Signaturen

In diesem Kapitel geht es um Signaturen und wie man diese in GREYHOUND anlegt, bearbeitet und verwendet.

Wie lassen sich Signaturen erstellen / bearbeiten?

Die Signaturen in GREYHOUND finden sich unter Einstellungen > Signaturen. Im Standard-Setup werden bereits einige Signaturen mitausgeliefert, die einfach nur angepasst werden müssen. Natürlich kann man aber auch über die Funktion “Neue Signatur erstellen” eine leere, eigene Signatur anlegen.

Wichtig: Bei der Ersteinrichtung von GREYHOUND bitte nicht vergessen, die Standarddaten der mitgelieferten Signaturen anzupassen – ansonsten bekommen Kunden, Partner & Co. Mails von der Musterfirma 😉

Aufbau der Signatur

Klassischerweise besteht die Signatur aus folgenden Bereichen:

  1. Schlusswort und Name
  2. Angaben zur Firma
  3. Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail und Website
  4. Rechtliche Pflichtangaben

Selbstverständlich kann der Aufbau auch individuell abweichen.

Variablen verwenden in Signaturen

Variablen ermöglichen es, dass nicht jeder Benutzer seine eigene Signatur anlegen und verwalten muss, sondern dies nur zentral an einer Stelle notwendig ist. Das erspart eine Menge Aufwand bei Änderungen an der Signatur und sorgt gleichzeitig dafür, dass die Signatur unternehmensweit ausnahmslos einheitlich ist. Um das zu erreichen, arbeitet man in den Signaturen mit Variablen. Aus der Variable [$User.FormattedName] beispielsweise wird der Formatierte Name des Benutzers, sprich: Vor- und Zuname. Die [$Item.GroupComlink.Email] ist die in der jeweiligen Gruppe, aus der heraus der Benutzer aktuell eine Mail verschickt, hinterlegte Mailadresse. Weitere Variablen lassen sich direkt im Bearbeitungsmodus einer Signatur anzeigen und einbinden:

Tipp

Möchte man keine zentrale Rufnummer der Abteilung (bzw. Gruppe) in der Signatur einbinden, sondern tatsächlich die direkten Durchwahlen der Mitarbeiter, so bietet es sich an, dafür ein benutzerdefiniertes Feld anzulegen. So kann jeder in seinem Benutzerkonto im Reiter “Benutzerdefiniertes Felder” seine Telefonnummer hinterlegen und diese wird bei der Verwendung in der Signatur entsprechend angezeigt. Gleiches Vorgehen bietet sich beispielweise auch für die Angabe der individuellen Position im Unternehmen (z. B. “Master of Desaster”) an.

Das Logo in der Signatur einbinden

Um ein Logo in der Signatur einzubinden, klickt man auf das entsprechende Bild-Icon und wählt eine lokal auf dem Computer gespeicherte Bilddatei aus. Tipp: Die Datei sollte bereits genau die Größe haben, in der sie auch in der Signatur eingebunden werden soll.

Hinweis: Es ist nicht empfehlenswert, das Logo auf einem Webserver abzulegen und dann im HTML-Code zu referenzieren. Das erzeugt nämlich das Problem, dass ein vernünftiger E-Mail-Client die externe Bilddatei nicht automatisch lädt, da sowas ein Sicherheitsrisiko sein könnte. Außerdem wird meist ein Warnhinweis angezeigt, was nicht gerade Vertrauen erzeugt.
Ebenso darf die eingebundene Datei nicht auf einem Netzwerklaufwerk abgelegt sein, sondern muss tatsächlich lokal auf dem Rechner gespeichert sein.

Signaturen je nach Abteilung steuern / vorgeben

Über den Reiter “Gruppen” lässt sich per Haken steuern, welche Gruppe (also welche Abteilung) welche Signatur sehen und verwenden können soll.

