GREYHOUND Connect für 4SELLERS (Archiv)
ACHTUNG!
Dieser Artikel ist veraltet und besteht nur noch zu Recherchezwecken. Die aktuelle Anleitung ist hier zu finden.
Die Installation des Addons ist mit wenigen Handgriffen erledigt. Das Addon kann bequem dem bestehenden Vertrag hinzugebucht werden. Der GREYHOUND Server und die Clients installieren das Addon nach der Zubuchung im Vertrag vollautomatisch. Kunden im Eigenbetrieb müssen die neue Seriennummer im GREYHOUND Admin aktualisieren.
Vorbereitungen in 4SELLERS
Für die Verwendung von GREYHOUND Connect für 4SELLERS müssen die sogenannten Webservices installiert und aktiviert sein. Die Aktivierung der Webservices kann per E-Mail an support@4SELLERS.de oder beim Ansprechpartner von 4SELLERS beantragt werden. Die für das Addon notwendigen Zugangsdaten (Server-IP, Benutzername, Passwort) erhält man dann per E-Mail. Alternativ kann man auch die Einrichtung von GREYHOUND Connect für 4SELLERS bei 4SELLERS erbeten.
Für die Verwendung des 4SELLERS-Addons ist eine GREYHOUND-Version 4.2.7 build 1642 oder höher notwendig. Eine gegebenenfalls installierte frühere Erweiterung sollte über den Client unter Funktionen > Erweiterungen entfernt werden, damit es beim Anwender nicht zu Verwechslungen kommt.
GREYHOUND Connect für 4SELLERS dem Vertrag hinzufügen
Das Produkt GREYHOUND Connect für 4SELLERS im GREYHOUND Control Center (GCC) in den bestehenden Vertrag hinzubuchen:
- Nach dem Login unter Verträge den Vertrag auswählen und bearbeiten:
Kunden im Eigenbetrieb müssen die Verwendung des gebuchten Addons zusätzlich im GREYHOUND Admin aktivieren und ggf. die Seriennummer erneuern (Anleitung hier). Außerdem sind die Funktionen des neuen Addons erst nach einem Neustart des GREYHOUND Clients verfügbar.
GREYHOUND Connect für 4SELLERS in GREYHOUND einrichten
Standardmäßig ist ein neues Addon immer für alle in GREYHOUND angelegten Benutzergruppen sichtbar. Wir empfehlen nach der Installation die Sichtbarkeit des 4SELLERS Einstellungsdialogs als auch des Addons selber zu konfigurieren. Informationen über Benutzergruppen gibt es an dieser Stelle im GREYHOUND Handbuch.
Nachdem das Addon dem Vertrag hinzugebucht wurde, erscheint im GREYHOUND Client ein neuer Menüeintrag Erweiterungen > GREYHOUND Connect für 4SELLERS – Einstellungen. Darin werden einmalig die individuellen Verbindungsdaten zu 4SELLERS sowie einige globale Einstellungen konfiguriert:
Verbindungseinstellungen
Neben einer optionalen Bezeichnung müssen hier die von 4SELLERS mitgeteilten Zugangsdaten eingetragen werden.
In dem Feld Empfänger können die E-Mailadressen eingetragen werden, bei denen das Addon in 4SELLERS nach Auftragsdaten suchen soll. Sollen alle Mails durchsucht werden, ist der Platzhalter “*” einzugeben. Das Feld darf nicht leer bleiben!
Es ist sinnvoll, bei den Empfängern nur die E-Mail-Adressen einzutragen, an die 4SELLERS-Kunden auch Nachrichten schreiben. Beispielsweise “kundenservice@meinefirma.de”. So vermeidet man, dass das Addon auch bei eingehenden Lieferanten-E-Mails an einkauf@meinefirma.de unnötig nach Kundendaten sucht.
Mehrere Mandanten / Shops anbinden
Selbstverständlich lassen sich auch mehrere Mandaten / Shops mit dem Addon anbinden. Dazu legt man einfach im Reiter „Verbindung“ über das grüne Plus-Icon unten links eine neue, weitere Verbindung an und trägt die Daten des zusätzlichen Shops entsprechend ein:
Entsprechende farbliche Icons helfen einem dabei, auf den ersten Blick zu erkennen, welche im Bereich “Verbindungen” angelegten 4SELLERS-Verknüpfungen aktiv und welche inaktiv sind.
Tipp
Vor allem bei der Anbindung mehrere Mandaten bzw. Shops ist es sinnvoll, dem Addon zu sagen, bei welchen Empfänger-Mail-Adressen er überhaupt nach Auftragsdaten suchen soll. Denn wenn der Kunde bei Mustershop A gekauft hat, braucht das Addon nicht unnötig bei Mustershop B nach Auftragsdaten zu suchen.
