SMTP-Relay

Hier erklären wir, wofür ein SMTP-Relay sinnvoll ist und wie man diesen in GREYHOUND umsetzt.

Ausgangssituation

Oft gibt es in jedem Unternehmen noch einige andere Systeme, welche neben GREYHOUND auch noch E-Mails direkt an den MX/Provider verschicken, ohne dass jemand Notiz davon nimmt.

Beispiele:

  • Warenwirtschaftssystem
  • Online-Shop
  • CRM
  • einzelne Mitarbeiter mit Outlook/Exchange, Tobit, Lotus, Thunderbird etc.

Der GREYHOUND Anwender bekommt hiervon im Regelfall nichts mit, da diese Nachrichten nicht über GREYHOUND versendet werden. Aber gerade in Kundenservice-Abteilungen ist die ein oder andere E-Mail im Verlauf eines Kundenkontakts doch von Bedeutung. Kunden beziehen sich oft und gerne auf E-Mails, welche z. B. direkt durch den Onlineshop oder das Warenwirtschaftssystem an sie versendet wurden, der Servicemitarbeiter kann diese aber nicht finden.

Lösungsmöglichkeiten

Möglichkeit A: Man schickt jede E-Mail anderer Systeme in CC an den GREYHOUND (und erledigt diese per Regel).

Möglichkeit B: Man gibt in dem Drittsystem nicht das SMTP-Konto des Providers für den Versand an, sondern stattdessen den GREYHOUND Server.

Vorteile:

  • Jede E-Mail wird “durch GREYHOUND hindurch” versendet, jede ausgehende E-Mail erhält damit auch direkt beim Versand die bekannte Vorgangsnummer.
  • Antwortet der Empfänger nun auf diese E-Mail, hat der Bearbeiter direkt per Mausklick den gesamten Vorgang mit der ursprünglich versendeten E-Mail zur Verfügung und muss nicht suchen.
  • Viele Informationen befinden sich meist schon in der Ursprungs-E-Mail, der Bearbeiter muss in keinem Drittsystem nachsehen.
  • Versieht man die über GREYHOUND versendeten Nachrichten mit einem Thema, lassen sich z. B. Anzahl und Art von automatischen E-Mails aus Drittsystemen wunderbar auswerten.
  • Die E-Mail kann per Regel vor dem Versand noch per Regel “manipuliert” werden, so können z. B. Änderung des Absenders, des Betreffs, etc. vorgenommen werden.

Umsetzung

Für die Umsetzung ist das Modul “Mobiler Nachrichtenzugriff” von GREYHOUND erforderlich. Eigenhosting-Kunden können das Modul direkt im GREYHOUND Admin aktivieren, sofern es noch nicht Bestandteil des Vertrags ist. Wichtig: Anschließend die Seriennummer im GREYHOUND Admin aktualisieren und den Server neustarten. Anschließend steht das SMTP-Relay automatisch zur Verfügung.

Kunden, die GREYHOUND bei uns hosten, wenden sich bitte an unseren Kundenservice.

Es empfiehlt sich, in GREYHOUND einen eigenen Benutzer anzulegen, welcher nur über das Recht verfügt (Profile), den externen Zugriff zu erlauben sowie die entsprechende Gruppe, in welcher die versendeten E-Mails abgelegt werden sollen (Benutzergruppe).

Im Drittsystem (z. B. Warenwirtschaft) gibt man anschließend als SMTP-Server folgende Zugangsdaten an:

  • Absender: [E-Mail-Adresse, welche in der entsprechenden Gruppe in GREYHOUND hinterlegt ist]
  • Host: [IP-Adresse des GREYHOUND Servers]
  • Benutzername: [GREYHOUND Benutzer]#[Name der Gruppe in GREYHOUND]
  • Kennwort: [Kennwort des GREYHOUND Benutzers]

Beispiel:

  • Absender: service@mein-onlineshop.de
  • Host: 91.99.99.99
  • Benutzername: warenwirtschaft#Kundenservice
  • Kennwort: mysecretpassword

Anschließend werden die E-Mails über GREYHOUND versendet und erscheinen in GREYHOUND in der angegebenen Gruppe als gesendetes Element.