GREYHOUND Docs Tipps & Tricks für den Arbeitsalltag

Weiterleiten

Das Weiterleiten von Nachrichten gehört zum Grundhandwerk des Informationsarbeiters. Anfragen von Kunden werden zentral gesammelt und müssen passend an die zuständigen Abteilungen verteilt werden. Rechnungen gehen nach Freigabe an die Buchhaltung, wichtige Dokumente müssen an externe Geschäftspartner weitergegeben werden.

GREYHOUND stellt für alle solche Situationen das jeweils passende Werkzeug bereit. Dabei ist zwischen dem Weiterleiten an externe Kommunikationspartner und dem internen Weiterleiten an andere GREYHOUND-Benutzer zu unterscheiden.

Weiterleiten intern vs. extern

Interne Weiterleitungen innerhalb von GREYHOUND sollten anders gehandhabt werden als externe Weiterleitungen, die das GREYHOUND-System verlassen. Ausgangspunkt ist in beiden Fällen jedoch ein Element in GREYHOUND, beispielsweise eine E-Mail.

• Für einen externen Kommunikationspartner kann man den Inhalt dieser Nachricht in ein neues Element übernehmen (eine E-Mail, oder aber vielleicht auch ein Fax) und ihm auf diese Weise zukommen lassen. In jedem Fall wird dabei zusätzlich zum ursprünglichen Element ein weiteres, neues Element erzeugt.
• Soll das ursprüngliche Element an einen anderen GREYHOUND-Benutzer gehen, kann und sollte man es gerade vermeiden, ein weiteres Element zu erzeugen. Stattdessen können die Eigenschaften des vorhandenen Elements einfach so verändert werden, dass es dem neuen Adressaten zugeordnet wird. Das hat nicht nur den Vorteil, dass durch dieses Weiterleiten kein zusätzliches Element in GREYHOUND entsteht. Da das vorhandene Element weiterverwendet wird, stehen dem Empfänger automatisch alle dazu gehörenden Informationen einschließlich der gesamten Historie (Systemprotokoll) dieses Elements zur Verfügung. Und wenn ein Element auf diese Weise mehrere Stationen im Unternehmen durchläuft (Beispiel: Rechnungseingang -> Überprüfung -> Freigabe(n) -> Buchhaltung), kann dieser Ablauf durch GREYHOUND gezielt gesteuert werden und ist in der Historie des Elements jederzeit exakt nachvollziehbar.

Externe Weiterleitung

Auf einen Blick

Externe Weiterleitung –> Weiterleitungsfunktion
Interne Weiterleitung –> Ändern der Elementeigenschaften (insb. Benutzer- und Gruppenzuweisung)

Wenn der Inhalt (oder auch Anhänge) eines Elements an einen Kommunikationspartner außerhalb des GREYHOUND-Systems übermittelt werden soll, ist dies eine Fall für eine externe Weiterleitung. Das kann für Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten gelten, aber auch für Abteilungen innerhalb des eigenen Unternehmens, die (noch) nicht mit GREYHOUND arbeiten.

• Um ein Element in der Listenansicht weiterzuleiten, klickt man mit der rechten Maustaste darauf und wählte im Kontextmenü den Befehl Weiterleiten.
• Hat man das Element zur Ansicht geöffnet, steht in der Symbolleiste eine gleichnamige Schaltfläche zur Verfügung.
• In beiden Situationen kann man alternativ die Tastenkombination [Strg]+[W] einsetzen.

Was kann extern weitergeleitet werden?
Jedes Element in GREYHOUND lässt sich unabhängig von seinem Typ weiterleiten. Elemente wie E-Mail, Briefe, Faxe und Telefonnotizen werden standardmäßig mit demselben Elementtyp weitergeleitet. Hierzu reicht es, wenn man direkt auf Weiterleiten klickt. Man kann beim Weiterleiten aber auch den Elementtyp wechseln und beispielsweise einen Brief per E-Mail weiterleiten. Möchte man einen der anderen Elementtypen (etwa Kontakte, Termine oder Aufgaben) weiterleiten, wird dazu einer der fünf genannten Elementtypen gewählt und der Inhalt des ursprünglichen Elements automatisch dorthin übernommen.

Mit beiden Varianten wird ein neues Element erstellt und dessen Eigenschaften oben weitestgehend vom ursprünglichen Element übernommen. Beim Betreff wird dem bisherigen Namen des Elements „WG:“ vorangestellt, Eigenschaften wie Gruppe, Thema und Kennzeichnungen werden beibehalten. Das alles kann bei Bedarf auch verändert werden, im Prinzip braucht man aber nur ganz oben die Adresse des Empfängers eingeben.

Auch der Inhalt wird vom ursprünglichen Element übernommen (sofern das so gewünscht ist – siehe Hinweisbox). Er kann aber an dieser Stelle beliebig bearbeitet, also beispielsweise gekürzt oder um eigene Anmerkungen ergänzt werden. Wichtig: Bei externen Weiterleitungen müssen eigene Anmerkungen im Nachrichtentext selbst eingefügt werden. Die Anmerkungen-Funktion von GREYHOUND hilft in diesem Fall nicht weiter, weil deren Inhalt nicht an externe Empfänger übermittelt wird. Sind ggf. die eigenen Ergänzungen erledigt, klickt man wie üblich oben links auf die Schaltfläche zum Absenden.

Originalnachricht als Zitat beim Weiterleiten einfügen
Standardmäßig fügt GREYHOUND beim Weiterleiten eines Elements dessen Inhalt in das neue erstellte Element ein, wo er vor dem Versenden noch bearbeitet werden kann. Wenn das nicht gewünscht ist und man beispielsweise nur die Anhänge weiterleiten möchte, kann man dieses Verhalten umstellen. Dazu nicht direkt auf Weiterleiten klicken, sondern auf den kleinen Pfeil rechts daneben. Dann lässt sich im Untermenü ganz unten die Option Originalnachricht einfügen ein- oder ausschalten. Tipp: Will man nur in Einzelfällen vom Standardverhalten abweichen, kann man einfach beim Klicken auf Weiterleiten [Strg] gedrückt halten. Dann verzichtet GREYHOUND auf das Einfügen der Originalnachricht, wenn diese standardmäßig eingefügt würde – oder eben umgekehrt.

Weiterleiten von Anhängen

Enthält eine Original-E-Mail Dateianhänge, werden diese beim Weiterleiten per E-Mail standardmäßig übernommen, was ja auch meistens naheliegend ist. Sollte dies im Einzelfall einmal nicht gewünscht sein oder möchte man von mehreren Anhängen nur bestimmte weiterleiten, kann man die unerwünschten Dateien nach dem Erstellen, aber vorm Absenden der Weiterleitung, entfernen:

1. Dazu wechselt man vom Editor in die Rubrik Anhänge.
2. Hier wählt man einen Anhang aus, der nicht weitergeleitet werden soll.
3. Nun einfach auf Anhang löschen klicken oder Entf drücken.

Der Anhang wird dadurch selbstverständlich nur aus der Weiterleitungsnachricht entfernt, nicht aus der Originalnachricht.

Inhalte zum Antworten auswählen

GREYHOUND übernimmt beim Weiterleiten (genau wie beim Antwrten und Duplizieren) jeweils sinnvolle Daten automatisch. Um flexibel steuern zu können, ob und welche Daten aus der ursprünglichen Nachricht beim Weiterleiten (bzw. Antworten oder Duplizieren) mitgesendet werden oder nicht, kann man ab GREYHOUND Version 5.5.175 build 3438 die STRG-Taste drücken, bevor man auf auf die entsprechende Funktion klickt. Daraufhin erscheint ein Dialog, in dem der Benutzer steuern kann, welche Daten er exakt mit übernehmen möchte:

Weiterleiten in einem anderen Elementtyp

GREYHOUND kennt verschiedene Typen von Elementen. Alle davon können weitergeleitet werden. Allerdings eignen sich nur einige Elementtypen als Mittel zur Weiterleitung, nämlich diejenigen, die Nachrichtencharakter haben (E-Mail, Brief, Fax, Messenger-Nachricht und Telefonnotiz). Jedes Element kann mit einem beliebigen dieser fünf Typen weitergeleitet werden. Klickt man bei einem der fünf Elementtypen einfach auf Weiterleiten, wird das neue Element im gleichen Typ erstellt. Man kann aber auch im Untermenü ausdrücklich einen anderen der fünf Elementtypen wählen.

Beim Weiterleiten eines Elements von einem der anderen fünf Typen (Termin, Aufgabe, Kontakt, Notiz oder Datei) muss man in jedem Fall einen Weiterleitungstyp wählen. Das kann man direkt im Untermenü erledigen. Klickt man stattdessen direkt auf Weiterleiten, wird ein Dialog angezeigt, wo man den gewünschten Weiterleitungstyp auswählt.

Beim Weiterleiten eines Elements in einem anderen Typ wird grundsätzlich der Text- bzw. HTML-Inhalt des Ausgangselements in das Weiterleitungselement übernommen, sofern dies nicht deaktiviert bzw. mit [Strg] fallweise unterdrückt wird. Ausnahme: Beim Weiterleiten eines Briefs oder Faxes als Brief oder Fax fragt GREYHOUND nach, ob die HTML-Daten oder die Bilddaten (oder auch beides oder gar nichts) in das Weiterleitungselement übernommen werden sollen. Darüber hinaus bemüht sich GREYHOUND, beim Wechsel des Elementtyps möglichst sinnvolle Hilfestellungen zu geben:

• Werden Termine oder Aufgaben per E-Mail weitergeleitet, hängt GREYHOUND an diese E-Mail automatisch eine ICS-Datei mit den Daten, die der Empfänger so direkt in seinen Kalender importieren kann.
• Werden gescannte Briefe oder Faxe per E-Mail weitergeleitet, hängt GREYHOUND an die E-Mail jeweils eine PDF-Datei mit dem Originalscan des Dokuments. Zusätzlich wird eine Version im GREYHOUND-internen DIF-Format angehängt, die aber nur von anderen GREYHOUND-Nutzern verwendet werden kann.

Diese Dateien werden automatisch im Hintergrund erstellt und angehängt. Sie können in der Rubrik Anhänge kontrolliert und auch wieder entfernt werden, falls sie nicht erwünscht sind.

Automatisches Weiterleiten per Regel

Die Weiterleiten-Funktion wird auch vom GREYHOUND Regelsystem unterstützt. Das ermöglicht es, Elemente unter bestimmten Bedingungen automatisch an externe Empfänger weiterleiten zu lassen. Die Anwendungsmöglichkeiten dafür sind vielfältig, so könnte man sich beispielsweise beim Eintreffen einer E-Mail von einem bestimmten Absender oder mit einem speziellen Betreff eine Mails schicken lassen. Der Knoten dafür ist im Regeleditor unter Erweitert/Weiterleiten zu finden. Er lässt sich flexibel konfigurieren:

• Oben links wählt man zunächst den Elementtyp für die Weiterleitung aus.
• Rechts daneben kann man einstellen, ob nur der Betreff weitergeleitet werden soll. Ebenso kann man das Übernehmen von Dateianhängen in die Weiterleitungsnachricht unterbinden.
• Darunter gibt man Absender und Empfänger an. Hierzu kann man aus den in GREYHOUND hinterlegten Kontakten auswählen oder beispielsweise direkt E-Mail-Adressen eingeben.

Gruppenzuordnung beim automatischen Weiterleiten
Wenn eine Nachricht per Regel automatisch weitergeleitet wird, erhält sie automatisch dieselbe Gruppenzuordnung wie die Originalnachricht. Der Ablauf der Regeln sollte deshalb so gestaltet werden, dass – wenn möglich – zunächst die Originalnachricht einer Gruppe zugeordnet wird. Erst danach sollte die Regel zum Weiterleiten greifen. Alternativ kann die Gruppenzuordnung auch nachträglich erfolgen, indem man eine zusätzliche Regel mit dem Auslöser Nach dem Nachrichtenausgang erstellt, welche die korrekte Gruppenzuordnung der Weiterleitungsnachricht übernimmt.

Interne Weiterleitung

Wann immer eine Nachricht innerhalb des Unternehmens bzw. innerhalb von GREYHOUND an einen anderen Benutzer oder auch eine andere Gruppe weitergereicht werden soll, sollte man auf das Weiterleiten per E-Mail verzichten. Dies widerspricht nicht nur dem grundlegenden Konzept von GREYHOUND, sondern es würde unnötig Ressourcen verbrauchen, die Nachvollziehbarkeit des Vorgangs erschweren und so letztlich mehr Aufwand verursachen. Sinnvoller und einfacher ist es, mit dem System und den dafür vorgesehen Mitteln zu arbeiten.

Internes Weiterleiten an einen bestimmten Benutzer

Manchmal ist es erforderlich, einen Vorgang an einen Mitarbeiter abzugeben. Vielleicht kennt ein Kollege sich bei einem Thema besser aus und kann dazu kompetenter Auskunft geben. Oder eventuell soll ein bestimmter Vorgang in die Hände des Teamleiters abgegeben werden, um notwendige Entscheidungen zu treffen.

In solchen Fällen lässt sich ein Element einem anderen Benutzer zuordnen. Dies führt dazu, dass dieser das Element unübersehbar in seinen Nachrichten vorfindet und sich damit befassen kann. Das Element selbst bleibt dabei unverändert (abgesehen von eben dieser Benutzerzuordnung). Der neue Bearbeiter sieht also das komplette Element in seinem Verlauf mit Systemprotokoll, Anmerkungen usw. Zusätzlich kann man dem Element beim Ändern der Zuweisung auch gleich eine Anmerkung hinzufügen, die beispielsweise den Grund für die Weiterleitung oder sonstige wichtige Informationen enthält.

1. Um ein geöffnetes Element einem anderen Benutzer zuzuweisen, verwendet man oben in der Symbolleiste die Schaltfläche Zuweisen. Wenn man auf den kleinen Pfeil rechts daneben klickt und im Untermenü Bearbeiter ändern ( Umschalt + Strg + B )wählt, landet man direkt im passenden Auswahlfeld.
   
   

Das direkte Zuordnen eines Elements zu einem Mitarbeiter führt dazu, dass dieses bei dessen Nachrichten aufgeführt wird. Da jeder Benutzer einen Filter mit den für ihn vorgesehenen Nachrichten haben sollte (standardmäßig Meine Nachrichten), sollte das Element dort unübersehbar sein.

Internes Weiterleiten an eine andere Gruppe (Abteilung)

Nicht immer soll ein Element direkt an einen bestimmten Mitarbeiter übergeben werden. Oftmals erfordern Abläufe, dass ein Vorgang von einer anderen Abteilung weitergeführt wird. Ist die Unternehmensstruktur in GREYHOUND sinnvoll abgebildet, repräsentiert sie diese Abteilung durch eine eigene Gruppe. Um ein Element an eine andere Abteilung weiterzugeben, braucht man diesem Element also nur der passenden Gruppe zuzuordnen. Im Unterschied zur Benutzerzuweisung wird das Element dabei nicht einem konkreten Mitarbeiter zugewiesen, sondern es kann von jedem Mitglied der neu zugewiesenen Gruppe eingesehen und bearbeitet werden. Im Prinzip ist der Vorgang aber ähnlich:

1. Um ein geöffnetes Element einer anderen Gruppe zuzuweisen, verwendet man oben in der Symbolleiste die Schaltfläche Zuweisen. Wenn man auf den kleinen Pfeil rechts daneben klickt und im Untermenü Gruppe ändern ( Umschalt + Strg + G ) wählt, landet man direkt im passenden Auswahlfeld.
2. Hier kann man die Gruppe auswählen, die nun für diesen Vorgang zuständig sein soll.
3. Darüber hinaus kann man im selben Schritt weitere Zuordnung vornehmen, beispielsweise ein Thema oder einen Kennzeichnung festlegen, die für die andere Abteilung für die weitere Bearbeitung ggf. hilfreich sein kann.
4. Ganz unten kann man außerdem eine Anmerkung einfügen. Diese kann beispielsweise wichtige Hinweise zum Vorgang enthalten, die aus dem Element selbst und seiner Historie nicht direkt ersichtlich sind.
5. Mit einem Klick ganz unten auf OK, erfolgt die neue Zuordnung.
   
   

Mit dem Ändern der Gruppenzuordnung verliert der Benutzer in den meisten Fällen die Kontrolle über das Element, sofern er nicht selbst Mitglied der neuen Gruppe ist. Es “verschwindet” also aus der aktuellen Listenansicht und kann nicht mehr eingesehen oder bearbeitet werden. Wenn die andere Abteilung den Vorgang registriert und bearbeitet hat, kann sie das Element aber ggf. wieder der ursprünglichen Gruppe zuweisen. So kann es – ggf. ergänzt oder mit Anmerkung versehen – wieder an die ursprünglichen Bearbeiter zurückgegeben werden.

Effiziente und nachvollziehbare Wege durch das Unternehmen

Das verdeutlicht, wie sich mittels einfacher Gruppenzuweisungen eine effektive interne Kommunikation gestalten lässt. Wenn zu einem Vorgang Fragen vorhanden sind, Freigaben erteilt werden müssen oder Maßnahmen durch andere Mitarbeiter oder Abteilungen erforderlich sind, kann man das betreffende Element der Abteilung oder dem Mitarbeiter überlassen, der diese Aufgabe erfüllen kann. Der nimmt das Element zur Kenntnis, wird aktiv und gibt die Kontrolle über das Element dann wieder an die ursprüngliche Abteilung für die weitere Bearbeitung oder beispielsweise externe Kommunikation zurück. Dies kann beliebig oft und beliebig komplex (beispielsweise auch verschachtelt) erfolgen. Unabhängig davon ist das Element nur einmal im GREYHOUND-System vorhanden. Dadurch werden alle Änderungen und Ergänzungen sowie deren Urheber protokolliert, so dass der gesamte Vorgang jederzeit nachvollziehbar ist. Außerdem ist sichergestellt, dass immer genau eine Abteilung (bzw. ggf. ein Mitarbeiter) zur Zeit für das Bearbeiten des Elements zuständig und verantwortlich ist. Es kann also nichts “verloren gehen” oder “vergessen werden”.