Checkliste: Optimaler Spamschutz

Der Spamfilter von GREYHOUND arbeitet vollautomatisch im Hintergrund und ist sehr effizient, sofern er richtig eingesetzt wird. Wichtig ist aber, dass der Umgang mit Spam-Nachrichten optimal in den Nachrichten-Workflow eingebunden wird. Hierzu im Folgenden eine Checkliste für den optimal Spamschutz.

Tipp 1: Den Spamfilter kontinuerlich trainieren

Um gute Erkennungsleistungen zu erreichen, ist es ganz wichtig, den Spamfilter gut zu trainieren. Das bezieht sich nicht nur auf die wichtige Phase unmittelbar nach der Inbetriebnahme, sondern auch auf das ständig weiterlaufende Korrigieren von falschen Klassifizierungen.

Tipp 2: Den Spam-Ordner regelmäßig kontrollieren

Ganz wichtig ist auch die regelmäßige Kontrolle des Spamfilters. Während “False negatives” im Posteingang automatisch auffallen, landen “False positives” erstmal bei den Spam-Nachrichten. Sie können dort nur entdeckt werden, wenn jemand regelmäßig die automatisch als Spam klassifizierten Nachrichten überprüft und die Entscheidung des Spamfilters ggf. korrigiert. Hierfür sollten gerade bei Bearbeitergruppen die Zuständigkeiten klar geregelt sein. Eventuell hilft das Erstellen eines regelmäßigen Termins dabei, die Anwender an diese wichtige – aber zugegebenermaßen wenig spannende 😉 – Aufgabe zu erinnern.

Tipp 3: Geprüfte und ungeprüfte Nachrichten unterscheiden

Bei erkannten Spam-Nachrichten muss unterschieden werden, ob die Klassifizierung automatisch durch den Spamfilter oder manuell durch einen Anwender erfolgte. Bei der automatischen Spam-Klassifizierung kann es immer zu Fehlern (“False positives”) kommen. Deshalb müssen diese Klassifizierungen immer durch einen Anwender überprüft werden. Bei der Anwender-Klassifizierung kann es theoretisch auch zu Fehlern kommen, aber diese können in der Regel vernachlässigt werden. GREYHOUND trägt dieser Notwendigkeit Rechnung, indem automatisch klassifizierte Spam-Nachrichten im Filter Spam landen, manuell klassifizierte hingegen in dessen Unterfilter Spam/geprüft. Erst wenn die automatisch erkannten Nachrichten aus dem Anzeigefilter Spam von einem Anwender kontrolliert und ihr Status auf Erledigt gesetzt wird, landen auch sie im Filter Spam/geprüft und gelten damit endgültig als Spam.

Tipp 4: Das Überprüfen der Spam-Nachrichten möglichst leicht machen

Das oben beschriebene Verhalten kann man sich zu Nutze machen: Immer, wenn der Inhalt des Filters Spam vollständig kontrolliert und eventuelle Fehlklassifizierungen korrigiert wurden, sollten alle darin enthaltenen Nachrichten „erledigt“ werden. Damit werden diese Nachrichten in den Filter Spam/geprüft verschoben. Wird später der Filter Spam erneut aufrufen, findet man darin nur Spam-Nachrichten vor, die seit der letzten Kontrolle neu eingegangen sind. So wird sichergestellt, dass jede Nachricht nur einmal überprüft zu werden braucht.

Tipp 5: Nur Spam als Spam markieren

Auch wenn nachfolgende Nachrichtenbeispiele oft unerwünscht sind, so sind diese aus technischer Sicht kein Spam. Damit der Spamfilter nicht falsch lernt, sollten daher folgende Nachrichten nicht als Spam markiert werden:

  • Mail Delivery Meldungen (Mail Delayed, Mail Delivery Failure, etc.)
  • Autoresponder und Out of Office-Meldungen
  • Nicht mehr gewünschte Newsletter (Diese sollten stattdessen abbestellt werden)

Tipp 6: Spam nicht löschen

Für ein perfektes Spam-Training sollten Spam-Nachrichten nicht gelöscht werden. Auch wenn es verführerisch ist, unerwünschte Nachrichten einfach schnell zu löschen oder zu erledigen, sollte dies unbedingt vermieden werden. Der Spamfilter kann aus gelöschten Dateien nicht lernen.

Tipp 7: Spam per Regel automatisch löschen

Damit Spam-Nachrichten nicht unnötig Speicherplatz belegen, sollten diese per Wartungsregel automatisch gelöscht werden. Im Standard von GREYHOUND wird dazu bereits eine Regel mitausgelifert. Wichtig ist, dass die Nachrichten noch einige Tage liegen bleiben, damit der Spamfilter die Möglichkeit hat, aus ihnen zu lernen.