DATEV-Anbindung

1. Art der Datenübergabe wählen: Strukturiert vs. unstrukturiert

GREYHOUND ermöglicht eine automatisierte Belegübergabe an DATEV. So werden Belege nach ihrem Freigabelauf in GREYHOUND direkt an das Rechenzentrum von DATEV übergeben und dort ein weiteres Mal vorgehalten. Das bedeutet nicht nur doppelte Daten-Sicherheit, sondern erspart dem Steuerbüro oder den eigenen Mitarbeitern auch das manuelle Einpflegen der Belege.

Um Belege aus GREYHOUND heraus an die DATEV zu übergeben, gibt es zwei mögliche Wege, da wir als offizieller DATEV-Schnittstellenpartner beide Schnittstellen zu DATEV ansprechen können. Bevor man mit der Anbindung von GREYHOUND an DATEV beginnt, muss also zunächst geklärt werden, welche Art der Datenübergabe man nutzen will – die einfache, günstige oder die umfassende, aber auch kostenintensivere Variante:

  1. Unstrukturiert: Der Beleg wird als ‘nackte’ Bilddatei per E-Mail an DATEV übergeben (im PDF- oder TIF-Format), also ohne die in GREYHOUND texterkannten und angereicherten Daten. Die OCR-Erkennung von DATEV wird dann aktiv und versucht, Belegdaten automatisch zu extrahieren. Für diesen Weg kann man das kostenlose Tool DATEV Upload Mail nutzen. Man braucht lediglich GREYHOUND in der Version Basic oder Plus und natürlich “DATEV Unternehmen online” – sowie für die einmalige Konfiguration in DATEV den DATEV mIDentity Stick (dies übernimmt aber ggfs. auch der Steuerberater für Euch).
  2. Strukturiert: Der in GREYHOUND texterkannte und mit Meta-Daten angereicherte Beleg wird inklusive der Beleginformationen an DATEV übergeben (im DATEV-XML-, ZUGFeRD-, oder CSV-Format, siehe Punkt 2.1). So kann man direkt in DATEV mit den Daten weiterarbeiten.
    WICHTIG: Für die strukturierte Übergabe sind neben GREYHOUND in der Version Basic oder Plus und dem GREYHOUND FileSync kostenpflichtige Zusatztools nötig – zum einen das Addon GREYHOUND Connect für DATEV sowie zum anderen einen DATEV mIDentity Stick an jedem Buchhalter-Arbeitsplatz, der die Belege in Kombination mit dem DATEV Belegtransfer (mehr dazu hier) zu “DATEV Unternehmen online” überträgt.

Hinweis: Auch über den DATEV Belegtransfer können Daten unstrukturiert übergeben werden. Das verursacht aber unnötige Zusatzkosten, die man vermeiden kann. Deshalb lautet unsere Empfehlung, für die unstrukturierte Datenübergabe an DATEV den Versand per E-Mail zu wählen.

Wichtig
Wer die Daten strukturiert an DATEV übergeben möchte, der bekommt durch die Buchung des GREYHOUND-Addons “GREYHOUND Connect für DATEV” mit seinen Einmalkosten eine Einrichtungsunterstützung durch uns an die Hand, da die Anbindung an DATEV eine optionale Individualisierung der GREYHOUND-Installation ist und diese zu 100% an das jeweilige Unternehmen und seine Prozesse angepasst werden muss.

2. Datei-Format wählen

2.1 Unstrukturierte Übergabe: PDF oder TIF

Für die unstrukturierte Datenübergabe an DATEV bietet die Schnittstelle zwei mögliche Formate an: PDF oder TIF.

Empfehlung
Unsere Empfehlung ist, PDF zu wählen, da dieses Format im Allgemeinen die besten OCR-Ergebnisse liefert und gleichzeitig einen geringen Speicherbedarf auch bei farbigen Dokumente aufweist. Außerdem können PDF-Dokumente bei DATEV auch per “DATEV Upload mobil” (Android und iOS) übertragen werden, TIFs hingegen nicht.

