Wartungsregel: Spam und Gelöschtes endgültig löschen

Achtung
Diese standardmäßig eingerichtete Wartungsregel ist im Auslieferungszustand bereits aktiviert.

Tip
Du kannst diese Standardregel in unserem Referenzsystem herunterladen. Die Zugangsdaten sind bitte bei unserem Kundenservice abzufragen.

GREYHOUND bringt ein Anti-Spam-Modul mit, das Spam-Nachrichten automatisch erkennen und aussortieren kann. Aber auch die Anwender können Nachrichten manuell als Spam markieren und so die automatische Erkennung nach ihren individuellen Bedürfnissen optimieren. Alle automatisch oder manuell als Spam erkannten Nachrichten erhalten landen unter “Spamverdacht” zugewiesen. Diese Wartungsregel löscht alle geprüften Spam-Nachrichten automatisch, wenn sie länger als x Tage im System sind. Die Wartezeit ist standardmäßig auf 90 Tage festgelegt, kann aber über den entsprechenden Filter für diese Regel individuell angepasst werden. Bei hohem Mailaufkommen können innerhalb von 90 Tagen schon eine ganze Menge Spam-Mails zusammenkommen. Andererseits hat man im seltenen Fall einer fälschlicherweise als Spam erkannten Nachricht aber eben auch 90 Tage Zeit, diese noch zu finden und die Spam-Eigenschaft zu entfernen. Zu niedrig sollte der Wert auch deshalb nicht gesetzt werden, damit der Spamfilter von GREYHOUND genügend Zeit hat, um zu ‘lernen’.

Die Regel beinhaltet aber nicht nur Spam, sondern auch gelöschte Elemente. Wenn man Elemente in GREYHOUND löscht, werden sie nicht wirklich unmittelbar entfernt. Stattdessen erhalten sie zunächst die Eigenschaft “Gelöscht”. Ähnlich wie beispielsweise beim Windows-Papierkorb können gelöschte Elemente dadurch einfach zurückgeholt werden, wenn sich das Löschen als falsch oder voreilig herausstellt. Andererseits sollten die gelöschten Elemente schon irgendwann auch physikalisch von der Festplatte entfernt werden, damit der Speicherplatz freigegeben wird und die Datenbank nicht immer weiter anwächst. Bei GREYHOUND muss das nicht der Anwender machen, sondern diese Wartungsregel sorgt automatisch dafür. Sie wird per Zeitplan gesteuert, läuft standardmäßig einmal pro Tag und entfernt alle Elemente mit der Eigenschaft “Gelöscht”, die seit sieben Tagen nicht mehr bearbeitet wurden. Im Klartext: Erst wenn ein Element, das ein Anwender gelöscht hat, sieben Tage lang von niemandem mehr angefasst wurde, entfernt GREYHOUND es endgültig. Diese Vorgehensweise hat sich als sinnvoll erwiesen und sollte so übernommen werden. Selbstverständlich kann aber etwa die Frist seit der letzten Bearbeitung individuell angepasst werden.

In den Regeleinstellungen für diese Regel sind unter Filter (Zeitsteuerung) zwei Filter ausgewählt: Der für “Geprüfter Spam älter 90 Tage” und der für “Gelöschtes älter 7 Tage”.

Exkurs: Revisionssicherheit in GREYHOUND

ACHTUNG
Beim Löschen von Elementen sind immer die für das Unternehmen geltenden Aufbewahrungsfristen zu beachten. Alternativ zum Löschen, wie es in diesem Artikel beschrieben ist, kann auch das kostenlose Tool GREYHOUND Archive genutzt werden, um Elemente aus GREYHOUND heraus lokal und durchsuchbar zu archivieren und auf dem Server endgültig zu löschen (empfohlen).

Mit GREYHOUND ist eine revisionssichere Archivierung nach den gesetzlichen Vorgaben (Handelsgesetzbuches, Abgabenordnung GoBD) möglich. Die dazu nötige Einstellung auf dem GREYHOUND Server ist standardmäßig aber deaktiv, d.h. im Auslieferungszustand können Elemente in GREYHOUND also z. B. via Wartungsregeln endgültig gelöscht werden. Ist die Option hingegen aktiviert, so lassen sich Elemente zwar als gelöscht markieren, aber nicht endgültig löschen.

Bevor man sich mit den Wartungsregeln auseinander setzt, ist also zunächst zu klären, ob das revisionssichere Löschen aktiviert ist oder nicht. Das sieht man unter Funktionen > Serverstatus im GREYHOUND Client:

Standardmäßig ist das revisionssichere Löschen deaktiviert, steht also auf “Nein” wie im gezeigten Screenshot. Das bedeutet, dass man Elemente endgültig löschen kann. Möchte man etwas an der Einstellung ändern, gilt:

  • Hosting– und Appliance-Kunden sowie Kunden unseres überwachten Eigenbetriebs wenden sich bitte an unseren Kundenservice und bitten diesen darum, das revisionssichere Löschen in GREYHOUND aktivieren.
  • Eigenbetriebler können die Einstellungen im GREYHOUND Server selbst vornehmen: