GREYHOUND Docs Hilfstools & Addons GREYHOUND Connect Addons

Allgemeine Hinweise & Tipps

Die im Folgenden beschriebenen allgemeinen Hinweise & Tipps zum Thema Connect Addons in GREYHOUND sollten aufmerksam gelesen werden.

Addons buchen

Ein Addon kann jederzeit bequem dem bestehenden GREYHOUND-Vertrag hinzugebucht werden.

1. Hierzu meldet man sich im GREYHOUND Control Center (GCC) mit seinem Kundenaccount an.
2. Hier wählt man unter Verträge den entsprechenden Vertrag aus.
3. Auf der Detailseite des Vertrags klickt man unten auf Produkte ändern.
   
   
   

   

   
   
4. Nun wählt man in der Liste das gewünschte Addon aus und setzt dort einen Haken.
5. Mit Weiter unten rechts geht es dann zur Zusammenfassung der Änderungen.
   
   
   

   

   
   
6. Ist alles wie gewünscht, kann man die Änderungen übernehmen und das Addon damit verbindlich buchen. Bitte die allgemeinen Geschäftsbedingungen und Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung erneut abhaken.

Der GREYHOUND Server und die Clients installieren das Addon (nach einem Neustart) automatisch. Weiterer notwendiger Schritt ist dann das Einrichten des Addons, sodass der Datenaustausch mit dem angebundenen System reibungslos klappt. Da dies bei jedem Anbieter etwas anders abläuft, findet man die Details dazu für jedes Addon in einer eigenen kurzen Anleitung. Außerdem müssen die Benutzerrechte angepasst werden, sodass alle zuständigen Anwender Zugriff auf das Addon in GREYHOUND haben.

Wichtig
Kunden im Eigenbetrieb müssen die Verwendung des gebuchten Addons zusätzlich im GREYHOUND Admin aktivieren (-> Anleitung siehe “FAQ”). Außerdem sind die Funktionen des neuen Addons erst nach einem Neustart des GREYHOUND Clients verfügbar.

Addons aktualisieren

Der GREYHOUND Server ruft beim Start bzw. Neustart automatisch die aktuellen Versionen der Addons ab und lädt neue oder aktualisierte Addons herunter.Das Prüfen und Herunterladen von Aktualisierungen kann auch ohne Neustart erfolgen. Dazu wird im GREYHOUND Client im Menü “Administration” (ehemals: “Funktionen“) der Eintrag “Addons aktualisieren” gewählt. Dieser Menüeintrag ist nur verfügbar, wenn im Benutzerprofil (Einstellungen > Profile) die Berechtigung “Addons aktualisieren” (im Abschnitt “System”) aktiviert ist:

Der GREYHOUND Client ruft seinerseits die aktuellen Versionen der Addons vom GREYHOUND Server ab, wenn er die Verbindung aufbaut. Wenn also die Addons im GREYHOUND Server aktualisiert wurden, so müssen die Clients einmal neu gestartet werden, um sich die Aktualisierung zu verschaffen.

Addon-Vorschauzeile

Wenn ein Addon aktiv ist, blendet es automatisch eine Vorschauzeile ganz oben in der Feldansicht ein. Man erkennt diese ganz links am Minisymbol des Addons. Wann immer man einen Vorgang auswählt, sucht das Addon nach einem dazu passenden Kunden und/oder Auftrag in seinem System. Wird es fündig, werden in der Vorschauzeile automatisch die wichtigsten Daten angezeigt. Konnte das Addon nichts Passendes finden, sieht man hier nur die Meldung Es wurden keine Daten gefunden oder auch Kein Suchbegriff übergeben!

Was soll in der Vorschauzeile angezeigt werden?

Ein Warenwirtschaftssystem bietet eine Vielzahl von Informationen, aber in der Vorschauzeile ist nur begrenzt Platz. Deshalb kann in den Addon-Einstellungen flexibel festgelegt werden, welche Angaben wo angezeigt werden sollen.

