GREYHOUND Transporter

Mithilfe dieses mitinstallierten Tools ist es möglich, Dokumente von einem Scanner am Arbeitsplatz sehr einfach in das DMS “zu scannen” – ohne das der Scanner dazu selbst E-Mails verschicken muss. Der GREYHOUND Transporter überwacht dazu ein definiertes Verzeichnis in dem der Scanner seine Dateien (PDF, TIF oder JPG) ablegt und überträgt diese direkt in das DMS. Die Transporttechnik basiert auf dem klassischen E-Mail-Versand.

Der GREYHOUND Transporter ist im Wesentlichen für zwei, voneinander unabhängige Verwendungszwecke angedacht:

Briefeingang: Zum Befördern von gescannten (Papier-)Dokumenten in das DMS (für die Übertragung allgemeiner Dateiformate ist der GREYHOUND Filesync das Programm der Wahl).
Briefausgang: Für den Ausdruck von Briefen und Dokumenten, die innerhalb von GREYHOUND erstellt, dann automatisch gedruckt und versendet werden sollen.

Für beide Verwendungszwecke sollte man jeweils ein eigenes E-Mail-Postfach mit eigener E-Mail-Adresse anlegen. Es reicht nicht aus, zwei Mail-Adressen mit briefeingang@ und briefausgang@ einzurichten, welche letztendlich im selben Postfach auf dem Mailserver landen! Die folgende Beschreibung geht von jeweils einer separaten Adresse, mit eigenem Postfach aus.

Briefeingang konfigurieren

GREYHOUND Client: Vom Transporter übermittelte Dokumente werden über ein extra für diesen Zweck angelegtes POP3-Konto in GREYHOUND abgerufen, bei dem als Kontotyp Brief gewählt ist. Das Besondere an diesem Kontotyp ist, dass GREYHOUND beim Abruf der E-Mails direkt Briefelemente statt E-Mails mit Anhang erzeugt. Diese Briefelemente enthalten die gescannte Datei als Anhang, gleichzeitig wird aber der Inhalt der angehängten Bilddatei durch die OCR-Engine texterkannt. Briefelemente können direkt in GREYHOUND angesehen und bearbeitet werden.

GREYHOUND Transporter: Das gleiche E-Mail-Konto (briefeingang@domain.de) richtet man nun für das Importieren von Scans auch im Transporter – hier aber unter SMTP-Konten ein. Hier wird das Konto dann für den Versand und nicht für den Empfang genutzt.

Nachdem das Konto angelegt wurde und auch das Scanverzeichnis definiert wurde, überwacht der Transporter diesen Ordner auf TIF-, PDF- und JPG-Dateien und sendet neue Dokumente direkt in das DMS. Bereits transferierte Dokumente können wahlweise lokal behalten oder gelöscht werden.

Briefausgang konfigurieren

Die Idee hinter dem so-genannten Briefausgang ist der dezentrale Ausdruck von Briefen und Dokumenten. Hierzu werden neue Briefe direkt im GREYHOUND Client erstellt, der Ausdruck erfolgt dann an einem PC/Client, auf dem der Transporter aktiviert und ein Drucker angeschlossen/verbunden ist. So lassen sich beispielsweise Briefe, die in ein anderes Land versendet werden sollen, direkt im Zielland, bspw. in einer Niederlassung ausdrucken und so Kosten sparen. Ebenfalls lässt sich über die Vorlagen das unternehmenseigene Briefpapier hinterlegen, sodass auch an Orten, wo kein Drucker oder Briefpapier zur Verfügung steht, Briefe geschrieben und dann aus der Zentrale versendet werden können.

GREYHOUND Client: Die im Client erstellten Briefe werden über ein extra für diesen Zweck angelegtes SMTP-Konto an den GREYHOUND Transporter übergeben. Auch bei diesem muss als Kontotyp Brief ausgewählt werden:

Der Absender kann frei definiert werden. Als Empfänger muss allerdings nun die vom Transporter abgerufene E-Mail-Adresse briefausgang@domain.de verwendet werden.

GREYHOUND Transporter: Ist das Konto im GREYHOUND Client eingerichtet und aktiviert, muss man nun noch den Transporter um ein POP3-Konto erweitern, denn hier wird das Konto ja abgerufen.

Auf der Registerkarte Optionen muss nun noch der zu verwendende Drucker ausgewählt werden. Dieser kann sich im Netzwerk befinden, oder auch lokal am jeweiligen PC/Client angeschlossen sein.

Ist auch der Transporter eingerichtet, aktiviert man ihn über das Icon in der Taskleiste mit einem Rechtsklick:

Ist der Transporter aktiviert, kann man nun im GREYHOUND Client Briefe schreiben und mit “Brief senden” direkt zum Druck an den Transporter übergeben. Der GREYHOUND Transporter wird meistens zentral auf einem Rechner (oder Server) eingesetzt. An diesem ist ein eigens für den Druck von Briefpost bestimmter Drucker angeschlossen (lokal oder per LAN). Der Transporter prüft in regelmäßigen Intervallen, ob neue Dokumente verfügbar sind und druckt sie auf dem ausgewählten Drucker aus.