GREYHOUND App (iOS / Android)

Natürlich gibt es auch eine GREYHOUND App. Die App steht für iOS und Android zur Verfügung. 

Kundenservice at your fingertips: Die GREYHOUND App ist das ultimative Werkzeug für den Gebrauch von unterwegs. Lese, verstehe und beantworte Anfragen und Nachrichten deiner Kunden. Hinterlege interne Anmerkungen oder weise Vorgänge anderen Mitarbeitern in deinem Team zu. Verstehe jederzeit von unterwegs, was im Büro gerade los ist. Die Lese- und Sperranzeige ist systemweit aktiv und hilft, dass ihr euch nicht ins Gehege kommt. Zur schnelleren Beantwortung stehen selbstverständlich in der App all eure Textbausteine zur Verfügung. So kannst du deinem Team jederzeit mobil unter die Arme greifen.

Mit der GREYHOUND App kann man zudem Freigaben auch bequem vom Smartphone oder Tablet aus tätigen, kann schnell und einfach Dokumente scannen, um sie in GREYHOUND “auf die Reise zu schicken” und hat gleichzeitig immer alle relevanten Dokumente bei Bedarf in der Hosentasche.

Hinweis
Über die GREYHOUND App ist keine Systemkonfiguration möglich – diese findet ausschließlich via Windows Client statt.

Nötige Vorbereitungen zur Nutzung der GREYHOUND App

Für alle: Mobile API-Modul dem Vertrag hinzufügen

Um die mobile GREYHOUND App nutzen zu können, ist das Modul GREYHOUND Mobile API im GREYHOUND Control Center (GCC) zum Vertrag hinzubuchen:

  1. Nach dem Login unter Verträge den Vertrag auswählen und bearbeiten:

  2. Unter den Vertragsinhalten auf Produkte ändern klicken:

  3. Das gewünschte Modul “GREYHOUND Mobile API” hinzubuchen:

  4. Änderungen überprüfen und übernehmen:

Kunden im Eigenbetrieb müssen die Verwendung des gebuchten Addons zusätzlich im GREYHOUND Admin aktivieren und ggf. die Seriennummer erneuern. Außerdem sind die Funktionen des neuen Addons erst nach einem Neustart des GREYHOUND Clients verfügbar.

Für Eigenbetriebler: Ports freischalten

Wer GREYHOUND selbst betreibt, der muss noch den entsprechenden Port in der Firewall freigeben, damit die mobile App mit dem GREYHOUND Server kommunizieren kann.

  • Für die Nutzung der mobilen App ist der Port freizugeben, auf dem die GREYHOUND API läuft. Standardmäßig läuft die API unter Port 443 (sofern ein SSL-Zertifikat hinterlegt ist) bzw. Port 80 (falls bislang kein SSL-Zertifikat hinterlegt wurde).
  • WICHTIG: Unverschlüsselt (ohne SSL-Zertifikat) sollte die GREYHOUND API keinesfalls nach außen freigegeben werden! Hat man bislang kein SSL-Zertifikat hinterlegt, sollte dies jetzt unbedingt nachgeholt werden. Ein selbstgeneriertes SSL-Zertifikat wird dabei von GREYHOUND akzeptiert. Wie das geht, ist an dieser Stelle im Handbuch beschrieben. Ebenfalls ist es möglich, kostenlose Zertifikate von Let’s Encrypt einzubinden – wie das geht, ist hier beschrieben.
  • Anschließend muss man in der Firewall Port 443 auf den GREYHOUND Server weiterleiten.

Port 443 schon belegt?
Sollte Port 443 schon von einem anderen Dienst belegt sein, kann auch ein anderer Port verwendet werden – man muss diesen Port dann allerdings in der App beim Login-Dialog explizit mit angeben, indem man unter Hostname/IP nicht nur die IP, sondern eben auch den Port mit übergibt, z.B. so: 192.123.12.1:444 oder meinserver.de:444 (wenn Port 444 genutzt wird).
Hinweis: Dies muss nur dann gemacht werden, wenn ein vom Standardport 443 abweichender Port gewählt wird.

Für Nutzer der Android App: SSL-Zertifikat hinterlegen

Gemäß der neuesten Bestimmungen des Google PlayStores sind unter Android ausschließlich Apps zulässig, die für den Verbindungsaufbau zwischen der App und den Daten offiziell signierte SSL-Zertifikate verwenden. Apps, die selbstsignierte Zertifikate für die Verbindung akzeptieren, sind laut den Google PlayStore Bestimmungen nicht mehr erlaubt – die GREYHOUND App hat in der Vergangenheit selbstsignierte Zertifikate akzeptiert, sodass wir unseren Kunden Kosten und Wartezeit für ein offiziell signiertes Zertifikat ersparen konnten. Leider haben wir diese Funktion aus den oben genannten Gründen aus unserer Android App entfernen müssen. Ab sofort braucht man also, um die GREYHOUND App auf seinem Android-Gerät verwenden zu können, zwingend ein gültiges offiziell signiertes SSL-Zertifikat.

Ich habe kein offiziell signiertes SSL-Zertifikat zur Hand

Wer ein solches, offiziell signiertes SSL-Zertifikat, bereits hat, kann dieses gerne nutzen. Liegt keines vor, ist das aber auch kein Problem: Wir haben in unserer Kundenverwaltung, dem GCC, die Möglichkeit geschaffen, offiziell signierte, kostenlose Zertifikate von Let’s Encrypt einzubinden, um die GREYHOUND App nutzen zu können. Dieser Service steht Kunden zur Verfügung, die GREYHOUND im Hosting oder im überwachten Eigenbetrieb nutzen.

Wenn man die Android App nutzen will, sind – in Kurzform – diese Schritte nötig. Die Langfassung findest Du hier.

  1. Subdomain anlegen (lassen)
  2. Als Eigenbetriebler: A-Record einrichten und Firewall anpassen
  3. Kostenloses SSL-Zertifikat von Let’s Encrypt generieren lassen
  4. GREYHOUND App herunterladen & mit der Subdomain einloggen

Hier gehts zur Anleitung, wie man kostenlose Zertifikate von Let’s Encrypt via GCC einbindet.

Ich habe ein offiziell signiertes SSL-Zertifikat zur Hand

Wer bereits ein eigenes, offiziell signiertes SSL-Zertifikat hat und dieses einbinden will, macht bitte in dem hier verlinkten Kapitel weiter, um zu erfahren, wie man dieses im GCC einbindet zur Nutzung der App.

Wichtig dabei: Es ist zu prüfen, ob die Vertrauenskette vollständig ist. Wenn nein, muss auch das Zwischenzertifikat im GCC hinterlegt werden. Mehr dazu im folgenden Dropdown-Menü.

Ich habe ein offiziell signiertes SSL-Zertifikat hochgeladen, bekomme in der GREYHOUND App aber die Fehlermeldung „Zeitüberschreitung beim Verbindungsaufbau“. Was muss ich tun?

Bei offiziell signierten SSL-Zertifikaten (die nicht von Let’s Encrypt stammen), ist zu prüfen, ob die Vertrauenskette vollständig ist. Heißt: Oftmals ist das SSL-Zertifikat zwar gültig, aber das übergeordnete Zertifikat kann nicht gefunden werden, wodurch die Vertrauenskette nicht geschlossen ist und das ganze Zertifikat nicht akzeptiert ist.

Ob dies der Fall ist, lässt sich beispielsweise bei SSL-Trust kostenlos validieren: https://ssl-trust.com/SSL-Zertifikate/check

Lautet das Testergebnis, „das übergeordnete Zitat ist leider nicht bekannt“, dann muss mindestens ein Zwischenzertifikat ebenfalls im GCC hinterlegt werden, da dieses im gewählten SSL-Zertifikat nicht enthalten ist. Am Beispiel eines SSL-Zertifikats von Sectigo kann das beispielsweise so aussehen:

In diesem Fall muss das Zwischen-Zertifikat Sectigo RSA Domain Validation Secure Server CA ebenfalls im GCC hinterlegt werden.

