xentral Connect

Die Installation des Addons ist mit wenigen Handgriffen erledigt. Das Addon kann bequem dem bestehenden Vertrag hinzugebucht werden. Der GREYHOUND Server und die Clients installieren das Addon nach der Zubuchung im Vertrag vollautomatisch. Kunden im Eigenbetrieb müssen die neue Seriennummer im GREYHOUND Admin aktualisieren.

Vorbereitung in xentral

Damit das Addon “xentral Connect” auf die in xentral ERP hinterlegten Daten zugreifen darf, muss in der ERP ein Benutzer für den Zugriff durch GREYHOUND angelegt werden. Mehr dazu ist im Handbuch von xentral zu finden.

xentral Connect dem Vertrag hinzufügen

Das Produkt xentral Connect im GREYHOUND Control Center (GCC) in den bestehenden Vertrag hinzubuchen:

  1. Nach dem Login unter Verträge den Vertrag auswählen und bearbeiten

  2. Unter den Vertragsinhalten auf Produkte ändern klicken

  3. Das gewünschte Addon hinzubuchen durch Anhaken

  4. Änderungen mit Weiter bestätigen

  5. Änderungen überprüfen und übernehmen

Kunden im Eigenbetrieb müssen die Verwendung des gebuchten Addons zusätzlich im GREYHOUND Admin aktivieren und ggf. die Seriennummer erneuern (Anleitung hier). Außerdem sind die Funktionen des neuen Addons erst nach einem Neustart des GREYHOUND Clients verfügbar.

xentral Connect in GREYHOUND einrichten

Standardmäßig ist ein neues Addon immer für alle in GREYHOUND angelegten Benutzergruppen sichtbar. Wir empfehlen nach der Installation die Sichtbarkeit des xentral Einstellungsdialogs als auch des Addons selber zu konfigurieren. Informationen über Benutzergruppen gibt es an dieser Stelle im GREYHOUND Handbuch.

Nachdem das Addon dem Vertrag hinzugebucht wurde, erscheint im GREYHOUND Client ein neuer Menüeintrag Erweiterungen > xentral Connect – Einstellungen. Darin werden einmalig die individuellen Verbindungsdaten zu xentral sowie einige globale Einstellungen konfiguriert:

Verbindungseinstellungen

  • Neben einer optionalen Bezeichnung müssen hier die Zugangsdaten zu xentral eingetragen werden.
  • Danach müssen die API URL und der dedizierte Benutzer sowie das dazugehörige Kennwort für den Zugang zu xentral eingetragen werden.
  • Standardmäßig wird das SSL-Zertifikat, das bei xentral hinterlegt ist, durch das GREYHOUND Connect Addon validiert, also auf Gültigkeit geprüft. Bei Bedarf kann die Validierung des SSL Zertifikats abgeschaltet werden, indem der Haken entfernt wird.
  • In dem Feld Empfänger können die E-Mailadressen eingetragen werden, bei denen das Addon in xentral nach Auftragsdaten suchen soll. Sollen alle Mails durchsucht werden, ist der Platzhalter “*” einzugeben. Das Feld darf nicht leer bleiben!

Es ist sinnvoll, bei den Empfängern nur die E-Mail-Adressen einzutragen, an die xentral-Kunden auch Nachrichten schreiben. Beispielsweise “kundenservice@meinefirma.de”. So vermeidet man, dass das Addon auch bei eingehenden Lieferanten-E-Mails an einkauf@meinefirma.de unnötig nach Kundendaten sucht.

Mehrere Mandanten / Shops anbinden

Selbstverständlich lassen sich auch mehrere Mandaten / Shops mit dem Addon anbinden. Dazu legt man einfach im Reiter „Verbindung“ über das grüne Plus-Icon unten links eine neue, weitere Verbindung an und trägt die Daten des zusätzlichen Shops entsprechend ein:

Tipp
Vor allem bei der Anbindung mehrere Mandaten bzw. Shops ist es sinnvoll, dem Addon zu sagen, bei welchen Empfänger-Mail-Adressen er überhaupt nach Auftragsdaten suchen soll. Denn wenn der Kunde bei Mustershop A gekauft hat, braucht das Addon nicht unnötig bei Mustershop B nach Auftragsdaten zu suchen.
Bei welchen Mail-Adressen das Addon im Drittsystem suchen soll, das steuert man über das Feld „Empfänger“: Hier sollte man die die E-Mail-Adresse(n) einzutragen, an die Shop- und Verkaufsplattform-Kunden auch Nachrichten schreiben. Beispielsweise „kundenservice@mustershop-A.de“. So sucht das Addon nur bei eingehenden Nachrichten, die an diese Adresse gingen nach Daten, nicht aber bei eingehenden Nachrichten an den zweiten Mandanten (Mustershop B) oder bei Lieferanten-E-Mails, die an „einkauf@ mustershop-A.de“ gesendet wurden. Das wirkt sich positiv auf die Performance aus.

Globale Einstellungen

  • Präfix für Vorgangsnummern
    Um eingehende Nachrichten zum gleichen xentral-Auftrag automatisch zu einem Vorgang zusammen zu fassen, kann diese Funktion hier aktiviert und das gewünschte Präfix ausgewählt werden.
  • Vorgangsnummern automatisch zuordnen
    Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden die Vorgangsnummern von Nachrichten, zu denen ein xentral-Auftrag gefunden wird, automatisch dem Auftrag zugeordnet. Ist die Option deaktiviert, so kann diese Zuordnung nur manuell erfolgen.
  • Feld für Kunden-ID
    Dieses Feld ist nur wichtig, wenn man die automatische Kontaktsynchronisierung in GREYHOUND eingerichtet hat. Sofern bereits ein benutzerdefiniertes Feld für die Kunden-ID in GREYHOUND angelegt wurde, kann dieses Feld hier ausgewählt werden. Alternativ kann dieses auch hier über den Button angelegt werden. Wenn man die automatische Kontaktsynchronisierung in GREYHOUND nicht nutzt, sind hier keine Angaben notwendig.
  • Schnellzugriff für Textbausteine
    Hier kann der Basistextbaustein ausgewählt werden, welcher direkt über das Addon erreichbar sein soll. Damit entfällt das Wechseln des Karteireiters zwischen Addon und Textbausteinen.
  • CC an Auftrags-E-Mail
    Ist diese Option aktiviert, wird beim Antworten eine Kopie (CC) der Nachricht an die E-Mailadresse des Kunden gesendet, welche im Auftrag steht.

Erweiterte Einstellungen

  • Timeout
    Bei besonders großen xentral-Systemen kann es notwendig sein den Timeout-Wert anzuheben, damit Verbindungsdaten angezeigt werden.
  • Debug-Modus
    Zu besseren Fehleranalyse kann der Debug-Modus aktiviert werden. Damit werden dann detailliertere Informationen bei Problemen angezeigt. Zusätzlich wird damit eine Option aktiv mit der Informationen direkt an den GREYHOUND Kundenservice gesendet werden können.

Sind alle Daten korrekt hinterlegt, kann man das Addon xentral Connect nutzen.

Variablen für Textbausteine

Beim Beantworten oder Verfassen einer Nachricht über die Buttons in der Seitenleiste des Addons stellt das Addon einige Variablen bereit, die im Text der Nachricht oder in eingefügten Textbausteinen ersetzt werden. Der Inhalt der Variablen hängt von den Auftrags- und Kundendaten ab, die das Addon ermittelt hat. So können z. B. Variablen wie die Lieferanschrift leer sein, wenn in den Auftragsdaten keine separate Lieferanschrift übermittelt wurde. Wie üblich kann die Vorschaufunktion beim Verfassen der Nachricht genutzt werden, um zu überprüfen, durch welche Daten die Variablen ersetzt werden.

Es folgt eine Auflistung der Variablen und ihres Inhalts:

Variable
Beschreibung
[$Order.Type]Belegtyp (Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift, Lieferschein)
[$Order.OrderNumber]Bestellnummer
[$Order.InvoiceNumber]Rechnungsnummer
[$Order.CustomerNumber]Kundennummer
[$Order.Date]Bestelldatum (Tag.Monat.Jahr)
[$Order.DateInfo.D]Bestelldatum (Tag, z.B. “01”)
[$Order.DateInfo.M]Bestelldatum (Monat, z.B. “02”)
[$Order.DateInfo.Y]Bestelldatum (Jahr, z.B. “2013”)
[$Order.DateInfo.Day.DE]Bestelldatum (Tag auf deutsch, z.B. “Montag”)
[$Order.DateInfo.Day.EN]Bestelldatum (Tag auf englisch, z.B. “Monday”)
[$Order.DateInfo.Day.ES]Bestelldatum (Tag auf spanisch, z.B. “Lunes”)
[$Order.DateInfo.Day.FR]Bestelldatum (Tag auf französisch, z.B. “Lundi”)
[$Order.DateInfo.Month.DE]Bestelldatum (Monat auf deutsch, z.B. “Januar”)
[$Order.DateInfo.Month.EN]Bestelldatum (Monat auf englisch, z.B. “January”)
[$Order.DateInfo.Month.ES]Bestelldatum (Monat auf spanisch, z.B. “Enero”)
[$Order.DateInfo.Month.FR]Bestelldatum (Monat auf französisch, z.B. “Janvier”)
[$Order.DateInfo.Timestamp]Bestelldatum (Unix-Zeitstempel, Sekunden seit 01.01.1970)
[$Order.Platform]Verkaufsplattform
[$Order.PlatformUsername]Benutzername/ID auf der Verkaufsplattform
[$Order.TotalAmount]Gesamtbetrag des Auftrags inkl. Währung
[$Order.TotalAmountInfo.Value]Gesamtbetrag des Auftrags (Zahl mit Dezimalpunkt)
[$Order.TotalAmountInfo.Currency]Währung des Gesamtbetrags (drei Buchstaben)


[$BillingAddress.Company]Rechnungsanschrift: Firma
[$BillingAddress.Title]Rechnungsanschrift: Titel
[$BillingAddress.Name]Rechnungsanschrift: Vorname und Nachname
[$BillingAddress.Firstname]Rechnungsanschrift: Vorname
[$BillingAddress.Lastname]Rechnungsanschrift: Nachname
[$BillingAddress.Letter.Identifier]Rechnungsanschrift: Straße, Postleitzahl, Stadt, Land in einer Zeile (komma-getrennt)
[$BillingAddress.Letter.Street]Rechnungsanschrift: Straße und Hausnummer
[$BillingAddress.Letter.AdditionalInfo]Rechnungsanschrift: Zusatzinfo (z.B. Appartment, Etage)
[$BillingAddress.Letter.ZipCode]Rechnungsanschrift: Postleitzahl
[$BillingAddress.Letter.City]Rechnungsanschrift: Stadt
[$BillingAddress.Letter.Country]Rechnungsanschrift: Land
[$BillingAddress.Letter.CountryInfo.ISO2]Rechnungsanschrift: ISO3166 Länderkürzel (zwei Buchstaben)
[$BillingAddress.Letter.CountryInfo.ISO3]Rechnungsanschrift: ISO3166 Länderkürzel (drei Buchstaben)
[$BillingAddress.Letter.CountryInfo.DE]Rechnungsanschrift: Land (deutsche Schreibweise)
[$BillingAddress.Letter.CountryInfo.DE_UC]Rechnungsanschrift: Land (deutsche Schreibweise, Blockbuchstaben)
[$BillingAddress.Letter.CountryInfo.EN]Rechnungsanschrift: Land (englische Schreibweise)
[$BillingAddress.Letter.CountryInfo.EN_UC]Rechnungsanschrift: Land (englische Schreibweise, Blockbuchstaben)
[$BillingAddress.Letter.CountryInfo.ES]Rechnungsanschrift: Land (spanische Schreibweise)
[$BillingAddress.Letter.CountryInfo.ES_UC]Rechnungsanschrift: Land (spanische Schreibweise, Blockbuchstaben)
[$BillingAddress.Letter.CountryInfo.FR]Rechnungsanschrift: Land (französische Schreibweise)
[$BillingAddress.Letter.CountryInfo.FR_UC]Rechnungsanschrift: Land (französische Schreibweise, Blockbuchstaben)
[$BillingAddress.Email]Rechnungsanschrift: E-Mail Adresse
[$BillingAddress.Phone]Rechnungsanschrift: Telefonnummer
[$BillingAddress.Fax]Rechnungsanschrift: Faxnummer


