DMS-Kontakte zuordnen

Die Buchhaltung erwartet für jeden Beleg genau einen Absender und einen Empfänger – das gilt auch für die meisten Softwarelösungen in dem Umfeld, so auch DATEV. Diese beiden Angaben – Belegabsender & Belegempfänger – müssen deshalb auch eingetragen sein, damit die DATEV-Übergabe funktioniert.

Oder anders ausgedrückt: Man kann einem Element in GREYHOUND zwar beliebig viele Kontakte zuordnen, aber jeweils nur genau einen Kontakt als Belegabsender und einen Kontakt als Belegempfänger bestimmen. Genauso, wie die Buchhaltung es braucht – einfach, korrekt und transparent.

Was sind überhaupt meine DMS-Kontakte?

Damit keine Fehler bei der Kontaktzuordnung passieren können, kann man bei jedem Kontakt angeben, ob dieser im DMS-Bereich als Belegabsender oder Belegempfänger überhaupt zur Auswahl stehen soll:

Nur Kontakte, die auf diese Weise mit “Ja” gekennzeichnet wurden, stehen bei der Bearbeitung von Belegen überhaupt als Belegabsender bzw. Belegempfänger zur Auswahl.

Kontakte zuordnen

Es ist für den weiteren Prozess im Dokumentenmanagement enorm hilfreich, wenn Rechnungen und andere Dokumente Kontakten zugeordnet sind. Will man die Daten am Ende strukturiert an DATEV übergeben, ist das sogar zwingend notwendig. Deshalb haben wir die Kontaktzuordnung in GREYHOUND auch so konzipiert, dass man es als Nutzer nicht vergessen oder übersehen kann. In den meisten Fällen wird in der Realität automatisch ein Kontakt zugeordnet werden, vor allem bei Rechnungen von Lieferanten & Co., von denen man wiederkehrend Belege verarbeitet.

Wurde aber mal kein Kontakt automatisch erkannt, macht GREYHOUND einen auf folgende Wege darauf aufmerksam, dass man die Kontaktzuordnung noch vornehmen muss:

  1. Bei dem Element fehlt in der Listenansicht das entsprechende Icon für die Kontaktklassifizierung.
  2. Die Plausibilitätsprüfung meldet “Ungültiger Belegabsender” bzw. “Ungültiger Belegempfänger” (siehe unten).
  3. Es ist keine oder eine falsche Angabe in folgendem Bereich unten bei den Metadaten zu sehen:

Um nun einen Kontakt händisch nachzupflegen gibt unten in die Suchzeile neben der Lupe den Namen des Kontakts ein. Man kann hier auch mit der Platzhaltersuche arbeiten und das Sternchen verwenden. Der in GREYHOUND angelegte und als Belegabsender/Belegempfänger deklarierte Kontakt wird nun zur Auswahl angezeigt und kann durch Klicken ausgewählt werden. Als Belegabsender ist in fast allen Fällen das eigene Unternehmen auszuwählen. Bei mehreren Mandaten immer genau hinschauen, welche Firma der Empfänger ist!

Hinweis: Sollte nach Hinzufügen eines Kontakts als Typ “Keiner” da stehen anstelle von “Absender” oder “Empfänger”, dann muss beim Kontakt noch hinterlegt werden, ob dieser Belegabsender oder Belegempfänger ist (siehe oben). Macht man dies einmal direkt manuell am Beleg, fragt GREYHOUND nach, ob dies für den Kontakt übernommen werden soll.

Speichert man die Eingaben, wird automatisch das Icon für die Kontaktzuordnung gesetzt und in der Listenabsicht sind die beiden Spalten “Absender” und “Empfänger” nun gepflegt.

Tipp
Eine nicht korrekte Kontaktzuordnung kann man über den Button “Zuordnung entfernen” entfernen.

Kontakt als Belegabsender setzen bestätigen

Es kann Situationen geben, bei denen man bei einem Brief einen Kontakt vom Typ “Absender” hinterlegen will, aber dadurch nicht immer sofort automatisch das benutzerdefinierte Feld “Belegabsender” geändert werden soll. Denn dadurch kann es durchaus möglich sein, dass man durch so eine Kontakt-Zuordnung seine DMS-Kontakte ‘durcheinander’ bringt.

Oben im Reiter “Metadaten” kann man an folgender Stelle steuern, ob ein Kontakt automatisch als Belegabsender gesetzt werden soll oder erst nach manueller Bestätigung.

Unsere Empfehlung
Option aktivieren (grau hinterlegt = aktiv) und nur bei Bedarf temporär durch einmaliges Anklicken des Kontakt-Icons deaktivieren. Anschließend wieder aktivieren.

Neue Kontakte anlegen

Stellt man bei der Kontaktzuordnung fest, dass der Kontakt noch nicht in GREYHOUND angelegt ist – wird man also über die Suchfunktion nicht fündig – dann ist entsprechend ein neuer Kontakt anzulegen. Das kann man direkt über den Button “Neuer Kontakt” machen:

Einen neuen Belegabsender als Kontakt anlegen

Beim Anlegen eines neuen Belegabsenders als Kontakt in GREYHOUND muss man Folgendes beachten:

  • Der Wert im benutzerdefinierten Feld bei Belegabsender auf “Ja” setzen.
  • Es muss zwingend die Postadresse eingetragen sein.
  • Die buchungsrelevanten Daten wie USt-IdNr und IBAN müssen korrekt eingetragen sein.

Die eigene Firma als Belegempfänger deklarieren

Damit man die eigene Firma als Belegempfänger auswählen kann, muss man sich selbst einmal als Kontakt in GREYHOUND einlegen und den Wert “Belegempfänger” auf “Ja” setzen. Dabei muss man auch die eigene Postadresse und alle anderen buchungsrelevanten Daten einmal korrekt hinterlegen.

Wichtig: Möchte man die Daten am Ende strukturiert an DATEV übergeben, muss hier am Empfängerkontakt auch zwingend die korrekte Beraternummer und die Mandantennummer aus DATEV hinterlegt sein, damit die DATEV Belege aus GREYHOUND auch korrekt zuordnen kann.

Nutzt man GREYHOUND für mehrere Mandanten, müssen entsprechend auch mehrere Belegempfänger als Kontakt angelegt werden.

Was geht man mit Kontaktpersonen von Belegabsendern um?

In der Praxis ist es fast immer so, dass man nicht bloß eine Firma als Kontakt hinterlegen muss, um diesen als Belegabsender nutzen zu können, sondern auch konkrete Ansprechpartner dieser Firma mit ihren individuellen Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Fax etc.) abspeichern will oder muss. In diesem Fall geht man in GREYHOUND am besten wie folgt vor:

  1. Firma “Musterfirma GmbH” als Kontakt abspeichern und den Belegabsender auf “Ja” setzen. In diesem Kontakt sollten die allgemeine Postadresse sowie die allgemeine Mail-Adresse wie z.B. eine info@musterfirma hinterlegt sein. Außerdem müssen in den dafür vorgesehenen benutzerdefinierten Felder die buchungsrelevanten Daten wie USt-IdNr und IBAN korrekt eingetragen sein.
  2. Kontakt “Max Mustermann” als Kontakt abspeichern. Hier die persönlichen Kontaktwege eintragen, also z. B. als E-Mail max@musterfirma.de und seine individuelle Durchwahl als Telefonnummer. Unter “Firma” trägt man “Musterfirma GmbH” ein. Wichtig: Der Wert Belegabsender bleibt auf “Nein”.
  3. Gibt es weitere Ansprechpartner bei der Musterfirma, die man ablegen möchte? Dann einfach genau wie unter Punkt 2 beschrieben vorgehen, um z. B. “Maxi Musterfrau” ebenfalls als Kontaktperson der Musterfirma in GREYHOUND abzulegen.

Bei diesem Vorgehen stehen einem die Kontakte Max Mustermann und Maxi Musterfrau für die tägliche Arbeit zur Verfügung, die Buchhaltung sieht aber gleichzeitig nur die für die relevanten Daten (den Belegabsender-Kontakt “Musterfirma GmbH”).

Tipp: Am besten legt man den buchungsrelevanten Kontakt “Musterfirma GmbH” (den Belegabsender) in einer Gruppe ab, auf die nicht jeder Zugriff hat, z. B. die Buchhaltung. So sinkt das Risiko, dass der Kontakt aus Versehen gelöscht oder editiert wird.

Alles im Überblick: Die Kontakt-Filter

Damit man bei den Belegabsendern und Belegempfängern nicht den Überblick verliert, haben wie spezielle dafür unterhalb des Dokumenteneingangs angesiedelt. Hier sieht man auf einen Blick, ob und wieviele unvollständig angelegte Belegabsender es gibt und welche Daten jeweils noch nachzupflegen sind:

Die Belegabsender-Kontakte sollten so gepflegt sein, dass die Filter unter “unvollständig” entsprechend leer sind und keine Kontakte anzeigen. Dann hat man alles korrekt angelegt.