Um für eine Gruppe eine Standard-Signatur auszuwählen, die automatisch beim Öffnen / Weiterleiten / Beantworten einer E-Mail geladen wird, einfach unter Einstellungen zu Gruppen navigieren. Hier ist die entsprechende Gruppe zu öffnen, für die man eine Standard-Signatur auswählen möchte. In dem Gruppen-Bearbeitungsdialog kann man ganz unten auswählen, welche Signatur standardmäßig für diese Gruppe verwendet werden soll. Die graue Umrandung bedeutet, dass diese Signatur ausgewählt ist.

Hinweis Auch wenn für eine Gruppe eine Standardsignatur hinterlegt ist, so kann der Benutzer die Signatur dennoch nachträglich händisch ändern (entsprechende Rechte vorausgesetzt):

Signaturen für HTML und Text optimieren

Über den WYSIWYG-Editor („What You See Is What You Get”) ist es möglich, das Design der Signatur nach den eigenen Vorstellungen zu gestalten. So lässt sich beispielsweise die Schriftart anpassen, die Farbe ändern oder die Schriftgröße verändern. Für komplexere Änderungen ist es empfehlenswert, diese per HTML anzupassen. Dazu bitte den folgenden Abschnitt lesen.

GREYHOUND bietet für Signaturen (ebenso wie für Textbausteine und Vorlagen) eine optimierte Version für Text. Im Folgenden ist beschrieben, wie man HTML und Text-optimierte Signaturen erstellen kann. Übrigens: Das Gelernte ist 1:1 auf Textbausteine und Vorlagen übertragbar.

Für Signaturen ergeben sich folgende Möglichkeiten:

  1. Die Signatur für Text-Nachrichten wird auf Basis der HTML-Signatur automatisch erzeugt.
  2. Die Signatur für HTML-Nachrichten wird auf Basis der Text-Signatur automatisch erzeugt.
  3. Die Signatur für Text- und HTML-Nachrichten wird optimiert eingegeben.

Wie Signaturen gespeichert werden, hängt von einem Button in der Toolbar des HTML-Editors ab:

  • Wenn man sich beim Speichern der Signatur im Modus HTML/HTML-Quelltext befindet und die Synchronisation eingeschaltet ist, dann greift 1.
  • Wenn man sich beim Speichern der Signatur im Modus Text befindet und die Synchronisation eingeschaltet ist, dann greift 2.
  • Ist die Synchronisation abgeschaltet, dann greift 3.

Um eine Signatur für HTML und Text zu optimieren, empfiehlt es sich, zunächst die HTML-Signatur bei eingeschalteter Synchronisation einzutippen. So kann man Bilder hinzufügen und die Signatur vollkommen frei gestalten. Ist man fertig, klickt man auf den Modus Text (links neben dem Synchronisationsbutton). Nun ist die Abfrage mit “Ja, in Text konvertieren” zu bestätigen. Anschließend sollte als erstes die Synchronisation abgeschaltet werden. Nun kann man den automatisch erzeugten Text optimieren (z. B. den Link auf das Bild entfernen) und die Zeilenumbrüche anpassen. Ist man fertig, klickt man einfach auf Speichern.

Ansicht testen

Hat der Benutzer in seinem Profil für das Beantworten von E-Mails den Modus “Automatisch” gewählt, kann man die optimierten Signaturen nun testen. Hierzu ist eine HTML- bzw. Text-E-Mail zu beantworten und das Ergebnis anzuschauen. Natürlich muss die Signatur für die entsprechende Gruppe konfiguriert sein. Selbstverständlich kann man die Signaturen auch wie gehabt wechseln. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass GREYHOUND aufgrund der Optimierung die Signatur ggf. nach dem Wechsel des Modus (HTML <-> Text) im Bearbeitungsmodul für E-Mail (oder Telefaxe, Briefe etc.) nicht immer automatisch wiederfinden kann. Es kann also passieren, dass eine zusätzliche Signatur eingefügt wird. In diesem Fall ist bitte zunächst die bereits eingefügte Signatur per Hand zu entfernen.