Systemprotokoll
GREYHOUND führt zu jedem Element ein Protokoll, in dem alle Änderungen an diesem Element automatisch vermerkt werden. Dieses Systemprotokoll beginnt mit dem Erstellen des Elements, beispielsweise durch den Empfang einer E-Mail und verzeichnet dann alle Änderungen am Element, etwa wenn der Inhalt bearbeitet wird, wenn Zuordnungen vorgenommen werden oder wenn Eigenschaften verändert werden.
Dabei wird sowohl der genaue Zeitpunkt als auch der Urheber dieser Änderung verzeichnet. Das kann ein bestimmter Benutzer, eine automatische Regel oder das System selbst sein. Das Systemprotokoll wird in umgekehrter zeitlicher Reihenfolge geführt, d. h. den neuesten Eintrag findet man stets ganz oben, den ersten Eintrag ganz am Ende.
Tipp
Das Systemprotokoll kann ab GREYHOUND 5 durchsucht werden (einfach lostippen):
Bei einer erhaltenen und beantworteten E-Mail könnte das Systemprotokoll beispielsweise so aussehen:
| Protokolleintrag | Bedeutung |
|---|---|
| Vor 0 Tagen, 16:48:14 Stunden (03.09.2013 18:29:49) – Benutzer: Klaus Der Status wurde von “Offen” auf “Beantwortet” geändert. | Der Benutzer Klaus hat eine Antwort auf die Nachricht geschrieben, dadurch wird automatisch der Status aus Beantwortet geändert, das Enddatum gesetzt und Klaus dem Element als Benutzer zugeordnet. |
| Vor 0 Tagen, 16:48:14 Stunden (03.09.2013 18:29:49) – Benutzer: Klaus Der Benutzer wurde von “” auf “Klaus” geändert. | siehe oben |
| Vor 0 Tagen, 16:48:14 Stunden (03.09.2013 18:29:49) – Benutzer: Klaus Das Enddatum wurde von “03.09.2013 18:29:10” auf “03.09.2013 18:29:49” gesetzt. | siehe oben |
| Vor 0 Tagen, 16:48:17 Stunden (03.09.2013 18:29:46) – Benutzer: Klaus
Das Thema wurde von “” auf “Reklamation” geändert. | Der Benutzer Klaus hat dem Element das Thema Reklamation zugeordnet |
| Vor 0 Tagen, 16:38:20 Stunden (03.09.2013 18:29:43) – Benutzer: Klaus
Die Kontaktzuordnungen wurden geändert. | Der Benutzer Klaus hat die Nachricht einem Kontakt zugeordnet. |
| Vor 0 Tagen, 16:38:46 Stunden (03.09.2013 18:19:17) – Regel: Gruppenzuweisung
Die Gruppe wurde von “Unsortiert” auf “Kundenservice” geändert. | Eine Regel hat das Element aufgrund der Empfängeradresse der Gruppe Kundenservice zugeordnet. |
| Vor 0 Tagen, 16:38:46 Stunden (03.09.2013 18:19:17) – Benutzer: System
Das Element wurde auf Spam überprüft (Angewandter Filter: Keiner; Spamratio: 0%). | Das System hat eine Spamprüfung durchgeführt und die Nachricht als Nicht-Spam erkannt. |
| Vor 0 Tagen, 16:38:53 Stunden (03.09.2013 18:19:10) – Benutzer: System
Die Nachricht wurde empfangen (Konto: firma.de). | Die Nachricht wurde vom System empfangen und das Element erstellt. |
Dieses minutiöse Erfassen und Aufzeichnen von Änderungen an einem Element sorgt für größtmögliche Transparenz. Da das Systemprotokoll vollständig erhalten bleibt, solange sich ein Element im GREYHOUND-System befindet, lässt sich jederzeit detailliert nachvollziehen, wer wann was mit diesem Element gemacht hat. Änderungen lassen sich so stets einer Person (oder dem System bzw. einer Regel) zuordnen. Auch der zeitliche Ablauf eines Vorgangs bleibt stets nachverfolgbar, sodass sich Flaschenhälse im Workflow gut erkennen lassen.
Automatisch & unveränderbar
Einträge im Systemprotokoll werden nur durch das System selbst durchgeführt (daher auch der Name System(geführtes) Protokoll. Ist ein Eintrag einmal ins Protokoll aufgenommen, kann er nicht mehr entfernt oder verändert werden – weder durch Benutzer (auch nicht Administratoren), noch durch Regeln oder das System selbst. Das Systemprotokoll ist also manipulationssicher.
Das Systemprotokoll eines Elements abrufen
Man kann für jedes Element, auf das man Zugriff hat, jederzeit das Systemprotokoll abrufen. Es hat in der Ansicht eines Elements seine eigene Kategorie ganz rechts. Das gilt sowohl in der Elementvorschau als auch für geöffnete Elemente. Selbstverständlich kann man das Protokoll markieren, um beispielsweise Teile davon in die Zwischenablage zu kopieren. Im Kontextmenü des Systemprotokolls befindet sich außerdem der Befehl Alles auswählen, um den gesamten Inhalt schnell zu markieren.
Anmerkungen als Benutzerprotokoll
Auch ergänzende Einträge durch Benutzer sind nicht vorgesehen, da das Systemprotokoll eben nur vom System geführt wird. Wenn ein solches Benutzerprotokoll benötigt oder erwünscht wird, eignen sich dafür aber die Anmerkungen. Auch hier wird wie beim Systemprotokoll zu jedem Eintrag automatisch Zeitpunkt und Urheber verzeichnet. Die Benutzer brauchen also lediglich den eigentlichen Text einzutippen.