E-Mail-Konten

Um mit GREYHOUND E-Mails versenden und empfangen zu können, ist es notwendig, die entsprechenden E-Mail-Konten einzurichten. GREYHOUND kann beliebig viele POP3- und SMTP-Konten verwalten.

Hinweis für Systemadministratoren

GREYHOUND unterstützt weder IMAP noch Mail Exchange (MX) und verfügt auch über kein eigenes SMTP-Relay. Sämtliche E-Mail-Konten benötigen POP3/SMTP-Unterstützung über den Provider oder ggf. andere E-Mail-Systeme, wie z. B. Microsoft Exchange, Tobit oder Lotus Domino.

Die Verwaltung der POP3-und SMTP-Konten ist in GREYHOUND unter Einstellungen > Konten möglich.

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Mailempfang: POP3 Konten einrichten

Alles rund um POP3 Konten findet man im GREYHOUND Client unter Einstellungen > Konten> POP3-Konten. Um ein neues Konto einzurichten, kann man entweder den Button Neues POP3-Konto erstellen wählen oder den Shortcut STRG+N nutzen. Tipp: Einmal eingerichtete POP3 Konten lassen sich auch duplizieren, das spart Arbeit. Wie man ein neues Mailpostfach in GREYHOUND einbindet, ist im Folgenden Schritt-für-Schritt beschrieben.

Verbindung

  1. Unter Name des Kontos am besten die Mail-Adresse eintragen, dann kann man das Konto hinterher wieder gut zuordnen.
  2. Den Status zunächst auf “Deaktiviert” lassen.

    Tipp: Nach erfolgreicher Hinterlegung aller Daten im POP3-Konto sollte zuerst die Regel “Eingangsverarbeitung: Gruppen- und Bearbeiterzuweisung” erweitert werden. Man sollte GREYHOUND also zuerst mitteilen, wohin Elemente dieser Adresse geroutet werden sollen (z. B. in die Gruppe “Kundenservice”). Erst danach sollte das POP3 Konto aktiviert werden – denn dann laufen alle Mails direkt in die richtige Abteilung.
  3. Unter Kontotyp den passenden Elementtyp wählen, also z. B. E-Mail.
  4. POP3-Konto zurücksetzen und alle Nachrichten erneut abrufen: Sofern man diese Funktion aktiviert und die Kontoeinstellungen speichert, werden alle auf dem POP3-Konto vorhandenen Nachrichten erneut abgerufen. Hierdurch können Elemente anschließend in GREYHOUND doppelt vorkommen, sofern diese nicht vorab gelöscht wurden. Der Haken sollte im Normalfall also nicht gesetzt werden!
  5. Hostname: Hier ist der Host bzw. die IP des Mailservers einzutragen.
  6. TLS/SSL-Version steht standardmäßig auf “Automatisch” und hier ist nur dann eine Änderung nötig, wenn man eine bestimmte SSL- oder TLS-Variante erzwingen möchte bzw. muss.
  7. Rechts unter “Sichere Verbindung” ist die gewünschte Verschlüsselungsmethode auswählen. Unsere Empfehlung: Mails immer verschlüsselt abrufen. Je nachdem, welche Variante man hier wählt, ändert sich links der Port automatisch mit. Am Port sind also nur in Ausnahmefällen händischen Änderungen nötig.
  8. Darunter auf der rechten Seite kann man die Authentifizierungs-Weg auswählen: ‘Normaler’ Login, APOP oder OAuth2 (zu OAuth unten mehr).
  9. Benutzer und Passwort eintragen.
  10. Links unten “Verbindung testen“. Passen alle Daten, wird GREYHOUND eine positive Rückmeldung geben.
  11. Mit einem Klick auf “OK” kann man die Daten speichern.
  12. Nun die Regel Eingangsverarbeitung: Gruppen- und Bearbeiterzuweisung um die neue Mailadresse erweitern und anschließend speichern. Also:
    Wenn “POP3 Konto = kundenservice@meine-firma.de, dann (grüner Haken) ändere die Gruppe in “Kundenservice”.
  13. Nun nochmal das POP3 Konto öffnen und ganz oben auf “Aktiviert” setzen.
  14. Alle auf dem Mailserver vorhandenen Mails werden nun abgerufen und laufen in den Kundenservice ein.
Maximale Größe von Nachrichten

