GREYHOUND Docs Ersteinrichtung & Konfiguration Dokumentenfreigabe DATEV-Anbindung

5. DATEV FAQ

Betrieb der GREYHOUND- & DATEV-Dienste

Damit alle Funktionen für die DATEV-Übergabe verfügbar sind, ist Folgendes zu beachten. Nach einem Neustart des Servers muss sichergestellt sein, dass die nachfolgenden Programme wieder gestartet sind bzw. die entsprechenden Dienste wieder aktiviert sind:

DATEV mIDentity

Nur relevant für Unternehmen, …

a) die keinen Betriebsstätten-mIDentity nutzen oder
b) bei denen kein DATEV Rechnungswesen auf dem Server installiert ist.

Wird der Server neu gestartet, so muss man sich bei der ersten Windows-Anmeldung direkt am Server anmelden, damit DATEV mIDentity aktiviert wird. Sobald man sich direkt am Server anmeldet wird das DATEV mIDentity Icon GRÜN. Erst wenn das Icon grün ist, können Dokumente (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen etc.) an das DATEV Rechenzentrum und damit an die Steuerkanzlei / den Steuerberater übertragen werden. Hat man dies einmal nach dem Neustart gemacht, kann man sich ab sofort auch bis zum nächsten Neustart via Remote Desktop auf dem Server einloggen ohne die Betriebsbereitschaft des DATEV mIDentity Programms zu stören.

GREYHOUND Transporter

Druckt Briefe und versendet Scans an GREYHOUND. Wird automatisch nach Anmeldung am Server/Client gestartet.

GREYHOUND Filesync

Übergibt freigegebene Rechnungen an DATEV Belegtransfer. Wird automatisch nach Anmeldung am Server/Client gestartet.

DATEV Belegtransfer

Übergibt die freigegebenen Rechnungen an das DATEV Rechenzentrum und damit an die Steuerkanzlei / den Steuerberater. DATEV Belegtransfer muss nach einem Neustart des Servers/Clients manuell gestartet werden. Nach dem Start wählt man “Zugang überwachen” und gibt die abgefragte PIN ein. Sobald diese erfolgreich eingegeben wurde, ist der DATEV Belegtransfer aktiv.

Erweiterte Konfigurationsmöglichkeiten

Vorbelegung von Buchungssätzen

Damit in einem Buchungsbeleg automatisch Kreditor, Konto und Gegenkonto gesetzt vorbelegt werden, müssen die Buchungsinformationen regelmäßig an DATEV Unternehmen Online übertragen werden.

-> Öffnen des Mandanten in DATEV -> Belege buchen -> Bestand -> Buchungsinformationen übergeben -> Buchungsinformationen übergeben an… Belegverwaltung Online -> Auswahl für den Export Buchungsinformationen: Alle Buchungsstapel exportieren

Um die fortwährende Aktualisierung der Buchungsinformationen in der Belegverwaltung Online sicherzustellen, ist wie folgt vorzugehen:

Belege buchen -> Buchungsstapel öffnen -> Eigenschaften -> Digitale Belege -> Buchungsinformationen beim Schließen der Belegerfassung übergeben an: Belegverwaltung Online

Schließt man ab sofort den Buchungsstapel, kann man in folgendem Dialog die Übergabe der Buchungsinformationen auslösen:

Erkennung unsicherer Werte

Um die Erkennungsrate von Belegnummer, Datum und Betrag zu erhöhen, ist es empfehlenswert, die Erkennung unsicherer Werte zuzulassen:

DATEV Unternehmen Online-> Mandant auswählen -> Extras -> Einstellungen

Im Reiter Buchungsassistent kann man anschließend die Funktion “Vorbelegung von unsicher erkannten Werten” aktivieren.

Haben/Soll-Vorzeichen-Wechsel

Das Haben/Soll Kennzeichen lässt sich pro Belegtyp in DATEV Unternehmen Online anpassen:Anwendungen –> Belegwesen –> Belegverwaltung –> Stammdaten –> Belegtyp pro Belegtypname anpassen

Typische Probleme & Fragen

Es lassen sich keine Einstellungen in DATEV Unternehmen Online vornehmen.

Die Konfiguration in DATEV Unternehmen Online lässt sich nur mit einem persönlichen mIdentity Stick vornehmen, die Rechte auf dem Betriebsstätten Stick sind hierfür nicht ausreichend.

Es werden keine Dokumente mehr an DATEV übergeben.

Es kann vorkommen, dass sich die Anwendung DATEV Belegtransfer hin und wieder aufhängt. In diesem Fall sind die Anwendung und Überwachung neuzustarten, anschließend sollten die Dokumente wieder übergeben werden.

Ein und dasselbe Dokument wird mehrfach an DATEV übergeben.

Die Version des DATEV Belegtransfers ist auf den aktuellsten Versionsstand zu prüfen. Über “?” –> “Auf Update prüfen…” kann man auf die neueste Version updaten.

Sollten weiterhin Belege doppelt übertragen werden, ist bitte unser Kundenservice zu kontaktieren.

Dokumente mit mehr als X Seiten werden nicht an DATEV übergeben.

Die max. Größe übergebener Dokumente kann über “Extras” –> “Einstellungen” überprüft werden. Der optimale Wert liegt bei 10.000 KB.

Kann ich weitere, benutzerdefinierte Daten bei der DATEV-Übergabe ergänzen?

DATEV ist bei der Übergabe ziemlich strikt. Deshalb können nicht einfach weitere Daten nach Wunsch des Kunden aus GREYHOUND übermittelt werden, sondern nur die von uns vorgegebenen Werte aus den bereits bestehenden benutzerdefinierten Feldern. Es können keine neuen benutzerdefinierten Felder geschaffen werden, die an DATEV übergeben werden können.

Ich nutze DATEV Upload Mail - bekomme aber irgendwie keine Uploadbestätigungen von DATEV.

Sollten keine Uploadbestätigungen in GREYHOUND von DATEV ankommen, ist ein Blick in die Benachrichtigungseinstellungen von DATEV zu werfen. Diese findet man unter Belege > Einstellungen > erweiterte Einstellungen > erweiterte Einstellungen konfigurieren > Benachrichtigungen.

Die Benachrichtigungseinstellungen in DATEV stehen standardmäßig auf „immer“, d.h. es werden nicht nur Benachrichtigungen über Fehlermeldungen versendet, sondern auch, wenn ein Beleg per Upload Mail erfolgreich versendet wurde. “Immer” ist für GREYHOUND die richtige Einstellung, da GREYHOUND so eine Rückmeldung bekommt, ob ein Beleg erfolgreich an DATEV übergeben wurde.