Bei welchen Mail-Adressen das Addon im Drittsystem suchen soll, das steuert man über das Feld „Empfänger“: Hier sollte man die die E-Mail-Adresse(n) einzutragen, an die Shop- und Verkaufsplattform-Kunden auch Nachrichten schreiben. Beispielsweise „kundenservice@mustershop-A.de“. So sucht das Addon nur bei eingehenden Nachrichten, die an diese Adresse gingen nach Daten, nicht aber bei eingehenden Nachrichten an den zweiten Mandanten (Mustershop B) oder bei Lieferanten-E-Mails, die an „einkauf@ mustershop-A.de“ gesendet wurden. Das wirkt sich positiv auf die Performance aus.
Globale Einstellungen
- Präfix für Vorgangsnummern
Um eingehende Nachrichten zum gleichen 4SELLERS-Auftrag automatisch zu einem Vorgang zusammen zu fassen, kann diese Funktion hier aktiviert und das gewünschte Präfix ausgewählt werden. - Vorgangsnummern automatisch zuordnen
Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden die Vorgangsnummern von Nachrichten, zu denen ein 4SELLERS-Auftrag gefunden wird, automatisch dem Auftrag zugeordnet. Ist die Option deaktiviert, so kann diese Zuordnung nur manuell erfolgen. - Schnellzugriff für Textbausteine
Hier kann der Basistextbaustein ausgewählt werden, welcher direkt über das Addon erreichbar sein soll. Damit entfällt das Wechseln des Karteireiters zwischen Addon und Textbausteinen. - CC an Auftrags-E-Mail
Wenn diese Option aktiviert ist, wird beim Antworten immer eine Kopie (CC) der Nachricht an die E-Mail-Adresse des Kunden geschickt, die im 4SELLERS-Auftrag steht.
Erweiterte Einstellungen
- Administration
Normalerweise ist der Einstellungsdialog des Addons nur für Administratoren sichtbar und bearbeitbar. Dies hängt von der Berechtigung “Erweiterungen bearbeiten” im Profil ab. Wenn die Option “Einstellung für alle Benutzer bearbeitbar machen” im 4SELLERS-Addon aktiviert wird, dann können alle Benutzer, also auch solche, die dieses Profilrecht nicht besitzen, die Einstellungen des Addons sehen und bearbeiten. Die Option sollte unter normalen Umständen nicht aktiviert werden, weil sie die normale Berechtigungsstruktur aushebelt. - OfficeLine-Links
Ist der Haken gesetzt, werden alle Auftragsnummern, Kundennummern, Dokumentennummern und Artikelnummern mit Hyperlinks hinterlegt, die den entsprechenden Datensatz in der OfficeLine-Anwendung öffnen. Standardmäßig ist diese Funktion aktiv. - Timeout
Bei besonders großen 4SELLERS-Systemen kann es notwendig sein den Timeout-Wert anzuheben, damit Verbindungsdaten angezeigt werden. - Debug-Modus
Zu besseren Fehleranalyse kann der Debug-Modus aktiviert werden. Damit werden dann detailliertere Informationen bei Problemen angezeigt. Zusätzlich wird damit eine Option aktiv mit der Informationen direkt an den GREYHOUND Kundenservice gesendet werden können.
Sind alle Daten korrekt hinterlegt, kann man das Addon GREYHOUND Connect für 4SELLERS nutzen.
Variablen für Textbausteine
Beim Beantworten oder Verfassen einer Nachricht über die Buttons in der Seitenleiste stellt das 4SELLERS-Addon einige Variablen bereit, die im Text der Nachricht oder in eingefügten Textbausteinen ersetzt werden. Der Inhalt der Variablen hängt von den Auftrags- und Kundendaten ab, die das Addon ermittelt hat. Welche Addon-Variablen für Textbausteine zur Verfügung stehen, variiert je nach Addon. Eine Liste aller aus 4SELLERS zur Verfügung stehenden Werte ist im GREYHOUND Client zu finden:
- Über Erweiterungen den Eintrag des Addons mit der Ergänzung – Hilfe auswählen.
- Der damit geöffnete Dialog zeigt – neben kurzen Hinweisen und Links – im Wesentlichen eine umfassende Liste aller vom Addon bereitgestellten Werte an. Links findet sich jeweils die genaue Bezeichnung der Variable, wie sie auch in Textbausteinen verwendet werden kann. Recht steht zu jeder Variable eine kurze Beschreibung.
