GREYHOUND Control Center

In diesem Kapitel sind alle relevanten Informationen rund um unseren Kundenaccount, das GREYHOUND Control Center (kurz: GCC), gelistet.

Im GREYHOUND Control Centers (GCC) lassen sich zahlreiche Informationen rund um den GREYHOUND Vertrag und den Betrieb einsehen und verändern. Ebenso lassen sich Rechnungen einsehen, die Anschrift ändern, Produkte dazu buchen oder kündigen und weitere Lizenzen bestellen. Vor jeder Vertragsänderung wird eine Übersicht angezeigt, sodass man auf einen Blick sieht, welche Auswirkungen beispielsweise die Erhöhung der CULs auf die monatlichen Kosten hat.

Für Kunden, die unser Hosting oder den überwachten Eigenbetrieb nutzen, gilt: Durchgeführte Vertragsänderungen wie z. B. ein Erhöhen von Lizenzen oder das Buchen von Modulen stehen bereits nach wenigen Minuten automatisch zur Verfügung. Kunden, die GREYHOUND individuell auf eigene Faust betreiben, müssen die Seriennummer aus dem GCC einmal händisch aktualisieren.

Hinweis
Alle im Folgenden beschriebenen Schritte & Anleitungen setzen einen Login in das GREYHOUND Control Center voraus.

Allgemeines

Passwort vergessen
Die Zugangsdaten zum individuellen Kundenlogin sind auch uns aus Sicherheitsgründen nicht bekannt – wir können diese weder einsehen noch ändern. Ist einem das Passwort für den Zugang zum GCC nicht mehr bekannt, kann man die “Passwort-vergessen”-Funktion nutzen, um eine Anleitung zum Zurücksetzen des Passworts zu erhalten:


Wichtig: Dazu ist bitte die E-Mail-Adresse des Accountinhabers oder die Kundennummer bereit zu halten.
Postanschrift ändern
Um die postalische Anschrift zu ändern, geht man oben im Menü auf Kundenaccount > Übersicht.
Unter der Überschrift Kontakte findet man alle zum Vertrag hinterlegten Kontakte inklusive der Anschrift(en). Hier kann pro Kontakt die Anschrift durch einen Klick auf das Stift-Symbol ganz rechts verändert werden. Dazu einfach die entsprechende Adresse in den dafür vorgesehenen Feldern eintragen und anschließend unten auf den Button „Speichern“ klicken.

Hat man mehrere Kontakte hinterlegt, gilt: Die für die Rechnung relevante postalische Anschrift ist beim Kontakt mit der Rolle „Buchhaltung“ hinterlegt.

Durch einen Klick auf den Button „Neuen Kontakt anlegen“ könnte man auch einen komplett neuen Kontakt mit neuer Anschrift hinterlegen.
Kontaktdaten wie Telefonnummer oder E-Mail aktualisieren
Um die Kontaktdaten wie Telefonnummer oder E-Mail zu verändern, klickt man oben im Menü auf Kundenaccount > Übersicht.
Unter der Überschrift Kontakte findet man alle zum Vertrag hinterlegten Kontakte inklusive der Kontaktdaten (rechte Spalte). Hier kann pro Kontakt die Anschrift durch einen Klick auf das Stift-Symbol ganz rechts verändert werden. Dazu einfach die entsprechende E-Mail-Adresse / Telefonnummer / Faxnummer / Mobilnummer in den dafür vorgesehenen Feldern eintragen und anschließend unten auf den Button „Speichern“ klicken.

Durch einen Klick auf den Button „Neuen Kontakt anlegen“ könnte man auch einen komplett neuen Kontakt anlegen.

Tipp: Ganz unten im Bereich “Zugangsdaten” kann man steuern, ob ein Kontakt auch Zugang zum GCC bekommen soll. Die Berechtigungen sind dabei an die Rolle geknüpft. Mehr dazu unter “Weitere Zugänge zum GCC anlegen”.
Weitere Zugänge zum GCC anlegen
Ihr könnt euch ganz einfach weitere Zugänge zu unserem GREYHOUND Control Center (GCC) selbst anlegen. Das bedeutet, dass sich z. B. auch die Buchhaltung einloggen kann, um Rechnungen herunterzuladen oder der GREYHOUND Operator zusätzliche CULs buchen kann.

Um einen neuen Zugang zum GCC anzulegen, geht man wie folgt vor:
  1. Oben im Menü auf Kundenaccount > Übersicht klicken.
  2. Im Bereich “Kontakte” sieht man alle bisher im GREYHOUND Vertrag angelegten Kontakte:
    • Durch einen Klick auf den Button “Neuen Kontakt anlegen” kann ein weiterer Zugang angelegt werden. Bei einem neu anzulegenden Kontakt sind entsprechend alle Kontaktinformationen in die dafür vorgesehenen Felder zu schreiben und der Haken zu setzen bei der richtigen Rolle: GREYHOUND Operator oder Buchhaltung.
    • Ein bestehender Kontakt lässt sich mit einem Klick auf das Stift-Icon bearbeiten.
  3. Damit der (neue) Kontakt nicht nur Mails zu seinem Fachbereich von uns erhält, sondern sich auch ins GCC einloggen kann, ist ganz unten im Bereich “Zugangsdaten” ein Haken bei Login ermöglichen zu setzen und ein initiales Passwort zu vergeben. Anschließend sind die Angaben zu speichern.

Der Kontakt kann sich nun mit den zuvor festgelegten Daten ins GCC einloggen und sollte das initial festgelegte Passwort durch ein individuelles, sicheres Kennwort ersetzen. Das geht ebenfalls über Kundenaccount > Übersicht.

Übrigens: Die Berechtigungen innerhalb des GCC sind jeweils an die Rolle des Zugangs geknüpft. Dass bedeutet, dass jemand mit der Rolle “Buchhaltung” beispielsweise die Vertragsdaten sehen und Rechnungen herunterladen kann, aber keine Änderungen am Vertrag vornehmen darf. Dafür darf er die Abrechnungsdaten anpassen – das wiederum darf ein GREYHOUND Operator nicht. Der darf hingegen alles rund um den Server einsehen und Aktionen auslösen wie einen Neustart des GREYHOUND Servers, was für die Buchhaltung nicht möglich ist.

Hinweis: Die weiteren Zugänge zum GCC zulassen kann ausschließlich der Accountinhaber eines GREYHOUND Vertrags – unser Support kann das aus Sicherheitsgründen nicht.
Zusätzliche Lizenzen buchen
Zum Buchen weiterer CULs / Lizenzen von GREYHOUND navigiert man sich zu Verträge > V-123456789-0 > Benutzerlizenzen ändern. Auf der Seite, die sich dann öffnet, sieht man die aktuell gebuchte Anzahl CULs und kann den gewünschten neuen Wert eintragen:



Anschließend klickt man auf den Button “Weiter, Zusammenfassung anzeigen” und sieht nochmal, welche Auswirkungen diese Vertragsänderung hat. Mit einem Klick auf “Änderungen übernehmen” wird die Veränderung gespeichert.

Die zusätzlich gebuchte(n) CUL(s) steht automatisch nach wenigen Minuten zur Verfügung. Eigenbetriebler, die GREYHOUND individuell betreiben und betreuen, müssen zuerst die Seriennummer aktualisieren, damit die neu(en) Lizenz(en) auch zur Verfügung stehen.
Anzahl an CULs reduzieren
Zum Reduzieren der CULs von GREYHOUND navigiert man sich zu Verträge > V-123456789-0 > Benutzerlizenzen ändern. Auf der Seite, die sich dann öffnet, sieht man die aktuell gebuchte Anzahl CULs und kann den gewünschten neuen Wert eintragen (dieser sollte dann logischerweise kleiner sein als der aktuelle, wenn man Lizenzen reduzieren möchte):


Anschließend klickt man auf den Button “Weiter, Zusammenfassung anzeigen” und sieht nochmal, welche Auswirkungen diese Vertragsänderung hat. Mit einem Klick auf “Änderungen übernehmen” wird die Veränderung gespeichert.

Hinweis: Für die Benutzerlizenzen gilt eine Kündigungsfrist von 90 Tagen, eine Absenkung der Lizenzen wird also immer nach 90 Tagen wirksam.
Addons / Module zum Vertrag dazu buchen
Um den GREYHOUND Vertrag um weitere Addons oder Module zu erweitern, klickt man auf Verträge > V-123456789-0 > Produkte anzeigen.

Auf der Seite, die sich dann öffnet, sieht man alle zur Verfügung stehenden Addons und Module. Bereits gebuchte Produkte sind mit einem Haken versehen und grün markiert. Um nun z. B. das Addon “ebay Connect” hinzu zu buchen, hakt man es entsprechend an und klickt ganz unten auf der Seite auf “Weiter, Zusammenfassung anzeigen”.



Nun sieht man auf einen Blick, welche Auswirkungen diese Vertragsänderung hat. Nach Zustimmung der AGB kann man das gewünschte Produkt mit einem Klick auf “Änderungen übernehmen” zu sofort buchen.

Hinweis: Neu gebuchte Produkte stehen automatisch nach wenigen Minuten zur Verfügung. Eigenbetriebler, die GREYHOUND individuell betreiben und betreuen, müssen zuerst die Seriennummer aktualisieren, damit die neuen Produkte auch genutzt werden können.
Addons / Module kündigen
Um Addons oder Module aus dem GREYHOUND Vertrag zu entfernen, klickt man auf Verträge > V-123456789-0 > Produkte anzeigen.

Auf der Seite, die sich dann öffnet, sieht man alle zur Verfügung stehenden Addons und Module. Aktuell gebuchte Produkte sind mit einem Haken versehen und grün markiert.

Um nun z. B. das aktuell gebuchte Modul “Intelligente Klassifizierung” zu kündigen, entfernt man entsprechend den Haken in der Checkbox und klickt anschließend ganz unten auf der Seite auf “Weiter, Zusammenfassung anzeigen”.



Auf der Übersicht sieht man nun nochmal ganz transparent unterhalb des entsprechenden Produkts, zu wann es gekündigt wird. Für alle Produkte gilt die allgemeine Kündigungsfrist von 90 Tagen. Mit einem Klick auf “Änderungen übernehmen” wird die Kündigung wirksam.
Den gesamten GREYHOUND Vertrag kündigen
Möchte man seinen GREYHOUND Vertag komplett kündigen, klickt man auf Verträge > V-123456789-0 > Übersicht. Auf der Seite, die sich dann öffnet, scrollt man nach unten. Dort findet sich ein Button “Vertrag kündigen”:



Auf der Seite, die sich dann öffnet, sieht man nochmal transparent den Zeitpunkt, zu wann die Kündigung wirksam werden würde. Die Kündigungsfrist beträgt 90 Tage. Mit einem Klick auf “Ja, kündigen” öffnet sich eine Vorlage, die unbedingt ausgedruckt und unterschrieben an uns zurückgesendet werden muss. Dafür gibt es einen Button “Drucken”. Ebenso kann man auf dieser Seite die Kündigung nochmal stornieren, falls sie versehentlich vorgenommen wurde.

WICHTIG

Nur wenn uns die unterschriebene Kündigungsvorlage auch vorliegt, wird die Kündigung wirklich wirksam! Dieses schriftliche Prozedere soll einen nicht vom Kündigen abhalten, sondern ist aus (datenschutz-)rechtlicher Sicht notwendig, um klarzustellen, was mit den (personenbezogenen) Daten, die in GREYHOUND gespeichert sind, passiert.

Bitte beachte: Ab dem Moment, wo die Kündigung wirksam wird, werden alle gespeicherten Daten sofort gelöscht. Die Daten können nicht wiederhergestellt werden. Deshalb sollte man immer vorher etwaige Daten, die man noch braucht (z. B. aufbewahrungspflichtige Mails) speichern. Wie man das macht, dazu haben wir hier eine Anleitung bereitgestellt:

AGB einsehen
Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) kann man unter Verträge > V123456789-0 > AGB einsehen.
Angezeigt wird hier immer die Version der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, welcher im entsprechenden Vertrag als letztes zugestimmt wurde. Der aktuellen Version der Allgemeinen Geschäftsbedingungen muss bei Vertragsabschluss, beim Ändern der Anzahl der Benutzerlizenzen und beim Ändern der Produkte zugestimmt werden.
AVV abschließen & einsehen
Der Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) mit uns ist wichtig, wenn die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf unserer Hardware und/oder in unserem Rechenzentrum stattfindet. Wird GREYHOUND auf eigener Hardware in eigenem Netzwerk betrieben und der Zugriff durch uns findet nur in Supportfällen statt, ist zwar nicht zwingend eine AVV nötig, aber dennoch empfehlenswert.

Alles rund um die AVV kann man unter Verträge > V123456789-0 > AVV einsehen und bearbeiten.

