Dokumentenfreigabe

Du willst Deine Prozesskosten im DMS-Segment um bis zu 90% senken? Mach Schluss mit verlorenen Rechnungen, ewig-langen Freigabeprozessen und der lästigen Zettelwirtschaft. Setze stattdessen auf die innovativen DMS-Features von GREYHOUND, die mit genau einem Ziel entwickelt wurden: Dich und Deine Mitarbeiter papierlos glücklich zu machen!

GREYHOUND als DMS-System
Erst-Einrichtung als DMS
So gelangen Dokumente in GREYHOUND
Freigabe-Prozess definieren
Dokumenteneingang: Belegdaten anreichern
DMS-Kontakte zuordnen
DATEV-Anbindung
Scans automatisch klassifizieren
Exkurs: Effizientes Scannen

Warum GREYHOUND als DMS?

Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und viele weitere Dokumente sind die elementare Grundlage eines jeden Unternehmens. Alles will gut sortiert und ordentlich archiviert sein, denn die Auflagen zur Aufbewahrung und dauerhaften Nachvollziehbarkeit sind in Deutschland alles andere als ein Kinderspiel. Und als ob die rechtskonforme Archivierung nicht schon anspruchsvoll genug wäre, warten da noch die täglichen Abenteuer: Rechnungsfreigaben, Archivrecherchen, Weiterleitungen an den Steuerberater und und und. Es gehen nicht selten Papier-Rechnungen verloren, Eingangsrechnungen werden krankheits- / urlaubsbedingt verspätet freigegeben, Prozesse sind nicht klar definiert und vieles mehr. Je mehr Rechnungen geprüft und freigegeben werden müssen, desto höher meist auch die Problemquote und der “Dokumentenstau”. Neben dem hohen manuellen Arbeitsaufwand und der Mehrfacherfassung diverser Informationen beim Verbuchen und Bezahlen vergehen zwischen Rechnungseingang und Bezahlung nicht selten mehrere Tage, wenn nicht sogar Wochen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern erfordert auch eine ordentliche Portion Geduld.

Unsere Antwort: GREYHOUND als Dokumentenmanagement! Wir haben das DMS und die Rechnungsfreigabe in GREYHOUND konzipiert, um folgende Ziele zu erreichen:

  • Reduzierung der Fehlerquote
  • Vereinfachung des Prüf- und Freigabelaufs
  • Starke Vereinfachung der Recherche
  • Schaffung eines durchgängigen Prozesses vom Rechnungseingang über die Prüfung bis hin zur Zahlung
  • Rechtssichere Archivierung
  • Rechnungsfreigabe auch von unterwegs aus möglich machen

Prozessablauf: Der Weg eines Belegs in GREYHOUND

  • Ein Beleg, z. B. eine Rechnung, kommt als Briefdokument, per E-Mail oder Fax an, wird ggfs. digitalisiert (per Scanner oder App) und landet dann in GREYHOUND im Dokumenteneingang.
  • Nun erfolgt eine weitestgehend automatisierte Erkennung des Rechnungsabsenders und aller Belegdaten in GREYHOUND inkl. Plausibiliätsprüfung des Belegs.
  • Der Beleg geht nach der Prüfung automatisch in den richtigen Prüflauf / Freigabeworkflow.
  • Das Dokument “reist” nun durchs Unternehmen und wird von allen Entscheidern freigezeichnet (Rechnungsfreigabe auch von unterwegs möglich via GREYHOUND DMS App).
  • Nun folgt eine vollautomatische Übergabe der freigegebenen digitalen Belege an das Buchhaltungssystem (z. B. DATEV).
  • Stark vereinfachte Verbuchung durch vollautomatische Buchungsvorschläge und weitgehende bis vollständige Vorbelegung der Buchungsfelder auf Basis der vorangegangen Texterkennung (siehe unstrukturierte vs. strukturierte Übergabe)
  • Vollautomatische Generierung der Zahlungsvorschläge aus den verbuchten Rechnungen (hier DATEV) – KEINE Erneute Dateneingabe für die Zahlung per Überweisung.
  • Der Beleg verbleibt nun in GREYHOUND und kann über die Volltextsuche jederzeit in Sekundenschnelle wiedergefunden werden. Über das kostenlose Tool GREYHOUND Archive wird der Beleg nach X Jahren/ Monaten automatisch gesetzeskonform archiviert (inkl. aller angereicherter Belegdaten!) und bleibt dort weiterhin durchsuchbar.