Fax

Auch wenn es weniger wird, so ist das Fax noch immer ein wichtiges Kommunikationsmittel im Business Umfeld. GREYHOUND kann Faxe vollständig in die Kommunikationsabläufe integrieren.

Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten, abhängig davon, wie und wo der GREYHOUND-Server betrieben wird:

  1. SaaS-Kunden: Bei SaaS-Kunden wird der GREYHOUND-Server bei uns betreut. Betreffende Kunden können ihren Server jederzeit unkompliziert um diese Funktionalität erweitern und zusätzliche Fax-Nummern dazu buchen. Bitte die Punkte 1), 2) und 4) dieser Beschreibung lesen.
  2. Selbsthosting: Wird der GREYHOUND-Server in Eigenregie betrieben, kann man ganz ohne zusätzliche Hardware die Faxfunktionalität von GREYHOUND im Rechenzentrum erledigen lassen. Auch dazu bucht man einfach Faxnummern über das GCC hinzu. Bitte die Punkte 1), 2) und 4) dieser Beschreibung lesen.
  3. Selbsthosting: Wird der GREYHOUND-Server in Eigenregie betrieben (Selbsthosting), kann man die Faxfunktion auch durch eigene Hardware gewährleisten. Hierfür benötigt man zunächst eine entsprechende Fax-Karte (siehe auch: Empfehlungen für Hardware). Diese muss installiert und eingerichtet sein, bevor man die Faxkonten in GREYHOUND einrichten kann. Bitte die Punkte 1), 3) und 4) dieser Beschreibung lesen.

Notwendige Vorbereitungen

1. Das Modul “Integration Telefax” aktivieren

Dieser Schritt ist unabhängig von der Art des Betriebs notwendig, wenn man Faxe in GREYHOUND nutzen möchte. Denn Voraussetzung für das Nutzen von Fax-Funktionen in GREYHOUND ist, dass das Modul “Integration Telefax” aktiviert ist. Dieses kann jederzeit über die GREYHOUND Vertragsverwaltung gebucht werden.

  1. Zunächst ist eine Anmeldung in der GREYHOUND Vertragsverwaltung mit den Zugangsdaten notwendig, die man bei Vertragsbuchung per E-Mail erhalten hat.
  2. Nach dem Login klickt man oben in der Navigationsleiste auf “Verträge”.
  3. Dort ist auf die Vertragsnummer zu klicken, bei der die Fax-Kommunikation hinzugefügt werden soll. Man erhält dann eine Übersicht der für diesen Vertrag gebuchten Module.
  4. Sollte das Modul “Integration Telefax” noch nicht in der Liste aufgeführt werden, ist unten auf “Produkte ändern” zu klicken und dieses Modul hinzufügen.

2. Faxnummer abrufen

Dieser Schritt ist nur bei Faxnummernbereitstellung durch GREYHOUND notwendig. Als Saas-Kunde braucht man sich um das Installieren und Konfigurieren der Fax-Hardware keine Gedanken zu machen. Sowie das Modul “Integration Telefax” im GCC aktiviert wurde (siehe 1) ), sieht man in der Vertragsübersicht einen neuen Link “Telefaxnummern anzeigen”. Hier sieht man die Faxnummer, die man mit dem Modul automatisch erhalten hat. Sollte man weitere Faxnummern benötigen, kann man diese im GCC mit “Telefaxnummern ändern” hinzubuchen. Zu jeder Faxnummer gehören die Zugangsdaten “Host”, “Benutzername” und “Passwort”, welche man benötigt, um anschließend das entsprechende POP3/SMTP-Konto in GREYHOUND einzurichten. Am besten notiert man sich diese Daten also für die weitere Einrichtung oder lässt das Tab offen.

3. Die Faxunterstützung im GREYHOUND-Admin aktivieren

Dieser Schritt ist nur für die Faxnummernbereitstellung durch eine eigene Fax-Karte notwendig. Wenn man seinen GREYHOUND-Server mit einer Fax-Karte ausgestattet hat und das Modul “Integration Telefax” aktiviert wurden, kann man im GREYHOUND-Admin den Gatewayserver aktivieren und die Faxnummer(n) konfigurieren.

  1. Zunächst ist der GREYHOUND-Admin auf dem Server zu starten und dann in der Kategorie “Konfiguration” zu wechseln.
  2. Dort ist oben im Bereich “Aktive Serverkomponenten” die Option “Gatewayserver” zu aktivieren, sofern dies noch nicht geschehen ist.

  3. Danach ist nach unten in den Bereich “Einstellungen Gatewayserver” zu gehen. Hier können die meisten Einstellungen auf Standard belassen werden. Die Einstellungen “Empfangskanäle” und “Sendekanäle” müssen allerdings eingestellt werden. Hat die Fax-Karte zum Beispiel vier Kanäle, sollte man für den Anfang jeweils eine “2” einstellen. Ein Kanal ist entweder für den Empfang oder den Versand zuständig.

  4. Über die Schaltfläche “Konten einstellen” kann man die Faxanschlüsse erstellen. Hierzu ist jeweils Name, Nummer und Passwort einzugeben. Diese Daten sollte man sich für das anschließende Konfigurieren der Faxkonten im GREYHOUND-Client notieren.

4. Fax-Konten im GREYHOUND-Client einrichten

Dieser Schritt ist für alle Varianten erforderlich, unabhängig von der Art des Betriebs. Ist das Modul “Integration Telefax” aktiviert sowie die Faxnummer(n) abgerufen (SaaS-Kunden) bzw. Fax-Hardware und Gatewayserver eingerichtet (Selbsthosting-Kunden), kann man mit den dabei erhaltenen Daten zu den Faxanschlüssen die Sende- und Empfangskonten im GREYHOUND-Client anlegen.

  1. Der GREYHOUND Client ist zu öffnen und über “Einstellungen” > “POP3-Konten” die entsprechende Kontenverwaltung aufzurufen.
  2. Dort ist auf “Neues POP3-Konto erstellen” zu klicken. Nun sind die entsprechenden Zugangsdaten einzugeben (Für SaaS-Kunden: Die Daten, die man in der GREYHOUND Vertragsverwaltung abgerufen hat – Für Selbsthosting-Kunden: Die Daten, die man im GREYHOUND-Admin selbst beim Gatewayserver eingetragen hat). Mit einem Klick auf “Beispiel anzeigen” sieht man eine entsprechende Einrichtungshilfe. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass als Kontotyp “Telefax” sowie als Verschlüsselungstyp SSL verwendet wird.
  3. Abschließend ist das neue POP3-Konto zu speichern.

  4. Anschließend ist entsprechend das SMTP-Konto für den Faxausgang anzulegen. Eine entsprechende Einrichtungshilfe hierzu findet man ebenfalls anhand der Beispiel-Konfiguration in der GREYHOUND-Vertragsverwaltung. Hier ist ebenso darauf zu achten, dass als Kontotyp “Telefax” sowie als Verschlüsselungstyp “SSL” verwendet wird. Auch hier das SMTP-Konto abschließend abzuspeichern.

  5. Zur automatischen Sortierung der eingehenden Faxe in eine Gruppe empfehlen wir eine entsprechende Regel einzurichten, welche anhand der Bedingung “POP3-Konto” oder “Elementtyp” die Faxe entsprechend umsortiert.

Wir empfehlen zusätzlich die Buchung des Moduls “Texterkennung”, damit GREYHOUND in der Lage ist, automatisch alle computergeschriebenen Brief- und Faxdokumente bestmöglich in computerlesbaren Text zu übersetzen. Briefe und Faxe können so blitzschnell mit Hilfe der Volltextsuche gefunden werden – die nervige Suche in Aktenordnern oder Ablagen kann man sich damit sparen. Zusätzlich ergeben sich weitere Möglichkeiten wie z. B. die automatische Kontaktklassifizierung anhand von Textinhalten im Fax oder die automatische Sortierung anhand von bestimmten Inhalten wie “Lieferschein” in die Gruppe Einkauf usw.

Faxe erstellen und versenden

Das Erstellen von Faxen unterscheidet sich nicht wesentlich vom E-Mail-Schreiben. Während man sich aber bei E-Mails üblicherweise mit einfachen Textzeilen beschränkt, ist das ansprechende Gestalten eines Telefaxes etwas aufwändiger. Diesen Aufwand nimmt GREYHOUND allerdings zum größten Teil ab, da hier Vorlagen zum Einsatz kommen, die für das fertige Erscheinungsbild zuständig sind.

  1. Um ein Telefax zu erstellen, verwendet man wiederum die Schaltfläche “Neu” oben links in der Symbolleiste. Hier ist einfach der passende Unterpunkt “Neues Telefax” auszuwählen.
  2. Das Formular unterscheidet sich auf den ersten Blick kaum von dem für eine E-Mail. Auch hier gilt es zunächst, den Briefkopf auszufüllen, soweit dies nicht automatisch geschehen ist. (Hinweis: Die “Betreff:”-Zeile wird nicht in den Brief bzw. das Telefax selbst gedruckt, sondern dient als Name dieses Vorgangs in der GREYHOUND-Datenbank – damit sie später schneller wiedergefunden werden kann.)
  3. Auch der Editor für Telefaxe unterscheidet sich kaum vom E-Mail-Editor und bietet somit dieselben Gestaltungmöglichkeiten auf Basis definierter Vorlagen, sodass ein individuelles Corporate Design stets berücksichtigt wird. Wie bei einer E-Mail ist einfach nur der notwendige Inhalt in den Editor einzufügen.

  4. Wenn man nun auf das Register “Vorschau” wechselt, stellt man fest, dass aus einfachen Text ein kompletter Brief mitsamt Briefkopf und -fuß sowie passendem Layout geworden ist.
  5. Mit “Telefax senden” oben links lässt man das Dokument erstellen und versenden.

Tipp: Eine E-Mail mit einem Fax beantworten

Man kann auch eine E-Mail mit einem Telefax beantworten oder umgekehrt (oder mit einem Brief). Hierzu klickt man bei der Antworten-Schaltfläche auf den kleinen Pfeil am rechten Rand. Im so geöffneten Untermenü wählt man den passenden Antworten per…-Eintrag.