Zum Abschließen einer AVV ist es notwendig, in der “Anlage 1 zur Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung” anzugeben, für welche Aufgaben / Zwecke GREYHOUND eingesetzt wird (stichpunktartige Informationen reichen natürlich aus). Ebenso muss einmal angehakt werden, welche Art der personenbezogenen Daten man in GREYHOUND verarbeiten will. Das ist deshalb wichtig, weil es im Rahmen des Datenschutzgesetztes sogenannte besonders schutzwürdige Daten gibt – dazu zählen z. B. die Religionszugehörigkeit oder medizinische Daten. Für diese Art der Daten gelten besonders strenge Datenschutzrichtlinien und dies muss entsprechend berücksichtigt sein.
Sind alle Angaben in Anlage 1 hinterlegt, kann man die AVV durch einen Klick auf “Genehmigungsanfrage senden” an GREYHOUND zur Überprüfung senden. In der Übersicht taucht die angefragte AVV dann wie folgt auf:



Sobald die Genehmigung erfolgt ist, erhält man eine Information per E-Mail. Im GCC auf der Seite “AVV” ist die genehmigte und gültige Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung grün dargestellt. Alle älteren AVV verlieren ihre Gültigkeit.




Mit einem Klick auf die Lupe kann man die abgeschlossene AVV einsehen, mit einem Stift kann man sie bearbeiten und erneut eine Genehmigung anfragen. Die bisher gültige AVV bleibt dabei auch weiterhin gültig, bis die neue genehmigt ist.

GREYHOUND Operator

Für Hosting-Kunden

Hosting-Paket wechseln

Einen Wechsel in ein größeres Hosting-Paket kann der GREYHOUND Operator schnell und einfach über das GCC selbst vornehmen. Dazu ist bitte der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung in unserem Handbuch zu folgen:


Wichtige Hinweise:

  • GREYHOUND ist während des Umzugs nicht erreichbar.
  • Für den Wechsel sollte man etwa 40 Minuten pro 10 GB Datenvolumen einrechnen.
  • Nach dem Wechsel ist GREYHOUND unter einer anderen IP-Adresse erreichbar, welche in jedem Client hinterlegt werden muss. Die neue IP-Adresse kann man nach dem Wechsel im GCC unter “Verträge > V-123456789-0 > Hosting-Paket” einsehen.
  • Die E-Mails werden während des Umzugs nicht abgerufen, da das System offline ist. Sobald der Umzug durchgeführt wurde und das System wieder gestartet ist, ruft GREYHOUND die Nachrichten ab, die währenddessen in den Postfächern angekommen sind. Es gehen durch den Wechsel des Hosting-Pakets also keine E-Mails verloren.
Die IP-Adresse des GREYHOUND Servers einsehen

Die eigene IP-Adresse, also der Hostname, unter dem der individuelle GREYHOUND Server erreichbar ist, lässt sich einsehen unter Verträge > V-123456789-0 > Hosting-Paket.

Dort finden sich unter der Überschrift “GREYHOUND-Zugang” die aktuelle IP sowie auch das initiale Passwort für den admin-User:

SSL-Zertifikat hinterlegen bzw. erneuern

Wenn man unter Verträge > V-123456789-0 > Hosting-Paket ganz nach unten scrollt, sieht man, ob die SSL-Verschlüsselung für den eigenen GREYHOUND Server aktiviert ist oder nicht:



a) Ein vorhandenes SSL-Zertifikat hinterlegen
Mit einem Klick auf “SSL-Zertifikat hinterlegen” kann man bei Bedarf von hier aus direkt ein (neues) Zertifikat hinterlegen.
Einfach die richtigen Datei auswählen und – falls der private Schlüssel durch ein Passwort geschützt ist – das Passwort eingeben, ansonsten das Fenster leer lassen. Anschließend die Änderungen durch den Button unten rechts speichern.

b) Selbstsignierte Zertifikate erstellen und verwenden
Hat man kein Zertifikat, kann man sich über das GCC eines ganz schnell und einfach selbst erstellen. Man wählt dazu oben im Menü Verträge > SSL-Zertifikat erstellen aus. Die Daten sind i.d.R. schon korrekt vorausgefüllt, man muss lediglich den Common-Name des ZSSL-Zertifikats für den Einsatz dem eigenen Domainnamen anpassen. Sprich: Wenn die Seite später unter https://greyhound.ihr-unternehmen.de/ erreichbar sein soll, muss der Common-Name greyhound.ihr-unternehmen.de lauten.
Nach einem Klick auf “Generieren” kann man sich das Zertifikat herunterladen und auch direkt verwenden. Um es direkt zu verwenden, scrollt man ganz nach unten zu “Für Betriebsumgebung verwenden”. Dort einfach das soeben generierte SSL-Zertifikat für das Hosting-Paket auswählen und auf den Button “Für Betriebsumgebung verwenden” klicken:

Hinweis: Erst nach einigen Minuten ist unter Verträge > V-123456789-0 > Hosting-Paket beim Punkt “SSL-Verschlüsselung” die Option auch auf “Ja” geschaltet, diese Änderung geschieht nicht in Echtzeit.

Achtung: Es handelt sich hierbei um selbst generierte Zertifikate. Es hat also niemand Ihre Identität bestätigt. Das Zertifikat erzeugt also im Webbrowser eine entsprechende Warnmeldung.


c) Ein bereits hinterlegtes Zertifikat erneuern
Hat man bereits ein SSL-Zertifikat hinterlegt, ist dies unter Verträge > V-123456789-0 > Hosting-Paket sichtbar. Klickt man neben dem “Ja”-Schalter auf “ändern”, kann man ein neues Zertifikat hinterlegen oder ein selbst signiertes erstellen.

GREYHOUND revisionssicher machen

Mit unserem kostenlosen Tool GREYHOUND Archive ist eine revisionssichere Archivierung nach den gesetzlichen Vorgaben (Handelsgesetzbuches, Abgabenordnung GoBD) möglich. Die Idee: So muss man keine Elemente löschen, sondern kann sie eben archivieren.

Man kann selbst einstellen, ob man revisionssicher löschen will, oder nicht. Unter Funktionen > Serverstatus im GREYHOUND Client kann man einsehen, welche Einstellung aktuell gewählt ist:


Diese Einstellung zeigt an, ob das revisionssichere Löschen in GREYHOUND aktiviert ist oder nicht. Standardmäßig ist die Funktion deaktiviert, was bedeutet, dass man innerhalb von GREYHOUND Elemente endgültig löschen kann (die nötigen Rechten vorausgesetzt). Ist die Option hingegen aktiviert, so lassen sich Elemente zwar als gelöscht markieren, aber nicht endgültig löschen.

Hinweis: Diese Einstellung ist nur wichtig für alle, die via Regel oder manuell Elemente löschen. Für den GREYHOUND Archive ist es egal, welcher Wert hier gewählt ist.

Standardmäßig ist das revisionssichere Löschen deaktiviert, steht also auf “Nein” wie im oben gezeigten Screenshot. Das bedeutet, dass man Elemente per Regel oder manuell endgültig löschen kann (die nötigen Rechte im Profil vorausgesetzt). Möchte man dies ändern, gilt für Hosting-Kunden: Einfach unter Verträge > V-123456789-0 > Hosting-Paket auf den Button “Einstellungen” klicken, anschließend ganz unten scrollen und dann auf den Button “Systemeinstellungen” klicken. Hier gibt es unter der Überschrift “Allgemeine Einstellungen” die Option “Revisionssicherheit”, wo man anhaken kann, ob das Löschen von Elementen erlaubt sein soll oder nicht.