[$ShippingAddress.Company]Lieferanschrift: Firma
[$ShippingAddress.Title]Lieferanschrift: Titel
[$ShippingAddress.Name]Lieferanschrift: Vorname und Nachname
[$ShippingAddress.Firstname]Lieferanschrift: Vorname
[$ShippingAddress.Lastname]Lieferanschrift: Nachname
[$ShippingAddress.Letter.Identifier]Lieferanschrift: Straße, Postleitzahl, Stadt, Land in einer Zeile (komma-getrennt)
[$ShippingAddress.Letter.Street]Lieferanschrift: Straße und Hausnummer
[$ShippingAddress.Letter.AdditionalInfo]Lieferanschrift: Zusatzinfo (z.B. Appartment, Etage)
[$ShippingAddress.Letter.ZipCode]Lieferanschrift: Postleitzahl
[$ShippingAddress.Letter.City]Lieferanschrift: Stadt
[$ShippingAddress.Letter.Country]Lieferanschrift: Land
[$ShippingAddress.Letter.CountryInfo.ISO2]Lieferanschrift: ISO3166 Länderkürzel (zwei Buchstaben)
[$ShippingAddress.Letter.CountryInfo.ISO3]Lieferanschrift: ISO3166 Länderkürzel (drei Buchstaben)
[$ShippingAddress.Letter.CountryInfo.DE]Lieferanschrift: Land (deutsche Schreibweise)
[$ShippingAddress.Letter.CountryInfo.DE_UC]Lieferanschrift: Land (deutsche Schreibweise, Blockbuchstaben)
[$ShippingAddress.Letter.CountryInfo.EN]Lieferanschrift: Land (englische Schreibweise)
[$ShippingAddress.Letter.CountryInfo.EN_UC]Lieferanschrift: Land (englische Schreibweise, Blockbuchstaben)
[$ShippingAddress.Letter.CountryInfo.ES]Lieferanschrift: Land (spanische Schreibweise)
[$ShippingAddress.Letter.CountryInfo.ES_UC]Lieferanschrift: Land (spanische Schreibweise, Blockbuchstaben)
[$ShippingAddress.Letter.CountryInfo.FR]Lieferanschrift: Land (französische Schreibweise)
[$ShippingAddress.Letter.CountryInfo.FR_UC]Lieferanschrift: Land (französische Schreibweise, Blockbuchstaben)


[$Payment.Method]Zahlungsart


[$Shipping.Provider]Versanddienstleister
[$Shipping.Costs]Versandkosten inkl. Währung
[$Shipping.CostsInfo.Value]Versandkosten (Zahl mit Dezimalpunkt)
[$Shipping.CostsInfo.Currency]Währung der Versandkosten (drei Buchstaben)
[$Shipping.Tracking.Code]Sendungsnummer / Tracking-Code
[$Shipping.Tracking.URL]Sendungsverfolgungs-Link / Tracking-URL


[$Addon.Name]Name des Addons
[$Addon.Version]Version des Addons (z.B. “1.2.3 build 456”)
[$Addon.VersionInfo.Number]Versionsnummer des Addons (z.B. “1.2.3”)
[$Addon.VersionInfo.Build]Build-Nummer des Addons (z.B. “456”)