GREYHOUND App (iOS / Android)

Bei offiziell signierten SSL-Zertifikaten (die nicht von Let’s Encrypt stammen), ist zu prüfen, ob die Vertrauenskette vollständig ist. Heißt: Oftmals ist das SSL-Zertifikat zwar gültig, aber das übergeordnete Zertifikat kann nicht gefunden werden, wodurch die Vertrauenskette nicht geschlossen ist und das ganze Zertifikat nicht akzeptiert ist.

Ob dies der Fall ist, lässt sich beispielsweise bei SSL-Trust kostenlos validieren: https://ssl-trust.com/SSL-Zertifikate/check

Lautet das Testergebnis, „das übergeordnete Zitat ist leider nicht bekannt“, dann muss mindestens ein Zwischenzertifikat ebenfalls im GCC hinterlegt werden, da dieses im gewählten SSL-Zertifikat nicht enthalten ist. Am Beispiel eines SSL-Zertifikats von Sectigo kann das beispielsweise so aussehen:

In diesem Fall muss das Zwischen-Zertifikat Sectigo RSA Domain Validation Secure Server CA ebenfalls im GCC hinterlegt werden.

Sollte keine Verbindung mit der App möglich sein und ggfs. eine Meldung wie ‘cleartext http traffic not permitted’ erscheinen, ist wahrscheinlich die SSL-Verschlüsselung für Euren GREYHOUND Server deaktiviert – die verschlüsselte Verbindung ist aber notwendig, um die App nutzen zu können. Damit der Verbindungsaufbau klappt, muss im GREYHOUND Control Center die SSL Unterstützung aktiviert werden. Wie das geht, ist hier für Hosting-Kunden und hier für Eigenbetriebler beschrieben.
Hinweis: Bei Verwendung von selbst signierten Zertifikaten kann es zu Warnmeldungen kommen, weil das Zertifikat nicht offiziell signiert ist – eine Verschlüsselung der Daten besteht aber dennoch.

In der Listenansicht der Elemente können sowohl E-Mails als auch Telefonanrufe und andere Elementtypen auftauchen. Hier sieht man die wichtigsten Dinge auf einen Blick: Absender, Elementtyp, Betreff, Benutzerzuweisung und ob Anmerkungen oder Anhänge vorhanden sind. Ebenso sieht man wichtige Eigenschaften direkt auf einen Blick: Ist ein Thema vergeben? Ist die Mails als gelöscht markiert oder handelt es sich um Spam? Wem ist das Element zugewiesen?

Wie immer gilt: Ein rot markiertes Element wird aktuell von jemandem bearbeitet und ist entsprechend gesperrt.

Tippt man eines der Elemente in der Listenansicht an, gelangt man zur Detailansicht des Elements.

Selbstverständlich kann man auch mehrere Elemente aus der Listenansicht anwählen. Dazu einfach länger auf einem Element gedrückt halten, bis das Element einen farbigen Rahmen bekommt. Anschließend alle weiteren Elemente aus der Liste durch einen einfachen Tap anwählen. So kann man Aktionen für mehrere Elemente gleichzeitig durchführen – z. B. mehrere Elemente auf “erledigt” setzen, löschen oder jemandem zuweisen.

Um einzelne Elemente wieder zu deselektieren einfach erneut anklicken. Um die ganze Auswahl auf einmal zu verwerfen steht oben in der Leiste neben dem Counter (hier: “4 Elemente ausgewählt”) das rote X zur Verfügung.

Um aus der Listenansicht heraus noch schneller arbeiten zu können, sind einige wichtige Funktion zusätzlich über Wischgesten aufrufbar. Wischt man ein Element aus der Listenansicht nach rechts und links wischen, stehen erweiterte Funktionen zur Auswahl:

• Ein Swipe nach rechts bietet die Optionen “Erledigen” und “Ungelesen” / “Gelesen” an.
• Ein Swipe nach links bietet die Optionen als “Ablehnen“, als “Spam” markieren und “Löschen” an.

Sowohl in der iOS als auch in der Android App kann man einzelne Filter abonnieren. Dazu einfach einen Longtouch auf den entsprechenden Filter machen, für den man Benachrichtigungen auf dem Smartphone erhalten möchte, wenn neue Elemente eingehen und auf den Button “Abonnieren” klicken (linker Screenshot). Abonnierte Filter erkennt man an dem Glocken-Symbol neben der Elementanzahl (mittiger Screenshot). Um die Benachrichtigungen zu deaktivieren, einen Longtouch auf den entsprechenden Filter machen und auf den Button “Abo beenden” tippen (rechter Screenshot). Unter Android muss ggfs. noch manuell die Erlaubnis zum Empfang von Pushnachrichten gesetzt werden für die GREYHOUND App.

In der Detailansicht eines Elements sieht man den Inhalt, also z. B. den Text einer Mail. Unten sieht man das Kontextmenü, mit dem man auf die Mail antworten kann, Anmerkungen einsehen oder hinterlassen kann, den Zuweisen-Dialog aufgerufen kann sowie das Element mit einem Klick auf erledigt setzen kann:

Über die Pfeilsymbole oben kann man direkt zur nächsten bzw. zur vorherigen Mail springen.

Klickt man auf die vier Punkte oben in der Leiste, öffnen sich die Optionen. (Tipp: Diese erreicht man alternativ auch, indem man im oberen rechten Bildschirmrand nach links wischt):

Hier stehen einem drei Tabs zur Verfügung:

1. Historie: In diesem Tab kann man den Kommunikationsverlauf mit dem Kunden wie in einem Chat-Stream reduziert auf einen Blick einsehen.
2. Anmerkungen: Hier sind die Anmerkungen sichtbar, die zu diesem Element vorhanden sind. Ebenso kann man neue Anmerkungen schreiben.
3. Anhänge: Hier kann man eventuell vorhandene Anhänge einsehen.

Möchte man innerhalb der GREYHOUND App nach einem Element anhand eines Suchbegriffs suchen, tippt man die Lupe am rechten oben Bildschirmrand an.

Anschließend steht einem ein Textfeld zur Verfügung, in das man den gewünschten Begriff eingibt. In der Listenansicht unten werden alle gefunden Treffer angezeigt.

Genau wie im GREYHOUND Windows Client ist das Suchergebnis abhängig vom gewählten Filter. Werden also nicht alle Elemente angezeigt in den Suchergebnissen, ist einmal in die linke Seitenleiste zu klicken und hier der Filter “Alle” anzuwählen. Anschließend zeigt sich Suche wie gewünscht alle Ergebnisse an.

Durch einen Klick auf das GREYHOUND Icon am oberen linken Bildschirmrand gelangt man zur Seitenleiste:

In der Seitenleiste sieht man die GREYHOUND-typischen Filter. Tippt man einen der Filter an, öffnet sich automatisch die Listenansicht mit den entsprechenden Elementen und die Seitenleiste schließt sich wieder.

Hinweis: Im Gegensatz zum GREYHOUND Windows Client kann man in der App keine Filter kombinieren, also nacheinander anklicken.

Um eine neue Mail, eine neue Telefonnotiz oder einen Scan via GREYHOUND App zu erstellen, klickt man auf das Plus-Icon am unteren rechten Bildschirmrand:

Die App fragt dann, welche Art von Element man anlegen möchte: Mail, Telefonnotiz oder Dokumentenscan:

• Eine neue Mail anlegen
  Tippt man diese Variante an, öffnet sich das Fenster zum Erstellen und Versenden einer E-Mail. Zunächst fordert die App einen auf, die Gruppe auszuwählen, aus der heraus die Mail versendet werden soll. Die Felder “An:” für den / die Empfänger sowie der Betreff sind ebenfalls zwingend mit Inhalt zu füllen, bevor die Mails mit einem Klick auf den Senden-Button oben rechts abgeschickt werden kann.
  
  
  
• Eine neue Telefonnotiz anlegen
  Tippt man diese Variante an, öffnet sich das Fenster zum Erstellen und Abspeichern einer Telefonnotiz. Zunächst fordert die App einen auf, die Gruppe auszuwählen, in der die Telefonnotiz angelegt werden soll. Die Felder “An:” für den / die Empfänger sowie der Betreff sind ebenfalls zwingend mit Inhalt zu füllen, bevor die Telefonnotiz mit einem Klick auf den Speichern-Button oben rechts angelegt werden kann. Standardmäßig sind neue Telefonnotizen ausgehend (Pfeil auf dem Telefonhöhrer zeigt nach rechts) – durch einen Fingertipp auf das Telefonhörer-Icon kann die Richtung auf eingehend (Pfeil auf dem Telefonhöhrer zeigt nach links) geändert werden.
  Hinweis: Anrufe tätigen via GREYHOUND App ist nicht möglich.
  
  
  
• Einen neuen Dokumenten-Scan anlegen
  Tippt man die Variante “Scanner” an, öffnet sich der Dokumentenscanner über die Kamera des Smartphones, sodass man ein neues Dokument abfotografieren und hinzufügen kann.
  Die blauen Hinweise auf dem Dokument helfen einem, ein optimales Ergebnis zu erzielen (hier zum Beispiel mit dem Tipp “Näher heran”). Sobald alles passt, erstellt die App automatisch eine Aufnahme. Alternativ kann man auch den runden Auslöseknopf antippen.
  Über das Plus-Icon oben rechts kann auf die Galerie zugegriffen werden, sodass bestehende Dateien hinzugefügt werden können anstatt ein Foto aufzunehmen.
  Über das Pfeil-Icon kann der Blitz der Handy-Kamera ein- oder ausgeschaltet werden.
  Bevor man den Scan durch Antippen des Speichern-Symbols (Diskette) oben rechts übernimmt, kann man noch Optimierungen vornehmen (Drehen, Zuschnitt, Farbgebung) oder die Aufnahme mit dem Papierkorb-Symbol enternen.
  Im letzten Schritt, beim Speichern des Scans, können bzw. müssen noch die Gruppe, das Thema, der Belegtyp, die Kontaktzuordung und der Dateiname bestimmt werden.
  
  
  

Um eine Mail aus der App heraus weiterzuleiten und/oder die Funktion “allen antworten” zu nutzen, klickt man zuerst auf das entsprechende Element, um zur Detailsansicht zu gelangen. Anschließend findet man unten den “Antworten”-Button – macht man einen Longtouch darauf (länger gedrückt halten) darauf, öffnet sich ein Kontektmenü, das die Funktionen “Weiterleiten” und “Allen antworten”anbietet. Klickt man darauf, kann man die Mail weiterleiten oder eben allen antworten.

Möchte man innerhalb der App nach einem Element anhand eines Suchbegriffs suchen, tippt man die Suchleiste mit der Lupe am oberen Bildschirmrand. Anschließend steht einem ein Textfeld zur Verfügung, in das man den gewünschten Begriff eingibt. In der Listenansicht unten werden alle gefunden Treffer angezeigt.

Tipps für die Suche

• Genau wie im GREYHOUND Windows Client ist das Suchergebnis abhängig vom gewählten Filter. Werden also nicht alle Elemente angezeigt in den Suchergebnissen, ist einmal in die linke Seitenleiste zu klicken und hier der Filter “Alle” anzuwählen. Anschließend zeigt sich Suche wie gewünscht alle Ergebnisse an.
• Mit einer Fingertip auf das Männchen oberhalb der Suchleiste kann man blitzschnell die Suchergebnisse auf Elemente reduzieren, bei denen man selbst der Bearbeiter ist.

Möchte man die Listenansicht reduzieren auf Elemente, welche einem selbst zugewiesen sind als Bearbeiter, geht das blitzschnell mit nur einem Fingertipp auf das Personen-Icon am oberen Bildschirmrand. Befindet man sich beispielsweise in der Listenansicht aller offenen Elemente aus dem Filter “Kundenservice” und tippt das Icon an, werden einem nur die zu bearbeitenden Tickets angezeigt, die einem selbst zugewiesen sind.

Wer die GREYHOUND App vom iPad aus nutzt, dem stehen noch einige komfortable Tastaturkürzel zur Verfügung, die das Arbeiten mit der App noch schneller und einfacher machen. Drückt man als länger auf die Command-Taste [CMD], dann öffnet sich ein Menü, in dem alle Tastaturkürzel angezeigt werden, die die GREYHOUND App unterstützt:

Wichtig: Die Tastaturkürzel beziehen sich immer auf den Bereich, der vor Drücken der Tastaturkombination aktiv war.

Um eine Mail zu beantworten, klickt man im Kontextmenü der Detailansicht einer Mail auf den “Antworten”-Button:

Beantwortet man gerade eine Mail oder verfasst eine neue, kann man sich durch ein Wischen vom linken, oberen Bildschirmrand nach rechts die Textbausteine anzeigen lassen. Daraufhin öffnet sich ein Seitenleisten-Menü mit allen Textbausteinen. Durch Antippen wählt man einen Textbaustein aus- er fügt sich dann in die Mail ein und es öffnet sich wieder die Ansicht zum Schreiben der Mail.

Tipp: Hat man einen Autotext zu einem Textbaustein hinterlegt, kann diesen auch durch Eingabe der hinterlegten Textphrase und anschließender Leertaste automatisch eingefügen.

Um eine neuen Dokumenten-Scan via GREYHOUND App zu erstellen, klickt man auf das Plus-Icon am unteren rechten Bildschirmrand. Die App fragt dann, welche Art von Element man anlegen möchte: Mail, Telefonnotiz oder Dokumentenscan.

Tippt man die Variante “Scanner” an, Es öffnet sich der “Dokumentenscanner“, mit dem man nun entweder ein Foto von einem in Papierform vorliegenden Dokument machen kann oder ein bereits auf dem Smartphone bzw. Tablet vorhandenes Foto hochladen kann. Im Folgenden sind beide Wege beschrieben. Zusätzlich gibt es noch den Weg, ein bereits auf dem Gerät vorhandenes Foto auf der Galerie mit der GREYHOUND App zu teilen (siehe “Weg 3: Teilen mit der GREYHOUN DApp”).

Weg 1: Ein neues Foto aufnehmen

Um ein Dokument, das einem in Papierform vorliegt, über die App in GREYHOUND zu bekommen, kann man ein Foto von diesem Dokument machen. Dazu legt man das Dokument flach auf einen glatten Untergrund und hält das Gerät in rund 20cm Abstand gerade darüber. Während des Ausrichtens gibt die GREYHOUND App wertvolle Tipps wie “Näher ran“, Perspektive ungünstig” oder “Bitte stillhalten“.

Ist alles optimal ausgerichtet, erstellt die App vollautomatisch eine Aufnahme.

Bevor das Element nun durch Antippen des Speichern-Symbols (Diskette) oben rechts in GREYHOUND auf die Freigabe-Reise geschickt wird, kann man wenn nötig noch Optimierungen vornehmen (Drehen, Zuschnitt, Farbgebung) oder die Aufnahme alternativ mit dem Papierkorb-Symbol auch wieder entfernen. Möchte man eine neue Aufnahme machen, swipt man einfach vom linken Bildschirmrand in die Mitte – dann öffnet sich die Kamera und man kann es erneut versuchen.

Damit das Fotografieren via App bestmöglich klappt, hier ein paar Tipps:

• Die Aufnahme sollte frontal von oben aus rund 20cm Abstand erfolgen.
• Das Dokument sollte auf einem dunklen Hintergrund liegen, damit der Kontrast zwischen dem (in der Regel weißen) Dokument und dem Hintergrund klar erkennbar ist.
• Das Smartphone / Tablet während der Aufnahme möglichst still halten.
• Der Raum sollte gut beleuchtet sein, möglichst mit natürlichem Tageslicht. Es sollten keine Schatten auf das Dokument fallen.
• Über das Pfeil-Icon kann der Blitz der Handy-Kamera ein- oder ausgeschaltet werden.

Weg 2: Ein bestehendes Fotos hochladen

Möchte man ein bereits als Bildelement auf dem Smartphone oder Tablet vorhandenes Dokument in GREYHOUND schieben, tippt man zunächst auf das Dokumentenscanner-Symbol und wählt anschließend oben in der Menü-Leiste Plus-Icon aus. Die App greift dann auf die Galerie des Geräts zu, sodass man die hochzuladende Datei auswählen kann.

Dokument prüfen und bearbeiten

Unabhängig davon, ob man ein bestehendes Foto hochgeladen oder ein neues aufgenommen hat, kommt nun der nächste Schritt: Die Prüfung des Dokuments.

In der Menüleiste unten stehen einem nun einige Optionen zur Verfügung, mit denen man die Aufnahme vor dem Hochladen noch korrigieren könnte:

• Drehen: Dreht das Dokument um 90° im Uhrzeigersinn.
• Farbgebung: Stellt mehrere verschiedene Farbvarianten des Dokuments zur Auswahl. Die App wählt automatisch die Variante aus, die zum einen optimal zu lesen und zum anderen so wenig Farbe wie möglich enthält, um die Dateigröße zu minimieren.
• Beschneiden: Sollte der Rand des Dokuments mal nicht optimal erkannt worden sein, kann man das Dokument mit dieser Funktion manuell beschneiden. Ebenso kann man über diese Funktion einen Teil des Dokuments wegschneiden, sofern dies nötig sein sollte.
• Entfernen: Löscht die Aufnahme und öffnet wieder die Kamera.

Tipp: Am rechten Bildschirmrand ist ein kleiner Kameraausschnitt sichtbar. Denn: Durch eine Wischgeste vom rechten Bildschirmrand in die Mitte öffnet sich erneut die Kamera. So kann man direkt eine neue Aufnahme machen, wenn die vorherige unbrauchbar sein sollte.

Passt alles, kann das Dokument durch Antippen des “Speichern“-Symbols oben rechts auf die Reise geschickt werden. Damit das Dokument in die richtigen Wege geleitet wird, fragt die App vorher noch die letzten nötigen Informationen ab:

• Gruppe: In welcher Gruppe soll das Dokument abgelegt werden? Dies ist eine Pflichtangabe, das Feld darf also nicht leer bleiben. Die Gruppe “Dokumenteneingang” ist in den meisten Fällen die richtige Wahl. Hat man diese einmal ausgewählt, verwendet die App diese Gruppe standardmäßig beim nächsten Dokument wieder.
• Thema: Soll dem Dokument ein Thema zugewiesen werden? Je nach individuell festgelegten Prozessen erfolgt die Themenzuordnung später ohnehin automatisch, sodass das Feld i.d.R. leer bleiben kann.
• Belegtyp: Um was für eine Art von Dokument handelt es sich? Hier kann schon via App je nach Dokumententyp der passende Belegtyp (Rechnung, Kassenzettel, Gutschrift, Vertrag etc.) ausgewählt werden.
• Kontakt: Soll dem Dokument bereits vorab ein bestimmter Kontakt zugewiesen werden? Je nach individuell festgelrgten Prozessen erfolgt die Themenzuordnung später ohnehin automatisch, sodass das i.d.R. Feld leer bleiben kann.
• Dateiname: Bei Bedarf kann der automatisch zugewiesene Dateiname manuell verändert werden.

Nach einem Klick auf “Speichern” wird das PDF-Dokument erzeugt und landet dann nach wenigen Sekunden in GREYHOUND – meistens im Filter “Dokumenteneingang” (aber das ist abhängig von den individuell festgelegten Prozessen).

Weg 3: Elemente mit der GREYHOUND App teilen

Möchte man ein bereits als Bildelement auf dem Smartphone oder Tablet vorhandenes Dokument in GREYHOUND schieben, kann man dieses auch aus der Galerie heraus mit der GREYHOUND App teilen. Dazu klickt man beim betreffenden Dokument auf den “Teilen”-Button des Endgeräts und wählt dann bei den zur Verfügung stehenden Medien die GREYHOUND App aus.
Nach Anklicken der GREYHOUND App als Zielmedium öffnet sich der oben gezeigte “Speichern”-Dialog, bei dem man nur noch Gruppe, Belegtyp & Co. auswählen muss. Tippt man dann auf den Speichern-Button, wird das Dokument an GREYHOUND übertragen.

In der Detailansicht eines Elements sieht man das Dokument, das man mit zwei Fingern größer und kleiner ziehen kann.

Unten in der Menüleiste stehen in der Detailansicht eines Dokuments folgende Aktionen zur Verfügung:

• Ablehnen
• Anmerkungen (einsehen und/oder hinzufügen)
• Zuweisen
• Erledigen (= Freigeben)

Tipp: Die Funktionen Ablehnen und Erledigen reagieren auch auf einen Longtouch. Tippt man also eine dieser beiden Optionen nicht nur an, sondern hält den Finger länger darauf gedrückt, öffnet sich ein Dialog mit erweiterten Einstellungen. Ein Longtouch auf Ablehnen oder Erledigen entspricht der Funktion “Erweitertes Erledigen / Ablehnen” aus dem Windows Client. So kann man beim Ablehnen / Freigaben noch Anmerkungen hinterlassen, warum ein Dokument freigegeben bzw. abgelehnt wird. Außerdem kann man manuell die Gruppe, den Bearbeiter, das Thema und/oder die Kennzeichnung bei Bedarf manuell ändern:

Macht man einen Longtouch auf einer Textstelle in der Detailansicht eines Dokuments (hält den Finger also länger gedrückt an einer Stelle) im Dokument, dann wir der automatisch texterkannte Inhalt eingeblendet, den man sich nun bei Bedarf in die Zwischenablage legen oder in einer anderen Anwendung teilen kann.

In den Optionen (Tippen auf die vier Kästchen oben rechts oder Swipe von rechts zur Mitte) im Reiter “Historie” kann man den gesamten OCR-erkannten Text zudem in Textform einsehen.