Eingehende Nachrichten

Eingehende Nachrichten sind vor allem im E-Commerce oft der Dreh- und Angelpunkt. Deshalb ist die Software so konzipiert, dass man eingehende Nachrichten möglichst effizient abarbeiten kann. Hierfür ist die Nachrichtenübersicht – der Filter – das zentrale Werkzeug. Der Filter zeigt alle Vorgänge für die Gruppe(n), die den Status Offen haben, also auf Bearbeitung warten.

Mit Filtern arbeiten

Wenn man links auf einen Posteingangs-Filter klickt, wird rechts die Listenansicht mit den offenen Vorgängen angezeigt. Wie bei Listen üblich, besteht diese aus einer Reihe von Spalten, die wichtige Informationen zur Verfügung stellen.

Welche Informationen man in der Listenansicht genau findet, lässt sich individuell anpassen. In der Regel sollte man grundlegende Angaben vorfinden wie beispielsweise die folgenden:

  • die Art des Vorgangs, also z. B. E-Mail, Brief, Fax usw.
  • ob bereits eine Kontaktzuordnung zu einer bestimmte Person/Firma erfolgt ist
  • ob ein Vorgang spezielle Eigenschaften wie z. B. “Eskaliert” oder “Anhänge vorhanden” besitzt
  • ob ein Vorgang mit einer besonderen Priorität (rotes Fähnchen = Wichtig!) versehen ist
  • und natürlich die “Basics”: Absender, Betreff, Datum

Werden einzelne Spalten mal angezeigt und mal nicht? Dafür gibt es eine einfache Erklärung: GREYHOUND zeigt Spalten nur an, wenn einer der Vorgänge in der Listenansicht eine entsprechende Eigenschaft hat. Ist z. B. keine Nachricht mit einem Anhang dabei, wird die Spalte für das Anhang-Symbol komplett ausgeblendet. Selbstverständlich kann man die Spalten zum Sortieren der Liste verwenden und die Einträge so sortieren (z. B. chronologisch, nach Absendern oder nach Priorität).

Listenansicht aktualisieren

Wenn man den Filter Posteingang ständig als Listenansicht geöffnet hat, sollte man regelmäßig auf die Aktualisieren-Schaltfläche in der Symbolleiste klicken (alternativ [F5]), um den Inhalt der Listenansicht auf den neuesten Stand zu bringen. Denn: Die Listenansicht aktualisiert sich nicht von alleine. In der Regel werden Filter, in denen neue Nachrichten vorliegen, links in der Liste fett hervorgehoben. Auch wenn man diesen Filter bereits als Listenansicht geöffnet hat, muss man ihn trotzdem aktualisieren, damit die neuen Vorgänge auch angezeigt werden.

In umfangreichen Listen navigieren

Wenn ein Filter zu einer sehr umfangreichen Liste von Vorgängen führt, kann es sein, dass GREYHOUND nicht alle Vorgänge auf einmal in der Listenansicht anzeigt. Aus Performancegründen wird immer nur eine bestimmte Anzahl von Vorgängen vom Server abgerufen. In solchen Fällen findet man ganz rechts in der Symbolleiste zwei Schaltflächen, mit denen man in der Listenansicht eine „Seite“ weiter oder zurück blättern kann. (Falls der Bildschirm nicht breit genug sein sollte, klickt man ganz rechts in der Symbolleiste auf das Pfeil-Symbol, um die restlichen Symbole anzuzeigen.) Alternativ geht es mit den Tastenkürzeln [Strg]+[Bild auf] bzw. [Strg]+[Bild ab] noch etwas schneller.

Gesperrte Elemente in der Listenansicht

GREYHOUND ist ein Multi-User-System, bei dem viele Anwender gleichzeitig mit denselben Daten arbeiten können. Während man den Posteingang der Gruppe betrachtet, machen dass die Kollegen also ggf. auch gerade. Dabei wäre es unsinnig, wenn zwei Personen sich gleichzeitig auf denselben Vorgang stürzen würden. Sowie ein Anwender einen Vorgang bearbeitet (wobei einfaches Lesen nicht als Bearbeiten gilt), wird dieser Vorgang für alle anderen Anwender gesperrt. Optisch wird dies durch eine rote Unterlegung des Eintrags in der Listenansicht und der Ergänzung (gesperrt von…) mit dem Namen des entsprechenden Benutzers hervorgehoben. Solche gesperrten Vorgänge lassen sich zwar betrachten, aber eben nicht bearbeiten, solange der andere Benutzer seine Tätigkeit damit nicht abgeschlossen hat. Positiv formuliert: Mit gesperrten Vorgängen beschäftigt sich bereits einer der Kollegen und man braucht sich nicht darum zu kümmern. Außerdem lassen sich so Doppelbearbeitungen verhindern.

