Elementtypen

GREYHOUND kennt insgesamt zehn verschiedene Elementtypen. In diesem Abschnitt werden die einzelnen Elemente näher beschrieben.

Jede dieser Element-Arten wird in GREYHOUND durch ein eigenes Icon symbolisiert, sodass man selbst in der kompakten Listenansicht auf den ersten Blick erkennen kann, um was für einen Elementtyp es sich handelt.

IconElement
Elementtypen GREYHOUND Software E-Mail

E-Mail

Was E-Mails sind, muss an dieser Stelle vermutlich nicht beschrieben werden. Wichtig zu wissen ist, dass GREYHOUND selbstverständlich in der Lage ist, diesen Klassiker der Business-Kommunikation zu bearbeiten.

Über GREYHOUND ist man in der Lage, E-Mails zu empfangen, zu beantworten sowie neue E-Mails zu versenden – alle typischen Funktionalitäten, die ein E-Mail-Programm liefert, leistet auch GREYHOUND.
Elementtypen GREYHOUND Software Fax

Telefax

Auch Telefaxe (kurz: Faxe) können in GREYHOUND genau wie E-Mails in einer Oberfläche bearbeitet werden. Neben eingegangenen Faxen lassen sich über GREYHOUND auch Faxe versenden.
Elementtypen GREYHOUND Software Brief

Brief

Postalische Briefe können in GREYHOUND ebenfalls bearbeitet werden. Dazu ist es notwendig, dass das Papierstück eingescannt wird, damit es in GREYHOUND als Element existiert. Sobald ein Brief digitalisiert ist, kann er – wie jedes andere Element – in GREYHOUND eingesehen und verarbeitet werden.

Elementtypen GREYHOUND Software Telefonnotiz

Telefonnotiz

Telefonnotizen lassen sich bei Verwendung des integrierten Softphones mit wenig Aufwand erstellen. Prinzipiell kann man auch telefonieren, ohne dass dies in irgendeiner Form in GREYHOUND vermerkt wird. Für eine vollständige Kontakthistorie ist es aber sinnvoll, auch Telefongespräche zu erfassen. Dies erfolgt in Form von Telefonnotizen.
Eine solche Telefonnotiz vermerkt zunächst das klassische “Wer, Wann mit Wem”, also: Wer hat angerufen? Mit wem hat er gesprochen? Wann bzw. wie lange war das Gespräch? Darüber hinaus wird auch der Status des Gesprächs verzeichnet, sodass z. B. auch gescheiterte Kontaktversuche wegen “Besetzt” oder “Nicht Erreichbar” dokumentiert werden. Hat ein Gespräch stattgefunden, sollte der Anwender in der Telefonnotiz außerdem festhalten, was besprochen wurde. Dazu können ein Text (sogar inkl. Bilder / Screenshots) oder auch nur Stichpunkte im gewohnten Editor von GREYHOUND frei erstellt werden. Technisch ist eine Telefonnotiz genauso ein Element in GREYHOUND wie eine E-Mail oder ein Brief mitsamt alle dazu gehörenden Eigenschaften und Funktionsmöglichkeiten. Die Telefonnotizen ergänzen sich optimal mit dem Softphone, weil sie wichtige Informationen direkt von dort übernehmen. Man kann Telefonnotizen aber auch ohne das Softphone vollwertig verwenden. Nur muss man in dem Fall die Kontaktzuordnung des Gesprächspartners, die Dauer des Gesprächs, den Status (Gespräch geführt, Besetzt usw.) sowie die Richtung (eingehend oder ausgehend) manuell eintragen.

Elementtypen GREYHOUND Software Termine

Termin

Auch Termine lassen sich in GREYHOUND verarbeiten. Hier lassen sich Urlaube, Besprechungen etc. in einem Kalender hinterlegen.

Elementtypen GREYHOUND Software Aufgaben

Aufgabe

In Aufgaben lassen sich, wie in GREYHOUND üblich, Notizen hinterlegen, Anhänge hochladen und Anmerkungen hinterlegen. Aufgaben lassen sich bestimmten Gruppen und Bearbeitern zuweisen. Ebenso lässt sich der Status überwachen und in Prozent genau angeben. Darüber hinaus ist es bei GREYHOUND Aufgaben möglich, einen Start- und einen Endzeitpunkt festzulegen. Auf Basis des Endzeitpunkt erfolgen automatische Erinnerungen.

Notiz

Statt Post-Its können in GREYHOUND Notizen hinterlegt werden. Diese lassen sich einzelnen Gruppen zuweisen. So lassen sich wichtige Informationen, z. B. bezüglich Prozessen, an einer Stelle zentral für alle notwendigen Nutzer hinterlegen.

Elementtypen GREYHOUND Software Kontakte

Kontakt

Gut gepflegte Kontakte erleichtern die Kommunikation in GREYHOUND enorm: Eingehende Nachrichten werden automatisch erkannt und zugeordnet, eigene Nachrichten können per Klick erstellt und Textbausteine korrekt ausgefüllt werden. Wenn ein neuer Kontakt hergestellt wird, sollten dessen Adress-Daten als Kontakt in GREYHOUND erfasst werden. So stehen die Daten jederzeit (auch anderen Mitarbeitern) per Mausklick zur Verfügung und die gesamte Kommunikation kann diesem Kontakt zugeordnet und jederzeit vollständig nachvollzogen werden. Eine Anleitung dazu findet sich hier.