Die initialen Zugangsdaten zu GREYHOUND einsehen

Für den Start mit GREYHOUND legen wir einen initialen admin-Benutzer und ein initiales Passwort an. Diese Zugangsdaten findest Du in Deinem Kundenkonto im Bereich des Hosting-Pakets. Navigiere dich dazu zu Verträge > V-123456789-0 > Hosting-Paket. Dort finden sich unter der Überschrift “GREYHOUND-Zugang” die IP sowie das Passwort für den admin-User:

Wir empfehlen, den admin-User nur für administrative Zwecke zu verwenden und den Benutzer im Ursprungszustand zu lassen (also weder den Namen noch das Passwort zu ändern). Das ermöglicht es unserem Kundenservice, sich im Bedarfsfall mit eurem Client verbinden zu können. Das ist aber selbstverständlich kein Muss. Bitte beachte aber: Verändert ihr die Zugangsdaten für den admin-User, stimmen diese nicht mehr mit dem Zustand im GCC überein.

Aktionen für Server durchführen

Über das GCC kann man auch Aktionen für den überwachten GREYHOUND Eigenbetriebsserver sowie den bei uns gehosteten Cloudserver (Hosting) durchführen. Dazu zählen unter anderem ein Neustart oder das Update.

Im Folgenden ist beschrieben, wie / wo man Aktionen für den GREYHOUND Server durchführen kann:

  1. Im Menü oben Verträge > V-123456789-0 > Hosting-Paket auswählen.
  2. Den Button “Neue Aktion” anklicken:

  3. Auf der Seite, die sich dann öffnet, kann man sämtliche mögliche Aktionen für den Server durchführen. Oben in der Tabelle ist beschrieben, was welche Aktion bedeutet. Um eine Aktion auszuführen, einfach unten im Drop-Menü die gewünschte Aktion auswählen, den Bestätigungscode eingeben und anschließend auf den Button “Ausführen” klicken – das war’s schon.

Hinweis: Je nach gewählter Aktion steht GREYHOUND nach der Ausführung für einige Zeit nicht zur Verfügung.
Mein Speicherplatz ist voll, also habe ich Elemente gelöscht. Warum wird der Speicherplatz trotzdem nicht weniger?

Die automatische Optimierung im Hosting findet alle 3-4 Wochen statt. Sie sorgt dafür, dass endgültig gelöschte Elemente auch wirklich aus der Datenbank verschwinden.
Heißt im Umkehrschluss für alle, die Speicherplatz freimachen wollen, indem sie alte Mails und/oder große Anhänge löschen: Ist der Speicherplatz bereits kritisch, sollte man einmal eine manuelle Optimierung im Hosting durchführen, damit der Speicherplatz auch effektiv in der Datenbank frei wird. Diese manuelle Optimierung lässt sich ganz einfach und schnell im GCC vornehmen, indem man oben im Menü auf Verträge > V-123456789-0 > Hosting-Paket geht und dort auf den Button „Neue Aktion“ klickt. Nun unten im Dropdrown-Menü die Aktion „Optimierung durchführen“ auswählen, für die bessere Nachvollziehbarkeit einen Grund angeben, Bestätigungscode eingeben und auf „Ausführen“ klicken. Achtung: Der GREYHOUND Server wird dann kurz gestoppt, sodass ihr während der Optimierung, die i.d.R. wenige Minuten dauert, nicht weiterarbeiten könnt! Ist die Optimierung durch, startet der GREYHOUND Server von allein wieder und unter Verträge > V-123456789-0 > Hosting-Paket kann man sehen, dass der berechnete Speicherplatz sich verändert hat.

Den Zeitpunkt für Backups, Wartungen & Updates einsehen / verändern

Betreibt man den GREYHOUND Server über unser Hosting, werden vollautomatisch Wartungen und Updates durchgeführt – man muss sich also eigentlich um nichts kümmern. Möchte man aber z. B. den Zeitpunkt der automatischen Wartung verändern, so ist im Folgenden beschrieben, wie und wo man diese Änderung vornehmen kann.

  1. Im Menü oben Verträge > V-123456789-0 > Hosting-Paket auswählen.
  2. Den Button “Einstellungen” anklicken.
  3. Auf der Seite, die sich dann öffnet, bis ganz nach unten scrollen.



Hier kann man konfigurieren, ob bzw. wann …

  • automatische Backups erstellt werden sollen.
  • automatische Wartungen durchgeführt werden sollen.
  • automatische Updates durchgeführt werden sollen.

Der Screenshot oben zeigt die Standard-Einstellungen, die auch unsere Empfehlung sind sowie weitere nützliche Hinweise.

Ggfs. vorgenommene Änderungen einfach unten mit einem Klick auf den “Speichern”-Button sichern.

Maximale Anzahl an Suchergebnissen erhöhen

Um die maximale Anzahl an Suchergebnissen zu ändern, navigiert man sich zu Verträge > V-123456789-0 > Hosting-Paket und klickt auf “Einstellungen” und anschließend ganz unten auf den Button “Systemeinstellungen”. Auf dieser Seite hat man unter der Überschrift “Einstellungen Suchindex” die Möglichkeit, den Standardwert von 1024 anzupassen.

Achtung: Eine Erhöhung des Wertes lässt zwar die Anzahl an Suchergebnissen steigen, wirkt sich aber auch negativ auf die Performance aus.

Für Kunden im (überwachten) Eigenbetrieb

Seriennummer einsehen

Jede Änderung am Vertrag, z. B. ein Hinzubuchen eines Addons, zieht eine Änderung der Seriennummer nach sich. Eigenbetriebler müssen diese einmal händisch im GREYHOUND Server eintragen, damit die neuen Funktionen auch zur Verfügung stehen. Die jeweils gültige Seriennummer lässt sich einsehen unter: Vertäge > V-123456789-0 > Übersicht (ganz nach unten scrollen):

SSL-Zertifikat hinterlegen bzw. erneuern

Wenn man unter Verträge > V-123456789-0 > Eigene Server auf den grünen Namen des Eigenbetriebsservers klickt und fast bis ganz nach unten scrollt, sieht man, ob die SSL-Verschlüsselung für den eigenen GREYHOUND Server aktiviert ist oder nicht:



a) Ein vorhandenes SSL-Zertifikat hinterlegen
Mit einem Klick auf “SSL-Zertifikat hinterlegen” kann man bei Bedarf von hier aus direkt ein (neues) Zertifikat hinterlegen. Einfach die richtigen Datei auswählen und – falls der private Schlüssel durch ein Passwort geschützt ist – das Passwort eingeben, ansonsten das Fenster leer lassen. Anschließend die Änderungen durch den Button unten rechts speichern.

