JTL Connect

Das JTL-Addon kann jederzeit mit wenigen Vorbereitungen einem bestehenden GREYHOUND-Vertrag hinzugebucht werden. Der GREYHOUND Server und die Clients installieren das Addon dann vollautomatisch.

Achtung!
Für die Verwendung des JTL Connect-Addons ist eine GREYHOUND-Version 4.2.7 build 1642 oder höher notwendig. Eine gegebenenfalls installierte frühere Erweiterung sollte über den Client unter Einstellungen > Erweiterungen entfernt oder deaktiviert werden, damit es beim Anwender nicht zu Verwechslungen kommt.

Notwendige Vorbereitung

Wenn JTL wie üblich im lokalen Netzwerk läuft, muss auf dessen Seite nichts aktiviert oder konfiguriert werden. Wichtig ist allerdings, dass der SQL-Server intern erreichbar ist. Die Portnummer ist möglicherweise dynamisch und kann wie in diesem Blogbeitrag beschrieben ermittelt werden. Außerdem sollten der Standardbenutzer der SQL-Datenbank und sein Passwort bekannt sein.

JTL Connect dem GREYHOUND Vertrag hinzubuchen

Das Produkt Addon JTL Connect kann im GREYHOUND Control Center (GCC) jederzeit dem bestehenden Vertrag hinzugebucht werden:

  • Nach dem Login unter Verträge den Vertrag auswählen und bearbeiten

  • Unter den Vertragsinhalten auf Produkte ändern klicken

  • Das gewünschte Addon hinzubuchen

  • Änderungen mit Weiter bestätigen

  • Änderungen überprüfen und übernehmen

Wichtig: Kunden im Eigenbetrieb müssen die Verwendung des gebuchten Addons zusätzlich im GREYHOUND Admin aktivieren (-> Anleitung siehe hier). Außerdem sind die Funktionen des neuen Addons erst nach einem Neustart des GREYHOUND Clients verfügbar.

JTL Connect in GREYHOUND einrichten

Standardmäßig ist ein neues Addon immer für alle in GREYHOUND angelegten Benutzergruppen sichtbar. Wir empfehlen, nach der Installation die Sichtbarkeit des JTL Connect-Einstellungsdialogs als auch des Addons selbst zu konfigurieren. Informationen über Benutzergruppen gibt es an dieser Stelle im GREYHOUND Handbuch.

Nachdem das Addon dem Vertrag hinzugebucht wurde, wird im GREYHOUND Client ein neuer Menüeintrag Erweiterungen > JTL Connect – Einstellungen angezeigt. Darin werden einmalig die individuellen Verbindungsdaten zu JTL, sowie einige globale Einstellungen konfiguriert.

Verbindungseinstellungen

Wenn der Einstellungsdialog erstmals aufgerufen wird, wird automatisch ein neues, leeres Verbindungsprofil angelegt (mit dem +-Symbol unten links kann man bei Bedarf weitere Profile erstellen).