1. Dazu öffnet man im Erweiterungen-Menü den Eintrag des Addons mit der Ergänzung – Einstellungen.
2. In den Einstellungen wechselt man in die Kategorie Vorschauzeile.
3. Hier lässt sich für jede Position (von links nach rechts) eine beliebige Beschriftung für ein Feld festlegen. Dieser ordnet man dann mit dem Auswahlfeld Addon-Variable eine Information aus dem angebundenen System zu.
4. Auf diese Weise lassen sich mehrere Werte definieren. Sollten die vorhandenen Felder nicht reichen, kann man unten jeweils ein weiteres Felderpaar ausfüllen und mit dem +-Symbol hinzufügen.
5. Mit einem Klick auf das Papierkorb-Symbol kann man vorhandene Einträge schnell entfernen.
6. Um die Reihenfolge der Werte zu verändern, lässt sich ein Eintrag mit der kleinen Schaltfläche links neben dem Papierkorb erfassen und an die gewünschte Position ziehen.

Addon-Seitenleiste

Während die Vorschauzeile nur die wichtigsten Angaben in Kurzform verrät, kann man links im Seitenbereich praktisch alle Informationen zu einem Auftrag im Detail ablesen. Hierzu verwendet man die Reiterleiste oben, um dort ganz rechts den Reiter mit dem Symbol des Addons anzuklicken (sofern dieser nicht ohnehin schon ausgewählt ist).

Der Addon-Seitenbereich unterteilt sich von oben nach unten in vier Bereiche: Angefangen mit der Suche ganz oben über den Aktionsbereich und die Auftragsdetails bis hin zu den einzelnen Auftragspositionen. Klicke auf die vier grünen Lupen-Symbole auf dem folgenden Screenshot, um mehr über die einzelnen Bereiche zu erfahren:

Wie funktioniert das Matching? Wie findet ein Addon die passenden Daten?

Woher weiß GREYHOUND eigentlich, ob zu einer E-Mail Daten im Drittsystem, also in der WaWi oder der ERP, vorliegen? Oder anders gefragt: Welche Daten werden zum Abgleich zwischen Kundenanfrage und Addon herangezogen? In den meisten Fällen erfolgt das Matching über die E-Mail-Adresse des Kunden. Sprich: Trifft eine Mail in GREYHOUND ein, wird anhand der E-Mail-Adresse des Absenders im Drittsystem nach zugehörigen Daten gesucht. Bedeutet aber eben auch: Schickt der Kunde von einer anderen E-Mail-Adresse als der, mit der er die Bestellung getätigt hat, kann mitunter kein Matching stattfinden und das Addon in GREYHOUND meldet, es würden keine Daten vorliegen. Aus diesem Grund versucht GREYHOUND den passenden Datensatz noch anhand weiterer Kriterien zu finden, durch die der Kunde zweifelsfrei identifiziert werden kann, wie beispielsweise ein zugeordneter Kontakt, der eBay-Name oder der Amazon-Token.

Manuelle Suche im Addon

Wenn zu einem Vorgang in GREYHOUND kein Auftrag zugeordnet werden konnte, bleibt der Seitenbereich mit den Addon-Informationen weitestgehend leer. Allerdings wird oben immer das Suchfeld angezeigt, ggf. ist hier auch beispielsweise eine E-Mail-Adresse eingetragen, die das Addon aus dem Vorgang auslesen konnte. Man kann in dieses Suchfeld eine Auftragsnummer, eine E-Mail-Adresse oder beispielsweise auch den eBay-Namen eines Kunden eingeben. Nach welchen Dingen man genau suchen kann, wird einem angezeigt, wenn man mit der Maus in das Suchfeld hovert, ohne es anzuklicken – wenn man also drüber hovert. Hat man entsprechende Suchbegriffe eingegeben und drückt Enter, dann wird das angebundene Drittsystem manuell nach passenden Auftragsdaten durchsucht.

Abkürzungen zu weiteren Funktionen

Links zu Drittsystemen

Einige Informationen, so beispielweise Bestell-, Kunden-, oder Sendungsnummern, sind ggf. als Hyperlinks ausgeführt. Mit einem Klick darauf gelangt man direkt in das entsprechende Drittsystem und kann dort weitere Daten abrufen. So kann ein Klick auf eine Sendungsnummer beispielsweise die Weboberfläche des entsprechenden Dienstleisters öffnen und dort den aktuellen Status der Sendung anzeigen. Auch wenn zu einem Auftrag Dokumente hinterlegt sind, können diese direkt angeklickt werden. Oftmals reicht es aber bereits, den Mauszeiger nur kurz über den entsprechenden Link “schweben” (hovern) zu lassen. Dann zeigt das Addon dort eine kleine Vorschau auf das Dokument an, die vielleicht schon alle Fragen beantwortet.