Register für Listen und Elemente

Wenn man einen Vorgang per Doppelklick öffnet, wird er in einem eigenen Register (auch: Tab) angezeigt. Die Listenansicht bleibt dabei im ursprünglichen Register erhalten. Auf diese Weise kann man mehrere Elemente gleichzeitig öffnen und mit den Registern schnell dazwischen hin und her wechseln. Man kann auch mehrere Listenansichten gleichzeitig öffnen, also z. B. den Posteingang und die Aufgaben. Dazu doppelklickt man auf einen Filter, um ihn in einem eigenen Register zu öffnen.

Nachrichten lesen und Vorgänge bearbeiten

Mit einem Doppelklick auf ein Element, z. B. eine eingegangene E-Mail, öffnet sich diese in einem neuen Register und die Listenansicht bleibt – wie oben beschrieben – in einem weiteren Register geöffnet. Die neue Register-Ansicht einer geöffneten E-Mails sieht nun wie folgt aus:

Abhängig von der Art des Vorgangs bzw. Elemets gibt es nun verschiedene weitere Register, die angezeigt werden – in diesem Beispiel:

  • Text: Hier kann man den Text der E-Mail einsehen.
  • Kopfzeilen: Hier kann man Inhalte einsehen, die standardmäßig in der Kopfzeile einer E-Mail stehen, also z. B. Absender, Empfänger, Versandzeitpunkt und Betreff.
  • Kontaktzuordnung: Der Reiter “Kontaktzuordnung” verrät, welche Kontakte mit diesem Vorgang verknüpft sind. Das können Kollegen sein oder Kunden, die im System hinterlegt sind.
  • Systemprotokoll: Unter Systemprotokoll findet man den Verlauf des ausgewählten Elements, dem man z. B. entnehmen kann, welcher Kollege wann welche Änderungen an diesem Vorgang vorgenommen hat.
  • Weitere Register, z. B. für Anhänge, werden automatisch nur dann angezeigt, wenn auch entsprechende Daten vorhanden sind – ansonsten werden die Reiter nicht angezeigt.

Anhänge betrachten

Anhänge, z. B. von einer E-Mail, sind in GREYHOUND folgendermaßen zugänglich:

  1. Wenn eine E-Mail einen Anhang hat, erkennt man dies zunächst an einem entsprechenden Symbol in der Listenansicht.

  2. Öffnet man einen solchen Vorgang, findet man dort zusätzlich das Register Anhänge.

  3. Dieses Register listet die Anhänge auf, die diesem Vorgang beigefügt sind.
  4. Um einen Anhang zu öffnen, reicht ein Doppelklick auf seinen Eintrag.
  5. Zusätzlich stellt eine kleine Symbolleiste weitere Funktionen bereit, etwa den Anhang speichern (als lokale Datei) oder Als Datei speichern (als Datei in GREYHOUND).

Anhänge in einer anderen Anwendung öffnen

GREYHOUND öffnet Anhänge üblicherweise in der Standardanwendung, die auf dem PC des Anwenders dafür festgelegt ist. Will man z. B. ein angehängtes Bild in einem anderen Programm öffnen, klickt man auf den kleinen Pfeil rechts neben “Anhang öffnen” und wählt dann “Öffnen mit” aus. So kann man das zu verwendende Programm bestimmen.

Dialog des Betriebssystems verwenden

GREYHOUND verwendet standardmäßig einen eigenen Datei-Explorer-Dialog. Wenn man möchte, dass GREYHOUND den Explorer des Betriebssystems bei der Auswahl des Speicherorts verwenden soll, kann man dies über Einstellungen > Optionen mit Aktivierung der Checkbox Beim Öffnen und Speichern den Dialog des Betriebssystems verwenden aktivieren.

Die Historie eines Vorgangs oder eines Kontakts abrufen

Beim Bearbeiten von Vorgängen im Posteingang kann es hilfreich sein, sich mit der Vorgeschichte des jeweiligen Vorgangs vertraut zu machen. Hierzu stehen – soweit vorhanden – die Vorgangshistorie und die Kontakthistorie zur Verfügung.

Die Vorgangshistorie abrufen

  1. Wenn man einen Vorgang mit Historie auswählt, wird ganz links in dessen Zeile ein Symbol angezeigt, mit dem man die Historie „ausklappen“ kann. Dazu klickt man einfach auf das Symbol.
  2. GREYHOUND zeigt dann optisch eingerückt und in chronologischer Reihenfolge die Elemente an, die zur Historie dieses Vorgangs gehören.

