VARIO ERP

Die Installation des Addons ist mit wenigen Handgriffen erledigt. Das Addon kann bequem dem bestehenden Vertrag hinzugebucht werden. Der GREYHOUND Server und die Clients installieren das Addon nach der Zubuchung im Vertrag vollautomatisch. Kunden im Eigenbetrieb müssen die neue Seriennummer im GREYHOUND Admin aktualisieren.

Notwendige Vorbereitungen in VARIO

Damit in GREYHOUND Daten aus der ERP von VARIO 8 angezeigt werden können, sind einige vorbereitende Handgriffe nötig. Und zwar:

  1. Dienst-Datensatz in VARIO anlegen
  2. API Dienst von VARIO einrichten
  3. Port für eingehende Nachrichten in der Firewall freigegeben
  4. Benutzer in VARIO für den Zugriff durch GREYHOUND anlegen
  5. VarioLinks registrieren, damit man aus GREYHOUND heraus direkt in Vario springen kann

Im Folgenden ist beschrieben, was man genau tun muss:

Dienst-Datensatz anlegen

In der VARIO 8 muss man zunächst einen Dienst-Datensatz anlegen. Dies geht unter dem Menüpunkt „9.1.5.3 Vario-Dienste verwalten“. Nur dort angelegte Datensätze werden später in der VarioDienstConfig.exe auch aufgeführt und können entsprechend konfiguriert werden.

Damit GREYHOUND eine Verbindung zu VARIO aufbauen kann, muss hier nichts weiter außer einem Namen eingetragen werden, z. B. “STANDARD”. Außerdem muss das Häkchen [x] bei Aktiv gesetzt sein. Alle weiteren Felder sind nicht relevant.

API-Dienst von VARIO konfigurieren

Um GREYHOUND an VARIO ERP anbinden zu können, muss man den API-Dienst von VARIO einmalig einrichten. Dazu gibt es ein Tool, das nennt sich VarioDienstConfig.exe und liegt im VARIO-Installationsverzeichnis unter VARIO/Software/VARIO8:

  • Aktive Module: Hier muss die Option “REST Server (VARIO API)” ausgewählt werden.
  • REST-Server: Hier muss eingestellt werden, wie die API von außen erreichbar sein soll, also ob mit SSL/TLS und auf welchem Port.

Das sieht dann also z.B. so aus:

  • Sobald die Daten eingetragen sind, ist neben der URL auf den Button “Registrieren” zu klicken.
  • Anschließend sind die Einstellungen mit einem Klick auf den großen Button unten “Konfiguration speichern” zu sichern.
  • Nun sollte man oben noch auf “Installieren” klicken. Das sorgt dafür, der der API-Dienst als Windows-Dienst installiert wird und beim Systemstart mit gestartet wird. Um nun direkt mit dem API-Dienst weiter arbeiten zu können, muss man einmal oben manuell auf “Starten” klicken, um den Dienst erstmalig direkt zu starten.

Hat man alles gemacht, sollte das etwas so aussehen:

Port-Freigabe in der Firewall

Nachdem der API-Dienst erfolgreich eingerichtet ist, muss man in der Windows-Firewall den Port freigeben, den man dort eingetragen hat (in unserem Beispiel Port 443) – und zwar für eingehend, also für eingehende Nachrichten.

Benutzer in der ERP von VARIO anlegen

Nun ist in VARIO ein dedizierter Benutzer für GREYHOUND einzurichten. Dazu geht man in der ERP in die Benutzerverwaltung und wählt “Neu” aus.

  • Wichtig: Bei dem anzulegenden Benutzer muss unbedingt die Option “Darf API nutzen” angehakt werden.
  • Der Benutzername (das oberste Feld “Benutzer” – im Beispiel “NEU”) und das Kennwort sind dann die Zugangsdaten, die später im GREYHOUND Addon eingetragen werden (siehe unten).

WICHTIG
Nach dem Anlegen des Benutzer muss man einmal den Vario 8 Client starten und sich mit diesem Benutzer anmelden. Man kann sich direkt wieder abmelden, aber der Benutzer muss mindestens einmal angemeldet gewesen sein, damit der API Zugriff funktioniert.

Vario-Links registrieren

Damit ein Klick auf die Auftragsnummer in GREYHOUND später auch den entsprechenden Auftrag in der Vario ERP direkt öffnet, muss man dies einmal erlauben. Dazu ist im Vario Client der Menüeintrag “Extras > System > VARIO Links registrieren” einmal anzuklicken:

Daraufhin öffnet sich folgender Dialog, den man mit “Ja” bestätigen muss:

Danach kommt ggf. noch ein Dialogfenster des Betriebssystem, der einen bittet, Admin-Rechte zu bestätigen. Das war’s auch schon.

Hinweis
Es kann auch sein, dass man dies als Vario-Nutzer bereits gemacht hat. In diesem Fall sollte der Vorgang aber noch einmal wiederholt werden.

VARIO ERP Connect dem Vertrag hinzufügen

Das Produkt VARIO ERP Connect im GREYHOUND Control Center (GCC) in den bestehenden Vertrag hinzubuchen:

  1. Nach dem Login unter Verträge den Vertrag auswählen und bearbeiten

  2. Unter den Vertragsinhalten auf Produkte ändern klicken

  3. Das gewünschte Addon hinzubuchen durch Anhaken

  4. Änderungen mit Weiter bestätigen

  5. Änderungen überprüfen und übernehmen

Kunden im Eigenbetrieb müssen die Verwendung des gebuchten Addons zusätzlich im GREYHOUND Admin aktivieren und ggf. die Seriennummer erneuern (Anleitung hier). Außerdem sind die Funktionen des neuen Addons erst nach einem Neustart des GREYHOUND Clients verfügbar.

VARIO ERP Connect in GREYHOUND einrichten

Standardmäßig ist ein neues Addon immer für alle in GREYHOUND angelegten Benutzergruppen sichtbar. Wir empfehlen nach der Installation die Sichtbarkeit des VARIO Einstellungsdialogs als auch des Addons selber zu konfigurieren. Informationen über Benutzergruppen gibt es an dieser Stelle im GREYHOUND Handbuch.

Nachdem das Addon dem Vertrag hinzugebucht wurde, erscheint im GREYHOUND Client ein neuer Menüeintrag Erweiterungen > VARIO ERP Connect – Einstellungen. Darin werden einmalig die individuellen Verbindungsdaten zu VARIO sowie einige globale Einstellungen konfiguriert:

Verbindungseinstellungen

  • Neben einer optionalen Bezeichnung müssen hier die Zugangsdaten zur ERP von VARIO eingetragen werden.
  • Danach muss die API URL eingetragen werden. Das ist die, unter der der VARIO Server erreichbar ist. Entsprechend mit https oder http und dem Port, der in der VarioDienstConfig.exe (siehe oben) festgelegt wurde.
  • Als Benutzer ist der dedizierte für GREYHOUND in VARIO angelegte Benutzer sowie das dazugehörige Kennwort einzutragen.
  • Standardmäßig wird das SSL-Zertifikat, das bei VARIO hinterlegt ist, durch das GREYHOUND Connect Addon validiert, also auf Gültigkeit geprüft. Bei Bedarf kann die Validierung des SSL Zertifikats abgeschaltet werden, indem der Haken entfernt wird.
  • In dem Feld Empfänger können die E-Mailadressen eingetragen werden, bei denen das Addon in der ERP nach Auftragsdaten suchen soll. Sollen alle Mails durchsucht werden, ist der Platzhalter “*” einzugeben. Das Feld darf nicht leer bleiben!

Es ist sinnvoll, bei den Empfängern nur die E-Mail-Adressen einzutragen, an die VARIO-Kunden auch Nachrichten schreiben. Beispielsweise “kundenservice@meinefirma.de”. So vermeidet man, dass das Addon auch bei eingehenden Lieferanten-E-Mails an einkauf@meinefirma.de unnötig nach Kundendaten sucht.

Mehrere Mandanten / Shops anbinden

Selbstverständlich lassen sich auch mehrere Mandaten / Shops mit dem Addon anbinden. Dazu legt man einfach im Reiter „Verbindung“ über das grüne Plus-Icon unten links eine neue, weitere Verbindung an und trägt die Daten des zusätzlichen Shops entsprechend ein:

Tipp
Vor allem bei der Anbindung mehrere Mandaten bzw. Shops ist es sinnvoll, dem Addon zu sagen, bei welchen Empfänger-Mail-Adressen er überhaupt nach Auftragsdaten suchen soll. Denn wenn der Kunde bei Mustershop A gekauft hat, braucht das Addon nicht unnötig bei Mustershop B nach Auftragsdaten zu suchen.
Bei welchen Mail-Adressen das Addon im Drittsystem suchen soll, das steuert man über das Feld „Empfänger“: Hier sollte man die die E-Mail-Adresse(n) einzutragen, an die Shop- und Verkaufsplattform-Kunden auch Nachrichten schreiben. Beispielsweise „kundenservice@mustershop-A.de“. So sucht das Addon nur bei eingehenden Nachrichten, die an diese Adresse gingen nach Daten, nicht aber bei eingehenden Nachrichten an den zweiten Mandanten (Mustershop B) oder bei Lieferanten-E-Mails, die an „einkauf@ mustershop-A.de“ gesendet wurden. Das wirkt sich positiv auf die Performance aus.

Globale Einstellungen

  • Präfix für Vorgangsnummern
    Um eingehende Nachrichten zum gleichen VARIO-Auftrag automatisch zu einem Vorgang zusammen zu fassen, kann diese Funktion hier aktiviert und das gewünschte Präfix ausgewählt werden.
  • Vorgangsnummern automatisch zuordnen
    Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden die Vorgangsnummern von Nachrichten, zu denen ein VARIO-Auftrag gefunden wird, automatisch dem Auftrag zugeordnet. Ist die Option deaktiviert, so kann diese Zuordnung nur manuell erfolgen.
  • Feld für Kunden-ID
    Dieses Feld ist nur wichtig, wenn man die automatische Kontaktsynchronisierung in GREYHOUND eingerichtet hat. Sofern bereits ein benutzerdefiniertes Feld für die Kunden-ID in GREYHOUND angelegt wurde, kann dieses Feld hier ausgewählt werden. Alternativ kann dieses auch hier über den Button angelegt werden. Wenn man die automatische Kontaktsynchronisierung in GREYHOUND nicht nutzt, sind hier keine Angaben notwendig.
  • Schnellzugriff für Textbausteine
    Hier kann der Basistextbaustein ausgewählt werden, welcher direkt über das Addon erreichbar sein soll. Damit entfällt das Wechseln des Karteireiters zwischen Addon und Textbausteinen.
  • CC an Auftrags-E-Mail
    Ist diese Option aktiviert, wird beim Antworten eine Kopie (CC) der Nachricht an die E-Mailadresse des Kunden gesendet, welche im Auftrag steht.

Erweiterte Einstellungen

  • Administration
    Normalerweise ist der Einstellungsdialog des Addons nur für Administratoren sichtbar und bearbeitbar. Dies hängt von der Berechtigung “Erweiterungen bearbeiten” im Profil ab. Wenn die Option “Einstellung für alle Benutzer bearbeitbar machen” im VARIO-Addon aktiviert wird, dann können alle Benutzer, also auch solche, die dieses Profilrecht nicht besitzen, die Einstellungen des Addons sehen und bearbeiten. Die Option sollte unter normalen Umständen nicht aktiviert werden, weil sie die normale Berechtigungsstruktur aushebelt.
  • Timeout
    Bei besonders großen ERP-Systemen kann es notwendig sein den Timeout-Wert anzuheben, damit Verbindungsdaten angezeigt werden.
  • Debug-Modus
    Zu besseren Fehleranalyse kann der Debug-Modus aktiviert werden. Damit werden dann detailliertere Informationen bei Problemen angezeigt. Zusätzlich wird damit eine Option aktiv mit der Informationen direkt an den GREYHOUND Kundenservice gesendet werden können.

Sind alle Daten korrekt hinterlegt, kann man das Addon VARIO ERP Connect nutzen.

Variablen für Textbausteine

Beim Beantworten oder Verfassen einer Nachricht über die Buttons in der Seitenleiste stellt das VARIO-Addon einige Variablen bereit, die im Text der Nachricht oder in eingefügten Textbausteinen ersetzt werden. Der Inhalt der Variablen hängt von den Auftrags- und Kundendaten ab, die das Addon ermittelt hat. Welche Addon-Variablen für Textbausteine zur Verfügung stehen, variiert je nach Addon. Eine Liste aller aus VARIO zur Verfügung stehenden Werte ist im GREYHOUND Client zu finden:

  1. Über Erweiterungen den Eintrag des Addons mit der Ergänzung – Hilfe auswählen.
  2. Der damit geöffnete Dialog zeigt – neben kurzen Hinweisen und Links – im Wesentlichen eine umfassende Liste aller vom Addon bereitgestellten Werte an. Links findet sich jeweils die genaue Bezeichnung der Variable, wie sie auch in Textbausteinen verwendet werden kann. Recht steht zu jeder Variable eine kurze Beschreibung.