  • Im Reiter “Verbindungs” wird zunächst oben eine beliebige Bezeichnung für diese Verbindung angegeben.
  • Soll das Addon direkt genutzt werden, muss der Haken bei “Aktiv” gesetzt sein.
  • Bei JTL-Version bitte je nach eingesetzter JTL-Version zwischen “JTL 1.5 (oder älter)” oder “JTL 1.6 (oder neuer)” wählen.
  • Im Feld Server wird die IP des JTL-Servers, ergänzt mit einem Komma und der Portnummer des SQL-Servers sowie dem Zusatz \JTLWAWI eingegeben, also beispielsweise 192.168.1.188,56975\JTLWAWI.
  • Für doe Datenbank gilt: Wenn sie in der JTL WaWi nicht die Standarddatenbank “eazybusiness” verwenden, dann tragen Sie hier den Namen der Datenbank ein. Falls Sie die “eazybusiness” Datenbank nutzen, dann können Sie das Feld leer lassen.
  • Bei ODBC Login und ODBC Passwort werden die Zugangsdaten zur SQL-Datenbank eingetragen.
  • Standardmäßig wird das Feld “Firmenzusatz” bei JTL nicht durchsucht, da dies die Suche stark verzögern kann. Wenn sie das Feld durchsuchbar machen möchten, kann man an dieser Stelle entscheiden, ob der Suchbegriff exakt übereinstimmen muss oder ob eine Ähnlichkeitssuche unterstützt wird. Die Ähnlichkeitssuche ist aufwändiger als die exakte Suche und birgt daher ein größeres Risiko, dass es aufgrund von Datenbank-Timeouts zu keinem Suchergebnis kommt. Unsere Empfehlung lautet, “nicht durchsuchbar” auszuwählen.
  • Über das Feld “Attributsuche: Ben.-def. Feld” kann, wenn nötig, ein benutzerdefiniertes Feld für die Attributsuche ausgewählt werden. So kann man die Suche nach Aufträgen über Auftragsattribute aus benutzerdefinierten Feldern ermöglichen. Hier kann man im Dropdown-Menü also bei Bedarf ein benutzerdefiniertes Feld auswählen. Diese Funktion kann sich negativ auf die Performance auswirken.
  • Im Feld “Attributsuche: Name in JTL” kann der Name eines Attributs für eine erweiterte Auftragssuche eingetragen werden, in dessen Inhalt nach dem Wert des benutzerdefinierten Feldes gesucht werden soll. Wird nichts angegeben, so werden alle Attribute durchsucht, solange dafür ein benutzerdefiniertes Feld ausgewählt ist.
  • In dem Feld Empfänger können die E-Mailadressen eingetragen werden, bei denen das Addon in JTL nach Auftragsdaten suchen soll. Sollen alle Mails durchsucht werden, ist der Platzhalter “*” einzugeben. Das Feld darf nicht leer bleiben!

Es ist sinnvoll, bei den Empfängern nur die E-Mail-Adressen einzutragen, an die Shop- und Verkaufsplattform-Kunden auch Nachrichten schreiben. Beispielsweise “kundenservice@meinefirma.de”. So vermeidet man, dass das Addon auch bei eingehenden Lieferanten-E-Mails an einkauf@meinefirma.de unnötig nach Kundendaten in JTL sucht.

Mehrere Mandanten / Shops anbinden

Selbstverständlich lassen sich auch mehrere Mandaten / Shops mit dem Addon anbinden. Dazu legt man einfach im Reiter „Verbindung“ über das grüne Plus-Icon unten links eine neue, weitere Verbindung an und trägt die Daten des zusätzlichen Shops entsprechend ein:

Tipp
Vor allem bei der Anbindung mehrere Mandaten bzw. Shops ist es sinnvoll, dem Addon zu sagen, bei welchen Empfänger-Mail-Adressen er überhaupt nach Auftragsdaten suchen soll. Denn wenn der Kunde bei Mustershop A gekauft hat, braucht das Addon nicht unnötig bei Mustershop B nach Auftragsdaten zu suchen.
Bei welchen Mail-Adressen das Addon im Drittsystem suchen soll, das steuert man über das Feld „Empfänger“: Hier sollte man die die E-Mail-Adresse(n) einzutragen, an die Shop- und Verkaufsplattform-Kunden auch Nachrichten schreiben. Beispielsweise „kundenservice@mustershop-A.de“. So sucht das Addon nur bei eingehenden Nachrichten, die an diese Adresse gingen nach Daten, nicht aber bei eingehenden Nachrichten an den zweiten Mandanten (Mustershop B) oder bei Lieferanten-E-Mails, die an „einkauf@ mustershop-A.de“ gesendet wurden. Das wirkt sich positiv auf die Performance aus.

Globale Einstellungen

  • Präfix für Vorgangsnummern
    Um eingehende Nachrichten zum gleichen JTL-Auftrag automatisch zu einem Vorgang zusammen zu fassen, kann diese Funktion hier aktiviert und das gewünschte Präfix ausgewählt werden.
  • Vorgangsnummern automatisch zuordnen
    Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden die Vorgangsnummern von Nachrichten, zu denen ein JTL-Auftrag gefunden wird, automatisch dem Auftrag zugeordnet. Ist die Option deaktiviert, so kann diese Zuordnung nur manuell erfolgen.
  • Feld für Kunden-ID
    Dieses Feld ist nur wichtig, wenn man die automatische Kontaktsynchronisierung in GREYHOUND eingerichtet hat. Sofern bereits ein benutzerdefiniertes Feld für die Kunden-ID in GREYHOUND angelegt wurde, kann dieses Feld hier ausgewählt werden. Alternativ kann dieses auch hier über den Button angelegt werden. Wenn man die automatische Kontaktsynchronisierung in GREYHOUND nicht nutzt, sind hier keine Angaben notwendig.
  • Schnellzugriff für Textbausteine
    Hier kann der Basistextbaustein ausgewählt werden, welcher direkt über das Addon erreichbar sein soll. Damit entfällt das Wechseln des Karteireiters zwischen Addon und Textbausteinen.
  • CC an Auftrags-E-Mail
    Ist diese Option aktiviert, wird beim Antworten eine Kopie (CC) der Nachricht an die E-Mailadresse des Kunden gesendet, welche im Auftrag steht.
  • Kunden-Shortcuts
    Standardmäßig ist hier “Kundenmaske anzeigen” ausgewählt. Statt der Kundenmaske können beim Anklicken der Kundennummer auch die Kundenaufträge angezeigt werden.

Erweiterte Einstellungen

  • Administration
    Normalerweise ist der Einstellungsdialog des Addons nur für Administratoren sichtbar und bearbeitbar. Dies hängt von der Berechtigung “Erweiterungen bearbeiten” im Profil ab. Wenn die Option “Einstellung für alle Benutzer bearbeitbar machen” im JTL-Addon aktiviert wird, dann können alle Benutzer, also auch solche, die dieses Profilrecht nicht besitzen, die Einstellungen des Addons sehen und bearbeiten. Die Option sollte unter normalen Umständen nicht aktiviert werden, weil sie die normale Berechtigungsstruktur aushebelt.
  • Timeout
    Bei besonders großen JTL-Systemen kann es notwendig sein, den Timeout-Wert anzuheben, damit Verbindungsdaten angezeigt werden.
  • Debug-Modus
    Zu besseren Fehleranalyse kann nach Absprache mit dem Kundendienst der Debugmodus aktiviert werden, der detailliertere Informationen bei Problemen anzeigt. Zusätzlich wird damit eine Option aktiv, mit der Informationen direkt an den GREYHOUND Kundenservice gesendet werden können.

Ausnahmen im Virenscanner hinzufügen

Damit der GREYHOUND Client mit der JTL Wawi Desktopanwendung kommunizieren kann, müssen wir auf ein Tool von einem externen Entwickler zurückgreifen, auf das wir keinen Einfluss haben. Dieses Tool wird von verschiedenen Virenscannern als potenzielle Schadsoftware eingestuft (weil es Routinen enthält, die andere Programme fernsteuern wollen). Der Windows Defender bringt meist keine Warnung, Avira hingegen blockiert das Tool sofort und schiebt es in Quarantäne. Darauf haben wir wie gesagt leider keinen Einfluss, möchten an dieser Stelle aber die Empfehlung auszusprechen, bei Bedarf Ausnahmen im Virenscanner hinzuzufügen. Details zum Thema Virenschutz sind hier zu finden.

In Episode 8 von GREYHOUND LIVE widmen Uli und Sascha sich dem Thema Virenschutz allgemein und gehen dabei auch auf das Definieren von Ausnahmen im Virenscanner ein. Im Video ab ca. Minute 20 erklären die beiden dies am Beispiel des Windows Defender. Das Video ist hier zu finden.

Variablen für Textbausteine

Beim Beantworten oder Verfassen einer Nachricht über die Buttons in der Seitenleiste stellt das JTL-Addon einige Variablen bereit, die im Text der Nachricht oder in eingefügten Textbausteinen ersetzt werden. Der Inhalt der Variablen hängt von den Auftrags- und Kundendaten ab, die das Addon ermittelt hat. Welche Addon-Variablen für Textbausteine zur Verfügung stehen, variiert je nach Addon. Eine Liste aller aus JTL zur Verfügung stehenden Werte ist im GREYHOUND Client zu finden:

  1. Über Erweiterungen den Eintrag des Addons mit der Ergänzung – Hilfe auswählen.
  2. Der damit geöffnete Dialog zeigt – neben kurzen Hinweisen und Links – im Wesentlichen eine umfassende Liste aller vom Addon bereitgestellten Werte an. Links findet sich jeweils die genaue Bezeichnung der Variable, wie sie auch in Textbausteinen verwendet werden kann. Recht steht zu jeder Variable eine kurze Beschreibung.