Tipp
Wenn man einen Variablennamen einfach anklickt, wird automatisch der gesamte Name ausgewählt. Man kann ihn nun mit STRG + C in die Zwischenablage kopieren und mit STRG + V von dort in einer Nachricht oder einem Textbaustein direkt wieder einfügen.
NEU: Artikel-IDs & Artikeldetails als Addon-Variable bereitstellen
4SELLERS arbeitet mit Artikelnummern bzw. Artikel-IDs. Um mit diesen auch in GREYHOUND “weiterarbeiten” zu können, stehen diese ab Version 2.0.68 build 302 des 4SELLERS Connect Addons ebenfalls als Variablen bereit. Neu hinzugekommen sind damit folgende Addon-Variablen:
[$Order.ItemIDs] – Artikel-ID(s) der Bestellung[$Order.ItemIDsSearch] – Artikel-ID-Suchindex. Dies ist eine dediziert für die Suche in GREYHOUND angelegte Variable. Sie ermöglicht es, in GREYHOUND nach Artikel-IDs suchen und alle Elemente finden zu können, in denen es um den entsprechenden Artikel geht. Eine Eingabe von “,A4711,” in das Suchfeld bei GREYHOUND zeigt beispielsweise alle Elemente an, in denen es um den Artikel mit der ID A4711 geht. Die Kommas direkt vor und hinter einer Artikel-ID (ohne Leerzeichen!), dienen dazu, dass man bei der Suche nach “,A1001,” nur Elemente findet, wo es um den Artikel A1001 geht – nicht aber um Artikel A100123. Möchte man nach mehreren Artikel-IDs gleichzeitig suchen, ist die Syntax wie folgt: “,A123,A234,A456,”[$Order.ItemNumbers] – Artikelnummer(n) der Bestellung[$Order.ItemNumbersSearch] – Artikelnummern-Suchindex. Dies ist eine dediziert für die Suche in GREYHOUND angelegte Variable. Sie ermöglicht es, in GREYHOUND nach Artikelnummern suchen und alle Elemente finden zu können, in denen es um den entsprechenden Artikel geht. Eine Eingabe von “,A4711,” in das Suchfeld bei GREYHOUND zeigt beispielsweise alle Elemente an, in denen es um den Artikel mit der Artikelnummer A4711 geht. Die Kommas direkt vor und hinter einer Artikelnummer (ohne Leerzeichen!), dienen dazu, dass man bei der Suche nach “,A1001,” nur Elemente findet, wo es um den Artikel A1001 geht – nicht aber um Artikel A100123. Möchte man nach mehreren Artikelnummern gleichzeitig suchen, ist die Syntax wie folgt: “,A123,A234,A456,”
Diese Werte können in GREYHOUND in Textbausteinen verwendet werden oder in benutzerdefinierte Felder übernommen werden.
Zusätzlich werden die wesentlichen Daten aus den einzelnen Auftragspositionen, also z. B. Artikelnummer und -name, bereitgestellt. Diese Möglichkeit ist limitiert auf die ersten 10 Artikel des Auftrags. Für diese stehen zudem folgende Variablen zur Verwendung in Textbausteinen oder an anderer Stelle zur Verfügung:
[$Order.Item1.ID] – Artikel-ID von Artikel 1 des Auftrags[$Order.Item1.Number] – Artikelnummer von Artikel 1 des Auftrags[$Order.Item1.Name] – Artikelname von Artikel 1 des Auftrags[$Order.Item1.Quantity]– Artikelanzahl von Artikel 1 des Auftrags[$Order.Item1.Price] – Einzelpreis von Artikel 1 des Auftrags[$Order.Item1.PriceInfo.Value] – Preisinformation – Wert von Artikel 1 des Auftrags[$Order.Item1.PriceInfo.Currency] – Preisinformation – Währung von Artikel 1 des Auftrags[$Order.Item1.TotalPrice] – Gesamtpreis von Artikel 1 des Auftrags[$Order.Item1.TotalPriceInfo.Value] – Preisinformation – Gesamtwert von Artikel 1 des Auftrags[$Order.Item1.TotalPriceInfo.Currency] – Preisinformation- Währung des Gesamtpreises von Artikel 1 des Auftrags
All die oben stehenden Variablen beziehen sich auf Order.Item1 der Bestellung, also das technisch gesehen erste Produkt des Auftrags. Tauscht man die 1 durch eine 2 aus, werden die Werte für Produkt 2 ausgegeben usw. – das geht bis Artikel 10 des Auftrags, also: [$Order.Item10.ID].