Achtung
Erst wenn alle hier beschriebenen Vorbereitungen getroffen sind, ist die GREYHOUND App einsatzbereit.

Arbeiten mit der GREYHOUND App

Login & Download

Die GREYHOUND App steht für mobile iOS und Android Geräte zur Verfügung (Smartphones und Tablets). Sie kann ganz einfach über die jeweiligen Stores (AppStore / Google Play Store) durch Eingang von “GREYHOUND” gesucht und installiert werden.

Nach der Installation kann man die App starten, indem man auf das App-Icon klickt. Es öffnet sich ein Anmeldedialog, in den man einmalig seine IP und seine persönlichen Zugangsdaten eintragen muss:

  1. Verbindungsname – optionale Bezeichnung; sinnvoll vor allem bei Nutzung mehrerer verschiedener GREYHOUND-Zugänge
  2. Hostname / IP, unter der Euer GREYHOUND erreichbar ist. Sollte die eigene IP nicht bekannt sein, kann man diese im GCC einsehen oder alternativ auch im Login-Dialog des Windows-Clients von GREYHOUND. Wer die Android App nutzen möchte, trägt hier die zuvor angelegte Subdomain ein.
  3. Benutzername, mit dem man sich in GREYHOUND einloggt, also z. B. “kk”.
  4. Das dazugehörige Kennwort.

Nach dem Eintragen der Daten klickt man auf den Button “Hinzufügen“, um die Verbindung zu speichern.

HILFE: Keine Verbindung mit der GREYHOUND App möglich?

Sollte keine Verbindung mit der App möglich sein und ggfs. eine Meldung wie ‘cleartext http traffic not permitted’ erscheinen, ist wahrscheinlich die SSL-Verschlüsselung für Euren GREYHOUND Server deaktiviert – die verschlüsselte Verbindung ist aber notwendig, um die App nutzen zu können. Damit der Verbindungsaufbau klappt, muss im GREYHOUND Control Center die SSL Unterstützung aktiviert werden. Wie das geht, ist hier für Hosting-Kunden und hier für Eigenbetriebler beschrieben.
Hinweis: Bei Verwendung von selbst signierten Zertifikaten kann es zu Warnmeldungen kommen, weil das Zertifikat nicht offiziell signiert ist – eine Verschlüsselung der Daten besteht aber dennoch.

Allgemeine Tipps & Tricks zur täglichen Nutzung

Das Arbeiten mit der GREYHOUND App unterscheidet sich in der Usability ein wenig vom GREYHOUND Windows Client. Das Grundprinzip von GREYHOUND ist aber natürlich das gleiche, nämlich kurz gesagt: GREYHOUND ist die Schaltzentrale des Unternehmens, in der man mithilfe von Filtern & Co. immer genau die Vorgänge und Tickets sieht, die man braucht.

Hinweis: Über die mobile GREYHOUND App ist keine Systemkonfiguration möglich.

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Uli und Michael haben einen DeepDive zur GREYHOUND App gemacht. Ab Minute 13 geht’s um um die GREYHOUND App:

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Die Listenansicht

In der Listenansicht der Elemente können sowohl E-Mails als auch Telefonanrufe und andere Elementtypen auftauchen. Hier sieht man die wichtigsten Dinge auf einen Blick: Absender, Elementtyp, Betreff, Benutzerzuweisung und ob Anmerkungen oder Anhänge vorhanden sind. Ebenso sieht man wichtige Eigenschaften direkt auf einen Blick: Ist ein Thema vergeben? Ist die Mails als gelöscht markiert oder handelt es sich um Spam? Wem ist das Element zugewiesen?

Wie immer gilt: Ein rot markiertes Element wird aktuell von jemandem bearbeitet und ist entsprechend gesperrt.

Tippt man eines der Elemente in der Listenansicht an, gelangt man zur Detailansicht des Elements.

