JTL Connect
Das JTL-Addon kann jederzeit mit wenigen Vorbereitungen einem bestehenden GREYHOUND-Vertrag hinzugebucht werden. Der GREYHOUND Server und die Clients installieren das Addon dann vollautomatisch.
Achtung!
Für die Verwendung des JTL Connect-Addons ist eine GREYHOUND-Version 4.2.7 build 1642 oder höher notwendig. Eine gegebenenfalls installierte frühere Erweiterung sollte über den Client unter Einstellungen > Erweiterungen entfernt oder deaktiviert werden, damit es beim Anwender nicht zu Verwechslungen kommt.
Wer JTL Wawi in der Version 1.10 oder neuer einsetzt, liest bitte hier weiter.
Notwendige Vorbereitung
Wenn JTL wie üblich im lokalen Netzwerk läuft, muss auf dessen Seite nichts aktiviert oder konfiguriert werden. Wichtig ist allerdings, dass der SQL-Server intern erreichbar ist. Die Portnummer ist möglicherweise dynamisch und muss bekannt sein. Außerdem sollten der Standardbenutzer der SQL-Datenbank und sein Passwort bekannt sein.
JTL Connect dem GREYHOUND Vertrag hinzubuchen
Das Produkt Addon JTL Connect kann im GREYHOUND Control Center (GCC) jederzeit dem bestehenden Vertrag hinzugebucht werden:
- Nach dem Login unter Verträge den Vertrag auswählen und bearbeiten.
- Unter den Vertragsinhalten auf Produkte ändern klicken.
- Das gewünschte Addon “JTL Connect” anhaken.
- Die Änderungen sind zum Schluss noch mit Weiter zu bestätigen und nach einer Prüfung zu übernehmen.
Wichtig: Kunden im Eigenbetrieb müssen die Verwendung des gebuchten Addons zusätzlich im GREYHOUND Admin aktivieren (-> Anleitung siehe hier). Außerdem sind die Funktionen des neuen Addons erst nach einem Neustart des GREYHOUND Clients verfügbar.
JTL Connect in GREYHOUND einrichten
Standardmäßig ist ein neues Addon immer für alle in GREYHOUND angelegten Benutzergruppen sichtbar. Wir empfehlen, nach der Installation die Sichtbarkeit des JTL Connect-Einstellungsdialogs als auch des Addons selbst zu konfigurieren. Informationen über Benutzergruppen gibt es an dieser Stelle im GREYHOUND Handbuch.
Nachdem das Addon dem Vertrag hinzugebucht wurde, wird im GREYHOUND Client ein neuer Menüeintrag Erweiterungen > JTL Connect – Einstellungen angezeigt. Darin werden einmalig die individuellen Verbindungsdaten zu JTL, sowie einige globale Einstellungen konfiguriert.
Verbindungseinstellungen
Wenn der Einstellungsdialog erstmals aufgerufen wird, wird automatisch ein neues, leeres Verbindungsprofil angelegt (mit dem +-Symbol unten links kann man bei Bedarf weitere Profile erstellen).
- Im Reiter “Verbindung” wird zunächst oben eine beliebige Bezeichnung für diese Verbindung angegeben.
- Soll das Addon direkt genutzt werden, muss der Haken bei “Aktiv” gesetzt sein.
- Bei JTL-Version bitte je nach eingesetzter JTL-Version zwischen “JTL 1.5 (oder älter)” oder “JTL 1.6 (oder neuer)” wählen.
- Im Feld Server wird die IP des JTL-Servers, ergänzt mit einem Komma und der Portnummer des SQL-Servers sowie dem Zusatz \JTLWAWI eingegeben, also beispielsweise 192.168.1.188,56975\JTLWAWI.
- Für die Datenbank gilt: Wenn als JTL WaWi nicht die Standarddatenbank “eazybusiness” verwendet wird, dann ist hier der Namen der Datenbank einzutragen. Falls die “eazybusiness” Datenbank im Einsatz ist, das Feld bitte leer lassen.
- Bei ODBC Login und ODBC Passwort werden die Zugangsdaten zur SQL-Datenbank eingetragen.
- Bei „Firmenzusatz durchsuchbar“ bitte “nicht durchsuchbar” auswählen.
