Autoantworten

Natürlich kann man mit GREYHOUND auch Autoresponder erstellen. Die Möglichkeiten gehen dabei weit über die klassischen Autoresponder und Abwesenheitsbenachrichtiungen hinaus. Wie man eine ganz einfache automatische Antwort in GREYHOUND einrichtet, ist in diesem Artikel beschrieben.

Zu einfach?
Du benötigst komplexe Autoantworten, vor allem für die Beantwortung von Anfragen aus Marktplätzen? Dann ist anstelle dieser Anleitung der hier verlinkte Handbuch-Artikel der Richtige.

Mail-Entwurf anlegen: Inhalt der automatischen Antwort

Zunächst erzeugt man eine neue E-Mail und gibt einen entsprechenden Betreff sowie den Inhalt der E-Mail + gewünschter Signatur ein.

Achtung
Hier sind bitte keine automatischen Signaturen mit Variablen zu verwenden, da sonst beim Versand beispielsweise der Name des Bearbeiters nicht mit übergeben werden kann.

Anschließend speichert man die E-Mail über “Als Entwurf speichern” in einer beliebigen Gruppe ab.

Regel für automatische Antwort

Nun geht man über Einstellungen > Regeln in den Regel-Editor und legt über “Neue Regel erstellen” eine entsprechende Regel an. Der Regel ist wie immer ein sprechender Name wie z. B. “Autoresponder” ein.

Als Trigger wählt man ausschließlich “Nach dem Nachrichteneingang” ein.Über “Bedingung (Elementeigenschaft)” ist/sind dann die Bedingung(en) auszuwählen, unter welchen die automatische Antwort versendet werden soll. Diese sind natürlich noch mit dem Regelbeginn bzw. untereinander zu verbinden.

Anschließend wählt man über “Erweitert” folgende Aktion aus: “Automatische Antwort”.

Sobald der Regelknoten an der richtigen Stelle gesetzt und mit den Bedingungen verknüpft ist, kann man aus dem Dropdown-Menü der Aktion den entsprechenden “Entwurf” auswählen.

Zeitabhängige Autoresponder

Oft besteht der Wunsch, eine Auto-Antwort in Abhängigkeit von Wochentag und der Uhrzeit zu versenden. Beispielsweise soll der Autoresponder nur außerhalb der Geschäftszeiten versendet werden, der verwendete Entwurf soll sich beispielsweise im Text unter der Woche von dem am Wochenende unterscheiden usw.

Um dies zu verwirklichen, sind folgende Funktionen hilfreich:

Ermittlung des Wochentags

DayOfTheWeek(Now) in [6, 7]

(hier: nur Samstag und Sonntag)

Es gilt:
1 = Montag
2 = Dienstag
3 = Mittwoch
4 = Donnerstag
5 = Freitag
6 = Samstag
7 = Sonntag

Ermittlung der Stunde

HourOf(Now) in [17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7]

(hier: zwischen 17:00 und 7:59 Uhr)

Beispiel-Regel

Beispielhaft zeigen wir auf dem folgenden Screenshot, wie man den Versand eines Autoresponders unter der Woche und am Wochenende realisieren kann. Zunächst wird abgefragt, ob das Element unter der Woche und zwar konkret von Montag bis Freitag zwischen 00.00 bis 23:59 Uhr reingekommen ist. Ist das der Fall, würde die automatische Antwort “Autoantwort unter der Woche” versendet werden. Kommt ein Element hingegen am Samstag oder Sonntag zwischen 00.00 und 23:59 Uhr rein, wird der Autoresponder “Autoantwort Wochenende” verschickt.

ACHTUNG
Bevor man eine solche Regel live schaltet, sollten unbedingt noch weitere Bedingungen abgefragt werden. Beispielsweise, dass die Regel nur für Elemente vom Typ E-Mail gelten soll oder nur für verschiedene Gruppe, wie den Kundenservice. Welche Kriterien da exakt die richtigen sind, dass ist individuell vom Einsatzszenario abhängig. Unser Kundenservice hilft bei Fragen gerne weiter.