Tipp
Wenn man einen Variablennamen einfach anklickt, wird automatisch der gesamte Name ausgewählt. Man kann ihn nun mit STRG + C in die Zwischenablage kopieren und mit STRG + V von dort in einer Nachricht oder einem Textbaustein direkt wieder einfügen.

NEU: Artikel-IDs & Artikeldetails als Addon-Variable bereitstellen

JTL arbeitet mit Artikelnummern bzw. Artikel-IDs. Um mit diesen auch in GREYHOUND “weiterarbeiten” zu können, stehen diese ab Version 2.0.95 build 279 des JTL Connect Addons ebenfalls als Variablen bereit. Neu hinzugekommen sind damit folgende Addon-Variablen:

[$Order.ItemIDs] – Artikel-ID(s) der Bestellung
[$Order.ItemIDsSearch] – Artikel-ID-Suchindex. Dies eine dediziert für die Suche in GREYHOUND angelegte Variable. Sie ermöglicht es, in GREYHOUND nach Artikel-IDs suchen und alle Elemente finden zu können, in denen es um den entsprechenden Artikel geht. Eine Eingabe von “,A4711,” in das Suchfeld bei GREYHOUND zeigt beispielsweise alle Elemente an, in denen es um den Artikel mit der ID A4711 geht. Die Kommas direkt vor und hinter einer Artikel-ID (ohne Leerzeichen!), dienen dazu, dass man bei der Suche nach “,A1001,” nur Elemente findet, wo es um den Artikel A1001 geht – nicht aber um Artikel A100123. Möchte man nach mehreren Artikel-IDs gleichzeitig suchen, ist die Syntax wie folgt: “,A123,A234,A456,”
[$Order.ItemNumbers] – Artikelnummer(n) der Bestellung
[$Order.ItemNumbersSearch] – Artikelnummern-Suchindex. Dies eine dediziert für die Suche in GREYHOUND angelegte Variable. Sie ermöglicht es, in GREYHOUND nach Artikelnummern suchen und alle Elemente finden zu können, in denen es um den entsprechenden Artikel geht. Eine Eingabe von “,A4711,” in das Suchfeld bei GREYHOUND zeigt beispielsweise alle Elemente an, in denen es um den Artikel mit der Artikelnummer A4711 geht. Die Kommas direkt vor und hinter einer Artikelnummer (ohne Leerzeichen!), dienen dazu, dass man bei der Suche nach “,A1001,” nur Elemente findet, wo es um den Artikel A1001 geht – nicht aber um Artikel A100123. Möchte man nach mehreren Artikelnummern gleichzeitig suchen, ist die Syntax wie folgt: “,A123,A234,A456,”

Diese Werte können in GREYHOUND in Textbausteinen verwendet werden oder in benutzerdefinierte Felder übernommen werden.

Zusätzlich werden die wesentlichen Daten aus den einzelnen Auftragspositionen, also z. B. Artikelnummer und -name, bereitgestellt. Diese Möglichkeit ist limitiert auf die ersten 10 Artikel des Auftrags. Für diese stehen zudem folgende Variablen zur Verwendung in Textbausteinen oder an anderer Stelle zur Verfügung:

[$Order.Item1.ID] – Artikel-ID von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.Number]
– Artikelnummer von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.Name]
– Artikelname von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.Quantity]
– Artikelanzahl von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.Price] – Einzelpreis von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.PriceInfo.Value] – Preisinformation – Wert von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.PriceInfo.Currency] – Preisinformation – Währung von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.TotalPrice] – Gesamtpreis von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.TotalPriceInfo.Value] – Preisinformation – Gesamtwert von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.TotalPriceInfo.Currency] – Preisinformation- Währung des Gesamtpreises von Artikel 1 des Auftrags

All die oben stehenden Variablen beziehen sich auf Order.Item1 der Bestellung, also das technisch gesehen erste Produkt des Auftrags. Tauscht man die 1 durch eine 2 aus, werden die Werte für Produkt 2 ausgegeben usw. – das geht bis Artikel 10 des Auftrags, also: [$Order.Item10.ID].