Hintergrund: Standardmäßig wird das Feld “Firmenzusatz” bei JTL nicht durchsucht, da dies die Suche stark verzögern kann. Wenn sie das Feld durchsuchbar machen möchten, kann man an dieser Stelle entscheiden, ob der Suchbegriff exakt übereinstimmen muss oder ob eine Ähnlichkeitssuche unterstützt wird. Die Ähnlichkeitssuche ist aufwändiger als die exakte Suche und birgt daher ein größeres Risiko, dass es aufgrund von Datenbank-Timeouts zu keinem Suchergebnis kommt. - Bei “Max. Aufträge” können Kunden mit extrem großen Datenbank die maximale Anzahl von Aufträgen eingeben, die pro Suche abgerufen werden sollen., um die Performance positiv zu beeinflussen. Trägt man hier beispielsweise 10 ein, werden nur die letzten zehn passenden Aufträge gesucht und geladen. Standardmäßig ist hier eine 0 eingetragen, was bedeutet, dass keine Begrenzung angewendet wird, sondern alle Aufträge durchsucht werden.
- Über das Feld “Attributsuche: Ben.-def. Feld” kann, wenn nötig, ein benutzerdefiniertes Feld für die Attributsuche ausgewählt werden. So kann man die Suche nach Aufträgen über Auftragsattribute aus benutzerdefinierten Feldern ermöglichen. Hier kann man im Dropdown-Menü also bei Bedarf ein benutzerdefiniertes Feld auswählen. Diese Funktion kann sich negativ auf die Performance auswirken.
- Im Feld “Attributsuche: Name in JTL” kann der Name eines Attributs für eine erweiterte Auftragssuche eingetragen werden, in dessen Inhalt nach dem Wert des benutzerdefinierten Feldes gesucht werden soll. Wird nichts angegeben, so werden alle Attribute durchsucht, solange dafür ein benutzerdefiniertes Feld ausgewählt ist.
- In dem Feld Empfänger können die E-Mailadressen eingetragen werden, bei denen das Addon in JTL nach Auftragsdaten suchen soll. Sollen alle Mails durchsucht werden, ist der Platzhalter “*” einzugeben. Das Feld darf nicht leer bleiben!
Es ist sinnvoll, bei den Empfängern nur die E-Mail-Adressen einzutragen, an die Shop- und Verkaufsplattform-Kunden auch Nachrichten schreiben. Beispielsweise “kundenservice@meinefirma.de”. So vermeidet man, dass das Addon auch bei eingehenden Lieferanten-E-Mails an einkauf@meinefirma.de unnötig nach Kundendaten in JTL sucht.
Mehrere Mandanten / Shops anbinden
Selbstverständlich lassen sich auch mehrere Mandaten / Shops mit dem Addon anbinden. Dazu legt man einfach im Reiter „Verbindung“ über das grüne Plus-Icon unten links eine neue, weitere Verbindung an und trägt die Daten des zusätzlichen Shops entsprechend ein:
Tipp
Vor allem bei der Anbindung mehrere Mandaten bzw. Shops ist es sinnvoll, dem Addon zu sagen, bei welchen Empfänger-Mail-Adressen er überhaupt nach Auftragsdaten suchen soll. Denn wenn der Kunde bei Mustershop A gekauft hat, braucht das Addon nicht unnötig bei Mustershop B nach Auftragsdaten zu suchen.
Bei welchen Mail-Adressen das Addon im Drittsystem suchen soll, das steuert man über das Feld „Empfänger“: Hier sollte man die die E-Mail-Adresse(n) einzutragen, an die Shop- und Verkaufsplattform-Kunden auch Nachrichten schreiben. Beispielsweise „kundenservice@mustershop-A.de“. So sucht das Addon nur bei eingehenden Nachrichten, die an diese Adresse gingen nach Daten, nicht aber bei eingehenden Nachrichten an den zweiten Mandanten (Mustershop B) oder bei Lieferanten-E-Mails, die an „einkauf@ mustershop-A.de“ gesendet wurden. Das wirkt sich positiv auf die Performance aus.
Globale Einstellungen
- Präfix für Vorgangsnummern
Um eingehende Nachrichten zum gleichen JTL-Auftrag automatisch zu einem Vorgang zusammen zu fassen, kann diese Funktion hier aktiviert und das gewünschte Präfix ausgewählt werden. - Vorgangsnummern automatisch zuordnen
Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden die Vorgangsnummern von Nachrichten, zu denen ein JTL-Auftrag gefunden wird, automatisch dem Auftrag zugeordnet. Ist die Option deaktiviert, so kann diese Zuordnung nur manuell erfolgen. - Feld für Kunden-ID
Wenn Sie in Ihrem GREYHOUND an den Kontakten bereits Kunden-IDs aus JTL pflegen, dann kann hier das entsprechende benutzerdefinierte Feld ausgewählt werden, damit das Addon anhand zugeordneter Kontakte nach Auftragsdaten suchen kann. Sofern Sie keine Kunden-IDs an GREYHOUND Kontakten pflegen, brauchen Sie hier nichts einzustellen. - Schnellzugriff für Textbausteine
Hier kann der Basistextbaustein ausgewählt werden, welcher direkt über das Addon erreichbar sein soll. Damit entfällt das Wechseln des Karteireiters zwischen Addon und Textbausteinen. - CC an Auftrags-E-Mail
Ist diese Option aktiviert, wird beim Antworten eine Kopie (CC) der Nachricht an die E-Mailadresse des Kunden gesendet, welche im Auftrag steht. - Kunden-Shortcuts
Standardmäßig ist hier “Kundenmaske anzeigen” ausgewählt. Statt der Kundenmaske können beim Anklicken der Kundennummer auch die Kundenaufträge angezeigt werden.
Erweiterte Einstellungen
- Administration
Normalerweise ist der Einstellungsdialog des Addons nur für Administratoren sichtbar und bearbeitbar. Dies hängt von der Berechtigung “Erweiterungen bearbeiten” im Profil ab. Wenn die Option “Einstellung für alle Benutzer bearbeitbar machen” im JTL-Addon aktiviert wird, dann können alle Benutzer, also auch solche, die dieses Profilrecht nicht besitzen, die Einstellungen des Addons sehen und bearbeiten. Die Option sollte unter normalen Umständen nicht aktiviert werden, weil sie die normale Berechtigungsstruktur aushebelt. - Timeout
Bei besonders großen JTL-Systemen kann es notwendig sein, den Timeout-Wert anzuheben, damit Verbindungsdaten angezeigt werden. - Debug-Modus
Zu besseren Fehleranalyse kann nach Absprache mit dem Kundendienst der Debugmodus aktiviert werden, der detailliertere Informationen bei Problemen anzeigt. Zusätzlich wird damit eine Option aktiv, mit der Informationen direkt an den GREYHOUND Kundenservice gesendet werden können.
Ausnahmen im Virenscanner hinzufügen
Damit der GREYHOUND Client mit der JTL Wawi Desktopanwendung kommunizieren kann, müssen wir auf ein Tool von einem externen Entwickler zurückgreifen, auf das wir keinen Einfluss haben. Dieses Tool wird von verschiedenen Virenscannern als potenzielle Schadsoftware eingestuft (weil es Routinen enthält, die andere Programme fernsteuern wollen). Der Windows Defender bringt meist keine Warnung, Avira hingegen blockiert das Tool sofort und schiebt es in Quarantäne. Darauf haben wir wie gesagt leider keinen Einfluss, möchten an dieser Stelle aber die Empfehlung auszusprechen, bei Bedarf Ausnahmen im Virenscanner hinzuzufügen. Details zum Thema Virenschutz sind hier zu finden.
In Episode 8 von GREYHOUND LIVE widmen Uli und Sascha sich dem Thema Virenschutz allgemein und gehen dabei auch auf das Definieren von Ausnahmen im Virenscanner ein. Im Video ab ca. Minute 20 erklären die beiden dies am Beispiel des Windows Defender. Das Video ist hier zu finden.
Variablen für Textbausteine
Beim Beantworten oder Verfassen einer Nachricht über die Buttons in der Seitenleiste stellt das JTL-Addon einige Variablen bereit, die im Text der Nachricht oder in eingefügten Textbausteinen ersetzt werden. Der Inhalt der Variablen hängt von den Auftrags- und Kundendaten ab, die das Addon ermittelt hat. Welche Addon-Variablen für Textbausteine zur Verfügung stehen, variiert je nach Addon. Eine Liste aller aus JTL zur Verfügung stehenden Werte ist im GREYHOUND Client zu finden:
- Über Erweiterungen den Eintrag des Addons mit der Ergänzung – Hilfe auswählen.
- Der damit geöffnete Dialog zeigt – neben kurzen Hinweisen und Links – im Wesentlichen eine umfassende Liste aller vom Addon bereitgestellten Werte an. Links findet sich jeweils die genaue Bezeichnung der Variable, wie sie auch in Textbausteinen verwendet werden kann. Recht steht zu jeder Variable eine kurze Beschreibung.
Tipp
Wenn man einen Variablennamen einfach anklickt, wird automatisch der gesamte Name ausgewählt. Man kann ihn nun mit STRG + C in die Zwischenablage kopieren und mit STRG + V von dort in einer Nachricht oder einem Textbaustein direkt wieder einfügen.
Stehen auch die Artikel-IDs & Artikeldetails als Addon-Variable zur Verfügung? Siehe FAQ.
FAQ
Viele JTL-Kunden wollen wissen, ob es die Möglichkeit gibt, die Mails der Marktplätze anhand ihrer Bestellnummer automatisch einem JTL-Auftrag zuzuordnen – insbesondere die Kundennachrichten. Regulär versucht das JTL Connect Addon in GREYHOUND anhand der Absenderadresse nach passenden Aufträgen zu suchen, wobei bei der Marktplatz-Kommunikation leider nichts gefunden werden kann, da die Mails, welche über die Marktplätze selbst kommen, meist kryptische Absenderadressen haben oder alle von ein- und derselben globalen Absenderadresse des jeweiligen Marktplatzes kommen.
Die Bestellnummern stehen allerdings meistens im Betreff oder sind irgendwo im Inhalt der Mail enthalten. Gibt es hier einen Trick, sodass das JTL Addon die passenden Aufträge auch bei Marktplatz-Mails findet?
- Sofern die Bestellnummer am JTL-Auftrag geführt wird und sie in der Mail-Kommunikation vorkommt, gilt: Ja, das geht!
Im Folgenden ist beschrieben, wie man sicherstellen kann, dass das JTL-Addon auch anhand der Bestellnummer aus Marktplätzen wie Kaufland, Otto & Co. den passenden Auftrag findet.
Es gibt in GREYHOUND kostenlos im Lieferumfang enthaltenen Marktplatz-Regeln, die vollautomatisch Bestellnummern von Käufen erkennen, die via Marktplatz getätigt wurden. Die Regeln sorgen dafür, dass Bestellnummern automatisch in ein benutzerdefiniertes Feld namens Referenznummer geschrieben werden.
Aktuell ist dies möglich für folgende Markplätze:
- Amazon
- eBay
- Kaufland
- Otto
Damit dann auch anhand dieser Bestellnummern im JTL-Addon der passende Auftrag gefunden wird, ist lediglich einmal in den Einstellungen des JTL Connect Addons im Reiter „Datenübernahme“ folgende Konfiguration vorzunehmen:
Damit die Zuordnung vollautomatisch passieren kann, müssen entsprechend die folgenden Regeln (in aktuellster Version) im GREYHOUND Regelwerk vorhanden und aktiviert sein:
- Eingangsverarbeitung: Amazon
- Eingangsverarbeitung: eBay
- Eingangsverarbeitung: Kaufland
- Eingangsverarbeitung: Otto
Außerdem braucht es ein benutzerdefiniertes Feld namens „Referenznummer“. Falls noch nicht vorhanden, ist also bitte ein benutzerdefiniertes Feld namens „Referenznummer“ wie folgt anzulegen:
Möchte man weitere Marktplätze ergänzen, für die es bisher keine Standard-Regel gibt, ist dies natürlich auch möglich. Dazu ist folgendes nötig (in Kurzform): Via Regex die Bestellnummer auslesen, in ein benutzerdefiniertes Feld schreiben und im JTL-Addon im Reiter “Datenübernahme” einstellen, in welches Feld das geschrieben werden soll, sodass Elemente automatisch gematcht werden.
