E-Mail-Konten

Um mit GREYHOUND E-Mails versenden und empfangen zu können, ist es notwendig, die entsprechenden E-Mail-Konten einzurichten. GREYHOUND kann beliebig viele POP3- und SMTP-Konten verwalten.

Hinweis für Systemadministratoren

GREYHOUND unterstützt weder IMAP noch Mail Exchange (MX) und verfügt auch über kein eigenes SMTP-Relay. Sämtliche E-Mail-Konten benötigen POP3/SMTP-Unterstützung über den Provider oder ggf. andere E-Mail-Systeme, wie z. B. Microsoft Exchange, Tobit oder Lotus Domino.

Mailempfang: POP3 Konten einrichten

In die entsprechende Kontenverwaltung gelangt man über die Menüleiste Einstellungen > POP3-Konten

Über die Schaltfläche Neues POP3-Konto erstellen in der Funktionsleiste oder mit dem Shortcut STRG+N gelangt man zur entsprechenden Einrichtung. Wir empfehlen grundsätzlich das Konto immer mit der entsprechenden E-Mail-Adresse zu benennen. Für eine erfolgreiche Einrichtung sind Hostname/IP des Mailservers sowie Benutzername und Kennwort notwendig, optional lässt sich eine entsprechende Verschlüsselungsmethode wie TLS oder SSL auswählen.

Maximale Größe von Nachrichten

Sowohl bei POP3- als auch bei SMTP-Verbindungen lässt sich die Maximale Größe der zu übertragenden Nachrichten vorgeben, um besonderen Anforderungen gerecht zu werden oder etwa Vorgaben eines Mail-Dienstleisters zu erfüllen. Überschreitet eine Nachricht die hier festgelegte Größe, wird sie nicht übertragen. WICHTIG: Es gibt eine weitere Größenbeschränkung, die zentral für das gesamte System im GREYHOUND Admin festgelegt ist. Standardmäßig liegt sie bei 64 MB. Sollten Nachrichten mit noch größerem Umfang erforderlich sein, muss dieser Wert nicht nur in den Mailserver-Einstellungen, sondern auch im GREYHOUND Admin angepasst werden! Sind hier und im Admin unterschiedliche Werte angegeben, findet der kleinere der beiden Werte Anwendung. Überschreitet eine Nachricht den festgelegten Wert, wird sie ohne Inhalt und Anhang zugestellt und es erfolgt eine Meldung im Logfile.

In der Rubrik Optionen lassen sich diverse Experten-Einstellungen vornehmen. Beispielsweise lässt sich hier definieren, ob Betreff oder Inhalt geändert bzw. Absender- oder Empfänger-Adresse geändert werden sollen. Achtung: Hier sollten keine Einstellungen ohne vorherige Absprache mit dem GREYHOUND Support vorgenommen werden!

In der Rubrik Löschung kann man bestimmen, ob Nachrichten direkt nach dem Abruf, gar nicht oder erst nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden sollen.

Um eine höhere Datensicherheit zu gewährleisten, empfehlen wir hier die Einstellung Nachrichten nach dem angegebenen Zeitraum vom POP3-Konto löschen zu verwenden, als Zeitraum sollten hier mindestens 7 Tage gewählt werden.

POP3-Konto zurücksetzen und alle Nachrichten erneut abrufen

Sofern man diese Funktion aktiviert und die Kontoeinstellungen speichert, werden alle auf dem POP3-Konto vorhandenen Nachrichten erneut abgerufen. Hierdurch können Elemente anschließend in GREYHOUND doppelt vorkommen, sofern diese nicht vorab gelöscht wurden.

Mailversand: SMTP-Konten einrichten

SMTP-Konten werden analog zu den POP3-Konten eingerichtet, also einfach SMTP-Server, Port und Zugangsdaten angeben sowie die passende Verschlüsselung für eine sichere Verbindung wählen.

