Speicherplatz

Das Einzige, worum sich Kunden beim Hosting selbst kümmern müssen, ist, regelmäßig einen Blick auf den verfügbaren Speicherplatz zu werfen. Wer das vernachlässigt, der riskiert im ersten Schritt erstmal “nur” eine geringere Performance von GREYHOUND, am Ende jedoch einen Totalausfall, weil Windows schlichtweg keinen Festplattenplatz mehr für das Speichern neuer Daten hat.

Wie lässt sich der Speicherplatz überprüfen?

Für SaaS-Kunden ist die Kontrolle des verfügbaren Speicherplatzes besonders wichtig, da sie durch die Größe des gebuchten Hosting-Pakets fest begrenzt ist und keinesfalls überschritten werden darf. Deshalb ist es beim SaaS-Hosting aber auch einfach, den verfügbaren Speicherplatz zu kontrollieren und Handlungsbedarf rechtzeitig zu erkennen.

  1. Dazu meldet man sich bei GREYHOUND Control Center (-> GCC) an.
  2. Dort öffnet man den betreffenden Vertrag und lässt sich dessen Hosting-Paket anzeigen.
  3. In der Übersicht des Hosting-Pakets findet sich im Bereich Systemstatus die Angaben zu Physikalischer SpeicherVirtueller Speichersowie Festplattenspeicher. Der entscheidende Wert ist dabei der Festplattenspeicher. Hier sollte noch deutlich mehr als fünf Prozent verfügbar sein, da dies die Grenze ist, ab dem das GCC automatisch in Aktion tritt.

Erreicht der Festplattenspeicher eines SaaS-Hosting-Pakets einen Füllstand von 95%, wird der Kunde sofort automatisch per Warn-E-Mail darüber in Kenntnis gesetzt. Dann besteht spätestens unmittelbarer Handlungsbedarf. Füllt sich der Festplattenplatz weiter auf 100%, wird der zugrundeliegende Vertrag automatisch pausiert, da ein sicheres Betreiben des GREYHOUND Servers nun auf gar keinen Fall mehr möglich ist. Der GREYHOUND Server ist damit nicht mehr erreichbar! Die Mails dürfen also auf keinen Fall missachtet werden.

Wie setzt sich der Speicherplatz zusammen?

Wie vorangegangen beschrieben, lässt sich im GCC ablesen, wie viel Festplattenspeicherplatz einer GREYHOUND-Installation zur Verfügung steht und wie viel davon bereits belegt ist. Im Abschnitt GREYHOUND-Status darunter kann man außerdem ablesen, wie groß die Datenbank aktuell ist und (im selben Feld) wie viel Speicherplatz die größte Tabelle belegt. Aus diesen Werten lässt sich nach folgender einfacher Formel genau ableiten, wie der verfügbare Speicherplatz aufgeteilt ist:

Gesamtspeicherplatz = Datenbankgröße + Größte Tabelle + Anhänge & EML-Dateien + Freier Speicher

Größte Tabelle
Die größte Tabelle gehört zur Datenbank und ihr Speicherbedarf ist in der angegebenen Datenbankgröße enthalten. Allerdings wird beim Optimieren der Datenbank jede Tabelle neu aufgebaut. Dafür muss freier Speicherplatz vorhanden sein und zwar mindestens so viel, wie die größte Datenbanktabelle benötigt. Unterschreitet der verfügbare freie Speicherplatz diese Größe, kann keine Optimierung der Datenbank mehr erfolgen und der sichere, zuverlässige Betrieb nicht mehr gewährleistet werden. Deshalb “reserviert” GREYHOUND diesen Speicherplatz und zieht ihn automatisch vom verfügbaren Speicher ab, selbst wenn er nur temporär benötigt wird. Um das transparent zu machen, wird dieser Wert hier separat angegeben.

Wenn man wie damals in der Schule diese Formel nun ein wenig umstellt, kann man genau ermitteln, wie groß der Anteil der besonders speicherplatzfressenden Anhänge & EML-Dateien ist (wie in der Hinweisbox beschrieben, muss der Speicherplatz für die größte Tabelle zusätzlich berücksichtigt werden, da dieser dauerhaft reserviert ist, selbst wenn er nur temporär während des Optimierens benötigt wird):

  • Anhänge & EML-Dateien = Gesamtspeicherplatz – Datenbankgröße – Größte Tabelle – Freier Speicher

Wer das einmal für seinen GREYHOUND durchrechnet, wird immer feststellen, dass Anhänge und EML-Dateien mit Abstand den meisten Speicherplatz einnehmen. Zumindest wenn man nicht die Optimierungsstrategien und Regeln verwendet, die in den folgenden Unterthemen vorgestellt werden.