Die Langfassung zur Lösung eines solchen Vorhabens ist wie folgt:
- Ziel: Wir wollen in diesem Beispiel die Auftragsnummer aus Mails des Portals CHECK24 automatisch erkennen und dafür sorgen, dass das JTL Addon bei diesen Mails den passenden Auftrag zuordnen kann.
- Lösungsansatz: In jeder Kundenmail via CHECK24 kommt im Regelfall die Auftragsnummer vor – diese muss via Regel automatisch ausgelesen werden. Der Regelknoten hierfür lautet “Automatischer Wert“. Das Suchmuster wird im regulären Ausdruck an einem benutzerdefinierten Feld festgehalten. Zuletzt muss nur noch die Verknüpfung über die Addon-Einstellungen erfolgen.
1.) Regex am Userfield hinterlegen: Unter Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder sollte es einen Eintrag namens „Referenznummer“ geben. Sollte noch kein gleichnamiges Feld vorhanden sein, ist ein neues Feld anzulegen. Das Feld muss am Ende wie folgt aussehen:
Im Feld Beschreibung muss „Referenznummer“ eingetragen sein. Im Reiter „Datenübernahme“ ist im Feld Regulärer Ausdruck der Suchausdruck einzutragen für das Portal, das man ergänzen will, in diesem Fall CHECK24:
\b(\d{4}-\d{7}-\d{1})\bTipp: Im Feld „Regulären Ausdruck prüfen“ kann man den Inhalt einer E-Mail kopieren, in der die Bestellnummer enthalten ist. Klickt man auf den grünen Pfeil neben „Ergebnisse“ kann man prüfen, ob der reguläre Ausdruck korrekt funktioniert – dort sollte dann die Bestellnummer angezeigt werden.
Exkurs: Es ist auch möglich, mehrere Abfragen für verschiedene Markplätze oder Portale in einem Feld zu speichern – es sind dafür nicht mehrere Felder nötig. Aufgrund der besseren Übersichtlichkeit bietet es auf jeden Fall an, ein benutzerdefiniertes Feld zu alles zu verwenden und nicht für jeden Marktplatz ein eigenes. Dazu einfach mit dem Pipe-Symbol für die Oder-Verknüpfung verschiedene Ausdrücke verbinden. Ein RegEx für Otto ODER Check24 ODER Amazon sähe zum Beispiel so aus:
\b(cbn4b[a-z0-9]{5})\b|\b(\d{4}-\d{7}-\d{1})\b|\b(\d{3}-\d{7}-\d{7})\b2.) Anschließend via Regel die Bestellnummer(n) automatisch aus dem Inhalt ODER dem Betreff auslesen. Dazu ist erforderlich, folgende im Screenshot gezeigte Regelknoten sinnvoll in einer bestehenden Regel zu ergänzen, die als Trigger „Nachrichteneingang“ hat. VOR diesen Regelknoten müssen innerhalb der Regel eine oder mehrere Abfrage erfolgen, die die Auswahl der Elemente eingrenzt, auf welche diese Regelknoten angewandt werden, z. B. die Basics: Elementtyp = E-Mail, Absender = beispiel@marktplatz.de, Gruppe = Kundenservice. Je genauer man die Auswahl eingrenzt, desto besser, da reguläre Ausdrücke ressourcenintensiv sind und der Regeldurchlauf pro Element ziemlich lange dauert.
Wichtig: Sind beide Regelknoten wie gezeigt bei beiden Ausgängen miteinander verbunden, werden Inhalt ODER Betreff auf die Bestellnummer hin untersucht.
3.) Nun noch das benutzerdefinierte Feld mit dem Datenfeld des Addons „verbinden“. Das geht im Reiter “Datenübernahme” des JTL Addons:
4.) Fertig! Elemente, an welchen die Referenz erkannt wurde, sollten nun mit dem JTL-Auftrag gematcht werden. Oder anders ausgedrückt: Bei allen Mails via CHECK24, in denen eine Auftragsnummer enthalten ist, kann das JTL-Addon in GREYHOUND nun den passenden Auftrag zuordnen.