ACTINDO Connect

Das ACTINDO-Addon kann jederzeit mit wenigen Vorbereitungen einem bestehenden GREYHOUND-Vertrag hinzugebucht werden. Der GREYHOUND Server und die Clients installieren das Addon dann vollautomatisch.

Achtung!
Für die Verwendung des ACTINDO Connect-Addons ist eine GREYHOUND-Version 4.2.7 build 1642 oder höher notwendig. Eine gegebenenfalls installierte frühere Erweiterung sollte über den Client unter Einstellungen > Erweiterungenentfernt oder deaktiviert werden, damit es beim Anwender nicht zu Verwechslungen kommt.

Notwendige Vorbereitung

Für die Nutzung des ACTINDO-Addons muss die Verwendung der Schnittstelle durch den ACTINDO-Kundendienst freigeschaltet werden. Für den Zugriff auf die Schnittstelle ist eine Benutzeranmeldung erforderlich. Mit dem Benutzer, den man hierfür verwendet, kann man sich nicht doppelt im ACTINDO-Backend anmelden. Daher sollte man bei ACTINDO zusätzliche GREYHOUND Userzugänge beantragen, die man für den Zugriff auf die Schnittstelle des Addons nutzt.

ACTINDO Connect dem GREYHOUND Vertrag hinzubuchen

Das Produkt Addon ACTINDO Connect kann im GREYHOUND Control Center (GCC) jederzeit dem bestehenden Vertrag hinzugebucht werden:

  • Nach dem Login unter Verträge den Vertrag auswählen und bearbeiten

  • Unter den Vertragsinhalten auf Produkte ändern klicken

  • Das gewünschte Addon hinzubuchen

  • Änderungen mit Weiter bestätigen

  • Änderungen überprüfen und übernehmen

Wichtig: Kunden im Eigenbetrieb müssen die Verwendung des gebuchten Addons zusätzlich im GREYHOUND Admin aktivieren (Anleitung siehe hier). Außerdem sind die Funktionen des neuen Addons erst nach einem Neustart des GREYHOUND Clients verfügbar.

ACTINDO Connect in GREYHOUND einrichten

Standardmäßig ist ein neues Addon immer für alle in GREYHOUND angelegten Benutzergruppen sichtbar. Wir empfehlen, nach der Installation die Sichtbarkeit des ACTINDO Connect-Einstellungsdialogs als auch des Addons selbst zu konfigurieren. Informationen über Benutzergruppen gibt es an dieser Stelle im GREYHOUND Handbuch.

Nachdem das Addon dem Vertrag hinzugebucht wurde, wird im GREYHOUND Client ein neuer Menüeintrag Erweiterungen > ACTINDO Connect – Einstellungen angezeigt. Darin werden einmalig die individuellen Verbindungsdaten zu ACTINDO, sowie einige globale Einstellungen konfiguriert.

Verbindungseinstellungen

Wenn der Einstellungsdialog erstmals aufgerufen wird, wird automatisch ein neues, leeres Verbindungsprofil angelegt (mit dem +-Symbol unten links kann man bei Bedarf weitere Profile erstellen).

  • In den Verbindungs-Einstellungen rechts wird oben eine beliebige Bezeichnung für diese Verbindung angegeben.
  • Im Feld Aktiv kann man anhaken, ob die Anbindung an diese Actindo-Instanz aktiv sein soll oder nicht.
  • Bei Umgebung ist die Art der Verbindung zu Actindo auszuwählen. Systeme, die noch nicht auf Core1 laufen, verwenden die “Actindo RetailSuite” Verbindung. Für alle anderen ist “Actindo Core1 Live” die richtige Wahl. Die Sandbox ist das Testsystem.
  • Bei Host-Prefix ist der Host-Prefix für die Core1-Verbindung einzutragen. Wenn man noch kein Core1-System verwendet, ist das Feld einfach leer zu lassen.
  • Im Feld Mandanten-ID wird die ACTINDO Mandanten-ID eingetragen.
  • Bei Shop-Bestellnr. kann man festlegen, ob und welches benutzerdefinierte Feld in GREYHOUND für externe Bestellnummern (z. B. aus Online-Shops) verwendet werden soll.
  • In dem Feld Empfänger können die E-Mailadressen eingetragen werden, bei denen das Addon in ACTINDO nach Auftragsdaten suchen soll. Sollen alle Mails durchsucht werden, ist der Platzhalter “*” einzugeben. Das Feld darf nicht leer bleiben!

Es ist sinnvoll, bei den Empfängern nur die E-Mail-Adressen einzutragen, an die Shop- und Verkaufsplattform-Kunden auch Nachrichten schreiben. Beispielsweise “kundenservice@meinefirma.de”. So vermeidet man, dass das Addon auch bei eingehenden Lieferanten-E-Mails an einkauf@meinefirma.de unnötig nach Kundendaten in ACTINDO sucht.

Mehrere Mandanten / Shops anbinden

Selbstverständlich lassen sich auch mehrere Mandaten / Shops mit dem Addon anbinden. Dazu legt man einfach im Reiter „Verbindung“ über das grüne Plus-Icon unten links eine neue, weitere Verbindung an und trägt die Daten des zusätzlichen Shops entsprechend ein:

Tipp
Vor allem bei der Anbindung mehrere Mandaten bzw. Shops ist es sinnvoll, dem Addon zu sagen, bei welchen Empfänger-Mail-Adressen er überhaupt nach Auftragsdaten suchen soll. Denn wenn der Kunde bei Mustershop A gekauft hat, braucht das Addon nicht unnötig bei Mustershop B nach Auftragsdaten zu suchen.
Bei welchen Mail-Adressen das Addon im Drittsystem suchen soll, das steuert man über das Feld „Empfänger“: Hier sollte man die die E-Mail-Adresse(n) einzutragen, an die Shop- und Verkaufsplattform-Kunden auch Nachrichten schreiben. Beispielsweise „kundenservice@mustershop-A.de“. So sucht das Addon nur bei eingehenden Nachrichten, die an diese Adresse gingen nach Daten, nicht aber bei eingehenden Nachrichten an den zweiten Mandanten (Mustershop B) oder bei Lieferanten-E-Mails, die an „einkauf@ mustershop-A.de“ gesendet wurden. Das wirkt sich positiv auf die Performance aus.

Anmelden bei der ACTINDO-Schnittstelle innerhalb des Addons

Um das Addon nutzen zu können, ist jeweils eine zusätzliche Anmeldung innerhalb des Addons erforderlich.

  1. Hierfür klickt man in der Seitenleiste auf Anmelden.

  2. Anschließen kann man Benutzername und Passwort des speziell dafür durch ACTINDO angelegten GREYHOUND Benutzers (siehe oben) eingeben.

Globale Einstellungen

  • Präfix für Vorgangsnummern
    Um eingehende Nachrichten zum gleichen Actindo-Auftrag automatisch zu einem Vorgang zusammen zu fassen, kann diese Funktion hier aktiviert und das gewünschte Präfix ausgewählt werden.
  • Vorgangsnummern automatisch zuordnen
    Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Vorgangsnummern von Nachrichten, zu denen ein Actindo-Auftrag gefunden wird, automatisch dem Auftrag zugeordnet. Ist die Option deaktiviert, so kann diese Zuordnung nur manuell erfolgen.
  • Feld für Kunden-ID
    Sofern bereits ein benutzerdefiniertes Feld in GREYHOUND angelegt wurde, kann dieses Feld hier ausgewählt werden. Alternativ kann dieses hier angelegt werden. Sofern keine automatische Kontaktsynchronisierung in GREYHOUND eingerichtet wurde, sind hier keine Angaben notwendig.
  • Schnellzugriff für Textbausteine
    Hier kann der Basistextbaustein ausgewählt werden, welcher direkt über das Addon erreichbar sein soll. Damit entfällt das Wechseln des Karteireiters zwischen Addon und Textbausteinen.
  • CC an Auftrags-E-Mail
    Ist diese Option aktiviert, wird beim Antworten eine Kopie (CC) der Nachricht an die E-Mailadresse des Kunden gesendet, welche im Auftrag steht.

Erweiterte Einstellungen

  • Timeout
    Bei besonders großen ACTINDO-Systemen kann es notwendig sein, den Timeout-Wert anzuheben, damit Verbindungsdaten angezeigt werden.
  • Debug-Modus
    Zu besseren Fehleranalyse kann nach Absprache mit dem Kundendienst der Debug-Modus aktiviert werden, der detailliertere Informationen bei Problemen anzeigt. Zusätzlich wird damit eine Option aktiv mit der Informationen direkt an den GREYHOUND Kundenservice gesendet werden können.

Variablen für Textbausteine

Beim Beantworten oder Verfassen einer Nachricht über die Buttons in der Seitenleiste stellt das ACTINDO-Addon einige Variablen bereit, die im Text der Nachricht oder in eingefügten Textbausteinen ersetzt werden. Der Inhalt der Variablen hängt von den Auftrags- und Kundendaten ab, die das Addon ermittelt hat. Welche Addon-Variablen für Textbausteine zur Verfügung stehen, variiert je nach Addon. Eine Liste aller aus ACTINDO zur Verfügung stehenden Werte ist im GREYHOUND Client zu finden:

  1. Über Erweiterungen den Eintrag des Addons mit der Ergänzung – Hilfe auswählen.
  2. Der damit geöffnete Dialog zeigt – neben kurzen Hinweisen und Links – im Wesentlichen eine umfassende Liste aller vom Addon bereitgestellten Werte an. Links findet sich jeweils die genaue Bezeichnung der Variable, wie sie auch in Textbausteinen verwendet werden kann. Recht steht zu jeder Variable eine kurze Beschreibung.

Tipp
Wenn man einen Variablennamen einfach anklickt, wird automatisch der gesamte Name ausgewählt. Man kann ihn nun mit STRG + C in die Zwischenablage kopieren und mit STRG + V von dort in einer Nachricht oder einem Textbaustein direkt wieder einfügen.

NEU: Artikel-IDs & Artikeldetails als Addon-Variable bereitstellen

ACTINDO arbeitet mit Artikelnummern bzw. Artikel-IDs. Um mit diesen auch in GREYHOUND “weiterarbeiten” zu können, stehen diese ab Version 2.0.49 build 228 des ACTINDO Connect Addons ebenfalls als Variablen bereit. Neu hinzugekommen sind damit folgende Addon-Variablen:

[$Order.ItemIDs] – Artikel-ID(s) der Bestellung
[$Order.ItemIDsSearch] – Artikel-ID-Suchindex. Dies ist eine dediziert für die Suche in GREYHOUND angelegte Variable. Sie ermöglicht es, in GREYHOUND nach Artikel-IDs suchen und alle Elemente finden zu können, in denen es um den entsprechenden Artikel geht. Eine Eingabe von “,A4711,” in das Suchfeld bei GREYHOUND zeigt beispielsweise alle Elemente an, in denen es um den Artikel mit der ID A4711 geht. Die Kommas direkt vor und hinter einer Artikel-ID (ohne Leerzeichen!), dienen dazu, dass man bei der Suche nach “,A1001,” nur Elemente findet, wo es um den Artikel A1001 geht – nicht aber um Artikel A100123. Möchte man nach mehreren Artikel-IDs gleichzeitig suchen, ist die Syntax wie folgt: “,A123,A234,A456,”
[$Order.ItemNumbers] – Artikelnummer(n) der Bestellung
[$Order.ItemNumbersSearch] – Artikelnummern-Suchindex. Dies ist eine dediziert für die Suche in GREYHOUND angelegte Variable. Sie ermöglicht es, in GREYHOUND nach Artikelnummern suchen und alle Elemente finden zu können, in denen es um den entsprechenden Artikel geht. Eine Eingabe von “,A4711,” in das Suchfeld bei GREYHOUND zeigt beispielsweise alle Elemente an, in denen es um den Artikel mit der Artikelnummer A4711 geht. Die Kommas direkt vor und hinter einer Artikelnummer (ohne Leerzeichen!), dienen dazu, dass man bei der Suche nach “,A1001,” nur Elemente findet, wo es um den Artikel A1001 geht – nicht aber um Artikel A100123. Möchte man nach mehreren Artikelnummern gleichzeitig suchen, ist die Syntax wie folgt: “,A123,A234,A456,”

Diese Werte können in GREYHOUND in Textbausteinen verwendet werden oder in benutzerdefinierte Felder übernommen werden.

Zusätzlich werden die wesentlichen Daten aus den einzelnen Auftragspositionen, also z. B. Artikelnummer und -name, bereitgestellt. Diese Möglichkeit ist limitiert auf die ersten 10 Artikel des Auftrags. Für diese stehen zudem folgende Variablen zur Verwendung in Textbausteinen oder an anderer Stelle zur Verfügung:

[$Order.Item1.ID] – Artikel-ID von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.Number] – Artikelnummer von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.Name] – Artikelname von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.Quantity]– Artikelanzahl von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.Price] – Einzelpreis von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.PriceInfo.Value] – Preisinformation – Wert von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.PriceInfo.Currency] – Preisinformation – Währung von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.TotalPrice] – Gesamtpreis von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.TotalPriceInfo.Value] – Preisinformation – Gesamtwert von Artikel 1 des Auftrags
[$Order.Item1.TotalPriceInfo.Currency] – Preisinformation- Währung des Gesamtpreises von Artikel 1 des Auftrags

All die oben stehenden Variablen beziehen sich auf Order.Item1 der Bestellung, also das technisch gesehen erste Produkt des Auftrags. Tauscht man die 1 durch eine 2 aus, werden die Werte für Produkt 2 ausgegeben usw. – das geht bis Artikel 10 des Auftrags, also: [$Order.Item10.ID].