Canon ScanFront 400 Dokumentenscanner einrichten

Vorwort

Diese Anleitung beschreibt die Konfiguration des Canon ScanFront 400 Dokumentenscanners speziell für den Einsatz mit GREYHOUND. Ist der Scanner einmal fertig eingerichtet, befördert man mit einem Klick beliebige Dokumente direkt als E-Mail in GREYHOUND.

Die Anhänge dieser E-Mail kann man dann mit einer passenden Regel vollautomatisch in eingehende Dokumente umwandeln.

So sieht die Scanoberfläche für den Anwender nach dieser Einrichtung aus

Vorbereitungen

Sobald der Scanner ausgepackt, aufgebaut, am Strom angeschlossen und mit dem Netzwerk verbunden ist, sollte man zuerst die folgenden zwei Einstellungen lokal am Scanner konfigurieren. Die restlichen Einstellungen lassen sich dann bequem im Webbrowser einstellen.

  1. Ferngesteuerten Betrieb zulassen
    Unter Administratoreinstellungen > Gerätekonfiguration > ScanFront-Wartung > Gerätedetaileinstellungen > Ferngesteuerten Betrieb zulassen bitte die Option “Ferngesteuerten Betrieb zulassen” auf [Ein] stellen und die Änderungen übernehmen.
  2. Netzwerkeinstellungen
    Anschließend bitte zu Administratoreinstellungen > Gerätekonfiguration > Netzwerkeinstellungen navigieren. Hier ist im Feld “IP-Adresse” die IP-Adresse einsehbar, mit der man via Browser zur Weboberfläche des Scanners gelangt:
Hier kann man die aktuelle IP-Adresse einsehen, mit der man sich im nächsten Schritt an der Weboberfläche anmelden kann

URL für Weboberfläche

Sobald der ferngesteuerte Betrieb lokal am ScanFront zugelassen wurde, kann man über folgende Adresse auf die Konfiguration des ScanFronts via Web-Browser zugreifen:

https://[IP-Adresse]:50443/chorin-webapp/

Klappt nicht? Dann schau mal in die FAQ.

Im- und Export von Einstellungen

Der ScanFront erlaubt das Im- und Exportieren aller Einstellungen – inklusive der Schaltflächen, in welchen unterschiedliche Scaneinstellungen voreingestellt werden. Das ist besonders dann praktisch, wenn man mit wenigen Handgriffen die fertige Konfiguration eines Scanners auf ein anderes Gerät desselben Modells übertragen möchte.

Die Schaltflächen können an anderer Stelle auch separat im- und exportiert werden. Dazu weiter unten mehr.

Alle Einstellungen: Administratoreinstellungen > Systemeinstellungen

Administratoreinstellungen > Systemeinstellungen

SMTP-Einstellungen

Administratoreinstellungen > Servereinstellungen > Mailserver

Die schnellste und sicherste Variante, um Dokumente in GREYHOUND zu befördern, ist das SMTP-Protokoll. Ohne Umwege über Mailserver, Fileserver oder eine Cloud gelangen die (sensiblen) Dokumente direkt vom Scanner auf den eigenen GREYHOUND Server. Dazu muss einfach in den SMTP-Einstellungen der Hostname oder die IP-Adresse des eigenen GREYHOUND Servers eingetragen werden.

Sofern die SMTP-Authentifizierung via SSL verschlüsselt erfolgen soll (empfohlen), muss der hier im Feld “Hostname (Adresse)” angegebene Wert dem im SSL-Zertifikat hinterlegten Hostnamen entsprechen. Dazu weiter unten mehr.

Administratoreinstellungen > Servereinstellungen > Mailserver

Benutzer anlegen

Administratoreinstellungen > Benutzerverwaltung > Neuer Benutzer

Über die ScanFront-Benutzer steuert man im Wesentlichen die GREYHOUND-Gruppe, in die gescannt werden soll. In vielen Szenarien ist das Anlegen eines einzelnen Benutzers mit dem Namen Dokumenteneingang ausreichend. Bei Bedarf können hier aber auch weitere Benutzer angelegt werden, um direkt in die Buchhaltungs-Gruppe oder in die Personal-Gruppe eines anderen Mandanten zu scannen. Zumeist findet die Verteilung in die entsprechenden aber ohnehin später in GREYHOUND statt. Nachdem man einmal die Einstellungen des Standardbenutzers angepasst hat, kann man mit wenigen Handgriffen weitere Benutzer anlegen.

Standardbenutzer anwählen, auf “Eintrag bearbeiten” gehen und anschließend “ändern” klicken.
Zuerst sollten beim Standardbenutzer die Einstellungen auf der 2. Seite so aussehen. Diese werden dann für alle weiteren Benutzer übernommen.
Dann legt man wie hier gezeigt einen Benutzer “Dokumenteneingang” an.

Also noch einmal in Worten:

  1. Zu Administratoreinstellungen > Benutzerverwaltung navigieren und den Standardbenutzer anpassen, indem man auf “Eintrag bearbeiten” und anschließend auf “ändern” klickt. Anzupassen sind hier die Einstellungen auf Seite 2. Es ist sicherzustellen, dass diese wie oben gezeigt sind. Anschließend sind die Änderungen mit einem Klick auf “OK” zu speichern.
  2. Danach den Benutzer Dokumenteneingang erstellen und zu den zuvor getätigten (Standard-)Einstellungen die individuellen Einstellungen wie in der folgenden Tabelle beschrieben durchführen:
Benutzername
(oberer Bereich)
Der Name, der dem Benutzer später am Scanner angezeigt wird (muss ausgefüllt werden).
Kennwort
(oberer Bereich)
Das Kennwort, mit dem sich der Benutzer am Scanner anmelden muss (kann leer bleiben).
(Hinweis: Hier kommt nicht das Kennwort für die Authentifizierung an GREYHOUND hin)
E-Mail-AdresseEine fiktive E-Mailadresse, die mit dem Lokalteil “email” beginnen muss. Nur damit nimmt GREYHOUND E-Mails entgegen, die eine von der Zielgruppe abweichende E-Mailadresse als Absender haben. Da in der Gruppe “Dokumenteneingang” normalerweise keine E-Mailadresse hinterlegt ist, wäre ansonsten kein Scannen in diese Gruppe möglich.
Benutzername
(unterer Bereich)
In dieser besonderen Schreibweise erfolgt die Authentifizierung am GREYHOUND Server. Dabei entspricht “scanfront” dem GREYHOUND Benutzernamen und “Dokumenteneingang” der Gruppe, welcher das Dokument beim Übertragen zugewiesen werden soll.

Die Authentifizierung erfolgt mit dem GREYHOUND-Passwort des Benutzers, welcher vor der “#” (Raute) angegeben ist. In diesem Fall also “scanfront”.
Kennwort
(unterer Bereich)
Das Kennwort des GREYHOUND-Benutzers.
Wenn der Benutzer sich ohne Kennwort am ScanFront anmelden können soll (empfohlen), dann kann diese Frage mit OK bestätigt werden

Zertifikate importieren

Administratoreinstellungen > Zertifikate

Damit die SMTP-Authentifizierung via SSL funktioniert, muss dem Scanner zuerst mitgeteilt werden, welche Zertifikate er als vertrauenswürdig einstufen soll. Im Gegensatz zu einem Webbrowser, welcher mit einer ganzen Liste von vertrauenswürdigen Zertifikaten ausgestattet ist, vertraut der ScanFront nichts und niemandem! Ausschlaggebend ist dabei das im GREYHOUND Server hinterlegte Zertifikat für den Mobilen Nachrichtenzugriff. Der Einfachheit halber wird hier nur auf zwei Szenarien eingegangen: 1.) Ein selbst signiertes Zertifikat und 2.) ein offiziell siginiertes, kostenloses Let’s Encrypt-Zertifikat.

  1. Bei der Verwendung eines selbst signierten Zertifikats muss lediglich dieses in den Zertifikatsspeicher des Scanners importiert werden. Da es bei einem solchen Zertifikat keine Abhängigkeiten von Vertrauensstellen gibt, vertraut der Scanner nach dem Import dem GREYHOUND Server und übergibt klaglos seine gescannten Dokumente. (→ Externe Anleitung: Wie erstellt man ein selbst signiertes SSL-Zertifikat?)
  2. Bei einem Let’s Encrypt-Zertifikat muss hingegen nicht das Zertifikat selber, sondern nur das Wurzel- und alle Zwischenzertifikate im Scanner hinterlegt werden, mit denen es signiert wurde.
    • Herunterladen der Let’s Encrypt-Wurzel- und Zwischenzertifikate im DER-Format von der offiziellen Let’s Encrypt-Seite: https://letsencrypt.org/de/certificates/
    • Import der Wurzel- und Zwischenzertifikate in den ScanFront:

Hinweis: Sind die gültigen Wurzel- und das Zwischenzertifikate von Let’s Encrypt erst einmal im Scanner hinterlegt, so vertraut der Scanner jedem weiteren Let’s Encrypt-Zertifikat. Das ist insofern hilfreich, als das Let’s Encrypt-Zertifikate alle 60-90 Tage erneuert werden müssen.

Adressbuch erweitern

Administratoreinstellungen > Adressbucheinstellungen

Für die später folgende Erstellung der Schaltflächen ist eine fiktive Ziel-E-Mailadresse notwendig. Hier braucht in diesem Fall keine echte E-Mailadresse hinterlegt werden – notwendig ist dieser Schritt aber dennoch. Also bitte einmal in den Administratoreinstellungen im Bereich “Adressebucheinstellungen” einen Eintrag für die eigene Firma / den Mandateten mit einer fiktiven E-Mail-Adresse angeben und mit “OK” speichern.

Schaltflächen einrichten

Administratoreinstellungen > Einstellungen der Auftragsschaltflächen

In den Schaltflächen können unterschiedliche Scaneinstellungen hinterlegt werden. Dazu zählen unter anderem die Helligkeit, Auflösung, Farbe, Speicherziel und vieles mehr. Die Anzahl und die Benennung der Schaltflächen hängen vom gewünschten Einsatzzweck ab. Nachfolgend sind die Schaltflächen abgebildet, welche wir in unserem ScanFront für das Scannen jeglicher Belege verwenden. Jede Schaltfläche ist dabei auf einen ganz bestimmten Dokumententyp abgestimmt. Wer sich einen Großteil der Arbeit für das Einrichten sparen will, der kann an dieser Stelle auch die beigefügte Schaltflächendatei mit unseren Einstellungen importieren.

Diese Schaltflächen wurden auf unterschiedliche Dokumententypen optimiert. Zudem können damit mehrere Dokumente in einem Durchgang gescannt werden. Die Trennung erfolgt dabei entweder hinter jedem Blatt oder aber mit einem Leerblatt, welches in den Dokumentenstapel an entsprechender Stelle eingelegt werden kann.
JobInfo_20210520150135.csv
20 Mai 2021 – 15,88 kB

Einfach bei Bedarf die obige Daten herunterladen und im ScanFront über “Import” hochladen – fertig.

Tipps für das Anlegen neuer Schaltflächen

Unabhängig von den obigen Schaltflächen lassen sich natürlich auch völlig frei nach Belieben andere bzw. weitere Schaltflächen anlegen. Dabei ist ein bisschen Spielerei und Try&Error nötig, um die perfekten Einstellungen zu finden – hier zwei wichtige Hinweis für das Anlegen eigener Schaltflächen:

  • “Sprechende” Namen für die Schaltflächen erleichtern dem Anwender das Leben.
  • Zumeist ist noch immer das Schwarzweiß-Format der allgemein anerkannte Standard für die meisten Dokumente. Mit Farbdokumenten kann es vor allem bei der Übergabe an Drittsysteme aufgrund von Dateigrößenbeschränkungen Probleme geben. DATEV Upload -Mail beispielsweise erlaubt zum heutigen Zeitpunkt (Mai 2021) eine maximale Beleggröße von 20 MB pro Datei, was bei mehrseitigen Dokumenten in Farbe schnell erreicht werden kann.

Regel importieren

Zuletzt empfiehlt sich die vollautomatische Umwandlung der vom ScanFront erstellten E-Mail in ein (Brief-) Dokument. Eine passende Regel kann nachfolgend heruntergeladen werden. Damit greifen dann auch automatisch alle auf dem jeweiligen GREYHOUND eingerichteten DMS-Regeln, welche auf eingehende Briefdokumente angewendet werden (beispielsweise eine Dokumentenanalyse-Regel).

Eingangsverarbeitung-Anhaenge-in-Dokumente-umwandeln.ghrule
27 Mai 2021 – 51,13 kB

Tipp: Diese Regel kann auch für das automatische Konvertieren von PDF-Rechnungen verwendet werden.

Anmeldeart einstellen

Administratoreinstellungen > Systemadministration > Einstellung der Anmeldeart

Für ein einfacheres Anmelden hat es sich bewährt, die Anmeldeart auf “Liste” umzustellen

FAQ

Beim Bearbeiten bestimmter Optionen am Scanner kommt es zum Fehler 'Zugriff verweigert'. Was kann ich tun?

Gibt die Web-Oberfläche des ScanFront eine “Zugriff verweigert” Fehlermeldung aus? Dieses Problem tritt oft auf – der ScanFront kann mitunter etwas störrig sein, was die Konfiguration angeht. Folgende Maßnahmen können helfen:

  • Lokal am Scanner prüfen, ob die Option “Ferngesteuerter Betrieb zulassen” aktiviert ist.
  • Auf die Web-Konfigurationsoberfläche sollte via IP-Adresse, nicht via Hostnamen, zugegriffen werden.
  • Datum, Uhrzeit und Zeitzone müssen am Scanner korrekt eingestellt sein.
  • Es sollte nicht gleichzeitig über mehrere Browser auf die Konfigurationsoberfläche zugegriffen werden.
  • Ein Adblocker und die Trackingverhinderung des Browsers sollten für die ScanFront Konfigurationsseite deaktiviert sein, ebenso Apps wie “I don’t care about cookies”.


Anmerkung: Es ist nicht nötig, das Serverzertifikat des ScanFronts im Zertifikatsspeicher des eigenen Rechners zu installieren. Die Konfiguration kann auch erfolgen, wenn die Meldung “Nicht sicher” im Browser angezeigt wird.

Ich habe ein eigenes, signiertes Zertifikat. Wie ermittelt man welche Zwischen- und Wurzelzertifikate heruntergeladen werden müssen?

Unter Windows können die Details mit einem Doppelklick auf die Zertifikatsdatei angezeigt werden. Das oberste Zertifikat ist das Wurzelzertifikat, das unterste ist das eigene Zertifikat und das dazwischen ist das Zwischenzertifikat. Die Namen aus dem Zertifizierungspfad können dann einfach in einer Suchmaschine gesucht werden. Tipp: Hierbei genau auf kleine Unterschiede in der Benennung achten.


Kann man mehrere Dokumente auf einmal scannen?

Ja, die oben beschriebenen Schaltflächen sind so eingestellt, dass mehrere Dokumente je nach Anforderung auf zwei unterschiedliche Weisen eingescannt werden können. Die Trennung erfolgt dann entweder hinter jedem Blatt oder aber mit einem Leerblatt, welches in den Dokumentenstapel an entsprechender Stelle eingelegt werden kann.
Das Ergebnis ist dann eine E-Mail mit entsprechend mehreren Anhängen. Diese werden dann in GREYHOUND in einzelne Dokumente umgewandelt.