Tipp
Wenn man einen Variablennamen einfach anklickt, wird automatisch der gesamte Name ausgewählt. Man kann ihn nun mit STRG + C in die Zwischenablage kopieren und mit STRG + V von dort in einer Nachricht oder einem Textbaustein direkt wieder einfügen.

NEU:

NEU: Artikel-IDs & Artikeldetails als Addon-Variable bereitstellen

VARIO arbeitet mit Artikelnummern bzw. Artikel-IDs. Um mit diesen auch in GREYHOUND “weiterarbeiten” zu können, stehen diese ab Version 1.0.9 build 119 des VARIO Connect Addons ebenfalls als Variablen bereit. Neu hinzugekommen sind damit folgende Addon-Variablen:

[$Order.ItemIDs] – Artikel-ID(s) der Bestellung
[$Order.ItemIDsSearch] – Artikel-ID-Suchindex. Dies ist eine dediziert für die Suche in GREYHOUND angelegte Variable. Sie ermöglicht es, in GREYHOUND nach Artikel-IDs suchen und alle Elemente finden zu können, in denen es um den entsprechenden Artikel geht. Eine Eingabe von “,A4711,” in das Suchfeld bei GREYHOUND zeigt beispielsweise alle Elemente an, in denen es um den Artikel mit der ID A4711 geht. Die Kommas direkt vor und hinter einer Artikel-ID (ohne Leerzeichen!), dienen dazu, dass man bei der Suche nach “,A1001,” nur Elemente findet, wo es um den Artikel A1001 geht – nicht aber um Artikel A100123. Möchte man nach mehreren Artikel-IDs gleichzeitig suchen, ist die Syntax wie folgt: “,A123,A234,A456,”
[$Order.ItemNumbers] – Artikelnummer(n) der Bestellung
[$Order.ItemNumbersSearch] – Artikelnummern-Suchindex. Dies ist eine dediziert für die Suche in GREYHOUND angelegte Variable. Sie ermöglicht es, in GREYHOUND nach Artikelnummern suchen und alle Elemente finden zu können, in denen es um den entsprechenden Artikel geht. Eine Eingabe von “,A4711,” in das Suchfeld bei GREYHOUND zeigt beispielsweise alle Elemente an, in denen es um den Artikel mit der Artikelnummer A4711 geht. Die Kommas direkt vor und hinter einer Artikelnummer (ohne Leerzeichen!), dienen dazu, dass man bei der Suche nach “,A1001,” nur Elemente findet, wo es um den Artikel A1001 geht – nicht aber um Artikel A100123. Möchte man nach mehreren Artikelnummern gleichzeitig suchen, ist die Syntax wie folgt: “,A123,A234,A456,”

Diese Werte können in GREYHOUND in Textbausteinen verwendet werden oder in benutzerdefinierte Felder übernommen werden.

Zusätzlich werden die wesentlichen Daten aus den einzelnen Auftragspositionen, also z. B. Artikelnummer und -name, bereitgestellt. Diese Möglichkeit ist limitiert auf die ersten 10 Artikel des Auftrags. Für diese stehen zudem folgende Variablen zur Verwendung in Textbausteinen oder an anderer Stelle zur Verfügung:

[$Order.Item1.ID] – Artikel-ID von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.Number] – Artikelnummer von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.Name] – Artikelname von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.Quantity]– Artikelanzahl von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.Price] – Einzelpreis von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.PriceInfo.Value] – Preisinformation – Wert von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.PriceInfo.Currency] – Preisinformation – Währung von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.TotalPrice] – Gesamtpreis von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.TotalPriceInfo.Value] – Preisinformation – Gesamtwert von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.TotalPriceInfo.Currency] – Preisinformation- Währung des Gesamtpreises von Artikel 1 des Auftrags

All die oben stehenden Variablen beziehen sich auf Order.Item1 der Bestellung, also das technisch gesehen erste Produkt des Auftrags. Tauscht man die 1 durch eine 2 aus, werden die Werte für Produkt 2 ausgegeben usw. – das geht bis Artikel 10 des Auftrags, also: [$Order.Item10.ID].