Was passiert, wenn der Speicherplatz knapp wird?

Wenn der Speicherplatz knapp wird, können die regelmäßigen Wartungsarbeiten nicht mehr zuverlässig durchgeführt werden. So muss, wie beschrieben, zum Optimieren der Datenbank immer mindestens so viel freier Speicherplatz vorhanden sein, wie die größte Tabelle belegt, damit diese frisch aufgebaut werden kann. Auch konfigurierte Backups werden nicht mehr durchgeführt, wenn der für die Sicherungsdateien erforderliche Speicherplatz nicht mehr zur Verfügung steht.

SaaS-Kunden können auch das leicht im GCC überprüfen. An der vorangehend beschriebenen Stelle finden sich unterhalb der Speicherauslastung auch Angaben zum Zeitpunkt des letzten Backups und der letzten Wartung. Normalerweise sollten diese jede Nacht ausgeführt werden. Wenn das Datum dort aber schon einige Tage (oder womöglich Wochen) in der Vergangenheit liegt, dann sollte man schnellsten handeln. Denn bei nicht durchgeführten Wartungsarbeiten kann es zu inkonsistenten Datenbanktabellen kommen, die unter bestimmten Umständen für weitere Probleme sorgen können.

Erreicht der Festplattenspeicher eines SaaS-Hosting-Pakets einen Füllstand von 95%, wird der Kunde sofort automatisch per Warn-E-Mail darüber in Kenntnis gesetzt. Dann besteht spätestens unmittelbarer Handlungsbedarf. Füllt sich der Festplattenplatz weiter auf 100%, wird der zugrundeliegende Vertrag automatisch pausiert, da ein sicheres Betreiben des GREYHOUND Servers nun auf gar keinen Fall mehr möglich ist. Der GREYHOUND Server ist damit nicht mehr erreichbar! Die Mails dürfen also auf keinen Fall missachtet werden.

Abhilfe schaffen bei vollem Speicherplatz

Am besten lässt man es gar nicht erst soweit kommen, sondern beugt rechtzeitig vor. Dazu im Folgenden mehr. Alternativ bieten sich diese Maßnahmen an, wenn die Ursache generell ein zu kleines Hosting-Paket und/oder ein stetig steigender Umfang von Kommunikation und Geschäftsvorgängen ist:

  • Der -> Umstieg auf das nächstgrößere Hosting-Paket. Dieser kann vom Kunden selbst jederzeit im GREYHOUND Control Center veranlasst werden und ist üblicherweise innerhalb weniger Stunden technisch umgesetzt. Auf Seite des Kunden müssen lediglich die IP-Adressen für den Zugriff auf den neuen GREYHOUND Server angepasst werden, ansonsten bleibt alles beim Alten und die Arbeit mit GREYHOUND kann sofort wie gewohnt weitergehen.
  • Sollte selbst das größte Hosting-Paket nicht reichen oder ein Eigenbetrieb aus anderen Gründen bevorzugt werden, ist auch der Wechsel vom SaaS-Hosting in den Eigenbetrieb jederzeit möglich. Dieser Wechsel sollte allerdings mit etwas Vorlauf geplant und gut vorbereitet werden, damit er sicher und ohne Datenverluste durchgeführt werden kann. Auch dafür stellen wir eine -> ausführliche Anleitung bereit.

Vorbeugen durch regelmäßiges Aufräumen

Es ist nicht immer gleich notwendig, den Speicherplatz zu vergrößern. Es gibt auch Möglichkeiten, durch gründliches “Aufräumen” in einem laufenden System reichlich Speicherplatz freizumachen, der nicht unbedingt benötigt wird.

Die Wartungsregeln

Im Abschnitt “Wartungsregeln” stellen wir einige Möglichkeiten vor, die GREYHOUND von Haus aus mitliefert. Damit kann man sich den Wechsel auf ein größeres Hosting-Paket oder einen eigenen Server sparen oder zumindest noch einige Zeit hinauszögern. Einmal sinnvoll konfiguriert pflegen diese Wartungsregeln das System laufend und optimieren kontinuierlich den Speicherplatzbedarf – völlig automatisiert.

Alternativ kann auch das kostenlose Tool GREYHOUND Archive genutzt werden, um Elemente aus GREYHOUND heraus lokal und durchsuchbar zu archivieren und auf dem Server endgültig zu löschen.