b) Selbstsignierte Zertifikate erstellen und verwenden
Hat man kein Zertifikat, kann man sich über das GCC eines ganz schnell und einfach selbst erstellen. Man wählt dazu oben im Menü Verträge > SSL-Zertifikat erstellen aus. Die Daten sind i.d.R. schon korrekt vorausgefüllt, man muss lediglich den Common-Name des ZSSL-Zertifikats für den Einsatz dem eigenen Domainnamen anpassen. Sprich: Wenn die Seite später unter https://greyhound.ihr-unternehmen.de/ erreichbar sein soll, muss der Common-Name greyhound.ihr-unternehmen.de lauten.
Nach einem Klick auf “Generieren” kann man sich das Zertifikat herunterladen und auch direkt verwenden. Um es direkt zu verwenden, scrollt man ganz nach unten zu “Für Betriebsumgebung verwenden”. Dort einfach das soeben generierte SSL-Zertifikat für den entsprechenden GREYHOUND-Vertrag auswählen und auf den Button “Für Betriebsumgebung verwenden” klicken:

Hinweis: Erst nach einigen Minuten ist unter Verträge > V-123456789-0 > Eigene Server > MeinEigenbetriebsserver beim Punkt “SSL-Verschlüsselung” die Option auch auf “Ja” geschaltet, diese Änderung geschieht nicht in Echtzeit.

Achtung: Es handelt sich hierbei um selbst generierte Zertifikate. Es hat also niemand Ihre Identität bestätigt. Das Zertifikat erzeugt also im Webbrowser eine entsprechende Warnmeldung.

GREYHOUND revisionssicher machen

Mit unserem kostenlosen Tool GREYHOUND Archive ist eine revisionssichere Archivierung nach den gesetzlichen Vorgaben (Handelsgesetzbuches, Abgabenordnung GoBD) möglich. Die Idee: So muss man keine Elemente löschen, sondern kann sie eben archivieren.

Man kann selbst einstellen, ob man revisionssicher löschen will, oder nicht. Unter Funktionen > Serverstatus im GREYHOUND Client kann man einsehen, welche Einstellung aktuell gewählt ist:


Diese Einstellung zeigt an, ob das revisionssichere Löschen in GREYHOUND aktiviert ist oder nicht. Standardmäßig ist die Funktion deaktiviert, was bedeutet, dass man innerhalb von GREYHOUND Elemente endgültig löschen kann (die nötigen Rechten vorausgesetzt). Ist die Option hingegen aktiviert, so lassen sich Elemente zwar als gelöscht markieren, aber nicht endgültig löschen.

Hinweis: Diese Einstellung ist nur wichtig für alle, die via Regel oder manuell Elemente löschen. Für den GREYHOUND Archive ist es egal, welcher Wert hier gewählt ist.

Standardmäßig ist das revisionssichere Löschen deaktiviert, steht also auf “Nein” wie im oben gezeigten Screenshot. Das bedeutet, dass man Elemente per Regel oder manuell endgültig löschen kann (die nötigen Rechte im Profil vorausgesetzt). Möchte man dies ändern, gilt für Kunden unseres überwachten Eigenbetriebs: Bitte zu Verträge > V-123456789-0 > Eigene Server navigieren und dort auf den Namen des Eigenbetriebsservers klicken, um dann auf “Einstellungen” zu gehen und anschließend ganz nach unten zu scrollen und dort den Button “Systemeinstellungen” anzuwählen. Hier gibt es unter der Überschrift “Allgemeine Einstellungen” die Option “Revisionssicherheit”, wo man anhaken kann, ob das Löschen von Elementen erlaubt sein soll oder nicht.

Aktionen für Server durchführen

Über das GCC kann man auch Aktionen für den überwachten GREYHOUND Eigenbetriebsserver sowie den bei uns gehosteten Cloudserver (Hosting) durchführen. Dazu zählen unter anderem ein Neustart oder das Update.

Im Folgenden ist beschrieben, wie / wo man Aktionen für den GREYHOUND Server durchführen kann:

  1. Im Menü oben Verträge > V-123456789-0 > Eigene Server auswählen. Den grünen Namen des Eigenbetriebsservers anklicken.
  2. Den Button “Neue Aktion” anklicken:

  3. Auf der Seite, die sich dann öffnet, kann man sämtliche mögliche Aktionen für den Server durchführen. Oben in der Tabelle ist beschrieben, was welche Aktion bedeutet. Um eine Aktion auszuführen, einfach unten im Drop-Menü die gewünschte Aktion auswählen, den Bestätigungscode eingeben und anschließend auf den Button “Ausführen” klicken – das war’s schon.

Hinweis: Je nach gewählter Aktion steht GREYHOUND nach der Ausführung für einige Zeit nicht zur Verfügung.
Maximale Anzahl an Suchergebnissen erhöhen

Um die maximale Anzahl an Suchergebnissen zu ändern, navigiert man sich zu Verträge > V-123456789-0 > Eigene Server und klickt auf den Namen des Servers. Anschließend geht man auf “Einstellungen” und klickt dann ganz unten auf den Button “Systemeinstellungen”. Auf dieser Seite hat man unter der Überschrift “Einstellungen Suchindex” die Möglichkeit, den Standardwert von 1024 anzupassen.

Achtung: Eine Erhöhung des Wertes lässt zwar die Anzahl an Suchergebnissen steigen, wirkt sich aber auch negativ auf die Performance aus.

Den Zeitpunkt für Wartungen & Updates einsehen / verändern

Betreibt man den GREYHOUND Server im überwachten Eigenbetrieb, werden vollautomatisch Wartungen und Updates durchgeführt – man muss sich also eigentlich um nichts kümmern. Möchte man aber z. B. den Zeitpunkt der automatischen Wartung verändern, so ist im Folgenden beschrieben, wie und wo man diese Änderung vornehmen kann.

  1. Im Menü oben Verträge > V-123456789-0 > Eigene Server auswählen.
  2. Auf das Stift-Symbol neben dem Eigenbetriebsserver klicken.
  3. Auf der Seite, die sich dann öffnet, bis ganz nach unten scrollen.



Hier kann man konfigurieren, ob bzw. wann …

  • automatische Wartungen durchführt werden sollen.
  • automatische Updates durchgeführt werden sollen.

Der Screenshot oben zeigt die Standard-Einstellungen, die auch unsere Empfehlung sind sowie weitere nützliche Hinweise.

Ggfs. vorgenommene Änderungen einfach unten mit einem Klick auf den “Speichern”-Button sichern.

Kann ich den Zugriff auf die Ports 443, 9000 und 9334 beim überwachten Eigenbetrieb auf bestimmte IPs beschränken?

Wir können den überwachten Eigenbetrieb nur anbieten, wenn die Ports 9334 (für Wartung & Überwachung), 9000 (für den Zugriff auf GREYHOUND) und 443 (notwendig damit z. B. Addons & Apps überhaupt funktionieren) generell freigegeben sind. Diese Art des GREYHOUND-Betriebs benötigt prinzipbedingt von außen erreichbare Dienste – denn nur so können wir den GREYHOUND Server des Kunden überhaupt überwachen.

Auch wenn ein proaktives “Managen” eines GREYHOUND-Servers nicht Teil der Leistungen des überwachten Eigenbetriebs ist, gilt für uns dennoch im Ernstfall, möglichst ungehindert und schnell helfen zu können. Unsere dazu notwendigen Werkzeuge oder ein Login in den GREYHOUND Client müssen aufgrund unserer seit jeher standortungebundenen Arbeitsweise von überall aus funktionieren (also mit unterschiedlichen IPs) und dazu nutzen wir Port 9000.

Eine Freigabe der Ports auf Zuruf, also quasi nur im Problemfall, hat sich in der Praxis als völlig ungeeignet erwiesen. Zum einen tauchen Probleme meist zu den unpassendsten Zeiten auf, zum anderen nimmt es uns die Möglichkeit, proaktiv Probleme anzugehen, bevor der Kunde in der Arbeit beeinträchtigt wird.

Aus diesen Gründen prüft der Installer GREYHOUNDServerSetup.exe bei der Installation im Rahmen der Systemvoraussetzungen, ob die beiden genannten Ports 9000, 9334 und 443 frei sind – nur wenn ja, kann man den überwachten Eigenbetriebsserver überhaupt einrichten.


Übrigens: Alle Datenpakete, die zwischen GREYHOUND Client und Server ausgetauscht werden, sowie die Authentifizierung bei den Protokollen POP3 und SMTP, werden in GREYHOUND stets mit den weltweit als sicher geltenden Verschlüsselungsmethoden (SSL/TLS) verschlüsselt. Die gleiche Verschlüsselung kommt beim Datentransport via HTTPs zum Einsatz, so wie bei Banken und Webshops im Übrigen auch. Neben der grundsätzlichen Sicherheit dieser Verschlüsselung sorgt die Tatsache, dass es sich hier um ein Binärprotokoll handelt, für weitere Sicherheit. Ein potenzieller Angreifer müsste schon einiges an Aufwand betreiben, um eventuell abgegriffene Daten lesbar zu machen. Bis heute ist nicht ein einziger Fall bekannt, bei dem ein GREYHOUND Server kompromittiert wurde.

Ist mein überwachter Eigenbetriebsserver erreichbar?

Über die Funktion “Verbindung testen” kann man die Erreichbarkeit des eigenen Servers testen. Der Test umfasst auch, ob der Eigenbetriebsserver sich nach außen verbinden kann.

Man findet die Funktion, wenn man unter unter Verträge > V-123456789-0 > Eigene Server auf den Eigenbetriebsserver klickt:



Ist der Verbindungstest negativ, gibt das GCC entsprechende Hinweise, warum die Verbindung nicht hergestellt werden kann. Ist der Verbindungstest positiv, gibt das GCC entsprechend grünes Licht.

Eine stabil funktionierende Verbindung ist wichtig, damit der GREYHOUND Server Connector die für den Server notwendigen Wartungen ausführen kann und um Updates einzuspielen.


Der Verbindungstest schlägt fehlt aber du weißt mit der Fehlereldung nichts anzufangen? Die Hilfe-Seite zum überwachten Eigenbetrieb könnte dir helfen:

Ports (nachträglich) ändern

Die von uns für den Eigenbetrieb genutzten Standardports 443, 9000 und 9334 (eingehend) können bei Bedarf geändert werden.

Eine Änderung des ASP-Service-Ports 9334 kann man dabei als Kunde selbst vornehmen und zwar wie folgt:
Unter Vertäge > V-123456789-0 > Eigene Server auf den (grünen) Namen des Eigenbetriebsservers klicken. Nun auf den Button “Einstellungen” klicken. Auf der Seite, die sich daraufhin öffnet, kann man den Port 9334 ändern (nicht vergessen, die Änderung unten zu speichern):



Für eine Änderung der Ports 9000 und 443 ist bitte unser Support zu kontaktieren mit der Information, welche Ports stattdessen verwendet werden sollen.

Für Appliance-Kunden

Den Zeitpunkt für Backups, Wartungen & Updates einsehen / verändern

Betreibt man den GREYHOUND Server auf einer Appliance, kümmern wir uns um Wartungen und Updates durchgeführt – man muss sich also eigentlich um nichts kümmern. Möchte man aber z. B. den Zeitpunkt der automatischen Wartung verändern, so ist im Folgenden beschrieben, wie und wo man diese Änderung vornehmen kann.

  1. Im Menü oben Verträge > V-123456789-0 > Eigene Server auswählen.
  2. Auf das Stift-Symbol klicken.
  3. Auf der Seite, die sich dann öffnet, etas nach unten scrollen:



Hier kann man konfigurieren, ob bzw. wann …

  • automatische Backups erstellt werden sollen.
  • automatische Wartungen durchgeführt werden sollen.
  • automatische Updates durchgeführt werden sollen.

Der Screenshot oben zeigt die Standard-Einstellungen, die auch unsere Empfehlung sind sowie weitere nützliche Hinweise.

Ggfs. vorgenommene Änderungen einfach unten mit einem Klick auf den “Speichern”-Button sichern.

Kann ich den Zugriff auf die Ports 9000 und 9001 bei Nutzung der Appliance auf bestimmte IPs beschränken?

Wir können die Appliance als Betriebsart nur anbieten, wenn die Ports 9001 (für Wartung & Überwachung) und Port 9000 (für den Zugriff auf GREYHOUND) generell freigegeben sind. Diese Art des GREYHOUND-Serverbetriebs benötigt prinzipbedingt von außen erreichbare Dienste – denn nur so können wir die Appliance des Kunden überhaupt erreichen, überwachen und betreuen.

Für uns gilt im Ernstfall, möglichst ungehindert und schnell helfen zu können. Unsere dazu notwendigen Werkzeuge oder ein Login in den GREYHOUND Client müssen aufgrund unserer seit jeher standortungebundenen Arbeitsweise von überall aus funktionieren (also mit unterschiedlichen IPs) und dazu nutzen wir Port 9000.
Damit wir die Appliance in unsere Serverüberwachung integrieren können, brauchen wir Port 9001. So ist neben einer zuverlässigen Überwachung des Betriebs stets der aktuellen Status der Appliance für beide Seiten (also für euch und für uns) einsehbar. Im Bedarfsfall kann man dort jederzeit einen Neustart ausführen und vieles mehr steuern.
Eine Freigabe der Ports auf Zuruf, also quasi nur im Problemfall, hat sich in der Praxis als völlig ungeeignet erwiesen. Zum einen tauchen Probleme meist zu den unpassendsten Zeiten auf, zum anderen nimmt es uns die Möglichkeit, proaktiv Probleme anzugehen, bevor der Kunde in der Arbeit beeinträchtigt wird.


Übrigens: Alle Datenpakete, die zwischen GREYHOUND Client und Server ausgetauscht werden, sowie die Authentifizierung bei den Protokollen POP3 und SMTP, werden in GREYHOUND stets mit den weltweit als sicher geltenden Verschlüsselungsmethoden (SSL/TLS) verschlüsselt. Die gleiche Verschlüsselung kommt beim Datentransport via HTTPs zum Einsatz, so wie bei Banken und Webshops im Übrigen auch. Neben der grundsätzlichen Sicherheit dieser Verschlüsselung sorgt die Tatsache, dass es sich hier um ein Binärprotokoll handelt, für weitere Sicherheit. Ein potenzieller Angreifer müsste schon einiges an Aufwand betreiben, um eventuell abgegriffene Daten lesbar zu machen. Bis heute ist nicht ein einziger Fall bekannt, bei dem ein GREYHOUND Server kompromittiert wurde.

Ist meine Appliance erreichbar?

Über die Funktion “Verbindung testen” kann man die Erreichbarkeit der eigenen Appliance testen. Der Test umfasst auch, ob die Appliance sich nach außen verbinden kann.

Man findet die Funktion, wenn man unter unter Verträge > V-123456789-0 > Eigene Server auf den (grünen) Namen der Appliance klickt:



Ist der Verbindungstest negativ, gibt das GCC entsprechende Hinweise, warum die Verbindung nicht hergestellt werden kann. Ist der Verbindungstest positiv, gibt das GCC entsprechend grünes Licht.

Eine stabil funktionierende Verbindung ist wichtig, damit unser Überwachungstool “GREYHOUND Server Connector” die für die Appliance Server notwendigen Wartungen ausführen kann und um Updates einzuspielen.

SSL-Zertifikat hinterlegen bzw. erneuern

Um ein SSL-Zertifikat zu hinterlegen oder zu erneuern, bitte zu Verträge > V-123456789-0 > Eigene Server navigieren, dort auf den Namen des Appliance-Servers klicken und anschließend auf den Button “Einstellungen” gehen.

a) Ein vorhandenes SSL-Zertifikat hinterlegen
Scrollt man etwas runter, lassen sich unter der Überschrift “SSL-Zertifikat” über die Durchsuchen-Funktion die notwendigen, lokal gespeicherten Zertifikatsdateien auswählen. Falls der private Schlüssel durch ein Passwort geschützt ist, das Passwort eingeben, ansonsten das Fenster leer lassen. Anschließend die Änderungen durch den Button unten rechts speichern, fertig.

b) Selbstsignierte Zertifikate erstellen und verwenden
Hat man kein Zertifikat, kann man sich hier über den Button “Neues SSL-Zertifikat erstellen” eines ganz schnell und einfach selbst erstellen. Die Daten sind i.d.R. schon korrekt vorausgefüllt, man muss lediglich den Common-Name des ZSSL-Zertifikats für den Einsatz dem eigenen Domainnamen anpassen. Sprich: Wenn die Seite später unter https://greyhound.ihr-unternehmen.de/ erreichbar sein soll, muss der Common-Name greyhound.ihr-unternehmen.de lauten.
Nach einem Klick auf “Generieren” kann man sich das Zertifikat herunterladen und auch direkt verwenden. Um es direkt zu verwenden, scrollt man ganz nach unten zu “Für Betriebsumgebung verwenden”. Dort einfach das soeben generierte SSL-Zertifikat für GREYHOUND-Vertrag auswählen und auf den Button “Für Betriebsumgebung verwenden” klicken.

Hinweis: Erst nach einigen Minuten ist unter Verträge > V-123456789-0 > Eigene Server > MeineAppliance beim Punkt “SSL-Verschlüsselung” die Option auch auf “Ja” geschaltet, diese Änderung geschieht nicht in Echtzeit.

Achtung: Es handelt sich hierbei um selbst generierte Zertifikate. Es hat also niemand Ihre Identität bestätigt. Das Zertifikat erzeugt also im Webbrowser eine entsprechende Warnmeldung.

Testpiloten

GREYHOUND herunterladen & installieren

Um GREYHOUND testen zu können, installiere bitte den GREYHOUND Client auf Deinem und jedem weiteren PC, auf dem die Software später genutzt werden soll. Das aktuelle Installationspaket findest Du über den nachfolgenden Link:

Alle Details rund um die Installation und den Login zu GREYHOUND haben wir im Handbuch auf einer separaten Seite zusammengefasst:

Die initialen Login-Daten zu GREYHOUND einsehen

Damit Du Dich mit dem GREYHOUND Client erfolgreich verbinden kannst, benötigst Du die Zugangsdaten für den GREYHOUND-Benutzer admin. Diese findest Du in Deinem Kundenkonto im Bereich des Hosting-Pakets. Navigiere dich dazu zu Verträge > V-123456789-0 > Hosting-Paket. Dort finden sich unter der Überschrift “GREYHOUND-Zugang” die IP sowie das Passwort für den admin-User:

Unterstützung bei der Einrichtung anfragen

Damit Du GREYHOUND sinnvoll testen kannst, unterstützen wir Dich mit einer Teamviewer Einrichtungsunterstützung – 60 Minuten und völlig kostenfrei. In dieser vermitteln wir die nötigen Grundlagen rund um die Nutzung und administrative Konfiguration von GREYHOUND (Benutzer anlegen, Mails und/oder Dokumente einlaufen lassen u.v.m.) für einen optimalen Start mit der Software.

Man kann die Ersteinrichtung aber natürlich auch Schritt-für-Schritt in Eigenregie durchführen, dabei unterstützt unser Wegbereiter:

Testaccount ist pausiert - was nun?

Wenn der kostenlose Testzeitraum für den GREYHOUND Testaccount abgelaufen ist, gerät der Vertrag automatisch in die Pausierung. Ein Einloggen in den GREYHOUND Client ist dann nicht mehr möglich. Wir informieren Dich per Mail, sobald der Vertrag pausiert ist. Man kann den Status aber auch jederzeit im GCC unter Verträge > V-123456789-0 > Übersicht einsehen.

Du hast nun zwei Optionen:

  • GREYHOUND war nicht das richtige: Dann brauchst Du nichts weiter zu tun. Wir löschen Deine Daten und Deinen Testaccount einige Tage nach der Pausierung.
  • GREYHOUND war hilfreich für uns: Wenn Du GREYHOUND weiterhin aktiv einsetzen möchtest, kannst Du den Vertrag im GCC in einen ‘richtigen’ Vertrag umwandeln.

Für beide Optionen gibt es unten weitere Infos. Falls Du Dir noch nicht sicher bist oder noch Fragen zu GREYHOUND offen sind, melde Dich gerne bei unserem Kundenservice.

Testaccount in richtigen Vertrag umwandeln

Ein aktiver Testvertrag pausiert nach Ablauf des Testzeitraums und geht nicht automatisch in einen regulären Vertrag über. Um den Testaccount in einen ‘richtigen’ Vertrag umzuwandeln, navigiert man sich zu Verträge > V-123456789-0 > Übersicht und sieht dort folgenden Hinweis in grün ganz oben:

Klickt man darauf, öffnet sich eine Übersicht der Kosten. Bei Bedarf kann man nun über die Buttons “Benutzerlizenzen ändern” und “Produkte ändern” noch die Anzahl der Lizenzen herauf- oder herabsetzen sowie Addons dazubuchen bzw. entfernen. Passt alles, kann man mit einem Klickt auf den Button “Unverbindlichen und kostenlosen 60-tägigen Testzeitraum jetzt deaktivieren” den Testaccount in einen aktiven Vertrag umwandeln.

Testaccount löschen

Einen Testaccount aktiv löschen ist zwar nicht unbedingt nötig, weil er ohnehin nach einigen Tagen automatisch gelöscht wird, aber natürlich möglich.

Dazu navigiert man sich im GCC zu Verträge > V-123456789-0 > Übersicht und scrollt bis nach unten. Dort befindet sich folgender Button:

Klickt man darauf, öffnet sich eine Seite, auf der man einen Bestätigungscode eingeben muss. Außerdem kannst Du uns hier mitteilen, warum Die GREYHOUND nicht gefallen hat. Dieses Feedback hilft uns sehr, um unsere Software noch besser zu machen.

Bitte beachte: Mit einem Klick auf “Ja, schließen” wird der Testaccount inklusiver aller gespeicherter Daten sofort gelöscht. Die Daten können nicht wiederhergestellt werden.

Buchhaltung

SEPA-Mandat anlegen / erneuern

Um ein SEPA-Mandat für den Vertrag zu hinterlegen, oder ein altes SEPA Mandat zu erneuern benötigt es nur wenige Schritte im Kundenaccount:

  1. Im Menü oben auf Verträge klicken und den Vertrag auswählen, für den das Mandat erteilt werden soll.
  2. Den Punkt “Abrechnungsdaten” anklicken.
  3. Hier die Bezahlweise auf “SEPA-Lastschrift” umstellen.
  4. Das SEPA-Lastschriftformular mit den notwendigen Kontodaten ausfüllen.
  5. Auswählen, ob eventuell noch offene Rechnungen auch direkt mit dem erteilten Mandat abgebucht werden sollen.
  6. Nochmal alles prüfen und speichern.

Bei Bedarf kann das SEPA-Mandat nun gedruckt werden. Fertig. Ab sofort buchen wir alle fälligen Rechnungen vom angegebenen Konto ab. Dies ist auch transparent in der Rechnungsübersicht einsehbar:

Rechnungen einsehen und herunterladen

Zum Einsehen und Herunterladen von Rechnungen zum GREYHOUND Vertrag klickt man auf “Rechnungen” oben im Menü. Auf der Seite, die sich dann öffnet, findet man alle Rechnungen aufgelistet, sortiert von alt (oben) nach neu (unten).



Grün markierte und mit einem Haken versehene Rechnungen sind bereits beglichen, rot markierte Rechnungen sind noch offen. Neben den beiden hier gezeigten Varianten kann eine Rechnung auf rot markiert und mit einem Wecker-Symbol versehen sein, was bedeutet, dass eine freundliche Zahlungserinnerung für diese Rechnung verschickt wurde. Befindet sich die Rechnung in der ersten Mahnstufe, ist sie rot dargestellt und es steht eine “1” vorne. Das geht bis zur dritten Mahnstufe, in der der gesamte GREYHOUND Vertrag automatisch aufgrund säumiger Zahlung pausiert wird, bis die Zahlung eingegangen ist.

Durch die Icons rechts neben der jeweiligen Rechnung kann man diese als PDF abspeichern, ansehen oder die CSV-Datei herunterladen (v.l.n.r.).

Bezahlweise ändern

Um die aktuell gewählte Bezahlweise einzusehen und/oder zu ändern, navigiert man sich zu Verträge > V-123456789-0 > Abrechnungsdaten. Zur Verfügung stehen Überweisung oder SEPA-Lastschrift.

Wie man ein SEPA-Lastschrift-Mandat anlegt, ist oben detailliert beschrieben.

Welche Rechnungen abgebucht werden, ist auch transparent in der Rechnungsübersicht einsehbar:

Bankverbindung ändern

Um eine neue Bankverbindung zu hinterlegen, navigiert man sich zu Verträge > V-123456789-0 > Abrechnungsdaten und aktualisiert das SEPA-Mandat entsprechend.

Einfach die neue IBAN und BIC eintragen, speichern, Haken setzen bei der Einzugsermächtigung, fertig. Man kann an der Stelle auch festlegen, ob etwaige offene Rechnungen vom alten oder vom neuen Konto abgebucht werden sollen.

Welche Rechnungen abgebucht werden, ist auch transparent in der Rechnungsübersicht einsehbar:

Rechnungsanschrift aktualisieren

Um die postalische Anschrift zu ändern, die auf der Rechnung steht, geht man oben im Menü auf Kundenaccount > Übersicht.

Unter der Überschrift „Kontakte“ findet man alle zum Vertrag hinterlegten Kontakte inklusive der Anschrift(en). Hier kann pro Kontakt die Anschrift durch einen Klick auf das Stift-Symbol ganz rechts verändert werden. Dazu einfach die entsprechende Adresse in den dafür vorgesehenen Feldern eintragen und anschließend unten auf den Button „Speichern“ klicken.

WICHTIG: Hat man mehrere Kontakte hinterlegt, gilt: Die für die Rechnung relevante postalische Anschrift ist beim Kontakt mit der Rolle „Buchhaltung“ hinterlegt.

Durch einen Klick auf den Button „Neuen Kontakt anlegen“ könnte man auch einen komplett neuen Kontakt mit neuer Anschrift hinterlegen.