Schaltfläche für oft genutzte Funktionen

Einige Addons bieten darüber hinaus zusätzliche Schaltfläche für bestimmte, oft genutzte Funktionen. Auch diese stellen Abkürzungen direkt zu den Funktionen des angebundenen Systems dar und öffnen beispielsweise im Webbrowser direkt das passende Formular des Warenwirtschaftssystems.

Zugriff auf andere Aufträge eines Kunden

Das Addon zeigt standardmäßig die Daten des Auftrags an, auf die sich der aktuell gewählte Vorgang in GREYHOUND bezieht. Es kann aber auch interessant sein, schnell einen Blick auf andere Aufträge desselben Kunden und deren Verlauf zu werfen. Liegen dem System weitere Aufträge, kann man diese direkt über das untere Auswahlfeld des Suchbereichs anwählen. Der Seitenbereich zeigt dann alle Angaben des oben gewählten Auftrags an. Sollte man den gewünschten Auftrag nicht auf Anhieb finden, kann es auch hier wieder hilfreich sein, den Mauszeiger kurz über einem der Einträge verharren zu lassen. Das Addon blendet dann in einem Vorschaufeld die wichtigsten Daten des jeweiligen Auftrags als Entscheidungshilfe ein.

Vorgänge manuell zuweisen

Nicht immer kann das Addon einen Vorgang in GREYHOUND automatisch einem Kunden bzw. Auftrag zuweisen. Verwendet ein Kunde etwa eine abweichende E-Mail-Adresse oder per Telefon oder Fax Kontakt auf, besteht keine automatische Verknüpfungsmöglichkeit. In solchen Fällen kann und sollte man den Vorgang manuell einem Kunden und Auftrag zuweisen, damit eine Verknüpfung entsteht und für die zukünftige Kommunikation genutzt werden kann. Dass Addon unterstützt dabei optimal.

Kundendaten mit der Suchfunktion schnell finden

Wenn ein Vorgang keinem Auftrag zugeordnet werden konnte, bleibt der Seitenbereich mit den Addon-Informationen weitestgehend leer. Allerdings wird oben immer das Suchfeld angezeigt, ggf. ist hier auch beispielsweise eine E-Mail-Adresse eingetragen, die das Addon aus dem Vorgang auslesen konnte. Man kann in dieses Suchfeld eine Auftragsnummer, eine E-Mail-Adresse oder beispielsweise auch den eBay-Namen eines Kunden eingeben. Mit [Eingabe] durchsucht das Addon dann das angebundene System nach dieser Information und füllt den Seitenbereich mit dem passenden Datensatz.

Bezieht sich der Suchbegriff nicht auf einen Auftrag, sondern auf den Kunden (beispielsweise E-Mail-Adresse oder eBay-Name), dann zeigt das Addon im Seitenbereich automatisch die Daten des neuesten Auftrags dieses Kunden an. Mit der Auswahl unterhalb des Suchfeldes kann man ggf. schnell zu einem früheren Auftrag wechseln.

Vorgang und Auftrag verknüpfen

Wichtig: Wurde ein passender Datensatz gefunden, wird dieser zunächst nur angezeigt. Es erfolgt aber noch keine automatische Verknüpfung mit dem Vorgang in GREYHOUND. Sollen Auftragsdaten und Vorgang in GREYHOUND dauerhaft miteinander verknüpft werden, kann man das aber jederzeit durchführen. Dazu reicht es, auf die bei einem Suchergebnis zusätzlich angezeigt Schaltfläche …Vorgang zuweisen zu klicken. Dadurch werden der links in der Seitenleiste angezeigte Auftrag und der rechts ausgewählte Vorgang in GREYHOUND miteinander verknüpft.

Textbausteine

Das Addon kann Informationen aus dem angebundenen System nicht nur am Bildschirm darstellen, sondern auch in neue Nachrichten einfügen. Dazu stellt es eine Reihe von Variablen zur Verfügung, die beim Erstellen einer Nachricht automatisch mit den Daten des verknüpften Auftrags befüllt werden. Diese Variablen lassen sich auch in Textbausteinen nutzen, sodass man mit wenigen Mausklicks standardisierte Antworten mit kundenspezifischen Informationen erstellen kann.

Damit das klappt, ist es wichtig, dass man zum Erstellen von Nachrichten die Funktionen der Addon-Seitenleiste verwendet (nicht die ähnlichen Funktionen in der Symbolleiste bzw. im Menü:

1. Zunächst wählt man in der Seitenleiste den Textbaustein aus, der in die Nachricht eingefügt werden soll. Um diese Funktion sinnvoll nutzen zu können, sollte der zuständige GREYHOUND Operator passende Textbausteine hinterlegen bzw. die Beispieltextbausteine entsprechend anpassen. Tipp: Lässt man den Mauszeiger kurz auf einem der Einträge verharren, wird eine Vorschau des Textbausteins eingeblendet.
   
   
   

   

   
   
2. Nun klickt man je nach Art der zu erstellenden Nachricht auf die Neu-, Antworten– oder Weiterleiten-Schaltfläche. Möchten man in einem anderen Medium antworten, kann man jeweils auf das kleine Pfeilsymbol am rechten Rand der Schaltfläche klicken und im Menü dann E-Mail, Fax, Brief oder Telefonnotiz (für einen Anruf) wählen.
   
   
   

   

   
   
3. GREYHOUND erstellt dann ein entsprechendes Element und fügt den gewählten Textbaustein ein. Mit der Vorschau kann man sich davon überzeugen, dass die Variablen des Textbausteins korrekt mit Daten aus dem Addon befüllt wurden.
   
   
   

   

   
   
4. Die Nachricht kann ggf. wie gewohnt bearbeitet und ergänzt werden. Anschließend wird sie einfach abgesendet.

Welche Addon-Variablen stehen für Textbausteine zur Verfügung?

Jedes Drittsystem organisiert seine Daten etwas anders und somit stellt auch jedes Addon leicht abweichende Variablen für Textbausteine zur Verfügung, auch wenn der Kern gleich oder zumindest sehr ähnlich ist. Deshalb gibt es keine allgemeingültige Liste aller Addon-Variablen. Stattdessen bietet GREYHOUND eine Funktion, mit der man sich exakt die Variablen ausgeben lassen kann, die das entsprechende Addon bereitstellt.

1. Dazu ist im Erweiterungen-Menü der Eintrag des Addons mit der Ergänzung – Hilfe auszuwählen.
2. Der damit geöffnete Dialog zeigt – neben kurzen Hinweisen und Links – im Wesentlichen eine umfassende Liste aller vom Addon bereitgestellten Werte an. Links findet sich jeweils die genaue Bezeichnung der Variable, wie sie auch in Textbausteinen verwendet werden kann. Recht steht zu jeder Variable eine kurze Beschreibung.
3. Tipp: Wenn man einen Variablennamen einfach anklickt, wird automatisch der gesamte Name ausgewählt. Man kann ihn nun mit [Strg]+[C] in die Zwischenablage kopieren und mit [Strg]+[V] von dort in einer Nachricht oder einem Textbaustein direkt wieder einfügen.
   

Daten aus dem Drittsystem in Vorgänge übernehmen

Wenn ein Addon aktiv ist, stellt es – soweit möglich – automatisch Verknüpfungen zwischen Vorgängen in GREYHOUND und Datensätzen im Drittsystem her und zeigt die entsprechenden Daten am Bildschirm an. Man kann aber noch einen Schritt weiter gehen und Daten aus dem Drittsystem direkt in GREYHOUND übernehmen und dort Vorgängen als dauerhafte Eigenschaft zuweisen. So könnte beispielsweise allen Elementen in GREYHOUND, die sich einem Kunden im Drittsystem zuordnen lassen, die ID dieses Kunden als benutzerdefiniertes Feld zugewiesen werden.

Benutzerdefinierte Felder für die Datenübernahme anlegen

Wichtige Voraussetzung für das Übernehmen von Daten aus einem Drittsystem sind benutzerdefinierte Felder. Diese müssen in einem ersten Schritt in GREYHOUND angelegt werden. Für jede Information, die aus dem Drittsystem übernommen werden soll, wird ein eigenes benutzerdefiniertes Feld benötigt. Dieses steht dann in jedem Element in GREYHOUND automatisch zur Verfügung.

1. Um ein benutzerdefiniertes Feld anzulegen, öffnet man im Menü Einstellungen/Benutzerdefinierte Felder.
2. Hier findet sich eine Liste der bereits angelegten benutzerdefinierten Felder. Darin sollte man zunächst prüfen, ob es für den geplanten Verwendungszweck vielleicht schon ein Feld gibt.
3. Andernfalls klickt man oben in der Symbolleiste auf Neues Feld erstellen.
   
   
   

   

   
   
4. Im anschließenden Dialog trägt man oben zunächst einen Namen für dieses Feld ein. Dieser wird verwendet, um das Feld in Listen zu bezeichnen, aber auch um seinen Inhalt dynamisch in Nachrichten bzw. Textbausteinen zu verwenden.
5. Zusätzlich lässt sich eine Beschreibung hinterlegen, die der eigenen Information dient und ggf. Hinweise zum Umgang mit diesem Feld enthält.
6. Im Bereich Optionen gibt man den Datentyp an, der in diesem Feld gespeichert werden soll. In den meisten Fällen dürfte String die richtige Wahl sein. Liegen aber Zahlen oder Datumsangaben vor, sollte man diese ruhig entsprechend wählen. Dadurch bietet sich die Möglichkeit, den Inhalt des Feldes nicht nur ausgeben sondern ggf. auch für Berechnungen und Vergleiche nutzen zu können.
7. Darunter wählt man bei Verfügbarkeit aus, für welche Arten von Elementen dieses benutzerdefinierte Feld verwendet werden soll.
8. Ganz unten kann man einen regulären Ausdruck für das Überprüfen von Dateneingaben hinterlegen und so formale Fehleingaben verhindern. Das ist aber eher für menschliche Eingaben interessant, weniger wenn die Daten automatisiert aus einem Addon kommen.
9. Mit OK legt man das benutzerdefinierte Feld mit den festgelegten Eigenschaften an.

Benutzerdefinierte Felder mit Addon-Daten verknüpfen

Jedem benutzerdefinierten Feld kann eine Information aus dem Addon zugewiesen werden. Wann immer ein Element in GREYHOUND mit einem Datensatz aus dem Drittsystem verknüpft wird (entweder automatisch oder manuell), wird dann der gewählte Wert in das benutzerdefinierte Feld des Elements geschrieben.

1. Um die Zuordnung von benutzerdefiniertem Feld zu Addon-Information vorzunehmen, öffnet man mit Erweiterungen/<Addoname-Name> – Einstellungen die Addon-Einstellungen und wechselt dort in die Rubrik Datenübernahme.
2. Hier wählt man auf der linken Seite zunächst die Addon-Variable aus, deren Inhalt in GREYHOUND übernommen werden soll.
3. Dann kann man auf der rechten Seite das benutzerdefinierte Feld angeben, in welchem der Inhalt der Addon-Variable gespeichert werden soll.
   
   
   

   

   
   
4. Wichtig: Nun klickt man rechts auf das +-Symbol. Erst dadurch wird die gewählte Verknüpfung festgelegt. Außerdem erhält man dadurch jeweils ein weiteres Felderpaar für eine weitere Verknüpfung.
5. Sind alle erforderlichen Verknüpfungen vorgenommen, klickt man unten auf OK.

Alles Weitere erledigen GREYHOUND und das Addon dann automatisch. Sowie ein Vorgang in GREYHOUND einem Datensatz aus dem Drittsystem zugeordnet wird, schreibt das Addon die gewünschten Daten aus dem Drittsystem in das festgelegte benutzerdefinierte Feld, wo sie dann dauerhaft für weitere Verwendung zur Verfügung stehen. Möchte man eine Verknüpfung später wieder entfernen, öffnet man die beschrieben Einstellung erneut und klickt rechts neben dem fraglichen Eintrag auf das x.

Connect Addons und TAPI-Schnittstelle verbinden

Ab GREYHOUND Version 4.9.15 build 2004 gibt es eine Verknüpfung zwischen den Connect Addons und der TAPI-Schnittstelle. Bei einem eingehenden Anruf erscheint im TAPI-Fenster nun ein Kontakt-Button – sofern der Anrufer als Kontakt in GREYHOUND angelegt ist.

Klickt man auf den Button, öffnet sich im GREYHOUND Client automatisch der entsprechende Kontakt. Über diesem erscheint zudem die von Mails gewohnte Addon-Vorschau-Zeile mit Daten aus dem angebundenen Drittsystem:

Reichen diese Informationen nicht aus, kann man wie üblich in die Addon-Seitenleiste klicken und sieht dort alle Daten aus dem Drittsystem zu diesem Kontakt.

Voraussetzungen für die Verknüpfung von TAPI und Addon

Wichtig
Die Verknüpfung funktioniert nur dann, wenn die Kontakte aus dem Drittsystem in GREYHOUND importiert wurden.
Konkret muss Folgendes erfüllt sein:

a) die E-Mail-Adresse des Kunden muss im Kontakt in GREYHOUND hinterlegt sein und / oder
b) die Kundennummer muss in einem benutzerdefinierten Feld in GREYHOUND vorhanden sein.

Optimal ist es, wenn beides zutrifft. Eine Bedingung muss mindestens erfüllt sein.

Aus technischer Sicht müssen zudem folgende Grundvoraussetzungen erfüllt sein, um die Verknüpfung zwischen Connect-Addon und TAPI-Schnittstelle herstellen zu können:

• GREYHOUND Version 4.9.15 build 2004 muss im Einsatz sein.
• Ein GREYHOUND Connect Addon muss gebucht und korrekt eingerichtet sein.
• Zudem muss eine TAPI-Schnittstelle konfiguriert und im Client aktiviert sein.

Einrichten der Verknüpfung von Addon und TAPI-Schnittstelle über die E-Mail-Adresse

Sind die oben genannten Grundvoraussetzungen erfüllt, kann die Einrichtung wie folgt vorgenommen werden:

• Damit die Zuordnung zwischen Kontakt und Drittsystem funktioniert, muss das Feld “E-Mail-Adresse” im Kontakt in GREYHOUND mit dem entsprechenden Wert aus dem Drittsystem befüllt sein. Ein einmaliges Befüllen des Feldes ist manuell per Datenimport möglich. Ein ständiges, automatisches Importieren der Kontaktdaten ist keine Grundfunktion von GREYHOUND, kann aber über ein Batch-Script in Kombination mit einem Import-Profil oder über die RPC-Schnittstelle realisiert werden.

Einrichten der Verknüpfung von Addon und TAPI-Schnittstelle über die Kundenummer

Sind oben genannten Grundvoraussetzungen erfüllt, kann die Einrichtung wie folgt vorgenommen werden:

• Zunächst ist über „Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder“ ein neues benutzerdefiniertes Feld anzulegen, beispielsweise mit dem Namen „Kundennummer“. Als Datentyp ist „Integer“ zu wählen, wenn Kundennummern ausschließlich aus Zahlen bestehen. Bestehen sie aus Buchstaben (und Zahlen), ist “String” zu wählen. Bei der Verfügbarkeit sind E-Mail und Kontakt anzuhaken.
• Anschließend ist dieses benutzerdefinierte Feld in den Einstellungen des Connect Addons zu hinterlegen: Über den Menü-Punkt „Erweiterungen“ sind die Connect Einstellungen zu öffnen. Nun ist im Reiter „Global“ bei „Feld für Kunden-ID“ das zuvor angelegte benutzerdefinierte Feld „Kundennummer“ einzutragen. Anschließend einfach die Eingabe mit einem Klick auf den OK-Button speichern.
• Damit die Zuordnung zwischen Kontakt und Drittsystem funktioniert, muss das benutzerdefinierte Feld „Kundennummer“ mit dem entsprechenden Wert aus dem Drittsystem befüllt sein. Ein einmaliges Befüllen des Feldes ist manuell per Datenimport möglich. Ein ständiges, automatisches Importieren der Kontaktdaten ist keine Grundfunktion von GREYHOUND, kann aber über ein Batch-Scriptin Kombination mit einem Import-Profil oder über die RPC-Schnittstelle realisiert werden.

FAQ & Häufige Probleme

Bei jedem Problem gilt: Bitte noch einmal genau prüfen ob alle Schritte der Installationsanleitung korrekt befolgt wurden. Wenn ja, dann ist hier Hilfe bei folgenden Problemen zu finden: