GREYHOUND Docs Tipps & Tricks für den Arbeitsalltag

Hardware: Was wir einsetzen

Da wir immer wieder gefragt werden, welche Hardware (Monitore, Scanner, Drucker, Telefonanlagen) oder welche Hosting-Provider etc. wir empfehlen, hier eine kleine Zusammenfassung unserer Empfehlungen. Die folgenden Produkte haben sich bei uns im Einsatz bewährt oder wurden für gut befunden im Praxiseinsatz. Die Liste erhebt keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit und Aktualität.

Hardware

Monitore mit Pivot-Funktion

Nutzt man seinen (Zweit-) Monitor für die Rechnungsfreigabe, ist es sehr bequem, einen Monitor zu haben, den man ins Hochformat drehen kann. So kann man sich Dokumente, die ja in der Regel im Hochformat sind, optimal auf dem Bildschirm anzeigen lassen. Gute Erfahrungen haben wir z. B. mit folgendem Gerät gemacht:

• Dell U2715H (27 Zoll): Überzeugt mit QHD-Auflösung ohne störenden Rand

Scanner und Multifunktionsgeräte

Die Auswahl des passenden Scanners ist von so vielen Faktoren abhängig, dass eine Empfehlung unsererseits schwer zu geben ist. Wie selber haben seit Jahren den Canon ScanFront in den unterschiedlichsten Generationen im Einsatz. Das ist ein hervorragender Allround-Scanner. Für Lieferscheine hingegen kann aber ein ganz anderes Gerät besser sein. Wichtig für die Entscheidungsfindung sind zunächst folgende Fragen: In welcher Umgebung soll der Scanner stehen? Wieviele Dokumente sollen gescannt werden? Aus wievielen Seiten bestehend diese? Simplex? Duplex? Wie sieht der Scan-Prozess aus? Sollen ausschließlich Rechnungen oder auch Lieferscheine und allgemeine Post gescannt werden? Soll der Scanner ohne Rechner scannen können (empfohlen!)? Kann der Scanner (ohne Rechner) Scans per E-Mail verschicken?
Die empfohlene Art und Weise Dokumente in GREYHOUND zu befördern, ist via SMTP-Relay. Der Scanner schickt die Dokument damit ohne Umwege direkt in den GREYHOUND – das ist die schnellste und sicherste Methode, da nicht der Umweg über ein Verzeichnis oder ein extenes E-Mailpostfach genommen wird. Dafür muss der Scanner aber autonom via SMTP versenden können.
Letztendlich spielt zudem noch die Usability eine große Rolle. Niemand hat Lust sich, für jeden Scan durch ein unübersichtliches Menü mit Cursortasten zu klicken. Das sollte auf Knopfdruck gehen. Wer viel scant, für den ist die Usabilty umso wichtiger.

Hier eine Liste von uns positiv im Einsatz getetsteter Standalone Geräte, die OHNE Computeranschluss /-programm funktionieren und das SMTP-Protokoll unterstützen:

• Canon Scanfront 330: Robuster Duplex Netzwerkscanner – scannt bis zu 30 Seiten/Minute. Unsere Empfehlung, weil einfach zu bedienen und zu konfigurieren via Web-Oberfläche.
• Canon Scanfront 400: Unsere Empfehlung. Der Nachfolger des Scanfront 330 – noch schneller und nutzerfreundlicher.
• Brother DCP-8065DN: 3-in-1 Multifunktionsdrucker mit Vollduplex.

Computergestützte Scanner, die via USB Software gesteuert werden und damit einen Computer benötigen:

• Canon DR-M160 Unsere Empfehlung. Ideal für ein hohes Papieraufkommen. Trotz des günstigen Preises beherbergt das Gerät eine Profi-Scaneinheit, die in unseren Tests 40-50 Seiten (duplex) gescannt hat. Achtung: Keine SMTP Unterstütztung.
• sceyeX: Unsere Empfehlung: 10 Megapixel -> super Bildqualität zum Scannen von Papiergut (ideal für Belege) bis DIN A4. Achtung: Keine SMTP Unterstütztung.
• Brother DCP-7045N: 3-in-1 Multifunktionslaserdrucker

Headsets

Die Wahl des richtigen Headsets hängt immer von der konkreten Benutzungssituation, der Umgebung und den persönlichen Vorlieben ab. Wir können folgende Headsets empfehlen:

• Plantronics Savi 700-Serie: Schnurloses Headset-System; Ideal für Vieltelefonierer
• Plantronics Savi 400-Serie: Der kleine Bruder der 700er-Serie
• Jabra Biz 2400 Duo USB: Kabelgebundenes Headset mit Ultra-Geräuschunterdrückung
• Plantronics Blackwire 310/320: Gutes, aber preisgünstiges kabelgebundenes Headset

ISDN Karten (Faxfunktion)

HINWEIS: Wir unterstützen ausschließlich Produkte der Firma Eicon DIVA. Kunden können und sollten die Karten möglichst über uns beziehen, da wir so sicherstellen können, das man die Karten nicht in einer Revision bekommt, die wir nicht unterstützen.

• Dialogic Diva Server ISDN Karten

Telefonanlagen

Hosting Angebote

• SipgateTeam: Nachdem wir 2009 auf Sipgate Team umgestiegen sind, unser Resume: Kann nicht alles – funktioniert aber zuverlässig und ist einfach zu bedienen. Wir sind soweit zufrieden.

Hardware-Telefonanlagen

• innovaphone AG: Hier haben wir ein wenig Erfahrung aus einem gemeinsamen Projekt mit colima. Wir sind recht begeistert von innovaphone Hardware und dem, was sie alles kann. Aber Achtung, ohne kompetenten Integrationspartner oder echt fundiertes Wissen im Telefonieumfeld kommt man nicht weit. Hat man eins von beidem, kann man sehr viel mit dieser Anlage realisieren.

CallCenter Lösungen

Diese Lösungen setzen auf bestehenden Telefonanlagen/VOIP-Anlagen auf.

• colima communications GmbH: colima ist unser Partner im ACD/CallCenter Umfeld. Wir können colima nur wärmstens aus eigener Projekterfahrung empfehlen – Lösungen, die funktionieren von Menschen, die sympathisch sind.