Elementtypen GREYHOUND Software Dateien

Datei

Unter “Datei” lassen sich in GREYHOUND sämtliche Dateien hinterlegen, die man möchte. Diese Dateien können einzelnen Gruppen zugeordnet werden, wodurch die Sichtbarkeit bestimmt wird. Auf diese Weise haben Nutzer von GREYHOUND alle notwendigen Broschüren, Flyer, Bilder & Co. stets griffbereit.

Icons für den Elementstatus

Die Elemente in GREYHOUND können verschiedene Status annehmen, wie etwa “Offen”, “Erledigt” oder “Entwurf”. Um den Status eines Elements anzuzeigen, wird das Icon für den Elementtyp (siehe oben) um ein Minisymbol ergänzt, das den aktuellen Status des Elements visualisiert. So können Elementtyp und -status durch ein einziges Icon symbolisiert werden, das sich mit einem Blick erfassen lässt. Die nachfolgende Tabelle zeigt die Status-Minisymbole einmal in groß und einmal in Kombination mit dem E-Mail-Icon, so wie sie in der Praxis in GREYHOUND zu sehen sind.

Status-IconStatus
Elementtypen GREYHOUND Software Status OffenOffen (kein Minisymbol)
Elementtypen GREYHOUND Software Status Neu erstelltNeu erstellt
Beantwortet
Elementtypen GREYHOUND Software Status ErledigtAntwort
Elementtypen GREYHOUND Software Status OffenErledigt
Elementtypen GREYHOUND Software Status abgelehntAbgelehnt
Elementtypen GREYHOUND Software Status weitergeleitetWeitergeleitet
Elementtypen GREYHOUND Software Status EntwurfEntwurf

Icons für Elementeigenschaften

Neben dem kombinierten Icon, das Elementtyp und -status anzeigt, gibt es eine ganze Reihe von weiteren Icons, denen man beim Umgang mit GREYHOUND begegnen kann. Das sind insbesondere die Icons für Elementeigenschaften. Auch sie dienen dazu, eine wichtige Eigenschaft eines Elements beispielsweise in der Listenansicht auf einen Blick erfassbar zu machen. So macht etwa die obligatorische Büroklammer das Vorhandensein von Anhängen unübersehbar. Die folgende Tabelle zeigt die Icons für Elementeigenschaften.

Icon
Eigenschaft
Bedeutung
Elementtypen GREYHOUND Software Elementeigenschaft gelesenGelesenElement wurde gelesen
Elementtypen GREYHOUND Software Elementeigenschaft gelöschtGelöschtElement wurde gelöscht (aber noch nicht endgültig entfernt)
Elementtypen GREYHOUND Software Elementeigenschaft eskaliertEskaliertEskalationsstufe aktiv
Elementtypen GREYHOUND Software Elementeigenschaft SpamSpamElement wurde als Spam klassifiziert
Elementtypen GREYHOUND Software Elementeigenschaft fehlgeschlagenFehlgeschlagenElement konnte nicht versandt werden
Elementtypen GREYHOUND Software Elementeigenschaft wartendWartendElement wartet auf Versand
Elementtypen GREYHOUND Software Elementeigenschaft ungesendetUngesendetElement wurde noch nicht versandt
Elementtypen GREYHOUND Software Elementeigenschaft Anhänge vorhandenAnhänge vorhandenElement hat Anhänge
Elementtypen GREYHOUND Software Elementeigenschaft ganztägigGanztägigTermin erstreckt sich über den ganzen Tag
Elementtypen GREYHOUND Software Elementeigenschaft wiederholendWiederholendTermin wiederholt sich regelmäßig
Elementtypen GREYHOUND Software Elementeigenschaft unklassifiziertUnklassifizierbarElement konnte keinem Kontakt zugeordnet werden
Elementtypen GREYHOUND Software Elementeigenschaft Systemprotokoll vorhandenSystemprotokoll vorhandenEs gibt ein systemgeführtes Protokoll zu diesem Element
Elementtypen GREYHOUND Software Elementeigenschaft Anmerkung vorhandenAnmerkung vorhandenEs gibt Benutzeranmerkungen zu diesem Element
Elementtypen GREYHOUND Software Elementeigenschaft HTML verwendenHTML verwendenElement enthält HTML-Formatierungen
Elementtypen GREYHOUND Software Elementeigenschaft EML vorhandenEML vorhandenElement enthält eine EML-Datei
Elementtypen GREYHOUND Software VersandbestätigungVersandbestätigungElement ist eine Versandbestätigung für ein Fax

Eigenschafts-Icons anzeigen

Die Icons für Elementeigenschaften können nach Bedarf in der Listenansicht angezeigt und ihre Spalten dort nach Wunsch etwa ganz vorne oder weiter hinten platziert werden. Das Konfigurieren der Spalten für die Listenansicht ist in -> diesem Artikel ausführlich beschrieben. Die Spalten für die Eigenschafts-Icons finden sich im dort beschrieben Menü unter Sichtbare Spalten/Eigenschaften. Dazu der Hinweis: Eine Spalte für ein bestimmtes Eigenschafts-Icon wird nur dann in der Listenansicht angezeigt, wenn irgendeines der enthaltenen Elemente diese Eigenschaft aufweist. Andernfalls wird die Spalte zur Platzersparnis automatisch komplett ausgeblendet, selbst wenn sie als sichtbar ausgewählt ist.