SMTP-Konten für verschiedene Absender definieren

Wichtig ist die Rubrik Absender, weil hier festgelegt wird, welches SMTP-Konto GREYHOUND wann verwendet. Wird nur ein SMTP-Konto für den Versand von allen E-Mail-Adressen genutzt, kann hier einfach ein Platzhalter * angegeben werden. Damit wird sichergestellt, dass jeder Absender über dieses SMTP-Konto Nachrichten versenden kann. Werden mehrere SMTP-Konten verwendet, so ist in der Rubrik Absender anzugeben, welche E-Mail-Adressen bzw. Domains über das jeweilige SMTP-Konto versendet werden sollen.

Ein SMTP-Konto für eine Domain

Sofern innerhalb von GREYHOUND nur eine Domain für alle Absender-Adressen verwendet wird, ist es im Regelfall ausreichend, auch nur ein SMTP-Konto anzugeben, da es die meisten Provider erlauben, über das gleiche SMTP-Konto mehrere E-Mail-Adresse zu “relayen”.

Die Zuordnung von Gruppen zu SMTP-Konten

Welche Gruppe welches SMTP-Konto zum Versenden von Nachrichten verwendet, wird über die E-Mail-Adresse zugeordnet. In den Einstellungen jeder Gruppe findet sich in der Rubrik E-Mail die Angabe Adresse. Jede Nachricht, die von dieser Gruppe erstellt wird, erhält automatisch die hier angegebene E-Mail-Adresse als Absender. Soll nun GREYHOUND eine E-Mail verschicken, nimmt es diese Absender-Angabe und sucht ein dazu passendes SMTP-Konto. Hier kommen die in den SMTP-Konto-Einstellungen in der Rubrik Absender festgelegten Adressen ins Spiel. GREYHOUND prüft, in welches Schema die jeweilige Absenderadresse passt und wählt dann dieses Konto für den Versand aus. Verwendet also etwa eine Gruppe als Absender-Adresse “kundenservice@meinefirma.de” und es gibt ein SMTP-Konto für die Adresse “*@meinefirma.de”, so würde GREYHOUND dieses SMTP-Konto verwenden, um die Nachrichten dieser Gruppe zu versenden.

Beispiele:

Eintrag
Beschreibung
*Alle Absender-Adressen sind berechtigt, über dieses SMTP-Konto zu versenden
*@meinefirma.deNur Absender-Adressen mit der Domain “meinefirma.de” sind berechtigt, über dieses SMTP-Konto zu versenden.
max.mustermann@meinefirma.deNur die Absender-Adresse max.mustermann@meinefirma.de ist berechtigt, über dieses SMTP-Konto zu versenden.

Sofern man mehrere Einträge vornehmen möchte, kann man für jeden Eintrag eine eigene Zeile verwenden.

Vorsicht bei Mehrfachverwendung von Adressen

GREYHOUND verwendet bei dem beschriebenen Ablauf jeweils das erste SMTP-Konto, zu dem die Absenderadresse einer E-Mail passt. Deshalb ist es nicht sinnvoll, dasselbe Adress-Schema bei verschiedenen SMTP-Konten zu verwenden. Selbst wenn die Nachricht zu mehreren SMTP-Konten passt, wird sie nur einmal mit dem ersten passenden Konto verschickt. Üblicherweise wird (bzw. sollte) es auch nicht vorkommen, dass mehrere SMTP-Konten dasselbe Adress-Schema verwenden. Es kann aber leicht passieren, wenn man an der Konfiguration der SMTP-Server etwas ändert, beispielsweise neue SMTP-Konten hinzufügt. Vergisst man dabei, die alten SMTP-Konten zu entfernen bzw. zumindest deren Adress-Schema zu löschen, verwendet GREYHOUND weiterhin die alten Konten zum Versenden der Nachrichten. In der Rubrik Optionen hat man die Möglichkeit, sowohl Absender als auch Empfänger standardmäßig zu manipulieren. Achtung: Hier sollten keine Änderungen ohne vorherige Absprache mit dem GREYHOUND Support gemacht werden!