Sowohl bei POP3- als auch bei SMTP-Verbindungen lässt sich die Maximale Größe der zu übertragenden Nachrichten vorgeben, um besonderen Anforderungen gerecht zu werden oder etwa Vorgaben eines Mail-Dienstleisters zu erfüllen. Überschreitet eine Nachricht die hier festgelegte Größe, wird sie nicht übertragen. WICHTIG: Es gibt eine weitere Größenbeschränkung, die zentral für das gesamte System im GREYHOUND Admin festgelegt ist. Standardmäßig liegt sie bei 64 MB. Sollten Nachrichten mit noch größerem Umfang erforderlich sein, muss dieser Wert nicht nur in den Mailserver-Einstellungen, sondern auch im GREYHOUND Admin angepasst werden! Sind hier und im Admin unterschiedliche Werte angegeben, findet der kleinere der beiden Werte Anwendung. Überschreitet eine Nachricht den festgelegten Wert, wird sie ohne Inhalt und Anhang zugestellt und es erfolgt eine Meldung im Logfile.

Achtung: Besonderheit bei Google-Mailkonten

Um ein GoogleMail-Konto per POP3 in GREYHOUND einzubinden, ist relevant zu wissen, ob für das jeweilige Google-Konto die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktiviert ist oder nicht. Wo kann ich das sehen? Antwort: Bei Google einloggen > auf „Konto“ klicken > links im Menü „Sicherheit“ wählen > zur Überschrift „Bei Google anmelden“ runterscrollen.

Dort sieht man, ob die Zwei-Faktor-Authentifizierung, hier beschrieben als “Bestätigung in zwei Schritten”, als Authentifizierungsweg aktiviert oder deaktiviert ist (in diesem Beispiel ist sie deaktiviert):

Das weitere Vorgehen ist abhäbgig davon, ob die 2FA-Methode aktiviert ist oder nicht:

2FA ist deaktiviert

Um ein GoogleMail-Konto, bei dem die 2FA deaktiviert ist, per POP3 in GREYHOUND einbinden zu können, muss in den Einstellungen von Google die Option “Zugriff durch weniger sichere Apps” aktiviert sein. Das geht wie folgt:

  1. Die Seite google.de aufrufen und oben rechts einloggen mit dem relevanten Google-Account.
  2. Auf das Benutzerbild oben rechts klicken und anschließend den Button “Google-Konten verwalten” anklicken.
  3. Links im Menü den Punkt “Sicherheit” auswählen.
  4. Auf der Seite, die sich dann öffnet, solange runterscrollen, bis man den Punkt “Zugriff durch weniger sichere Apps” sieht. Hier auf “Zugriff erlauben” klicken:

  5. Auf der Seite, die sich dann öffnet, muss noch einmal der Schalter angeklickt werden, um die Option auch wirklich zu aktivieren. Am Ende sollte es dann so aussehen:

  6. Anschließend kann man in GREYHOUND unter POP3-Konten ein Google-Mailkonto wie oben beschrieben anbinden.

2FA ist aktiviert

Um ein GoogleMail-Konto, bei dem die 2FA aktiviert ist, per POP3 in GREYHOUND einbinden zu können, muss ein sicheres App-Passwort erstellt werden. Dabei handelt es sich um einen 16-stelligen Sicherheitscode, der einmalig verwendet wird für die Anmeldung.

Das Vorgehen bei aktiviert 2FA ist im Handbuch von Google gut beschrieben. Dort findet man dann auch die SSL-Einstellungen und vieles mehr.

Tipp: Hilfreich ist dort auch die Antwort auf die Frage “Ich kann mich nicht in meinem E-Mail-Client anmelden”.

Authentifizierung via OAuth2 (Exchange / Office365)

Ab Version 5.0.85 build 2884 unterstützt GREYHOUND auch die Authentifizierung per OAuth2, also über den Browser. Das ist vor allem relevant für alle Kunden mit Exchange- und/oder Office365Mailkonten. Im Folgenden ist Schritt-für-Schritt beschrieben, wie man ein POP3-Konto mit OAuth2 in GREYHOUND einrichtet:

Wichtiger Hinweis
Wenn mit GREYHOUND Nachrichten von Office365 abgerufen werden sollen, muss SMTP AUTH sowohl für einzelne Postfächer als auch für die Organisation aktiviert werden! Wie das geht, ist an dieser Stelle im Hilfe-Center von Microsoft beschrieben.

  1. Alle Daten wie oben beschrieben eintragen (Name, Host, Verschlüsselung).
  2. Rechts unten bei Authentifizierung OAuth2” auswählen.
  3. Nun auf der linken Seite im Feld “Benutzer” die zum Konto gehörige Mailadresse eintragen und dann auf den Button “Konto verknüpfen” darunter klicken:


  4. Es öffnet sich nun automatisch eine Seite im Browser: Der Login-Dialog von Microsoft. Hier mit den entsprechenden Zugangsdaten einloggen:
  5. Nun muss man die von GREYHOUND angeforderten Berechtigungen noch einmal bestätigen. Dazu unten rechts auf den Button “Akzeptieren” klicken:

  6. Der Browser meldet nun:

  7. Nun kann man GREYHOUND Client zurückkehren. Das POP3 Konto ist nun via OAuth2 verknüpft mit Microsoft. Mit einem Klick auf den Button “Verknüpfung aufheben” könnte man diese wieder auflösen:


  8. Mit einem Klick auf “Verbindung testen” sollte man nun eine positive Rückmeldung bekommen und kann die Eingaben mit “OK” speichern.

Wichtiger Hinweis
Wenn mit GREYHOUND Nachrichten von Office365 abgerufen werden sollen, muss SMTP AUTH sowohl für einzelne Postfächer als auch für die Organisation aktiviert werden! Wie das geht, ist an dieser Stelle im Hilfe-Center von Microsoft beschrieben.

Warnmeldung: Das E-Mail-Postfach enthält sehr viele Nachrichten.

Ab GREYHOUND Version 5.1.140 build 3210 gibt der GREYHOUND Client eine Warnmeldung beim Speichern eines POP3-Kontos aus, wenn dieses mehr als 4.096 Nachrichten enthält. Diese Warnmeldung erscheint, weil das Abrufen von Tausenden von E-Mails je nach Menge nicht nur stunden- oder sogar tagelang dauern kann, was die Performance negativ beeinflusst, sondern auch entsprechend viele Gigabyte an Speicherplatz auf dem GREYHOUND Server belegt werden. Problematisch wird dies, wenn die abzurufenden E-Mails den zur Verfügung stehenden Speicherplatz überschreiten – was vor allem während der Testphase bzw. wenn das Hosting-Pakt XS genutzt wird, häufig vorkommt.

Was bedeutet diese Warnmeldung?

Füllt sich der Festplattenplatz im GREYHOUND Hosting auf 100%, wird der zugrundeliegende Vertrag automatisch pausiert, da ein sicheres Betreiben des GREYHOUND Servers damit nicht mehr möglich ist. Der GREYHOUND Server ist damit nicht mehr erreichbar, der Vertrag wird automatisch pausiert.

Erreicht der Festplattenspeicher eines Hosting-Pakets einen Füllstand von 95%, informieren wir deshalb Euren GREYHOUND Operator in Form einer Warn-Mail. Da dies in der Vergangenheit allerdings oft missachtet wurde, ploppt im GREYHOUND Client zusätzlich stündlich ein Hinweis-Fenster auf, das alle Anwender über das Speicherproblem in Kenntnis setzt. Spätestens dann besteht unmittelbarer Handlungsbedarf!

Was kann ich tun?

E-Mail Server stellen in der Regel den Inhalt des Posteingangs per POP3-Abruf zur Verfügung. Somit kann darüber gesteuert werden, was in GREYHOUND abgerufen werden soll. Bei einer “Erstverbindung” des E-Mail-Postfachs mit GREYHOUND ist es ratsam, die Anzahl der Nachrichten im “Posteingang” auf ein überschaubares Maß zu reduzieren (Faustregel: 10.000 E-Mails), und dann den Erstabruf mit GREYHOUND zu aktivieren. Dazu verschiebt man “ungewünschte” E-Mails in einen beliebigen anderen Ordner als den Posteingang.
Sobald GREYHOUND das Konto einmal komplett abgerufen hat, kann man ältere E-Mails zu Archivierungszwecken in GREYHOUND nach und nach auf dem Mailserver in den Posteingang verschieben, damit diese wiederum von GREYHOUND abgerufen werden können.

Optionen

In der Rubrik Optionen lassen sich diverse Experten-Einstellungen vornehmen. Beispielsweise lässt sich hier definieren, ob Betreff oder Inhalt geändert bzw. Absender- oder Empfänger-Adresse geändert werden sollen. Achtung: Hier sollten keine Einstellungen ohne vorherige Absprache mit dem GREYHOUND Support vorgenommen werden!

Löschung

In der Rubrik Löschung kann man bestimmen, ob Nachrichten direkt nach dem Abruf, gar nicht oder erst nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden sollen.

Um eine höhere Datensicherheit zu gewährleisten, empfehlen wir hier die Einstellung Nachrichten nach dem angegebenen Zeitraum vom POP3-Konto löschen zu verwenden, als Zeitraum sollten hier mindestens 7 Tage gewählt werden.

Mailversand: SMTP-Konten einrichten

Wichtiger Hinweis
Wenn mit GREYHOUND Nachrichten von Office365 abgerufen werden sollen, muss SMTP AUTH sowohl für einzelne Postfächer als auch für die Organisation aktiviert werden! Wie das geht, ist an dieser Stelle im Hilfe-Center von Microsoft beschrieben.

SMTP-Konten werden analog zu den POP3-Konten eingerichtet. Dazu navigiert man sich im GREYHOUND Client zunächst zu Einstellungen > Konten > SMTP-Konten.

Hier sind nun der SMTP-Server, der Port und die Zugangsdaten anzugeben. Außerdem ist die passende Verschlüsselung für eine sichere Verbindung auszuwählen.

SMTP-Konten für verschiedene Absender definieren

Wichtig ist die Rubrik Absender, weil hier festgelegt wird, welches SMTP-Konto GREYHOUND wann verwendet. Wird nur ein SMTP-Konto für den Versand von allen E-Mail-Adressen genutzt, kann hier einfach ein Platzhalter * angegeben werden. Damit wird sichergestellt, dass jeder Absender über dieses SMTP-Konto Nachrichten versenden kann. Werden mehrere SMTP-Konten verwendet, so ist in der Rubrik Absender anzugeben, welche E-Mail-Adressen bzw. Domains über das jeweilige SMTP-Konto versendet werden sollen.

Ein SMTP-Konto für eine Domain

Sofern innerhalb von GREYHOUND nur eine Domain für alle Absender-Adressen verwendet wird, ist es im Regelfall ausreichend, auch nur ein SMTP-Konto anzugeben, da es die meisten Provider erlauben, über das gleiche SMTP-Konto mehrere E-Mail-Adresse zu “relayen”.

Die Zuordnung von Gruppen zu SMTP-Konten

Welche Gruppe welches SMTP-Konto zum Versenden von Nachrichten verwendet, wird über die E-Mail-Adresse zugeordnet. In den Einstellungen jeder Gruppe findet sich in der Rubrik E-Mail die Angabe Adresse. Jede Nachricht, die von dieser Gruppe erstellt wird, erhält automatisch die hier angegebene E-Mail-Adresse als Absender. Soll nun GREYHOUND eine E-Mail verschicken, nimmt es diese Absender-Angabe und sucht ein dazu passendes SMTP-Konto. Hier kommen die in den SMTP-Konto-Einstellungen in der Rubrik Absender festgelegten Adressen ins Spiel. GREYHOUND prüft, in welches Schema die jeweilige Absenderadresse passt und wählt dann dieses Konto für den Versand aus. Verwendet also etwa eine Gruppe als Absender-Adresse “kundenservice@meinefirma.de” und es gibt ein SMTP-Konto für die Adresse “*@meinefirma.de”, so würde GREYHOUND dieses SMTP-Konto verwenden, um die Nachrichten dieser Gruppe zu versenden.

Beispiele:

Eintrag
Beschreibung
*Alle Absender-Adressen sind berechtigt, über dieses SMTP-Konto zu versenden
*@meinefirma.deNur Absender-Adressen mit der Domain “meinefirma.de” sind berechtigt, über dieses SMTP-Konto zu versenden.
max.mustermann@meinefirma.deNur die Absender-Adresse max.mustermann@meinefirma.de ist berechtigt, über dieses SMTP-Konto zu versenden.

Sofern man mehrere Einträge vornehmen möchte, kann man für jeden Eintrag eine eigene Zeile verwenden.

Vorsicht bei Mehrfachverwendung von Adressen

GREYHOUND verwendet bei dem beschriebenen Ablauf jeweils das erste SMTP-Konto, zu dem die Absenderadresse einer E-Mail passt. Deshalb ist es nicht sinnvoll, dasselbe Adress-Schema bei verschiedenen SMTP-Konten zu verwenden. Selbst wenn die Nachricht zu mehreren SMTP-Konten passt, wird sie nur einmal mit dem ersten passenden Konto verschickt. Üblicherweise wird (bzw. sollte) es auch nicht vorkommen, dass mehrere SMTP-Konten dasselbe Adress-Schema verwenden. Es kann aber leicht passieren, wenn man an der Konfiguration der SMTP-Server etwas ändert, beispielsweise neue SMTP-Konten hinzufügt. Vergisst man dabei, die alten SMTP-Konten zu entfernen bzw. zumindest deren Adress-Schema zu löschen, verwendet GREYHOUND weiterhin die alten Konten zum Versenden der Nachrichten. In der Rubrik Optionen hat man die Möglichkeit, sowohl Absender als auch Empfänger standardmäßig zu manipulieren. Achtung: Hier sollten keine Änderungen ohne vorherige Absprache mit dem GREYHOUND Support gemacht werden!