Checkliste: Optimaler Spamschutz
Der Spamfilter von GREYHOUND arbeitet vollautomatisch im Hintergrund und ist sehr effizient, sofern er richtig eingesetzt wird. Wichtig ist aber, dass der Umgang mit Spam-Nachrichten optimal in den Nachrichten-Workflow eingebunden wird. Hierzu im Folgenden eine Checkliste für den optimal Spamschutz.
HILFE – Warum tauchen bei mir so viele Nachrichten im Spamverdacht auf?
Hast Du aktuell ein Problem mit Deiner Spamerkennung und willst wissen, wie Du schnell Abhilfe schaffen kannst? Dann findest Du hier in den FAQ eine Antwort auf Deine Frage.
Tipp 1: Den Spamfilter kontinuerlich trainieren
Um gute Erkennungsleistungen zu erreichen, ist es ganz wichtig, den Spamfilter gut zu trainieren. Das bezieht sich nicht nur auf die wichtige Phase unmittelbar nach der Inbetriebnahme, sondern auch auf das ständig weiterlaufende Korrigieren von falschen Klassifizierungen.
Tipp 2: Den Spam-Ordner regelmäßig kontrollieren
Ganz wichtig ist auch die regelmäßige Kontrolle des Spamfilters. Während “False negatives” im Posteingang automatisch auffallen, landen “False positives” erstmal bei den Spam-Nachrichten. Sie können dort nur entdeckt werden, wenn jemand regelmäßig die automatisch als Spam klassifizierten Nachrichten überprüft und die Entscheidung des Spamfilters ggf. korrigiert. Hierfür sollten gerade bei Bearbeitergruppen die Zuständigkeiten klar geregelt sein. Eventuell hilft das Erstellen eines regelmäßigen Termins dabei, die Anwender an diese wichtige – aber zugegebenermaßen wenig spannende 😉 – Aufgabe zu erinnern.
Tipp 3: Spamverdacht & bestätigten Spam unterscheiden
Bei der automatischen Spam-Klassifizierung kann es natürlich zu Fehlern (“False positives”) kommen. Deshalb müssen diese Klassifizierungen immer durch einen Anwender überprüft werden. Bei der Anwender-Klassifizierung kann es theoretisch auch zu Fehlern kommen, aber diese können in der Regel vernachlässigt werden. GREYHOUND trägt dieser Notwendigkeit Rechnung, indem automatisch klassifizierte Spam-Nachrichten im Filter Spamverdacht landen, manuell klassifizierte hingegen in dessen Unterfilter Spam > geprüft bzw. Spam > bestätigt (der Name des Filter variiert je nach GREYHOUND-Version). Erst wenn die automatisch erkannten Nachrichten aus dem Anzeigefilter Spam von einem Anwender kontrolliert und ihr Status auf Erledigt gesetzt wird, landen auch sie im entsprechenden Unterfilter für den bestätigten Spam und gelten damit auch endgültig als Spam.
Tipp 4: Das Überprüfen der Spam-Nachrichten möglichst leicht machen
Das oben beschriebene Verhalten kann man sich zu Nutze machen: Immer, wenn der Inhalt des Filters Spam vollständig kontrolliert und eventuelle Fehlklassifizierungen korrigiert wurden, sollten alle darin enthaltenen Nachrichten „erledigt“ werden. Damit werden diese Nachrichten in den Filter Spam>geprüft bzw Spam>bestätigt verschoben. Wird später der Filter Spam erneut aufrufen, findet man darin nur Spam-Nachrichten vor, die seit der letzten Kontrolle neu eingegangen sind. So wird sichergestellt, dass jede Nachricht nur einmal überprüft zu werden braucht.
Tipp 5: Nur Spam als Spam markieren
Auch wenn nachfolgende Nachrichtenbeispiele oft unerwünscht sind, so sind diese aus technischer Sicht kein Spam. Damit der Spamfilter nicht falsch lernt, sollten daher folgende Nachrichten nicht als Spam markiert werden:
- Mail Delivery Meldungen (Mail Delayed, Mail Delivery Failure, etc.)
- Autoresponder und Out of Office-Meldungen
- Nicht mehr gewünschte Newsletter (Diese sollten stattdessen abbestellt werden)
Tipp 6: Spam nicht sofort löschen
Für ein perfektes Spam-Training sollten Spam-Nachrichten nicht sofort gelöscht werden. Auch wenn es verführerisch ist, unerwünschte Nachrichten einfach schnell zu löschen oder zu erledigen, sollte dies unbedingt vermieden werden. Der Spamfilter kann aus gelöschten Dateien nicht lernen.
Tipp 7: Spam per Regel automatisch löschen
Damit Spam-Nachrichten nicht unnötig und dauerhaft Speicherplatz belegen, können diese per Wartungsregel automatisch nach x Tagen gelöscht werden. Im Standard von GREYHOUND wird dazu bereits eine Regel mitausgelifert. Wichtig ist, dass die Nachrichten noch einige Tage liegen bleiben, damit der Spamfilter die Möglichkeit hat, aus ihnen zu lernen.