Beschaffungsmanagement
Die in diesem Kapitel beschriebenen Dinge sind nicht im Standard-Lieferumfang von GREYHOUND enthalten, sondern wurden von einem oder mehrerer unserer Kunden individuell entwickelt. Sie dienen lediglich als Anregung für die eigene Umsetzung.
In diesem Kapitel ist ein Praxisbeispiel zum Optimieren der internen Beschaffungsaktivitäten bei einem stark wachsendem Kunden beschrieben.
Ausgangsbasis
Durch das starke Wachstum des inzwischen 150 Mann starken Software- und Dienstleistungsunternehmens war nicht zu jedem Zeitpunkt transparent, wer was warum bestellte. Auch der Freigabeprozess wurde dadurch nicht immer eingehalten. Die Folge war ein intransparenter Beschaffungsprozess, der immer wieder einmal zu Irritationen und Ärger führte.
Ziele
Optimierung der internen Beschaffungs- und Einkaufsaktivitäten zwecks aktiver Unternehmens- und Cashflow-Planung.
Realisierung
- Zentrale Erfassung aller Einkäufe über ein Webformular, welches die Daten via XML-RPC direkt in GREYHOUND schreibt
- Implementierung eines Freigabeworkflows in GREYHOUND auf Basis des Bestellwertes
Entstandener Aufwand
- Entwicklung des Webformulars für die Bestellerfassung = 1 MT
- Implementierung des Freigabeworkflows in GREYHOUND = 1 MT
Durch die offenen XML/RPC Schnittstellen, die offenliegende Schnittstellen-Dokumentation sowie die in GREYHOUND integrierte Workflow Engine, konnte das Projekt in charmanten zwei Manntagen von der Idee zur Umsetzung gebracht werden.
Prozessablauf
Erfassung der Bestellung via Webformular, welches die Daten via XML-RPC in GREYHOUND schreibt:
Bestellungen unter 500 EUR werden vollautomatisch freigegeben und für einen späteren Review in einem gesonderten Filter zusammengefasst:
Bestellungen über 500 EUR werden vom Kostenstellenverantwortlichen freigegeben oder abgelehnt
Freigaben und Ablehnungen werden dem Besteller via E-Mail kommuniziert:
Durch das in GREYHOUND integrierte Systemprotokoll kann jederzeit nachvollzogen werden, wer was warum freigegeben oder eben abgelehnt hat.
Wer sich intensiv mit der Optimierung der internen Geschäftsprozesse auf Basis von GREYHOUND beschäftigt, wird mit schneller Umsatzbarkeit und hohen Einsparungen belohnt. Die offenen XML-RPC-Schnittstellen, die Workflow-Engine, die Filtertechnologie sowie die gesamte GREYHOUND Infrastruktur unterstützen einen enorm dabei, spannende Ideen mit minimalstem Aufwand in hoher Geschwindigkeit umzusetzen. Und das auf Basis einer einzigen Standardtechnologie: Dem eigenen GREYHOUND. So kann man fast jede Idee schnell umsetzen, ohne neue Software evaluieren zu müssen oder die interne Entwicklungsabteilung über Gebühr in Anspruch zu nehmen.