Die Kontakthistorie abrufen

Da idealerweise jeder Vorgang einem Kontakt zugeordnet wird, kann man jederzeit alle Vorgänge abrufen, die mit einem bestimmten Kontakt zu tun haben. Im Unterschied zur Vorgangshistorie bezieht sich die Kontakthistorie auf alle Kommunikationskanäle. Man sieht hier also nicht nur z. B. E-Mails mit diesem Kontakt, sondern – soweit vorhanden – auch Briefe, Faxe, Telefonnotizen usw.

  1. Dazu wählt man den aktuellen Vorgang mit diesem Kontakt aus und klickt oben in der Symbolleiste auf die Schaltfläche “Historie”. Alternativ kann man auch die Tastenkombination STRG + H verwenden.

  2. GREYHOUND zeigt dann in einem Dialog alle Kontakte an, die mit dem gewählten Vorgang verbunden sind. Der gewünschte Kontakt ist auszuwählen. Gibt es zu einem Vorgang ohnehin nur einen Kontakt, kann man einfach Eingabe drücken.

  3. GREYHOUND führt dann eine Suche nach allen Vorgängen aus, die diesem Kontakt zugeordnet sind und präsentiert eine Listenansicht, die man ggf. chronologisch sortieren kann, um einen vollständigen zeitlichen Ablauf zu erhalten.

Vorgänge erledigen

Ein Vorgang bleibt solange im Posteingang, bis er erledigt ist. Beim Beantworten einer Nachricht erhält der damit verbundene Vorgang standardmäßig den Status “Erledigt”. Man kann aber auch jederzeit Vorgänge manuell erledigen, wenn es nichts weiter zu tun gibt. Hierfür können die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste oder die Tastenkombination [Strg]+[D] genutzt werden. Damit weist man ausgewählten Vorgängen den Status “Erledigt” zu. Ebenso kann auch eine Mail beantwortet und der “Erledigt” Status manuell deaktiviert werden, sodass die Nachricht trotzdem im Posteingang bleibt. Um auf bereits erledigte Vorgänge noch einmal zugreifen zu können, kann man den Filter “Erledigt” verwenden. Er zeigt nur solche Vorgänge an, die den Status “Erledigt” haben. Man erkennt erledigte Elemente in der Listenübersicht übrigens auch daran, dass sich ein grüner Haken am entsprechenden Icon des Elements befindet.

Erweitertes Erledigen mit Zuweisung

Man kann auch Zuweisung von Themen, Kennzeichnungen usw. und das Erledigen in einem Aufwasch „erledigen“. Dazu ist die Tastenkombination STRG + UMSCHALT + D zu nutzen. Das öffnet den Zuweisungsdialog und setzt darin automatisch den Status auf “Erledigt”. Man kann nun noch eventuell erforderliche Zuweisungen vornehmen und dann einfach Eingabe drücken. Alternativ findet man “Erweitertes Erledigen” auch als Untermenü der “Erledigen”-Schaltfläche oben in der Symbolleiste bzw. des gleichnamigen Eintrags im Kontextmenü.

Nachrichten und Themen auf Wiedervorlage setzen

Nicht immer lässt sich ein Vorgang gleich abschließen. Vielleicht müssen erst weitere Informationen eingeholt oder auf externe Zulieferer gewartet werden. Damit solche wartenden Vorgänge erst mal zurückgestellt werden können, aber trotzdem nicht vergessen werden, kann man einen Wiedervorlagetermin festlegen. Dann kann der Vorgang vorläufig den Status “Erledigt” bekommen und GREYHOUND legt den Vorgang dann automatisch zum festgelegten Termin wieder vor. Hierfür verwendet man am besten die zuvor beschriebene Funktion “Erweitertes Erledigen”:

  1. In der Listenansicht ist der entsprechende Vorgang auszuwählen und STRG + UMSCHALT + D zu drücken.
  2. Im anschließenden Dialog ist im Bereich Optionen zunächst das Häkchen bei Erinnerung zu setzen.
  3. GREYHOUND setzt dann das Erinnerungsdatum standardmäßig exakt 24 h in die Zukunft. Man kann diesen Termin aber beliebig anpassen.
  4. Zum Abschluss sind die Eingaben mit einem Klick auf OK unten zu bestätigen.

Pünktlich zum gewählten Zeitpunkt erinnert GREYHOUND an diesen Vorgang und setzt ihn wieder auf die Tagesordnung.