2.2 Strukturierte Übergabe: XML, ZUGFeRD oder CSV

Für die strukturierte Datenübergabe an DATEV bietet die Schnittstelle drei mögliche Formate an: DATEV-XML, ZUGFeRD oder CSV. Alle drei übergeben die in GREYHOUND freigegebenen Dokumente inkl. aller für die Buchung in DATEV notwendigen Meta-Daten buchhalterisch vollständig korrekt, sodass die Belege in DATEV direkt weiterverarbeitet werden können.

  • DATEVXML: Bei der Übergabe im DATEV-XML-Format bestehen die DATEV-konformen Dateien aus einem zip-Archiv, in dem ein PDF-Dokument (der unveränderte Beleg) sowie zwei XML-Dateien liegen, in denen die Beleginfos aus GREYHOUND mit drin stecken.
  • ZUGFeRD: Dieses Format ist technisch ähnlich wie DATEV-XML, ermöglicht aber zusätzlich die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. Es ist vor allem für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung gedacht.
  • CSV: Die Übergabe strukturierter Daten per CSV hat den Vorteil, dass dieser Standard nicht nur von DATEV, sondern auch von fast allen anderen Drittsystemen verarbeitet werden kann.

3. Konfiguration in GREYHOUND

Ist die Entscheidung getroffen, welche Art der Belegdatenübergabe man nutzen möchte (strukturiert vs. unstrukturiert – wenn strukturiert: per DATEV-XML, ZUGFeRD CSV?), dann kann man dies in GREYHOUND wie folgt konfigurieren.

Bitte das zutreffende der beiden folgenden Kapitel zur jeweiligen Art der Belegdatenübergabe lesen: Je nachdem, ob man strukturierte oder unstrukturierte Daten übergeben will. Das jeweils andere Kapitel kann übersprungen werden.

> 3.1 Unstrukturierte Belegdatenübergabe (PDF, TIF)
> 3.2 Strukturierte Belegdatenübergabe (DATEV-XML, ZUGFerd, CSV)

3.1 Unstrukturierte Belegdatenübergabe

Export-Format hinterlegen

  • Öffne über Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder das benutzerdefinierte Feld “Belegtyp”.
  • Über das Feld “Exportformat” kann man steuern, in welchem Datei-Format man die Daten an DATEV übergeben möchte.
  • Einfach im Dropdown-Menü auswählen, welches Format welche Dateien haben sollen. Für die unstrukturierte Übergabe also PDF oder TIF auswählen:
    • PDF (unstrukturiert)
    • TIF (unstrukturiert)
    • DATEV-XML (strukturiert)
    • ZUGFerd (strukturiert)
    • CSV (strukturiert)

      Hinweis: Es sind also auch Mischformen zwischen strukturierter und unstrukturierter Übergabe möglich. Anwender, die mit GREYHOUND starten, empfehlen wir allerdings, sich der Einfachheit halber (erstmal) für eine Variante zu entscheiden.
  • Wählt man “leer” aus, also die erste Option, wäre die Übergabe an DATEV deaktiviert.

Gruppenstruktur anlegen

Konkret wird innerhalb von GREYHOUND zwischen diesen vier Buchungstypen unterschieden, für die einzelne Gruppen angelegt werden müssen. Denn mit dieser Gruppenstruktur kan man alle Varianten von “Haben” und “Soll” buchhalterisch vollständig korrekt abbilden:

SOLL
HABEN
Eingangsrechnung
Hierzu zählen alle Rechnungen, die uns als Unternehmen gestellt werden. Das können z. B. auch Mahnungen Kassenzettel oder Bewirtungsbelege sein.
Eingangsgutschrift
Hierzu zählen Gutschriften, die uns als Unternehmen gewährt werden. Das kann z. B. die Erstattung eines Teilbetrags einer gezahlten Rechnung wegen Nicht-Erfüllung, Lieferverzögerung oder Qualitätsmängeln sein. Ebenso fallen hierunter quartalsweise ausgezahlte Honorare an Autoren.
Ausgangsrechnung
Hierzu zählen alle Rechnungen, die aus dem Unternehmen herausgeschickt werden und an einen Kunden gehen.
Ausgangsgutschrift
Hierzu zählen Gutschriften, die wir als Unternehmen den Kunden / Lieferanten gewähren. Das kann z. B. die Erstattung eines Teilbetrags einer gezahlten Rechnung wegen Nicht-Erfüllung, Lieferverzögerung oder Qualitätsmängeln sein.

