Fehlgeschlagene Mails
Was ist zu tun, wenn eine oder sogar mehrere Mails nicht versendet werden, weil sie fehlschlagen? Zunächst ist die Ursache zu prüfen, warum die E-Mails nicht versendet werden können. Wenn sichergestellt ist, dass die Ursache behoben ist, lassen sich die Elemente ganz einfach nochmal versenden.
Tipp
Um direkt auf fehlgeschlagene Elemente aufmerksam zu werden, ist es empfehlenswert, einen eigenen Filter dafür anzulegen, der alle Elemente mit dem Status “Fehlgeschlagen” anzeigt (falls nicht ohnehin bereits vorhanden). Optimal ist, in den Filtereinstellungen ganz unten einen Haken zu setzen bei “Diesen Filter bei ungelesenen Elementen hervorheben” – so entgeht einem nichts!
Ursache(n) finden
Bei allen Elementen, die den Status “Fehlgeschlagen” haben, ist ein Blick in das Systemprotokoll unerlässlich. Denn hier erfährt man, warum eine E-Mail nicht versendet werden konnte. Das kann z. B. so aussehen:
Dir Gründe, warum Mails nicht versendet werden können, sind vielfältig. Die wohl häufigsten Ursachen sind folgende:
- Die Mailadresse des Empfängers ist nicht korrekt (Tippfehler / Syntaxfehler)
- Das Postfach des Empfängers ist voll, d.h. er kann keine weiteren Mails mehr empfangen
- Für die Absender-Mailadresse ist in GREYHOUND kein Ausgangs-Konto (SMTP) konfiguriert (siehe Screenshot oben)
- Die Mail inkl. Anhängen ist zu groß
Die Angaben der Ursache im Systemprotokoll sind oft auf Englisch, da diese auf den MAILER-DAEMON Standard-E-Mail-Fehlermeldungen beruhen. Ein Eintrag im Systemprotokoll kann z. B. “Bad smtp command result: 552 5.3.4 Error: message file too big” lauten. Kann man mit einer Beschreibung mal nichts anfangen, wird man bei Google in der Regel sehr schnell fündig.
Je nach Ursache sind dann unterschiedliche Maßnahmen erforderlich:
- Ist eine Empfänger-Mailadresse nicht korrekt, ist diese auf Syntax- oder Tippfehler zu prüfen – sollte sich tatsächlich ein Fehler eingeschlichen haben, ist vor dem erneuten Versand die Adresse entsprechend zu korrigieren. Anderenfalls muss die korrekte Mail-Adresse in Erfahrung gebracht werden.
- Ist das Mailpostfach des Empfängers voll, kann man es z. B. einfach nochmal versuchen (vielleicht hat er inzwischen was gelöscht) oder ihn alternativ auf anderen Wegen kontaktieren (und ihn darauf aufmerksam machen, dass sein Postfach überfüllt ist).
- Ist kein Ausgangs-Konto in GREYHOUND für die Absendermailadresse hinterlegt, ist dieses in den SMTP-Einstellungen zu ergänzen. Ggfs. ist es erforderlich, dafür ein neues SMTP-Konto anzulegen. Es kann auch ausreichen, im bestehenden SMTP-Konto im Reiter “Absender” Änderungen vorzunehmen.
- Schlägt eine Mail fehl, weil sie die eigenen Beschränkungen für die Größe im Mailversand überschreitet, kann man die maximale Größe für E-Mails im entsprechenden SMTP-Konto (vorübergehend) erhöhen. Schlägt die Mail fehl, weil der Empfänger nur Mails bis zu einer bestimmten Größe zulässt und dieser Wert überschritten wird, so bleibt einem nur Folgendes: Bei mehreren Anhängen kann man diese auf einzelne Mails aufteilen oder sie zippen. Bei einer einzigen großen Datei, die sich nicht komprimieren lässt, kann man diese im Grunde nur über ein externes Tool (Dropbox, WeTransfer & Co.) zum Download zur Verfügung stellen.
Aufgrund der Vielzahl an möglichen Ursachen können wir an dieser Stelle natürlich nur einen kleinen Teil nennen. Die Suche bei Google hilft in der Regel bei der Aufklärung der Ursachen sehr gut weiter.
Fehlgeschlagene Elemente erneut versenden
Wurden entsprechende Maßnahmen zur Behebung der Ursache vorgenommen, können die betreffenden Elemente erneut versendet werden. Um eine fehlgeschlagene E-Mails nochmal zu versenden, klickt man das betreffende Element an, macht einen Rechtsklick darauf und wählt dann “Bearbeiten” aus. Hier lässt sich der Versand nun durch Entfernen des Hakens bei “Fehlgeschlagen” erneut antriggern. Sobald man auf “Ok” klickt, versucht GREYHOUND, das Element erneut zu verschicken.
Der Prozess lässt sich bei vielen fehlgeschlagenen Mails beschleunigen, indem man per STRG + A alle fehlgeschlagenen Elemente auf einmal bearbeitet.
Wichtig
Nach dem erneuten Versenden fehlgeschlagener Mails sollte man den Filter noch eine Weile im Auge behalten, um zu überprüfen, ob eine Mail wieder fehlschlägt oder nun wie gewünscht rausgeht.