SMTP-Relay

Hier erklären wir, wofür ein SMTP-Relay sinnvoll ist und wie man diesen in GREYHOUND umsetzt.

Ausgangssituation

Oft gibt es in jedem Unternehmen noch einige andere Systeme, welche neben GREYHOUND auch noch E-Mails direkt an den MX/Provider verschicken, ohne dass jemand Notiz davon nimmt.

Beispiele:

  • Warenwirtschaftssystem
  • Online-Shop
  • CRM
  • einzelne Mitarbeiter mit Outlook/Exchange, Tobit, Lotus, Thunderbird etc.

Der GREYHOUND Anwender bekommt hiervon im Regelfall nichts mit, da diese Nachrichten nicht über GREYHOUND versendet werden. Aber gerade in Kundenservice-Abteilungen ist die ein oder andere E-Mail im Verlauf eines Kundenkontakts doch von Bedeutung. Kunden beziehen sich oft und gerne auf E-Mails, welche z. B. direkt durch den Onlineshop oder das Warenwirtschaftssystem an sie versendet wurden, der Servicemitarbeiter kann diese aber nicht finden.

Lösungsmöglichkeiten

Möglichkeit A: Man schickt jede E-Mail anderer Systeme in CC an den GREYHOUND (und erledigt diese per Regel).

Möglichkeit B: Man gibt in dem Drittsystem nicht das SMTP-Konto des Providers für den Versand an, sondern stattdessen den GREYHOUND Server.

Vorteile:

  • Jede E-Mail wird “durch GREYHOUND hindurch” versendet, jede ausgehende E-Mail erhält damit auch direkt beim Versand die bekannte Vorgangsnummer.
  • Antwortet der Empfänger nun auf diese E-Mail, hat der Bearbeiter direkt per Mausklick den gesamten Vorgang mit der ursprünglich versendeten E-Mail zur Verfügung und muss nicht suchen.
  • Viele Informationen befinden sich meist schon in der Ursprungs-E-Mail, der Bearbeiter muss in keinem Drittsystem nachsehen.
  • Versieht man die über GREYHOUND versendeten Nachrichten mit einem Thema, lassen sich z. B. Anzahl und Art von automatischen E-Mails aus Drittsystemen wunderbar auswerten.
  • Die E-Mail kann per Regel vor dem Versand noch per Regel “manipuliert” werden, so können z. B. Änderung des Absenders, des Betreffs, etc. vorgenommen werden.

Umsetzung

Modul buchen

Für die Umsetzung ist das Modul “Mobiler Nachrichtenzugriff” von GREYHOUND erforderlich. Dieses ist bei fast allen Verträgen bereitsenthalten. Nur sehr alte Verträge haben das Modul ggfs. nich und müssen es erst dediziert buchen. Dies gilt für Kunden, die noch einen ‘alten’ GREYHOUND Vertrag haben (ohne den Zusatz CRM, DMS oder MAX). Diese müssen das Modul einmal im GCC buchen. Eigenbetriebler bekommen anschließend eine neue Seriennummer, die wie immer im GREYHOUND Admin eingetragen werden muss, bevor der Server neugestartet wird.

Rechte konfigurieren

Es empfiehlt sich, in GREYHOUND zunächst ein dediziertes Profil für den SMTP-Relay anzulegen. Im Profil müssen zwei Dinge angehakt sein: “Mobilen Nachrichtenzugriff erlauben” und “E-Mail“. Alle anderen Berechtigungen können ausgehakt werden.

Der neu anzulegende Benutzer sollte dann als Profil das soeben erstellte zugewiesen bekommen. Über die ausgewählte Benutzergruppe beim Anlegen des Benutzers kann man steuern, in welcher Gruppe die versendeten E-Mails abgelegt werden.

Drittsystem konfigurieren

Im Drittsystem (z. B. Warenwirtschaft) gibt man anschließend als SMTP-Server folgende Zugangsdaten an:

  • Absender: [E-Mail-Adresse, welche in der entsprechenden Gruppe in GREYHOUND hinterlegt ist]
  • Host: [IP-Adresse des GREYHOUND Servers]
  • Benutzername: [GREYHOUND Benutzer]#[Name der Gruppe in GREYHOUND]
  • Kennwort: [Kennwort des GREYHOUND Benutzers]

Beispiel:

  • Absender: service@mein-onlineshop.de
  • Host: 91.99.99.99
  • Benutzername: warenwirtschaft#Kundenservice
  • Kennwort: mysecretpassword

Anschließend werden die E-Mails über GREYHOUND versendet und erscheinen in GREYHOUND in der angegebenen Gruppe als gesendetes Element.

Welcher Port?
Den Port für den mobilen Nachrichtenzugriff, über den das SMTP-Relay läuft, kann man im GREYHOUND Client unter Serverstatus > Mobiler Nachrichtenzugriff SMTP-Port einsehen.