Neben diesen vier Buchungstypen gibt es noch einen fünften: “Sonstiges“. Dieser Buchungstyp wird in der Realität allerdings so gut wie nie verwendet. 

Die anzulegende Gruppenstruktur für eine korrekte Übegabe unstrukturierte Belegdaten an DATEV muss exakt wie folgt aussehen:

Hinweis
Egal, für welche Variante der Belegdatenübergabe man sich entscheidet: Wir brauchen immer zunächst eine Gruppe “Buchhaltung” und darunter eine Untergruppe “Belegtransfer” in GREYHOUND. Was dann unterhalb dieser Gruppe liegt, ist abhängig vom Weg der Datenübergabe (strukturiert vs. unstrukturierte). Für die unstrukturierte Belegdatenübergabe gelten die obigen Hinweise.

Verifizierung des Absenders in DATEV

Für die unstrukturierte Datenübergabe können wir das kostenlose und sehr praktische Tool “DATEV Upload Mail” nutzen, um digitale Belege an DATEV Unternehmen online zu übermitteln. Damit kann man PDF-Belege aus GREYHOUND direkt nach DATEV Unternehmen online weiterleiten – ohne lokales Zwischenspeichern der Belege.

Damit das klappt, muss man die Mail-Adresse, von der man die Belege an DATEV sendet (also den Absender, von dem die Belege kommen) aus Sicherheitsgründen einmal bei DATEV verifizieren. Das muss in DATEV Unternehmen Online vorgenommen werden. Dazu ist ein Admin-Zugang mit Sonderrechten zu DATEV Unternehmen online nötig.

Keine Lust auf Lektüre? DATEV hat ein Service-Video zum Thema “DATEV Upload Mail – Aktivieren und konfigurieren” erstellt, in dem die unten beschriebenen Schritte erklärt sind:

… oder nochmal in Textform: Um eine Absender-Mail-Adresse zu hinterlegen, geht man wie folgt vor:

  1. Einloggen in DATEV Unternehmen Online.
  2. “Belege online” starten.
  3. In der rechten Navigation “Stammdaten” anklicken.
  4. Links im Menü “Upload Mail” anwählen und dann auf “Konfigurieren” klicken.
  5. Auf den grünen Button “Jetzt einrichten” gehen.
  6. Nun ist die Absender-Mail-Adresse einzutragen, von der aus man PDF-Belege an DATEV Unternehmen Online senden / hochladen wil, wie z. B. buchhaltung@meine-firma.de und lässt sich dann über den Button “Bestätigungs-E-Mail- verschicken” eine Mail zur Aktivierung der Adresse senden.
  7. In GREYHOUND sollte nun eine Mail von DATEV eingehen. In diesem muss man auf den Link zur Aktivierung der Adresse klicken, um sie zu bestätigen.
  8. In DATEV Unternehmen Online unter “Belege > Stammdaten > Upload Mail” taucht die Mailadresse buchhaltung@meine-firma.de nun unter “Berechtigte Absender” auf.
  9. Nun müssen wir festlegen, um welchem Belegtyp es sich bei diesem Absender handelt: Also z. B. “Rechnungseingang”. DATEV ordnet dem Belegtyp dieses Absenders dann automatisch eine Zieladresse zu.
  10. Die verifizierte Absender-Mailadresse muss im letzten Schritt auch noch für die anderen Belegtypen definiert werden, sodass man am Ende fünf von DATEV generierte Zieladressen hat: Eine für Rechnungseingang, eine für Rechnungsausgang, eine für Gutschrifteneingang, eine für Gutschriftenausgang und eine für Sonstiges. Alle fünf Zieladressen sollte man sich abspeichern, weil wir diese im nächsten Schritt in GREYHOUND einbinden.

Aufgabe für den Steuerberater?!
Den oben beschriebenen Schritt, das Verifizieren der Absender-Mail-Adressen in DATEV, wird in vielen Fällen der Steuerberater übernehmen. Denn technisch ist dafür ein Admin-Zugang mit Sonderrechten zu DATEV Unternehmen Online nötig und den hat i.d.R. der Steuerberater. Sollte das auch bei euch so sein, dann lasst eurem Steuerberater bitte diese Anleitung zukommen und bittet ihn, euch die fünf von DATEV generierte Zieladressen pro Belegtyp auf einem sicheren Weg zu übermitteln (Die Daten sind vertraulich zu behandeln).

Regeln in GREYHOUND anpassen

Für die unstrukturierte Belegdatenübergabe an DATEV sind in GREYHOUND zwei Regeln erforderlich. Diese kann man mit einem Klick auf den jeweiligen Namen herunterladen, speichern und anschließend in GREYHOUND unter Einstellungen > Regeln importieren.

  1. Eingangsverarbeitung DATEV Uploadbestätigung verarbeiten: Die Regel sorgt dafür, dass man für jeden erfolgreich an DATEV übertragenen Beleg eine Bestätigung per Mail bekommt und der Belegstatus in GREYHOUND daraufhin automatisch einen Schritt “weiterspringt”.
    Damit sie funktioniert, muss im Regelknoten “Gruppen ID” einmal die Gruppe hinterlegt werden, an die Belege gesendet werden. Das ist in den meisten Fällen die Gruppe “Musterfirma > Buchhaltung“. Arbeitet man mit mehreren Mandaten, ist der Regelknoten entsprechend zu duplizieren und die Regel nach folgendem Schema zu erweitern:



    Anschließend ist der Status der Regel auf “Aktiviert” zu setzen (ganz oben unter dem Namen).
  2. Workflow: DATEV Belegdatei Upload per E-Mail.ghRule: Hier müssen die von DATEV generierten Zieladressen eingetragen werden.
    Für jede Gruppe unterhalb des Belegtransfers gibt es eine von DATEV generierte Mailadresse (siehe oben), die nun als Empfänger in den entsprechenden “Weiterleiten”-Regelknoten zu hinterlegen sind. Dabei ist darauf zu achten, dass die Zuordnung zwischen Gruppe und generierter Zieladresse passt: Also erst rechts prüfen, um welche Gruppe es sich handelt, z. B. “Eingangsgutschriften” und dann auf der linken Seite im Weiterleiten-Regelknoten an der markierten Stelle die für diesen Zweck von DATEV generierte Zieladresse als Empfänger eintragen. Das wiederholt man solange, bis alle fünf Gruppen mit einer Mailadresse versehen sind (Eingangsgutschriften, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Ausgangsgutschriften, Sonstiges).

    ACHTUNG: Nicht vergessen, in jedem der Weiterleiten-Regelknoten als Absender noch die eigene Mail-Adresse einzutragen:



    Sobald alle Mailadressen korrekt eingetragen sind, ist der Status der Regel ebenfalls auf “Aktiviert” zu setzen.

So, das war’s auch schon. Die unstrukturierte Belegdatenübergabe ist fertig eingerichtet! Nun bitte unten bei 4. Kontaktzuordnung: Absender & Empfänger weiterlesen 🙂

3.2 Strukturierte Belegdatenübergabe

Export-Format hinterlegen

  • Öffne über Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder das benutzerdefinierte Feld “Belegtyp”.
  • Über das Feld “Exportformat” kann man steuern, in welchem Datei-Format man die Daten an DATEV übergeben möchte.
  • Einfach im Dropdown-Menü auswählen, welches Format welche Dateien haben sollen. Für die strukturierte Übergabe also DATEV-XML, ZUGFerd oder CVS auswählen:
    • PDF (unstrukturiert)
    • TIF (unstrukturiert)
    • DATEV-XML (strukturiert)
    • ZUGFerd (strukturiert)
    • CSV (strukturiert)

      Hinweis: Es sind also auch Mischformen zwischen strukturierter und unstrukturierter Übergabe möglich. Anwender, die mit GREYHOUND starten, empfehlen wir allerdings, sich der Einfachheit halber (erstmal) für eine Variante zu entscheiden.
  • Wählt man “leer” aus, also die erste Option, wäre die Übergabe an DATEV deaktiviert.

Gruppenstruktur anlegen

Im Folgenden beschreiben wir die in GREYHOUND nötige Gruppenstruktur, wenn ihr die Daten strukturiert (also im DATEV-XML-, ZUGFerd-oder CSV-Format) übergebt.

Beim strukturierten Export muss (bzw. darf) kein Belegkreis angegeben werden. In den strukturierten Daten, die an DATEV übergeben werden, sind alle notwendigen Informationen zum Beleg bereits enthalten, wie: Handelt es sich um einen Beleg auf Soll- oder auf Haben-Seite? Welche Richtung hat der Beleg (eingehend oder ausgehend)? Für die Übergabe der Daten an DATEV ist deshalb nur eine einzige Gruppe notwendig: Die Gruppe “Strukturiert”. Diese muss – ganz wichtig! – unterhalb der Gruppe “Buchhaltung” und “Belegtransfer” angesiedelt sein. Die Gruppenstruktur muss also exakt wie folgt aussehen:

Hinweis
Egal, für welche Variante der Belegdatenübergabe man sich entscheidet: Wir brauchen immer zunächst eine Gruppe “Buchhaltung” und darunter eine Untergruppe “Belegtransfer” in GREYHOUND. Was dann unterhalb dieser Gruppe liegt, ist abhängig vom Weg der Datenübergabe (strukturiert vs. unstrukturierte). Für die strukturierte Belegdatenübergabe gelten die obigen Hinweise.

Hinweis zu Mischformen

Bei der strukturierten Übergabe der Daten ist es in der Praxis oft so, dass nicht alle Belegtypen strukturiert exportiert werden. Oftmals handelt es sich um eine Mischform, z. B. werden Rechnungen im DATEV-XML-Format übergeben, Mahnungen hingegen werden unstrukturiert als PDF abgelegt. In der Praxis sieht die Gruppen-Struktur in GREYHOUND dann wie folgt aus:

Benutzer “DATEV”

Mit dem Standard-Setup von GREYHOUND gibt es einen neuen Benutzer, der standardmäßig mit ausgeliefert wird: “DATEV”. Dieser Benutzer ist explizit für die strukturierte Belegübergabe an DATEV gedacht. Um ihn dafür nutzen zu können, sind nur ein paar Schritte notwendig:

  1. Ein sicheres Passwort vergeben und wiederholen. Passwort irgendwo sichern (z. B. im Keypass).
  2. Profil checken – es muss „FileSync“ ausgewählt sein.
  3. Benutergruppe checken – in den meisten Fällen ist die Benutzergruppe „Buchhaltung“ hier die richtige Wahl. Das varriiert aber ggfs. je nach individueller Konfiguration von GREYHOUND.
  4. Benutzer “DATEV” aktivieren.
  5. Im FileSync den Benutzer “DATEV” mit dem entsprechenden Passwort eintragen.

Hinweis: Sollte noch kein entsprechender Benutzer “DATEV” bei euch vorhanden sein in GREYHOUND, kann dieser nach der oben stehenden Anleitung neu angelegt werden.

GREYHOUND FileSync konfigurieren

Hinweis
Dieser Schritt ist nur notwendig, wenn man die Daten strukturiert, also via DATEV Belegtransfer, übergeben will. Dafür ist zwingend das Addon “GREYHOUND Connect für DATEV” notwendig. In den Einmalkosten für dieses Addon ist eine Einrichtungsunterstützung durch uns inkludiert, da die Anbindung an DATEV eine optionale Individualisierung der GREYHOUND-Installation ist und diese zu 100% an das jeweilige Unternehmen und seine Prozesse angepasst werden muss. Bei dem folgenden Schritt unterstützt Euch also unser Kundenservice gerne.