Mehrfachauswahl: Mehrere Elemente auf einmal bearbeiten

Selbstverständlich kann man auch mehrere Elemente aus der Listenansicht anwählen. Dazu einfach länger auf einem Element gedrückt halten, bis das Element einen farbigen Rahmen bekommt. Anschließend alle weiteren Elemente aus der Liste durch einen einfachen Tap anwählen. So kann man Aktionen für mehrere Elemente gleichzeitig durchführen – z. B. mehrere Elemente auf “erledigt” setzen, löschen oder jemandem zuweisen.

Um einzelne Elemente wieder zu deselektieren einfach erneut anklicken. Um die ganze Auswahl auf einmal zu verwerfen steht oben in der Leiste neben dem Counter (hier: “4 Elemente ausgewählt”) das rote X zur Verfügung.

Wischgesten / Swipen: Schnelles Erledigen, Löschen, als Spam markieren & mehr

Um aus der Listenansicht heraus noch schneller arbeiten zu können, sind einige wichtige Funktion zusätzlich über Wischgesten aufrufbar. Wischt man ein Element aus der Listenansicht nach rechts und links wischen, stehen erweiterte Funktionen zur Auswahl:

  • Ein Swipe nach rechts bietet die Optionen “Erledigen” und “Ungelesen” / “Gelesen” an.
  • Ein Swipe nach links bietet die Optionen als “Ablehnen“, als “Spam” markieren und “Löschen” an.
Detailansicht: Historie, Anmerkungen, Anhänge

In der Detailansicht eines Elements sieht man den Inhalt, also z. B. den Text einer Mail. Unten sieht man das Kontextmenü, mit dem man auf die Mail antworten kann, Anmerkungen einsehen oder hinterlassen kann, den Zuweisen-Dialog aufgerufen kann sowie das Element mit einem Klick auf erledigt setzen kann:

Über die Pfeilsymbole oben kann man direkt zur nächsten bzw. zur vorherigen Mail springen.

Klickt man auf die vier Punkte oben in der Leiste, öffnen sich die Optionen. (Tipp: Diese erreicht man alternativ auch, indem man im oberen rechten Bildschirmrand nach links wischt):

Hier stehen einem drei Tabs zur Verfügung:

  1. Historie: In diesem Tab kann man den Kommunikationsverlauf mit dem Kunden wie in einem Chat-Stream reduziert auf einen Blick einsehen.
  2. Anmerkungen: Hier sind die Anmerkungen sichtbar, die zu diesem Element vorhanden sind. Ebenso kann man neue Anmerkungen schreiben.
  3. Anhänge: Hier kann man eventuell vorhandene Anhänge einsehen.
Suchen und Finden innerhalb der App

Möchte man innerhalb der GREYHOUND App nach einem Element anhand eines Suchbegriffs suchen, tippt man die Lupe am rechten oben Bildschirmrand an.

Anschließend steht einem ein Textfeld zur Verfügung, in das man den gewünschten Begriff eingibt. In der Listenansicht unten werden alle gefunden Treffer angezeigt.

Genau wie im GREYHOUND Windows Client ist das Suchergebnis abhängig vom gewählten Filter. Werden also nicht alle Elemente angezeigt in den Suchergebnissen, ist einmal in die linke Seitenleiste zu klicken und hier der Filter “Alle” anzuwählen. Anschließend zeigt sich Suche wie gewünscht alle Ergebnisse an.

Die Seitenleiste: Filter anzeigen

Durch einen Klick auf das GREYHOUND Icon am oberen linken Bildschirmrand gelangt man zur Seitenleiste:

In der Seitenleiste sieht man die GREYHOUND-typischen Filter. Tippt man einen der Filter an, öffnet sich automatisch die Listenansicht mit den entsprechenden Elementen und die Seitenleiste schließt sich wieder.

Hinweis: Im Gegensatz zum GREYHOUND Windows Client kann man in der App keine Filter kombinieren, also nacheinander anklicken.

Mails, Telefonnotizen & Dokumentenscans via GREYHOUND App anlegen

Um eine neue Mail, eine neue Telefonnotiz oder einen Scan via GREYHOUND App zu erstellen, klickt man auf das Plus-Icon am unteren rechten Bildschirmrand:

Die App fragt dann, welche Art von Element man anlegen möchte: Mail, Telefonnotiz oder Dokumentenscan:

  • Eine neue Mail anlegen
    Tippt man diese Variante an, öffnet sich das Fenster zum Erstellen und Versenden einer E-Mail. Zunächst fordert die App einen auf, die Gruppe auszuwählen, aus der heraus die Mail versendet werden soll. Die Felder “An:” für den / die Empfänger sowie der Betreff sind ebenfalls zwingend mit Inhalt zu füllen, bevor die Mails mit einem Klick auf den Senden-Button oben rechts abgeschickt werden kann.


  • Eine neue Telefonnotiz anlegen
    Tippt man diese Variante an, öffnet sich das Fenster zum Erstellen und Abspeichern einer Telefonnotiz. Zunächst fordert die App einen auf, die Gruppe auszuwählen, in der die Telefonnotiz angelegt werden soll. Die Felder “An:” für den / die Empfänger sowie der Betreff sind ebenfalls zwingend mit Inhalt zu füllen, bevor die Telefonnotiz mit einem Klick auf den Speichern-Button oben rechts angelegt werden kann. Standardmäßig sind neue Telefonnotizen ausgehend (Pfeil auf dem Telefonhöhrer zeigt nach rechts) – durch einen Fingertipp auf das Telefonhörer-Icon kann die Richtung auf eingehend (Pfeil auf dem Telefonhöhrer zeigt nach links) geändert werden.
    Hinweis: Anrufe tätigen via GREYHOUND App ist nicht möglich.


  • Einen neuen Dokumenten-Scan anlegen
    Tippt man die Variante “Scanner” an, öffnet sich der Dokumentenscanner über die Kamera des Smartphones, sodass man ein neues Dokument abfotografieren und hinzufügen kann.
    Die blauen Hinweise auf dem Dokument helfen einem, ein optimales Ergebnis zu erzielen (hier zum Beispiel mit dem Tipp “Näher heran”). Sobald alles passt, erstellt die App automatisch eine Aufnahme. Alternativ kann man auch den runden Auslöseknopf antippen.
    Über das Plus-Icon oben rechts kann auf die Galerie zugegriffen werden, sodass bestehende Dateien hinzugefügt werden können anstatt ein Foto aufzunehmen.
    Über das Pfeil-Icon kann der Blitz der Handy-Kamera ein- oder ausgeschaltet werden.
    Bevor man den Scan durch Antippen des Speichern-Symbols (Diskette) oben rechts übernimmt, kann man noch Optimierungen vornehmen (Drehen, Zuschnitt, Farbgebung) oder die Aufnahme mit dem Papierkorb-Symbol enternen.
    Im letzten Schritt, beim Speichern des Scans, können bzw. müssen noch die Gruppe, das Thema, der Belegtyp, die Kontaktzuordung und der Dateiname bestimmt werden.


Weiterleiten und allen antworten via GREYHOUND App

Um eine Mail aus der App heraus weiterzuleiten und/oder die Funktion “allen antworten” zu nutzen, klickt man zuerst auf das entsprechende Element, um zur Detailsansicht zu gelangen. Anschließend findet man unten den “Antworten”-Button – macht man einen Longtouch darauf (länger gedrückt halten) darauf, öffnet sich ein Kontektmenü, das die Funktionen “Weiterleiten” und “Allen antworten”anbietet. Klickt man darauf, kann man die Mail weiterleiten oder eben allen antworten.

Suchen und Finden innerhalb der GREYHOUND App

Möchte man innerhalb der App nach einem Element anhand eines Suchbegriffs suchen, tippt man die Suchleiste mit der Lupe am oberen Bildschirmrand. Anschließend steht einem ein Textfeld zur Verfügung, in das man den gewünschten Begriff eingibt. In der Listenansicht unten werden alle gefunden Treffer angezeigt.

Tipps für die Suche

  • Genau wie im GREYHOUND Windows Client ist das Suchergebnis abhängig vom gewählten Filter. Werden also nicht alle Elemente angezeigt in den Suchergebnissen, ist einmal in die linke Seitenleiste zu klicken und hier der Filter “Alle” anzuwählen. Anschließend zeigt sich Suche wie gewünscht alle Ergebnisse an.
  • Mit einer Fingertip auf das Männchen oberhalb der Suchleiste kann man blitzschnell die Suchergebnisse auf Elemente reduzieren, bei denen man selbst der Bearbeiter ist.
Mir zugewiesene Elemente anzeigen

Möchte man die Listenansicht reduzieren auf Elemente, welche einem selbst zugewiesen sind als Bearbeiter, geht das blitzschnell mit nur einem Fingertipp auf das Personen-Icon am oberen Bildschirmrand. Befindet man sich beispielsweise in der Listenansicht aller offenen Elemente aus dem Filter “Kundenservice” und tippt das Icon an, werden einem nur die zu bearbeitenden Tickets angezeigt, die einem selbst zugewiesen sind.

Tastaturkürzel: Tipp für iPad-Nutzer

Wer die GREYHOUND App vom iPad aus nutzt, dem stehen noch einige komfortable Tastaturkürzel zur Verfügung, die das Arbeiten mit der App noch schneller und einfacher machen. Drückt man als länger auf die Command-Taste [CMD], dann öffnet sich ein Menü, in dem alle Tastaturkürzel angezeigt werden, die die GREYHOUND App unterstützt:

Wichtig: Die Tastaturkürzel beziehen sich immer auf den Bereich, der vor Drücken der Tastaturkombination aktiv war.

CRM-Funktionen

E-Mails via GREYHOUND App beantworten

Um eine Mail zu beantworten, klickt man im Kontextmenü der Detailansicht einer Mail auf den “Antworten”-Button:

Textbausteine verwenden

Beantwortet man gerade eine Mail oder verfasst eine neue, kann man sich durch ein Wischen vom linken, oberen Bildschirmrand nach rechts die Textbausteine anzeigen lassen. Daraufhin öffnet sich ein Seitenleisten-Menü mit allen Textbausteinen. Durch Antippen wählt man einen Textbaustein aus- er fügt sich dann in die Mail ein und es öffnet sich wieder die Ansicht zum Schreiben der Mail.

Tipp: Hat man einen Autotext zu einem Textbaustein hinterlegt, kann diesen auch durch Eingabe der hinterlegten Textphrase und anschließender Leertaste automatisch eingefügen.

DMS-Funktionen

Dokumente via App scannen oder Handy-Bilder als Dokumente hochladen

Um eine neuen Dokumenten-Scan via GREYHOUND App zu erstellen, klickt man auf das Plus-Icon am unteren rechten Bildschirmrand. Die App fragt dann, welche Art von Element man anlegen möchte: Mail, Telefonnotiz oder Dokumentenscan.


Tippt man die Variante “Scanner” an, Es öffnet sich der “Dokumentenscanner“, mit dem man nun entweder ein Foto von einem in Papierform vorliegenden Dokument machen kann oder ein bereits auf dem Smartphone bzw. Tablet vorhandenes Foto hochladen kann. Im Folgenden sind beide Wege beschrieben. Zusätzlich gibt es noch den Weg, ein bereits auf dem Gerät vorhandenes Foto auf der Galerie mit der GREYHOUND App zu teilen (siehe “Weg 3: Teilen mit der GREYHOUN DApp”).

Weg 1: Ein neues Foto aufnehmen

Um ein Dokument, das einem in Papierform vorliegt, über die App in GREYHOUND zu bekommen, kann man ein Foto von diesem Dokument machen. Dazu legt man das Dokument flach auf einen glatten Untergrund und hält das Gerät in rund 20cm Abstand gerade darüber. Während des Ausrichtens gibt die GREYHOUND App wertvolle Tipps wie “Näher ran“, Perspektive ungünstig” oder “Bitte stillhalten“.

Ist alles optimal ausgerichtet, erstellt die App vollautomatisch eine Aufnahme.

Bevor das Element nun durch Antippen des Speichern-Symbols (Diskette) oben rechts in GREYHOUND auf die Freigabe-Reise geschickt wird, kann man wenn nötig noch Optimierungen vornehmen (Drehen, Zuschnitt, Farbgebung) oder die Aufnahme alternativ mit dem Papierkorb-Symbol auch wieder entfernen. Möchte man eine neue Aufnahme machen, swipt man einfach vom linken Bildschirmrand in die Mitte – dann öffnet sich die Kamera und man kann es erneut versuchen.

Damit das Fotografieren via App bestmöglich klappt, hier ein paar Tipps:

  • Die Aufnahme sollte frontal von oben aus rund 20cm Abstand erfolgen.
  • Das Dokument sollte auf einem dunklen Hintergrund liegen, damit der Kontrast zwischen dem (in der Regel weißen) Dokument und dem Hintergrund klar erkennbar ist.
  • Das Smartphone / Tablet während der Aufnahme möglichst still halten.
  • Der Raum sollte gut beleuchtet sein, möglichst mit natürlichem Tageslicht. Es sollten keine Schatten auf das Dokument fallen.
  • Über das Pfeil-Icon kann der Blitz der Handy-Kamera ein- oder ausgeschaltet werden.

Weg 2: Ein bestehendes Fotos hochladen

Möchte man ein bereits als Bildelement auf dem Smartphone oder Tablet vorhandenes Dokument in GREYHOUND schieben, tippt man zunächst auf das Dokumentenscanner-Symbol und wählt anschließend oben in der Menü-Leiste Plus-Icon aus. Die App greift dann auf die Galerie des Geräts zu, sodass man die hochzuladende Datei auswählen kann.

Dokument prüfen und bearbeiten

Unabhängig davon, ob man ein bestehendes Foto hochgeladen oder ein neues aufgenommen hat, kommt nun der nächste Schritt: Die Prüfung des Dokuments.

In der Menüleiste unten stehen einem nun einige Optionen zur Verfügung, mit denen man die Aufnahme vor dem Hochladen noch korrigieren könnte:

  • Drehen: Dreht das Dokument um 90° im Uhrzeigersinn.
  • Farbgebung: Stellt mehrere verschiedene Farbvarianten des Dokuments zur Auswahl. Die App wählt automatisch die Variante aus, die zum einen optimal zu lesen und zum anderen so wenig Farbe wie möglich enthält, um die Dateigröße zu minimieren.
  • Beschneiden: Sollte der Rand des Dokuments mal nicht optimal erkannt worden sein, kann man das Dokument mit dieser Funktion manuell beschneiden. Ebenso kann man über diese Funktion einen Teil des Dokuments wegschneiden, sofern dies nötig sein sollte.
  • Entfernen: Löscht die Aufnahme und öffnet wieder die Kamera.

Tipp: Am rechten Bildschirmrand ist ein kleiner Kameraausschnitt sichtbar. Denn: Durch eine Wischgeste vom rechten Bildschirmrand in die Mitte öffnet sich erneut die Kamera. So kann man direkt eine neue Aufnahme machen, wenn die vorherige unbrauchbar sein sollte.

Passt alles, kann das Dokument durch Antippen des “Speichern“-Symbols oben rechts auf die Reise geschickt werden. Damit das Dokument in die richtigen Wege geleitet wird, fragt die App vorher noch die letzten nötigen Informationen ab:

  • Gruppe: In welcher Gruppe soll das Dokument abgelegt werden? Dies ist eine Pflichtangabe, das Feld darf also nicht leer bleiben. Die Gruppe “Dokumenteneingang” ist in den meisten Fällen die richtige Wahl. Hat man diese einmal ausgewählt, verwendet die App diese Gruppe standardmäßig beim nächsten Dokument wieder.
  • Thema: Soll dem Dokument ein Thema zugewiesen werden? Je nach individuell festgelegten Prozessen erfolgt die Themenzuordnung später ohnehin automatisch, sodass das Feld i.d.R. leer bleiben kann.
  • Belegtyp: Um was für eine Art von Dokument handelt es sich? Hier kann schon via App je nach Dokumententyp der passende Belegtyp (Rechnung, Kassenzettel, Gutschrift, Vertrag etc.) ausgewählt werden.
  • Kontakt: Soll dem Dokument bereits vorab ein bestimmter Kontakt zugewiesen werden? Je nach individuell festgelrgten Prozessen erfolgt die Themenzuordnung später ohnehin automatisch, sodass das i.d.R. Feld leer bleiben kann.
  • Dateiname: Bei Bedarf kann der automatisch zugewiesene Dateiname manuell verändert werden.

Nach einem Klick auf “Speichern” wird das PDF-Dokument erzeugt und landet dann nach wenigen Sekunden in GREYHOUND – meistens im Filter “Dokumenteneingang” (aber das ist abhängig von den individuell festgelegten Prozessen).

Weg 3: Elemente mit der GREYHOUND App teilen

Möchte man ein bereits als Bildelement auf dem Smartphone oder Tablet vorhandenes Dokument in GREYHOUND schieben, kann man dieses auch aus der Galerie heraus mit der GREYHOUND App teilen. Dazu klickt man beim betreffenden Dokument auf den “Teilen”-Button des Endgeräts und wählt dann bei den zur Verfügung stehenden Medien die GREYHOUND App aus.
Nach Anklicken der GREYHOUND App als Zielmedium öffnet sich der oben gezeigte “Speichern”-Dialog, bei dem man nur noch Gruppe, Belegtyp & Co. auswählen muss. Tippt man dann auf den Speichern-Button, wird das Dokument an GREYHOUND übertragen.

Detailansicht von Dokumenten: Freigeben, Ablehnen und Co.

In der Detailansicht eines Elements sieht man das Dokument, das man mit zwei Fingern größer und kleiner ziehen kann.

Unten in der Menüleiste stehen in der Detailansicht eines Dokuments folgende Aktionen zur Verfügung:

  • Ablehnen
  • Anmerkungen (einsehen und/oder hinzufügen)
  • Zuweisen
  • Erledigen (= Freigeben)

Tipp: Die Funktionen Ablehnen und Erledigen reagieren auch auf einen Longtouch. Tippt man also eine dieser beiden Optionen nicht nur an, sondern hält den Finger länger darauf gedrückt, öffnet sich ein Dialog mit erweiterten Einstellungen. Ein Longtouch auf Ablehnen oder Erledigen entspricht der Funktion “Erweitertes Erledigen / Ablehnen” aus dem Windows Client. So kann man beim Ablehnen / Freigaben noch Anmerkungen hinterlassen, warum ein Dokument freigegeben bzw. abgelehnt wird. Außerdem kann man manuell die Gruppe, den Bearbeiter, das Thema und/oder die Kennzeichnung bei Bedarf manuell ändern:

OCR-erkannten Text nutzen

Macht man einen Longtouch auf einer Textstelle in der Detailansicht eines Dokuments (hält den Finger also länger gedrückt an einer Stelle) im Dokument, dann wir der automatisch texterkannte Inhalt eingeblendet, den man sich nun bei Bedarf in die Zwischenablage legen oder in einer anderen Anwendung teilen kann.

In den Optionen (Tippen auf die vier Kästchen oben rechts oder Swipe von rechts zur Mitte) im Reiter “Historie” kann man den gesamten OCR-erkannten Text zudem in Textform einsehen.

Einstellungen der App konfigurieren

Durch einen Klick auf das GREYHOUND Icon am oberen linken Bildschirmrand öffnet sich die Seitenleiste. Hier kann man ganz oben auf den Pfeil neben dem Benutzernamen gehen, um die Einstellungen zu öffnen.

Hier kann man die Zugangsdaten bearbeiten (verändern / entfernen), ein neues Konto hinzufügen sowie rechtliche Hinweise einsehen und Feedback zur App an unsere Entwickler senden.

Tipp
Für mehr Sicherheit, sollte in den Einstellungen die Option “Erweiteter Loginschutz” aktiviert werden. Dadurch wird beim Öffnen der App das Passwort abgefragt, was beim Endgerät als Bildschirmsperre hinterlegt ist.