DreamRobot Connect

Das DreamRobot-Addon kann jederzeit mit wenigen Vorbereitungen einem bestehenden GREYHOUND-Vertrag hinzugebucht werden. Der GREYHOUND Server und die Clients installieren das Addon dann vollautomatisch.

Achtung!
Für die Verwendung des DreamRobot Connect-Addons ist eine GREYHOUND-Version 4.2.7 build 1642 oder höher notwendig. Eine gegebenenfalls installierte frühere Erweiterung sollte über den Client unter Einstellungen > Erweiterungenentfernt oder deaktiviert werden, damit es beim Anwender nicht zu Verwechslungen kommt.

Notwendige Vorbereitung in DreamRobot

Damit GREYHOUND Daten aus DreamRobot abrufen kann, müssen im App-Center von DreamRobot zwei Apps heruntergeladen werden:

  1. DR Report
  2. GREYHOUND CRM

Einfach über das Suchfeld oben rechts die beiden entsprechenden App suchen und installieren.

Bevor man das Modul nutzen kann, muss das Report Modul unter “ADMIN -> DR-Report” noch freigeschaltet werden. Nach der Aktivierung des Moduls sieht man folgende Maske:

Datei:Admin.jpg

Unter dem Punkt ADMIN -> Benutzerverwaltung in DreamRobot muss man nun noch die entsprechenden Rechte festlegen:

  • Kundendaten
  • Reports
Datei:Report_rechte_benutzer.JPG

Der Bereich Reports in DR-Report ist erstmal für alle Benutzer, die auch FINANZEN sehen dürfen, aktiviert. Das muss unter Umständen je nach individueller Rechtekonfiguration angepasst werden. Das Modul muss allen Benutzern, die später mit GREYHOUND arbeiten sollen, zur Verfügung gestellt werden. Bei Fragen hierzu steht der Kundenservice von DreamRobot gerne zur Verfügung (support(at)dreamrobot.de).

DreamRobot Connect dem GREYHOUND Vertrag hinzubuchen

Das Produkt Addon DreamRobot Connect kann im GREYHOUND Control Center (GCC) jederzeit dem bestehenden Vertrag hinzugebucht werden:

  • Nach dem Login unter Verträge den Vertrag auswählen und bearbeiten

  • Unter den Vertragsinhalten auf Produkte ändern klicken

  • Das gewünschte Addon hinzubuchen

  • Änderungen mit Weiter bestätigen

  • Änderungen überprüfen und übernehmen

Wichtig: Kunden im Eigenbetrieb müssen die Verwendung des gebuchten Addons zusätzlich im GREYHOUND Admin aktivieren (-> Anleitung siehe hier). Außerdem sind die Funktionen des neuen Addons erst nach einem Neustart des GREYHOUND Clients verfügbar.

DreamRobot Connect in GREYHOUND einrichten

Standardmäßig ist ein neues Addon immer für alle in GREYHOUND angelegten Benutzergruppen sichtbar. Wir empfehlen, nach der Installation die Sichtbarkeit des DreamRobot Connect-Einstellungsdialogs als auch des Addons selbst zu konfigurieren. Informationen über Benutzergruppen gibt es im GREYHOUND Handbuch.

Nachdem das Addon dem Vertrag hinzugebucht wurde, wird im GREYHOUND Client ein neuer Menüeintrag Erweiterungen > DreamRobot Connect – Einstellungen angezeigt. Darin werden einmalig die individuellen Verbindungsdaten zu DreamRobot sowie einige globale Einstellungen konfiguriert.

Verbindungseinstellungen

Wenn der Einstellungsdialog erstmals aufgerufen wird, wird automatisch ein neues, leeres Verbindungsprofil angelegt (mit dem +-Symbol unten links kann man bei Bedarf weitere Profile erstellen).

  • In den Verbindungs-Einstellungen rechts wird oben eine beliebige Bezeichnung für diese Verbindung angegeben.
  • Der Haken bei “Aktiv” muss unbedingt gesetzt sein, damit das Addon funktioniert.
  • In dem Feld Empfänger können die E-Mailadressen eingetragen werden, bei denen das Addon in DreamRobot nach Auftragsdaten suchen soll. Sollen alle Mails durchsucht werden, ist der Platzhalter “*” einzugeben. Das Feld darf nicht leer bleiben!

Es ist sinnvoll, bei den Empfängern nur die E-Mail-Adressen einzutragen, an die Shop- und Verkaufsplattform-Kunden auch Nachrichten schreiben. Beispielsweise “kundenservice@meinefirma.de”. So vermeidet man, dass das Addon auch bei eingehenden Lieferanten-E-Mails an einkauf@meinefirma.de unnötig nach Kundendaten in DreamRobot sucht.

Mehrere Mandanten / Shops anbinden

Selbstverständlich lassen sich auch mehrere Mandaten / Shops mit dem Addon anbinden. Dazu legt man einfach im Reiter „Verbindung“ über das grüne Plus-Icon unten links eine neue, weitere Verbindung an und trägt die Daten des zusätzlichen Shops entsprechend ein:

Tipp
Vor allem bei der Anbindung mehrere Mandaten bzw. Shops ist es sinnvoll, dem Addon zu sagen, bei welchen Empfänger-Mail-Adressen er überhaupt nach Auftragsdaten suchen soll. Denn wenn der Kunde bei Mustershop A gekauft hat, braucht das Addon nicht unnötig bei Mustershop B nach Auftragsdaten zu suchen.
Bei welchen Mail-Adressen das Addon im Drittsystem suchen soll, das steuert man über das Feld „Empfänger“: Hier sollte man die die E-Mail-Adresse(n) einzutragen, an die Shop- und Verkaufsplattform-Kunden auch Nachrichten schreiben. Beispielsweise „kundenservice@mustershop-A.de“. So sucht das Addon nur bei eingehenden Nachrichten, die an diese Adresse gingen nach Daten, nicht aber bei eingehenden Nachrichten an den zweiten Mandanten (Mustershop B) oder bei Lieferanten-E-Mails, die an „einkauf@ mustershop-A.de“ gesendet wurden. Das wirkt sich positiv auf die Performance aus.

Globale Einstellungen

  • Präfix für Vorgangsnummern
    Um eingehende Nachrichten zum gleichen DreamRobot-Auftrag automatisch zu einem Vorgang zusammen zu fassen, kann diese Funktion hier aktiviert und das gewünschte Präfix ausgewählt werden.
  • Vorgansnummern automatisch zuordnen
    Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Vorgangsnummern von Nachrichten, zu denen ein DreamRobot-Auftrag gefunden wird, automatisch dem Auftrag zugeordnet. Ist die Option deaktiviert, so kann diese Zuordnung nur manuell erfolgen.
  • Feld für Kunden-ID
    Sofern bereits ein benutzerdefiniertes Feld in GREYHOUND angelegt wurde, kann dieses Feld hier ausgewählt werden. Alternativ kann dieses hier angelegt werden. Sofern keine automatische Kontaktsynchronisierung in GREYHOUND eingerichtet wurde, sind hier keine Angaben notwendig.
  • Schnellzugriff für Textbausteine
    Hier kann der Basistextbaustein ausgewählt werden, welcher direkt über das Addon erreichbar sein soll. Damit entfällt das Wechseln des Karteireiters zwischen Addon und Textbausteinen.
  • CC an Auftrags-E-Mail
    Wenn diese Option aktiviert ist, wird beim Antworten immer eine Kopie (CC) der Nachricht an die E-Mail-Adresse des Kunden geschickt, die im DreamRobot-Auftrag steht.

Erweiterte Einstellungen

  • Administration
    Normalerweise ist der Einstellungsdialog des Addons nur für Administratoren sichtbar und bearbeitbar. Dies hängt von der Berechtigung “Erweiterungen bearbeiten” im Profil ab. Wenn die Option “Einstellung für alle Benutzer bearbeitbar machen” im DreamRobot-Addon aktiviert wird, dann können alle Benutzer, also auch solche, die dieses Profilrecht nicht besitzen, die Einstellungen des Addons sehen und bearbeiten. Die Option sollte unter normalen Umständen nicht aktiviert werden, weil sie die normale Berechtigungsstruktur aushebelt.
  • Timeout
    Bei besonders großen DreamRobot-Systemen kann es notwendig sein, den Timeout-Wert anzuheben, damit Verbindungsdaten angezeigt werden.
  • Debug-Modus
    Zu besseren Fehleranalyse kann nach Absprache mit dem Kundendienst der Debugmodus aktiviert werden, der detailliertere Informationen bei Problemen anzeigt. Zusätzlich wird damit eine Option aktiv, mit der Informationen direkt an den GREYHOUND Kundenservice gesendet werden können.
  • Debug-Modus für Login
    Man kann den Debug-Modus zusätzlich für die Authentifizierung gegen die DreamRobot-API aktivieren. Dadurch werden detailliertere Informationen bei Problemen rund um den Login im DreamRobot-Addon angezeigt. Zusätzlich wird ein Protokoll des DreamRobot Datenabrufs in eine Datei geschrieben, die über die Schaltfläche “Debug-Log für Login versenden” an die GREYHOUND Entwicklungsabteilung gesendet werden kann.

Der erste Login

Sobald das Addon korrekt eingerichtet ist (siehe Punkt 2), erscheint es im GREYHOUND Client links in der Seitenleiste und versucht direkt, Daten in DreamRobot zu einem Vorgang zu finden. Zunächst erscheint allerdings folgende Meldung:

Damit das Addon Daten finden kann, ist zunächst ein Refresh-Token notwendig und es müssen entsprechende Berechtigungen in DreamRobot vergeben werden. Um dies zu erledigen, klickt man in der Addon-Seitenleiste auf den Button “Anmelden” (siehe Screenshot oben). Daraufhin erscheint folgendes Fenster:

Klickt man nun auf den entsprechenden Link “Refresh-Token anfordern”, öffnet sich eine Seite im Browser, in der die persönlichen Zugangsdaten zu DreamRobot einzugeben sind. Anschließend klickt man auf “Login”.

Auf der nächsten Seite können dann die notwendigen Berechtigungen für “greyhound” verwaltet werden, damit der GREYHOUND Client auf das DreamRobot System zugreifen kann. Zudem ist der Refresh-Token zu kopieren und in das entsprechende Fenster im GREYHOUND-Client einzufügen und auf “Anmelden” zu klicken.

Diese Anmeldung ist nur beim ersten Mal notwendig. Sobald die Berechtigungen erteilt sind, ist das Addon nach dem Öffnen des GREYHOUND Clients sofort möglich.

Variablen für Textbausteine

Beim Beantworten oder Verfassen einer Nachricht über die Buttons in der Seitenleiste des Addons stellt das Addon einige Variablen bereit, die im Text der Nachricht oder in eingefügten Textbausteinen ersetzt werden. Der Inhalt der Variablen hängt von den Auftrags- und Kundendaten ab, die das Addon ermittelt hat. So können z. B. Variablen wie die Lieferanschrift leer sein, wenn in den Auftragsdaten keine separate Lieferanschrift übermittelt wurde. Wie üblich kann die Vorschaufunktion beim Verfassen der Nachricht genutzt werden, um zu überprüfen, durch welche Daten die Variablen ersetzt werden.

Es folgt eine Auflistung der Variablen und ihres Inhalts:

Variable
Beschreibung
[$Order.OrderNumber]Bestellnummer
[$Order.Url.Bill] Rechnungs-URL
[$Order.Url.BillPdf] URL zur PDF- Rechnung
[$Order.Url.DeliveryNote] Lieferschein-URL
[$Order.Url.Offer] Angebots-URL
[$Order.Url.Order] Auftragsbestätigungs-URL
[$Order.Url.Reminder] Mahnungs-URL
[$Order.InvoiceNumber]Rechnungsnummer
[$Order.CustomerNumber]Kundennummer
[$Order.Date]Bestelldatum (Tag.Monat.Jahr)
[$Order.DateInfo.D]Bestelldatum (Tag, z.B. “01”)
[$Order.DateInfo.M]Bestelldatum (Monat, z.B. “02”)
[$Order.DateInfo.Y]Bestelldatum (Jahr, z.B. “2013”)
[$Order.DateInfo.Day.DE]Bestelldatum (Tag auf deutsch, z.B. “Montag”)
[$Order.DateInfo.Day.EN]Bestelldatum (Tag auf englisch, z.B. “Monday”)
[$Order.DateInfo.Day.ES]Bestelldatum (Tag auf spanisch, z.B. “Lunes”)
[$Order.DateInfo.Day.FR]Bestelldatum (Tag auf französisch, z.B. “Lundi”)
[$Order.DateInfo.Month.DE]Bestelldatum (Monat auf deutsch, z.B. “Januar”)
[$Order.DateInfo.Month.EN]Bestelldatum (Monat auf englisch, z.B. “January”)
[$Order.DateInfo.Month.ES]Bestelldatum (Monat auf spanisch, z.B. “Enero”)
[$Order.DateInfo.Month.FR]Bestelldatum (Monat auf französisch, z.B. “Janvier”)
[$Order.DateInfo.Timestamp]Bestelldatum (Unix-Zeitstempel, Sekunden seit 01.01.1970)
[$Order.TotalAmount]Gesamtbetrag des Auftrags inkl. Währung
[$Order.TotalAmountInfo.Value]Gesamtbetrag des Auftrags (Zahl mit Dezimalpunkt)
[$Order.TotalAmountInfo.Currency]Währung des Gesamtbetrags (drei Buchstaben)


[$BillingAddress.Company]Rechnungsanschrift: Firma
[$BillingAddress.Title]Rechnungsanschrift: Titel
[$BillingAddress.Name]Rechnungsanschrift: Vorname und Nachname
[$BillingAddress.Firstname]Rechnungsanschrift: Vorname
[$BillingAddress.Lastname]Rechnungsanschrift: Nachname
[$BillingAddress.Letter.Identifier]Rechnungsanschrift: Straße, Postleitzahl, Stadt, Land in einer Zeile (komma-getrennt)
[$BillingAddress.Letter.Street]Rechnungsanschrift: Straße und Hausnummer
[$BillingAddress.Letter.AdditionalInfo]Rechnungsanschrift: Zusatzinfo (z.B. Appartment, Etage)
[$BillingAddress.Letter.ZipCode]Rechnungsanschrift: Postleitzahl
[$BillingAddress.Letter.City]Rechnungsanschrift: Stadt
[$BillingAddress.Letter.Country]Rechnungsanschrift: Land
[$BillingAddress.Letter.CountryInfo.ISO2]Rechnungsanschrift: ISO3166 Länderkürzel (zwei Buchstaben)
[$BillingAddress.Letter.CountryInfo.ISO3]Rechnungsanschrift: ISO3166 Länderkürzel (drei Buchstaben)
[$BillingAddress.Letter.CountryInfo.DE]Rechnungsanschrift: Land (deutsche Schreibweise)
[$BillingAddress.Letter.CountryInfo.DE_UC]Rechnungsanschrift: Land (deutsche Schreibweise, Blockbuchstaben)
[$BillingAddress.Letter.CountryInfo.EN]Rechnungsanschrift: Land (englische Schreibweise)
[$BillingAddress.Letter.CountryInfo.EN_UC]Rechnungsanschrift: Land (englische Schreibweise, Blockbuchstaben)
[$BillingAddress.Letter.CountryInfo.ES]Rechnungsanschrift: Land (spanische Schreibweise)
[$BillingAddress.Letter.CountryInfo.ES_UC]Rechnungsanschrift: Land (spanische Schreibweise, Blockbuchstaben)
[$BillingAddress.Letter.CountryInfo.FR]Rechnungsanschrift: Land (französische Schreibweise)
[$BillingAddress.Letter.CountryInfo.FR_UC]Rechnungsanschrift: Land (französische Schreibweise, Blockbuchstaben)
[$BillingAddress.Email]Rechnungsanschrift: E-Mail Adresse
[$BillingAddress.Phone]Rechnungsanschrift: Telefonnummer
[$BillingAddress.Fax]Rechnungsanschrift: Faxnummer


[$ShippingAddress.Company]Lieferanschrift: Firma
[$ShippingAddress.Title]Lieferanschrift: Titel
[$ShippingAddress.Name]Lieferanschrift: Vorname und Nachname
[$ShippingAddress.Firstname]Lieferanschrift: Vorname
[$ShippingAddress.Lastname]Lieferanschrift: Nachname
[$ShippingAddress.Letter.Identifier]Lieferanschrift: Straße, Postleitzahl, Stadt, Land in einer Zeile (komma-getrennt)
[$ShippingAddress.Letter.Street]Lieferanschrift: Straße und Hausnummer
[$ShippingAddress.Letter.AdditionalInfo]Lieferanschrift: Zusatzinfo (z.B. Appartment, Etage)
[$ShippingAddress.Letter.ZipCode]Lieferanschrift: Postleitzahl
[$ShippingAddress.Letter.City]Lieferanschrift: Stadt
[$ShippingAddress.Letter.Country]Lieferanschrift: Land
[$ShippingAddress.Letter.CountryInfo.ISO2]Lieferanschrift: ISO3166 Länderkürzel (zwei Buchstaben)
[$ShippingAddress.Letter.CountryInfo.ISO3]Lieferanschrift: ISO3166 Länderkürzel (drei Buchstaben)
[$ShippingAddress.Letter.CountryInfo.DE]Lieferanschrift: Land (deutsche Schreibweise)
[$ShippingAddress.Letter.CountryInfo.DE_UC]Lieferanschrift: Land (deutsche Schreibweise, Blockbuchstaben)
[$ShippingAddress.Letter.CountryInfo.EN]Lieferanschrift: Land (englische Schreibweise)
[$ShippingAddress.Letter.CountryInfo.EN_UC]Lieferanschrift: Land (englische Schreibweise, Blockbuchstaben)
[$ShippingAddress.Letter.CountryInfo.ES]Lieferanschrift: Land (spanische Schreibweise)
[$ShippingAddress.Letter.CountryInfo.ES_UC]Lieferanschrift: Land (spanische Schreibweise, Blockbuchstaben)
[$ShippingAddress.Letter.CountryInfo.FR]Lieferanschrift: Land (französische Schreibweise)
[$ShippingAddress.Letter.CountryInfo.FR_UC]Lieferanschrift: Land (französische Schreibweise, Blockbuchstaben)
[$ShippingAddress.Email]Lieferanschrift: E-Mail Adresse
[$ShippingAddress.Phone]Lieferanschrift: Telefonnummer
[$ShippingAddress.Fax]Lieferanschrift: Faxnummer


[$Payment.Method]Zahlungsart
[$Payment.Date]Zahlungsdatum (Tag.Monat.Jahr)
[$Payment.DateInfo.D]Zahlungsdatum (Tag, z.B. “01”)
[$Payment.DateInfo.M]Zahlungsdatum (Monat, z.B. “02”)
[$Payment.DateInfo.Y]Zahlungsdatum (Jahr, z.B. “2013”)
[$Payment.DateInfo.Day.DE]Zahlungsdatum (Tag auf deutsch, z.B. “Montag”)
[$Payment.DateInfo.Day.EN]Zahlungsdatum (Tag auf englisch, z.B. “Monday”)
[$Payment.DateInfo.Day.ES]Zahlungsdatum (Tag auf spanisch, z.B. “Lunes”)
[$Payment.DateInfo.Day.FR]Zahlungsdatum (Tag auf französisch, z.B. “Lundi”)
[$Payment.DateInfo.Month.DE]Zahlungsdatum (Monat auf deutsch, z.B. “Januar”)
[$Payment.DateInfo.Month.EN]Zahlungsdatum (Monat auf englisch, z.B. “January”)
[$Payment.DateInfo.Month.ES]Zahlungsdatum (Monat auf spanisch, z.B. “Enero”)
[$Payment.DateInfo.Month.FR]Zahlungsdatum (Monat auf französisch, z.B. “Janvier”)
[$Payment.DateInfo.Timestamp]Zahlungsdatum (Unix-Zeitstempel, Sekunden seit 01.01.1970)


[$Shipping.Provider]Versanddienstleister
[$Shipping.Costs]Versandkosten inkl. Währung
[$Shipping.CostsInfo.Value]Versandkosten (Zahl mit Dezimalpunkt)
[$Shipping.CostsInfo.Currency]Währung der Versandkosten (drei Buchstaben)
[$Shipping.Date]Lieferdatum (Tag.Monat.Jahr)
[$Shipping.DateInfo.D]Lieferdatum (Tag, z.B. “01”)
[$Shipping.DateInfo.M]Lieferdatum (Monat, z.B. “02”)
[$Shipping.DateInfo.Y]Lieferdatum (Jahr, z.B. “2013”)
[$Shipping.DateInfo.Day.DE]Lieferdatum (Tag auf deutsch, z.B. “Montag”)
[$Shipping.DateInfo.Day.EN]Lieferdatum (Tag auf englisch, z.B. “Monday”)
[$Shipping.DateInfo.Day.ES]Lieferdatum (Tag auf spanisch, z.B. “Lunes”)
[$Shipping.DateInfo.Day.FR]Lieferdatum (Tag auf französisch, z.B. “Lundi”)
[$Shipping.DateInfo.Month.DE]Lieferdatum (Monat auf deutsch, z.B. “Januar”)
[$Shipping.DateInfo.Month.EN]Lieferdatum (Monat auf englisch, z.B. “January”)
[$Shipping.DateInfo.Month.ES]Lieferdatum (Monat auf spanisch, z.B. “Enero”)
[$Shipping.DateInfo.Month.FR]Lieferdatum (Monat auf französisch, z.B. “Janvier”)
[$Shipping.DateInfo.Timestamp]Lieferdatum (Unix-Zeitstempel, Sekunden seit 01.01.1970)
[$Shipping.Tracking.Code]Sendungsnummer / Tracking-Code
[$Shipping.Tracking.URL]Sendungsverfolgungs-Link / Tracking-URL


[$Addon.Name]Name des Addons
[$Addon.Version]Version des Addons (z.B. “1.2.3 build 456”)
[$Addon.VersionInfo.Number]Versionsnummer des Addons (z.B. “1.2.3”)
[$Addon.VersionInfo.Build]Build-Nummer des Addons (z.B. “456”)