GREYHOUND FileSync ist ein kostenloses Zusatzprogramm zum GREYHOUND Client, mit dem sich Dateien, die als Elemente in GREYHOUND angelegt sind, automatisch lokal auf PCs übertragen und abgleichen lassen. Der FileSync ist das Mittel der Wahl, um die angereicherten Belege aus GREYHOUND heraus zu ziehen und an DATEV zu übergeben. Der DATEV Belegtransfer holt sie dann ab.

Was der GREYHOUND FileSync ist und wie man ihn einrichtet, ist in einem separaten Artikel beschrieben. Das Vorgehen in Kurzform ist wie folgt: Zu jedem Beleg in GREYHOUND wird eine zugehörige temporäre Datei extra für die Übergabe per FileSync erzeugt und und anschließend automatisch wieder gelöscht. Der FileSync holt die Kopie des Belegs aus GREYHOUND und speichert sie lokal an einer bestimmten Stelle ab. Von hier kann dann der DATEV Belegtransfer alle Belege abholen und an DATEV überrtagen. Einmal eingreichtet, funktioniert das alles ganz automatisch von selbst.

Für die Konfiguration des FileSync zur Übergabe an DATEV sind zwei Dinge wichtig, die unbedingt beachtet werden müssen:

  • Als Benutzer “DATEV” auswählen (siehe Punkt 3.4)
  • Als Gruppen für die Synchronisation die Gruppe “Belegtransfer” und alle Untergruppen anhaken (siehe Punkt 3.2 und bei mehreren Mandaten auch 3.3)

So, das wars auch schon. Die strukturierte Belegdatenübergabe ist fertig eingerichtet! Nun bitte unten bei 4. Kontaktzuordnung: Absender & Empfänger weiterlesen 🙂

Exkurs: GREYHOUND DMS mit mehreren Mandaten nutzen

Wie im vorherigen Punkt beschrieben, benötigt man zwingend eine Gruppe Belegtransfer und die entsprechenden Untergruppen in GREYHOUND, um überhaupt Daten an DATEV übergeben zu können. Bei mehreren Mandaten werden einfach mehrere Belegtransfer-Gruppen angelegt – für jeden Mandaten eine.

Nochmal: Die Gruppen-Struktur bei nur einem Mandanten sieht also z. B. wie folgt aus (in diesem Beispiel erfolgt eine unstrukturierte Datenübergabe):

Gruppen-Struktur bei einem Mandanten

Kommen hingegen mehrere Mandaten ins Spiel, sollte die Gruppen-Struktur in GREYHOUND nach folgendem Schema aufgebaut sein:

Gruppen-Struktur bei mehreren Mandanten

In diesem Beispiel erfolgt für Musterfirma 1 eine strukturierte Datenübergabe und für Musterfirma 2 eine Mischform – hier werden also sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten übergeben.

4. Kontaktzuordnung: Absender & Empfänger

DATEV erwartet für jeden Beleg genau einen Absender und einen Empfänger (Das gilt übrigens auch für die meisten andere Softwarelösungen in dem Umfeld, die sich alle mehr oder weniger stark am DATEV-Format orientieren). Diese beiden Angaben – Belegabsender & Belegempfänger – müssen eingetragen sein, damit die DATEV-Übergabe funktioniert.

Oder anders ausgedrückt: Man kann einem Element in GREYHOUND zwar beliebig viele Kontakte zuordnen, aber jeweils nur genau einen Kontakt als Belegabsender und einen Kontakt als Belegempfänger bestimmen. Genauso, wie es DATEV braucht – einfach, korrekt und transparent.

Wie man DMS-Kontakte in GREYHOUND korrekt angelegt und den den Belegabsender & -Empfänger den Belegen zuordnet, ist in einem eigenen Artikel beschrieben: