eine kurze Beschreibung.
Tipp
Wenn man einen Variablennamen einfach anklickt, wird automatisch der gesamte Name ausgewählt. Man kann ihn nun mit STRG + C in die Zwischenablage kopieren und mit STRG + V von dort in einer Nachricht oder einem Textbaustein direkt wieder einfügen.
