(Endgültig) Löschen

In GREYHOUND gibt es zwei Arten, Elemente zu löschen: ‘Als gelöscht markieren’ und ‘Endgültig löschen’. In diesem Artikel ist beschrieben, was der Unterschied zwischen den beiden Lösch-Arten ist und wo man festlegt, wer was darf. Ebenso ist beschrieben, welche Relevanz das Thema aus rechtlicher Sicht aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten hat.

Als gelöscht markieren

Ein Element in GREYHOUND als gelöscht zu markieren, entspricht einem ‘In den Papierkorb werfen’, wie man es vom PC kennt. Die Elemente werden also nicht sofort aus GREYHOUND entfernt, sondern erhalten technisch gesehen zunächst nur die Eigenschaft Gelöscht.

In GREYHOUND kann man Elemente auf folgende Weise als gelöscht markieren:

In der Symbolleiste oben auf das -Symbol klicken.
Rechtsklick auf ein Element und dann Löschen wählen.
Per Tastenkürzel: Einfach Entf Taste klicken.

Wo finde ich gelöschte Elemente in GREYHOUND?

GREYHOUND-Installationen verfügen standardmäßig über einen Filter Gelöscht, der alle gelöschten Elemente anzeigt. Er befindet sich im Auslieferungszustand von GREYHOUND im Filterbaum ganz unten:

Hier werden als gelöscht markierte Elemente noch einige Zeit vorgehalten und können wiederhergestellt werden, falls sie etwa irrtümlich gelöscht wurden. Andernfalls werden sie nach einiger Zeit endgültig gelöscht und sind dann auch nicht mehr wiederherstellbar.

Gelöschte Elemente wiederherstellen

Gelöschte Elemente lassen sich beispielsweise mit der Suchfunktion wiederfinden, da diese auch Elemente mit der Eigenschaft “Gelöscht” berücksichtigt.

Zum Wiederherstellen eines gelöschten Elements braucht man lediglich die Eigenschaft “Gelöscht” wieder zu entfernen. Hierzu kann man wiederum die Schaltfläche in der Symbolleiste verwenden, die nun farbig unterlegt ist. Auch die Löschen-Funktion im Kontextmenü entfernt diese Eigenschaft, wenn sie gesetzt ist. Nur die [hotkey Entf]-Taste lässt sich in diesem Fall nicht verwenden, da sie immer nur löscht, nicht aber gelöschte Elemente wiederherstellt.

Papierkorb automatisch leeren

Die “Wartungsregel: Spam und Gelöschtes endgültig löschen“, die standardmäßig bei allen GREYHOUND-Installationen im Auslieferungszustand bereit aktiv ist, sorgt dafür, dass solche Elemente noch einige Zeit (beispielsweise eine Woche) aufbewahrt werden. Dann entfernt GREYHOUND diese Elemente automatisch.

Endgültig löschen

Neben dem “In den Papierkorb werfen” bietet GREYHOUND auch die Möglichkeit, Elemente sofort endgültig zu löschen. In diesem Fall wird also nicht nur eine Eigenschaft dieser Elemente verändert, sondern die Elemente selbst werden unmittelbar und unwiderruflich aus der Datenbank entfernt. Dieser Vorgang ist nicht umkehrbar. Deshalb sollte das Recht, ein Element endgültig löschen zu können, für “normale” Nutzer, die mit GREYHOUND arbeiten, in den Profilen deaktiviert sein (mehr dazu unten).

Papierkorb = Als gelöscht markieren
Rotes X = Endgültig löschen

Nur in Ausnahmefällen sinnvoll

Das endgültige Löschen ist nur in bestimmten Ausnahmefällen sinnvoll, beispielsweise:

Wenn Elemente versehentlich erstellt wurden und sichergestellt werden soll, dass sie nicht in den Workflow einfließen.
Wenn Elemente vertrauliche Informationen enthalten, die keinesfalls von anderen Mitarbeitern eingesehen werden dürfen (und Aufbewahrungspflichten dem Löschen nicht entgegenstehen).
Wenn Elemente sehr umfangreich sind und den Speicherbedarf auch kurzfristig nicht unnötig in die Höhe treiben sollen.

Selbstverständlich kann man anstelle des Löschens auch jedes Mal das endgültige Löschen durchführen. Es bringt aber – abgesehen von Szenarien wie in den geschilderten Beispielen – keine Vorteile, da auch herkömmlich gelöschte Elemente nach und nach von alleine aus dem System entfernt werden. Aber das herkömmliche Löschen bietet den Sicherheitspuffer des Papierkorbs, der von versehentlichen Datenverlusten durch Flüchtigkeitsfehler schützt.

Löschen: Die richtigen Rechte vergeben

Im Arbeitsalltag sollten Elemente stets als gelöscht markiert werden. Nicht nur, weil man den Button “Endgültig löschen” aus Versehen klicken könnte, sondern auch, weil ggfs. Aufbewahrungsfristen für die Elemente einzuhalten sind. Im Auslieferungszustand ist GREYHOUND deshalb bereits so konfiguriert, dass “normale” Mitarbeiter Elemente nur als gelöscht markieren dürfen, nicht aber endgültig löschen.

Das sieht man unter Einstellungen > Profile > Mitarbeiter. Hier kann man für einzelne Elementtypen per Haken festlegen, was jemand darf, der die Mitarbeiter-Profilrechte innehat.

Unsere Empfehlung lautet hier ganz klar: Für alle Mitarbeiter, die im Arbeitsalltag mit GREYHOUND arbeiten – also auch die Geschäftsführer – sollte das Recht zum endgültigen Löschen nicht gegeben werden! Sie sollten nur als gelöscht markieren dürfen, damit Elemente sich stets wiederherstellen lassen und sichergestellt ist, dass alle gesetzlichen Vorgaben bzgl. der Aufbewahrungspflicht eingehalten werden.

Nur – und auch wirklich nur – im Profil des GREYHOUND Operators sollte das Recht angehakt sein, Elemente endgültig löschen zu dürfen:

Das Profilrecht des GREYHOUND Operators ist im Normalfall nur dem admin-Benutzer zugewiesen. Im Umgang mit dem admin-Benutzer hat sich bewährt, dass dieser Benutzer ausschließlich für administrative Zwecke genutzt werden sollte. Heißt: Wenn man einen neuen Benutzer in GREYHOUND anlegen will, meldet sich der GREYHOUND Operator dann bewusst mit dem admin an. Sobald er fertig ist, loggt er sich mit dem admin wieder aus und mit seinem “normalen” Benutzer wieder ein, um mit GREYHOUND weiterzuarbeiten und z.B. Mails zu beantworten.

Exkurs: Aufbewahrungsfristen

Das Thema Löschen ist aus rechtlichen Gründen nicht unwichtig. Denn: Unternehmen werden durch diverse Vorschriften gesetzlich dazu verpflichtet, ‘steuerrelevante’ Dokumente aufzubewahren (§ 257 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3. Abgabenordnung). Dazu können auch E-Mails gehören! Bedeutet: Man ist als Unternehmen gesetzlich verpflichtet, geschäftsrelevante Unterlagen (E-Mails, Briefe, Faxe, …) bis zu 10 Jahre lang aufzubewahren.

Wir liefern GREYHOUND deshalb im Standard so aus, dass Elemente nur vom admin endgültig gelöscht werden können, von normalen Mitarbeitern hingegen nicht. Wem das nicht ausreicht bzw. wer GREYHOUND (vorrangig) als Dokumentenmanagement für seine Belege nutzt, der kann das System noch eine Stufe sicherer machen, indem er die Funktion “Revisionssicheres Löschen” auf dem Server aktiviert.

Mit GREYHOUND revisionssicher archivieren

Steuerrechtlich relevante Mails und Belege müssen mehrere Jahre vorgehalten werden – das sprengt aber über kurz oder lang den Speicher. Löschen ist dann keine Option, denn die Daten müssen ja aufbewahrt werden. Rechtssichere Archivierung lautet hier das Stichwort und dafür gibt es in GREYHOUND ein kostenloses Zusatztool: GREYHOUND Archive. Damit ist eine revisionssichere Archivierung nach den gesetzlichen Vorgaben möglich.

Wer 100%ig sicherstellen will bzw. muss, dass Elemente unter keinerlei Umständen und von niemandem unwiederbringlich gelöscht werden können, der aktiviert die Funktion Revisionssicheres Löschen. Diese Funktion wird global auf dem Server für den ganzen GREYHOUND festgelegt und setzt etwaige Einstellungen in den Profilen außer Kraft.

Unter Administration > Serverstatus (ehemals: Funktionen > Serverstatus) im GREYHOUND Client kann man einsehen, ob die Option “Revisionssicheres Löschen verwenden” im eigenen GREYHOUND aktiv ist oder nicht:

Standardmäßig ist das revisionssichere Löschen in GREYHOUND deaktiviert (steht also auf Nein, so wie auf dem Screenshot). Das bedeutet, dass man innerhalb von GREYHOUND Elemente endgültig löschen kann (die nötigen Rechten vorausgesetzt, siehe oben).
Ist die Option revisionssichere Löschen hingegen aktiviert (steht also auf Ja), so lassen sich Elemente nur noch als gelöscht markieren und von niemandem mehr endgültig löschen. Selbst wenn im Profil der Haken bei “Endgültig löschen” gesetzt ist, setzt die Option “Revisionssicheres Löschen” dies außer Kraft.

Möchte man an der Einstellung etwas ändern, gilt:

Hosting-Kunden sowie Kunden unseres überwachten Eigenbetriebs wenden sich bitte an unseren Kundenservice und bitten diesen darum, das revisionssichere Löschen in GREYHOUND aktivieren.
Eigenbetriebler können die Einstellungen im GREYHOUND Server selbst vornehmen: