Intelligente Klassifizierung

Was ist die intelligente Klassifizierung?

Durch die optional nutzbare Intelligenz kann das System nun mithilfe bereits verarbeiteter Vorgänge lernen, wie es mit neuen Nachrichten umzugehen hat. So können beispielsweise, je nach Inhalt der Anfrage, automatisch der richtige Bearbeiter oder das passende Thema vom System bestimmt werden.
Auch bei der Verteilung neuer Anfragen erweist sich die Funktion äußerst praktisch, denn so werden Nachrichten ohne komplexe und umfängliche Regeln direkt in die richtigen Abteilungen geroutet. Je mehr Elemente vom System dabei verarbeitet wurden, desto genauer werden die Vorhersagen.
Auch in Punkto Dokumentenmanagement ergeben sich klare Vorteile, denn das System erkennt aufgrund aller bereits verarbeiteten Dokumente automatisch den korrekten Dokumententyp, kann Bearbeiter setzen und bestimmte Dokumente wie Lieferscheine oder Rechnungen automatisiert in den richtigen Fachbereich routen.

Die intelligente Klassifizierung kann folgende Werte vollautomatisch vergeben:

  • Gruppe
  • Benutzer
  • Kennzeichnung
  • Thema
  • Belegtyp & Belegdaten

Was sind intelligente Textbausteinvorschläge?

Mit Textbausteinen können Anfragen einfach aber trotzdem kompetent und mit gleichbleibender Qualität effizient bearbeitet werden. Nicht umsonst zählt diese Funktion für viele Anwender aus dem Kundenservice zu den meist geschätzten Features. 
In GREYHOUND 5 haben wir die Nutzung von Textbausteinen weiter perfektioniert, indem wir intelligente Vorschlags-Mechanismen implementiert haben. Diese basieren auf dem gleichen Prinzip wie die intelligente Klassifizierung und zeigen dem Bearbeiter an, welche Textbausteine voraussichtlich für die Beantwortung der Anfrage passen könnten. Auch hier gilt: Je mehr Vorgänge mit Textbausteinen beantwortet wurden, desto genauer werden die Vorhersagen.

Intelligente Klassifizierung dem Vertrag hinzufügen

Um die Intelligente Klassifizierung nutzen zu können, muss das Produkt Plus Pack im GREYHOUND Control Center (GCC) in den bestehenden Vertrag hinzugebucht werden:

Achtung
Kunden, die das GREYHOUND Basissystem, GREYHOUND CRM, DMS oder MAX verwenden, benötigen nicht das Plus Pack, um die intelligente Klassifizierung nutzen zu können, sondern können das Modul einzeln buchen. Das Vorgehen zum Dazubuchen der Funktion ist exakt dasselbe wie im Folgenden beschrieben, mit einem Unterschied: Anstelle von “Plus Pack” muss “Modul Intelligente Klassifizierung” ausgewählt werden.

  1. Nach dem Login unter Verträge den Vertrag auswählen und bearbeiten

  2. Unter den Vertragsinhalten auf Produkte ändern klicken

  3. Das gewünschte Addon hinzubuchen

  4. Änderungen mit Weiter bestätigen

  5. Änderungen überprüfen und übernehmen

Intelligente Klassifizierung auf dem Server aktivieren

Nach dem Dazubuchen des notwendigen Addons / Moduls zum GREYHOUND Vertrag kann man im GREYHOUND Server alles rund um die intelligente Klassifizierung einstellen. Eigenbetriebler können diese Einstellung selbst einsehen und verändern, Hosting- und Appliance-Kunden wenden sich bitte an unseren Kundenservice.

Über das Anhaken der Traningsfelder kann man steuern, in welchen Bereichen GREYHOUND Daten anlernen soll. Möchte man z. B. nur die intelligenten Textbausteine nutzen, setzt man auch nur an der Stelle “Textbausteine” einen Haken.

Tipp
Je mehr Trainigsfelder angehakt werden, desto größer ist natürlich auch der Einfluss auf die Performance von GREYHOUND. Es sollten also nur die Traningsfelder angehalt werden, für die man die intelligente Klassifizierung auch einsetzen möchte und nicht wahllos alle aktiviert werden.

Mit der intelligenten Klassifizierung arbeiten

Sind alle notwendigen Vorbereiten (siehe oben) getroffen, dann kann man mit der intelligenten Klassifizierung arbeiten. Wie bereits eingangs beschrieben, eignet sie sich, um Regeln stark zu vereinfachen sowie sich die (voraussichtlich) passenden Textbausteine automatisch anzeigen zu lassen.

Regeln vereinfachen

Arbeitet man mit der intelligenten Klassifizierung, kann man sich umfängliche und komplexe Regeln ersparen, denn folgende Werte kann man dann vollautomatisch vergeben:

  • Gruppe
  • Benutzer
  • Kennzeichnung
  • Thema
  • Belegtyp & Belegdaten

Die Regel(n) zur Gruppenzuweisung sehen klassischerweise so aus in GREYHOUND:

Alle POP3-Konten werden also einzeln abgefragt werden. Mit der intelligenten Klassifizierung kann die Regel zur Gruppenzuweisung dann beispielweise so aussehen:

Neben dem Regelnknoten “Intelligente Gruppenklassifizierung” gibt es auch:

  • Intelligente Benutzerklassifizierung: Macht komplexe Regeln zur Benutzerzuweisung obsolet, denn die Funktion weist Elementen intelligent dem passenden Benutzer zu.
  • Intelligente Gruppenklassifizierung: Macht komplexe Regeln zur Gruppenzuweisung obsolet, denn die Funktion weist Elementen intelligent der passenden Gruppe zu.
  • Intelligente Kennzeichnungsklassifizierung: Macht komplexe Regeln zur Kennzeichnungszuweisung obsolet, denn die Funktion weist Elementen intelligent passende Kennzeichnungen zu.
  • Intelligente Themenklassifizierung: Macht komplexe Regeln zur Themenzuweisung obsolet, denn die Funktion weist Elementen intelligent passende Themen zu.
  • Intelligente Belegtypklassifizierung: Wird im Zusammenhang mit DMS-Prozessen verwendet. Dazu im Folgenden mehr.

Intelligente Belegtypklassifizierung

Die intelligente Belegtypzuweisung wird im Zusammenhang mit der OCR-Erkennung und der automatischen Anreicherung von Belegdaten verwendet. Die intelligente Belegtypklassifizierung lernt zunehmend aus den Auswahlen des Anwenders und wird damit immer zuverlässiger.
Der Grenzwert bestimmt, wie sicher sich GREYHOUND sein muss, damit der Wert auch geändert wird. Unsere Empfehlung ist, hier 0,70 einzutragen, also 70%. Ihr könnt aber gerne mit dem Wert “spielen”.
Setzt man den Haken bei “Vorhandenen Wert nicht überschreiben”, dann wird nur dann versucht, automatisch was zu ermitteln, wenn nicht schon ein Wert gesetzt ist (z. B. durch einen Benutzer oder eine vorangegangene Regel).

Intelligente Textbausteinvorschläge aktivieren

Um die intelligenten Textbausteinvorschläge zu aktivieren, einfach das nötige Modul buchen (siehe oben) und anschließend im Reiter Textbausteine einen Rechtklick machen und im Kontextmenü die Opion “Automatische Vorschläge verwenden” anhaken:

Anschließend werden einem bei der Beantwortung von Mails immer die voraussichtlich passenden Textbausteine angezeigt: