FAQ & Häufige Fehlermeldungen

Wenn E-Mails bei Verwendung von Office365 mehrfach in GREYHOUND ankommen, wird vermutlich in den betroffenen Postfächern noch mit anderen E-Mail-Clients parallel zu GREYHOUND gearbeitet. Microsoft-Postfächer (Office 365, Exchange etc.) haben die Eigenart, Nachrichten bei einem Wechsel des Gelesen-Status erneut für andere E-Mailprogramme bereitzustellen, was zu Dubletten führt. Daher sollte bei der Verwendung von GREYHOUND unbedingt darauf geachtet werden, dass GREYHOUND das einzige Programm ist, welches Nachrichten vom jeweiligen Postfach abruft.

Tipp: Um herauszufinden, welches Postfach betroffen ist, kann man das Systemprotokoll heranziehen. Im untersten Eintrag, also im ersten Eintrag des Systemprotokolls, kann man die Information herleiten, welches POP3-Konto “betroffen” ist.

GREYHOUND ist besonders geschwindigkeitsoptimiert programmiert. Trotzdem kann es vorkommen, dass sich in GREYHOUND dauerhaft nicht mit der gewohnten Geschwindigkeit arbeiten lässt. Die Ursachen hierfür sind vielfältig: Zum einen ‚beherbergt‘ unsere Software als Informationszentrale mitunter extrem hohe Datenmengen, worunter die Geschwindigkeit leiden kann. Ebenso wirken sich bestimmte Einstellungen oder Regeln ungünstig auf die Arbeitsgeschwindigkeit von GREYHOUND aus. Die häufigste Ursache sind allerdings äußere Einflüsse. Jede Hardware, jedes Netzwerk, jeder PC ist anders. In den meisten Fällen sind es Drittsysteme, Firewall-Einstellungen oder ähnliche Dinge, die nur indirekt mit GREYHOUND zu tun haben, welche zu Performance-Problemen führen. Und diese ausfindig zu machen, ist besonders schwierig.

Maßnahmen für Anwender: Die Ursache(n) finden

Um die richtigen Maßnahmen gegen einen langsamen GREYHOUND-Client treffen zu können, muss man also zunächst die Ursache(n) hierfür finden. Aussagen wie “Alles ist irgendwie langsam” oder “seit Tagen dauert alles viel zu lange” mögen zwar den gefühlten Zustand korrekt wiedergeben, sind aber für eine Ursachenforschung unbrauchbar. Um das Problem ausfindig zu machen, muss man strategisch vorgehen und mögliche Ursachen nach und nach ausschließen, bis man schließlich den oder die ‚Übeltäter‘ gefunden hat.

Da die Probleme wie oben beschrieben meistens äußere Einflüsse, kann und muss der Anwender, dessen GREYHOUND träge ist, maßgeblich zur Ursachenforschung beitragen. Betrifft das alle Anwender eines Unternehmens, kann die Aufgabe der Operator übernehmen. Es gilt, die Checkliste der möglichen Ursachen der Reihe nach zu prüfen und dabei sehr genau zu beobachten, ob und welche Veränderungen spürbar sind.

1. So trivial es klingen mag: Wurde der eigene Rechner schon neu gestartet?
2. Wie ist die Internetgeschwindigkeit? Lassen sich Webseiten normal schnell aufrufen?
   Der Admin kann helfen, die Ergebnisse eines Speedtests richtig zu interpretieren.
3. Laufen sonstige Aufgaben im Hintergrund oder ist der Rechner ausgelastet (beispielsweise durch Backups, Downloads, Musikstreaming)?
4. Ist die Geschwindigkeit anders, wenn der Zugriff auf den GREYHOUND Server von einem anderen Standort aus erfolgt (beispielsweise vom heimischen Internetanschluss aus oder über den Hotspot des eigenen Handys)?
5. Ist die Geschwindigkeit anders, wenn der Zugriff auf den GREYHOUND Server von einem anderen Rechner aus erfolgt (haben die Kollegen das gleiche Problem)?
6. Häufigste Ursache für einen langsamen oder häufig abstürzenden GREYHOUND Client: Ein falsch konfigurierter Virenscanner und/oder falsch konfigurierte Internet Security Software auf dem eigenen Rechner. In diesem Fall sollte die Konfiguration dieser Software auf den GREYHOUND Betrieb abgestimmt werden. Nötigenfalls sollte hier der Admin zu Rate gezogen werden, wenn die eigenen Rechte nicht ausreichen um Einstellungen zu ändern. Weitere Informationen dazu gibt es auch in unserem Handbuch.
7. Zu welcher Zeit tritt das Problem auf? Ist es permanent oder tritt es nur zeitweise auf? Zu welcher Uhrzeit? Tagsüber oder eher abends? Für wie lange besteht es?
8. Seit wann besteht das Problem? Begann es von einem Tag auf den anderen auf oder hat es sich über Wochen langsam eingeschlichen?

Maßnahmen für Admins / GREYHOUND Operator

1. Für den Admin gelten die gleichen Maßnahmen wie für den Anwender. Daher sollte auch der GREYHOUND Operator zuerst alle oben genannten Punkte mit dem Anwender durchgehen, bevor er serverseitige Maßnahmen ergreift.
2. Die sogenannten Filterzahlen stellen eine besonders ‚teure‘ Funktion in GREYHOUND dar. Jeder zusätzliche Filter mit aktivierten Zahlen verlangsamt den Client insgesamt zunehmend, da für diese Funktion permanent große Datenmengen mit dem Sever ausgetauscht werden müssen. Daher sollte genau bedacht werden, für welche Filter die Zahlen notwendig sind. Grob gesagt sollte die Gesamtanzahl der Filterzahlen 30 nicht überschreiten.
3. Zu viele Nachrichten in den Postfächern und fehlerhafte POP3-Zugangsdaten können für eine deutliche Beeinträchtigung sorgen. Werden Nachrichten nach dem Abrufen durch GREYHOUND nicht vom POP3-Konto gelöscht, so wird die Liste der zu vergleichenden Nachrichten bei jedem Abruf immer länger. Dieser Vergleich ist sehr CPU-intensiv! Nachrichten sollten idealerweise zeitversetzt, beispielsweise nach 7 Tagen, gelöscht werden.
   Eine Besonderheit gibt es bei Google-Konten: Diese können seitens Google so konfiguriert werden, dass die Nachrichten von GREYHOUND beim Verbindungstest nicht “gesehen” werden. Trotzdem ist die Vergleichsliste entsprechend umfangreich. Hier hilft das Leeren der abzufragenden Konten. 
4. Selbst konfigurierte Regeln sind eine der häufigsten serverseitigen Ursachen für langsame GREYHOUNDs. Testweise sollte man Regel für Regel deaktivieren und die Geschwindigkeit beobachten. Alle Regeln müssen stets auf Fehler, Komplexität und Logik geprüft werden, insbesondere folgende Punkte:
   • Zeitgesteuerte Regeln werden oft unnötigerweise auf einen riesigen Datenbestand angewendet. Dadurch benötigt GREYHOUND unter Umständen sehr lange für die Abarbeitung. Es sollten sich nie dauerhaft viele hundert Elemente in der Warteschlange befinden (siehe Administration > Queuestatus (ehemals Funktionen > Queuestatus)).
   • Teure Funktionen wie beispielsweise GetPrevTaskItem in Kombination mit Schleifen beeinflussen die Gesamtleistung von GREYHOUND maßgeblich. Sie sollten mit Bedacht angewendet werden und stets ein Limit beim Durchlaufen von Vorgängen haben. Ein Vorgang mit mehreren tausend Elementen, der bei jeder eintreffenden Nachricht durchlaufen wird, kann einen GREYHOUND nahezu lahm legen.
   • Wird ein Objekt mit Create erzeugt, so muss die Instanz auch wieder mit Free freigegeben werden. Ansonsten führt das unweigerlich zu Speicherproblemen und damit zu Geschwindigkeitseinbußen, insbesondere wenn der GREYHOUND Serverdienst nicht regelmäßig neu gestartet wird (siehe weiter unten).
5. Die in GREYHOUND integrierte Spamprüfung ist sehr ressourcenhungrig. Das Scannen einer einzigen Nachricht kann mehrere Sekunden dauern. Versendet man automatisiert hunderte oder tausende von Kundenbelegen wie Rechnungen als PDF-Anhang und setzt sich dabei in CC/BCC, dann wird die Prüfung mehrere Minuten bis Stunden eine spürbare Beeinträchtigung der Arbeitsgeschwindigkeit zur Folge haben. Hier kann es helfen, die Spamprüfung im POP3-Konto selektiv zu deaktivieren (unter Einstellungen > POP3-Konten das betreffende Konto öffnen, den Reiter „Optionen“ anklicken und hier den Haken setzen bei „Automatische Spamprüfung nach Nachrichteneingang deaktivieren“).
6. Die eigene Firewall ist sehr häufig Ursache für Performance- oder Zugriffsprobleme. Insbesondere sogenannte Stateful Packet Inspection-Firewalls können von einem auf den anderen Moment die Entscheidung treffen, GREYHOUND Traffic sei böse und diesen blocken. Ähnlich wie bei Internet Security Software sollte man daher auch die eigene Firewall als Ursache auf dem Server und Client ausschließen.
7. Wenn die Datenbank nicht regelmäßig optimiert wird, dann lässt die Leistung von GREYHOUND zunehmend nach. Fragmentierte Daten brauchen länger im Zugriff und zudem wird Speicherplatz von gelöschten Inhalten ohne Optimierung nicht frei.
   • Hosting-Kunden müssen darauf achten, dass der freie Speicherplatz nicht unter 5% fällt. Dann können mangels Speicherplatz keine automatischen Optimierungen mehr durchgeführt werden. Ansonsten muss man sich um die Optimierung/Wartung der Datenbank nicht kümmern, da dies automatisch von unserem System erledigt wird.
   • Kunden im Eigenbetrieb sollten dafür Sorge tragen, dass die GREYHOUND Datenbank regelmäßig optimiert wird. Das kann über Windows-Aufgaben erfolgen.
8. Sofern die GREYHOUND Clients auf einem Terminalserver installiert sind, sollte der Zugriff auf den GREYHOUND Server testweise von einem nativ installierten Client geprüft werden, um Performanceschwierigkeiten auf Seiten des Terminalservers ausschließen zu können.

Nachfolgende Maßnahmen sind nur im Eigenbetrieb zu prüfen. Bei unseren Hosting-Kunden haben wir bereits sichergestellt, dass alles perfekt eingerichtet ist.

1. Grundsätzlich sollte der eigene Server immer unsere Systemvoraussetzungen für den Eigenbetrieb erfüllen.
2. Den GREYHOUND Client auf dem Server starten und prüfen, ob die Arbeitsgeschwindigkeit dort auch eingeschränkt ist. Läuft auf dem Server alles schnell, dann sind die Engpässe höchstwahrscheinlich auf Netzwerkebene zu suchen. Routingprobleme sollten dann sowohl im eigenen Netzwerk als auch beim Provider eliminiert werden.
3. Es hat sich bewährt, den GREYHOUND Serverdienst täglich neu zu starten. Das ist aus technischer Sicht bei einem perfekt konfigurierten GREYHOUND zwar nicht notwendig, hilft aber Speichermanagement-Problemen vorzubeugen, falls Regeln nicht sauber programmiert wurden. Dazu bietet sich die Windows Aufgabenplanung und der net start beziehungsweise net stop Befehl an.
4. Sofern noch eine MySQL-Datenbank die Grundlage für GREYHOUND bildet, kann ein Upgrade auf MariaDB die Geschwindigkeit steigern. Insbesondere bei größeren Installationen profitiert GREYHOUND von einigen Funktionen der MariaDB Datenbank und dem ARIA Page Datenbankformat. Bei Datenbankgrößen größer als 50-100 GB sollte dann auch gleich eine Tabellenpartionierung in Erwägung gezogen werden. Eine Kurzanleitung zum Upgrade haben wir in unserem Handbuch erstellt.
5. Bei Datenbankgrößen jenseits der 100 GB sollte man besonderen Wert auf eine perfekte und geschwindigkeitsoptimierte Virtualisierung des GREYHOUND Servers legen. Virtualisierte Maschinen können sich bei falscher Konfiguration des Virtualisierungs-Hosts so stark beeinflussen, dass auch der Betrieb von GREYHOUND beeinträchtigt wird. So kann beispielsweise eine ressourcenhungrige MSSQL-Datenbank auf einem Parallel-Host eine genügsame GREYHOUND-Installation massiv verlangsamen. Zu wenige Ressourcen auf Virtualisierungsebene sind mit den Windows Boardmitteln wie dem Taskmanager oder dem Ressourcenmonitor nicht sichtbar und daher sehr schwer zu finden. Faustformel: Der Durchsatz des Speichermediums sollte für ein angenehmes Arbeiten zwischen 300 bis 400 MB/s liegen.
6. Hintergrundaufgaben sollten außerhalb der Arbeitszeiten geplant werden. Das gilt beispielsweise für Datensicherungen, Windows Updates, Defragmentierungsaufgaben etc.
7. Das Aufrüsten von Hardware ist immer dann eine Option, wenn der Server bereits in die Jahre gekommen ist. Wie alle Datenbanksysteme profitiert GREYHOUND am meisten von der Festplattengeschwindigkeit. SSDs sind daher immer die allererste Wahl. Eine schnellere CPU beschleunigt besonders die Viren- und Spamprüfung. Als 32-Bit Anwendung profitiert GREYHOUND nur indirekt von mehr als 8 GB Arbeitsspeicher.

Ja, ein zentrales Deployment des GREYHOUND Clients mit Microsoft Intune ist möglich. Das automatisierte Ausrollen des GREYHOUND Clients via Microsoft Intune ist eine effiziente Methode, um Anwendungen zentral auf allen angebundenen Endgeräten automatisch zu installieren.

Dafür ist die richtige Microsoft 365-Lizenz nötig – in der Premium-Lizenz von M365 ist die zentrale Geräteverwaltung von Intune definitiv inkludiert.

Für das Erstausrollen des GREYHOUND Clients sind Admin-Rechte nötig.

Da GREYHOUND nicht im für Intune nötigen Format als .intunewin-Datei vorliegt, muss die GREYHOUND-exe zunächst einmal konvertiert werden. Dazu ist das „Microsoft Win32 Content Prep Tool“ herunterzuladen. Dort kann man die GREYHOUND-exe-Datei umwandeln in ein .intunewin-Paket. Anschließend kann diese im Admin Center vom Microsoft Endpoint Manager unter Apps > Alle Apps > Hinzufügen hochgeladen und mit den gewünschten Installationsbefehlen konfiguriert werden.

Eingangsrechnungen im sogenannten ZUGFeRD-2.2-Format als E-Rechnungen lassen sich in GREYHOUND wie gewohnt verarbeiten und als digitale Belege an DATEV weiterreichen.

In den XS-Container im Hosting passen grob geschätzt 30.000 E-Mails rein.

Ja, GREYHOUND kann E-Rechnungen im ZUGFeRD-2.2-Format verarbeiten und an DATEV weiterreichen.

Unter Einstellungen > Design kann man zwischen verschiedenen Themes für den GREYHOUND Windows Client wählen und so das Design von GREYHOUND beeinflussen.

Die maximale Seitenanzahl für den Import, die Texterkennung und das Umwandeln und Extrahieren von Daten aus PDF- & Bilddokumenten liegt ab GREYHOUND Version 5.5.198 build 3534 bei 512 Seiten. Damit ein Import solch langer Dokumente möglich ist, bitte folgendes beachten:

1) Es ist empfehlenswert, Dokumente in schwarz-weiß hochzuladen, da farbige 3-4 Mal größer sind. Schon das Laden eines 432-seitgen Dokuments in den Client verbraucht ca. 600MB – und das ohne Farbe!

2) Geduld haben: Die Verarbeitung solcher Dokumente kann gut und gerne mehrere Minuten in Anspruch nehmen.

Sollte trotzdem etwas schiefgehen, könnte das Problem der vorhandene Arbeitsspeicher für den 32bit Prozess der limitierende Faktor sein.

Ja, das ist grundsätzlich möglich. Der GREYHOUND Client kann sowohl auf einem Terminalserver als auch in einer Virtualized Desktop Infrastructure (VDI), also einer virtualisierten Umgebung wie beispielsweise in der Microsoft Azure Cloud, betrieben werden (Hinweis: Diese Betriebsart wird oft auch Microsoft Virtual Desktop genannt.) Darüber hinaus sollte der GREYHOUND Client auch auf Citrix und VMware-Plattformen laufen.

Wir möchten jedoch darauf hinweisen, dass der GREYHOUND Client innerhalb dieser Virtualisierungs-Plattformen aufgrund der Vielfältigkeit und Komplexität nicht vollumfänglich von uns getestet werden kann.

Wir stehen für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Fairness. Deshalb bekommt bei uns jeder monatlich 30 Freiminuten für Support, welche wir minutengenau abrechnen. Sind Eure kostenlosen Supportminuten aufgebraucht, helfen wir natürlich trotzdem weiter – jede weitere Unterstützung durch unseren Kundenservice ist dann allerdings kostenpflichtig. Details zu unserem Verständnis von Support sind hier zu finden.

Wo kann ich sehen, wie viele Support-Freiminuten ich noch habe?

Der aktuelle Stand an bereits genutzten und noch freien Support-Minuten lässt sich jederzeit im GREYHOUND Control Center, dem GCC einsehen. Einfach einloggen und oben im Menü Verträge > V-123456789-0 > Übersicht anwählen und anschließend auf den Button “Supportleistungen” klicken:

Auf der Seite, die sich dann öffnet, ist der aktuelle Stand an Support-Freiminuten einsehbar:

Wurden bereits Supporttickets zeitlich erfasst, erscheint auf der Seite außerdem eine detaillierte Auflistung aller Aufwände. Diese kann beispielhaft wie folgt aussehen:

Zudem tauchen natürlich auch alle Posten nochmal transparent auf der Rechnung am Ende des Monats auf – sowohl die kostenlosen Tickets, die mit dem Freiminuten abgegolten sind als auch ggfs. angefallene kostenpflichtige Support-Leistungen, wenn die Freiminuten aufgebraucht waren.

Ja, die Performancedaten des MariaDB-Servers können (ab GREYHOUND Version 5.5.171 build 3406) im Detail eingesehen und überwacht werden, um exakte Aussagen zur Leistungsfähigkeit bzw. zu eventuellen Bottlenecks des Datenbankservers treffen zu können.

Zu finden ist der Datenbankstatus im GREYHOUND Windows Client über Administration > Datenbankstatus:

Um den Datenbankstatus einsehen können, bedarf es des Profil-Rechts „Status & Performance Daten anzeigen“:

Die Softwareversion von GREYHOUND Server und GREYHOUND Client müssen stets zueinander passen, also identisch sein. Die Kompatibilität wird bei jeder Anmeldung im Client überprüft. Unterscheiden sich die Versionsnummern, sollte der GREYHOUND Client an den Stand auf dem Server angepasst werden. Dies kann per Mausklick automatisch erfolgen (Details hierzu erfahren).

Der Queueserver von GREYHOUND ist ab GREYHOUND Version GREYHOUND 5.5.171 build 3406 sowohl für Eigenbetriebskunden (überwacht oder nicht) als auch für Hosting-Kunden multithreadingfähig. Das bedeutet, dass die Anzahl der Workflow-Threads sich– entsprechende CPU-Leistung vorausgesetzt – bei Bedarf erhöhen lässt, sodass mehrere Elemente gleichzeitig bearbeitet werden können.

Standardwert ist zunächst 1, sodass nur ein Thread zurzeit abgearbeitet wird. Der Maximal-Wert richtet sich nach der CPU-Leistung – wir empfehlen, den Wert bei Bedarf zunächst auf 2 zu erhöhen. Sollte dies nicht ausreichen, kann die Anzahl der Workflow Threads auf 4 erhöht werden. Als Maximalwert empfehlen wir 8.

Wo kann man den Wert ändern?

Der Wert ist für Eigenbetriebler lokal im GREYHOUND Admin konfigurierbar. Kunden im Individualbetrieb und Kunden im überwachten Eigenbetrieb nehmen die Änderung also bitte im GREYHOUND Server im Bereich „Queueserver“ vor:

Kunden im Hosting wenden sich bitte an unseren Kundenservice.

Tauchen ungewöhnlich viele E-Mails im Filter „Spamverdacht“ auf, besteht definitiv Handlungsbedarf. Auslöser für viele Spamverdachtsfälle sind in den meisten Fälle Mails, die als Spam bestätigt wurden, obwohl sie gar kein Spam sind. Der selbstlernende Spamschutz in GREYHOUND hat also aufgrund falscher Informationen etwas Falsches angelernt.



Um den Spammechanismus von GREYHOUND wieder zu korrigieren, gilt es zunächst zu klären, warum die Nachrichten als potentieller Spam klassifiziert wurden. Um das in Erfahrung zu bringen, klickt man auf das Systemprotokoll eines Elements. Dort findet man die Antwort. Im Folgenden ist beschrieben, was die unterschiedlichen Einträge im Systemprotokoll zu bedeuten haben.

Bayes

Steht im Systemprotokoll Das Element wurde auf Spam überprüft (Angewandter Filter: Bayes; Spamratio: 100%), dann hat der Bayes-Filter angeschlagen. Der Bayes-Filter analysiert – grob gesagt – den Inhalt der Mail. Er schlägt dann an, wenn beispielsweise ‚verdächtige‘ Wörter wie Viagra vorkommen.
Was tun? Sollten bei euch zahlreiche Mails im Spamverdacht liegen, bei denen Bayes als Ursache genannt wird, solltet ihr umgehend alle im Spamverdacht auftauchenden Mails einmal prüfen. Handelt es sich wirklich um Spam? > Dann das betreffende Element auf erledigt setzen. Handelt es sich nicht um Spam? > Dann die Spam-Markierung rausnehmen. Das macht man solange, bis der Spamverdacht leer ist. Anschließend noch einmal kurz prüfen, ob die Nachrichten, die im geprüften Spam liegen, auch wirklich richtig dort sind. Wenn nein, die Spam-Markierung einfach rausnehmen. Alles korrekt? Dann bitte einmal über Administration > Antispamfilter trainieren (ehemals: Funktionen > Antispamfilter trainieren) den Lernmechanismus von GREYHOUND manuell anstoßen.

Hash

Taucht im Systemprotokoll der Eintrag Das Element wurde auf Spam überprüft (Angewandter Filter: Hash; Spamratio: 100%) auf, dann hat der Hash-Filter angeschlagen. Der Hash-Filter wird stark durch die Benutzerinteraktion beeinflusst. Tauchen bei euch zahlreiche Mails im Spamverdacht auf, bei denen der Hash-Filter Alarm schlägt, dann kann man Abhilfe schaffen, indem man alle Mails prüft, die bereits im Filter “Spam geprüft” liegen. Dort liegen sehr wahrscheinlich Mails, die dort nicht hingehören. Sprich: Dort sind Mails, die eigentlich kein Spam sind.
Was tun? Es sollten alle Nachrichten, die im geprüften Spam liegen, auf sogenannte False-Positives überprüft werden. Bei Nachrichten, die fälschlicherweise als die Spam markiert wurden, ist die Spam-Markierung entsprechend zu entfernen, damit der Spammechanismus von GREYHOUND lernen kann, dass es sich hierbei nicht um Spam handelt.
Dabei ist wichtig zu wissen: Auch wenn die folgenden Nachrichtenbeispiele oft unerwünscht sind, so sind diese aus technischer Sicht kein Spam. Damit der Spamfilter nicht falsch lernt, sollten daher folgende Nachrichten nicht als Spam markiert werden:

• Mail Delivery Meldungen (Mail Delayed, Mail Delivery Failure, etc.)
• Autoresponder und Out of Office-Meldungen
• Statusnachrichten
• Newsletter (Diese sollten stattdessen abbestellt werden)

Markiert man z.B. einen Newsletter als Spam und die Mails liegt dann im geprüften Spam, dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass eine andere “normale” Mail dieses Absenders in Zukunft auch als Spam deklariert wird.
Sollte der Spamfilter mal etwas falsch gelernt haben und man hat sich die Mühe gemacht, zig Nachrichten durchzugehen, kann man – sobald ein korrekter Zustand herrscht in Bezug auf Spam (Spamverdacht ist leer, im geprüften Spam liegen nur tatsächliche Spam-Nachrichten) kann man das Spamtraining einmal manuell über Administration > Antispamfilter trainieren (ehemals: Funktionen > Antispamfilter trainieren anstoßen.

Goodword/ Badword

Über Goodwords und Badwords hat man die Möglichkeit, Einfluss auf den selbstlernenden Spammechanismus in GREYHOUND zu nehmen. Tauchen im Systemprotokoll beispielsweise Einträge auf wie Das Element wurde auf Spam überprüft (Angewandter Filter: Goodwords; Spamratio: 0%; Gefundenes Wort: “Kartoffelsalat”), dann wurde dieses Element, auch wenn es ggfs. aufgrund anderer Kriterien vielleicht als Spamverdacht hätte klassifiziert werden können, nicht als Spam markiert. Warum? Weil der GREYHOUND-Anwender das Word „Kartoffelsalat“ für sich als Goodword hinterlegt, Das sorgt dafür, dass alle Elemente, in denen „Kartoffelsalat“ vorkommt, für diesen Anwender niemals Spam sind. Man sollte damit also unbedingt umsichtig sein, wenn man nicht zig Spam-Mails im normalen Posteingang vorfinden will, die nicht erkannt wurden.
Gleichzeitig kann man natürlich auch Begriffe oder Absender als Badwords hinterlegen, das kann z. B. im Systemprotokoll so aussehen: Das Element wurde auf Spam überprüft (Angewandter Filter: Badwords; Spamratio: 100%; Gefundenes Wort: “spam@beispiel.com”). Hier hat der Anwender die Mail-Adresse spam@beispiel.com als Badword hinterlegt. Heißt: Kommt dies irgendwo in der Mail vor (entweder im Header oder im Text selbst), dann stuft GREYHOUND die Mails definitiv immer als Spam ein. Auch hier mit muss man selbstverständlich vorsichtig umgehen.
Was tun? Sollte an den Badwords oder Goodwords etwas verändert werden müssen, einfach zu Einstellungen > Spamfilter Einträge > Badwords bzw. Goodwords navigieren und die Einträge bearbeiten / ergänzen / löschen.

Real-Time-Blacklists

Meldet das Systemprotokoll, Das Element wurde auf Spam überprüft (Angewandter Filter: Realtime Blackhole List; Spamratio: 100%; Gefundener Eintrag: “12.123.191.234@ix.dnsbl.manitu.net”), dann steht der Mailserver des Absender auf einer Blacklist (in diesem Fall bei manitu). Spam-Blacklists sammeln alle Adressen, von denen massenhaft Spam versendet wird / wurde.
Was tun? Taucht eine Mail im Spamverdacht auf, weil der Mailserver des Absenders geblacklistet ist, dann handelt es sich in den meisten Fällen auch tatsächlich um Spam. Ist das nicht der Fall und der Absender ist – auch welchen Gründen auch immer – zu Unrecht auf einer Blacklist gelandet, dann kann man in GREYHOUND den Absender als Goodword aufnehmen. Mehr dazu hier.

Allgemeine Tipps zum Umgang mit Spam

• Den Filter “Spamverdacht” kontinuierlich im Blick behalten.
• Alles, was wirklich Spam ist, erledigen.
• Bei fälschlicherweise als Spam eingestuften Nachrichten die Spam-Markierung rausnehmen.
• Spam, der im ‚normalen‘ Posteingang aufschlägt, manuell als Spam markieren.
• Spam-Mails niemals einfach als gelöscht markieren, sondern immer als solchen kennzeichnen.
• Wenn zu einem Element in GREYHOUND ein Kontakt zugeordnet ist, dann wird die Prüfung des Bayes- und des Hash-Filters nicht mehr angewendet.
• Alle Kollegen sollten mit dem Profilrecht Als Spam markieren geschult sein. Für ungeschulte Kollegen ist es eher ratsam, das Recht zu entziehen (im Profil den Haken “Als Spam markieren” rausnehmen).
• Im Idealfall sollte der Spamverdacht immer leer sein und im geprüften Spam sollten mehr als 1000 Elemente liegen. Dann sollte nichts mehr schiefgehen 🙂

Der Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) mit uns ist wichtig, wenn die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf unserer Hardware und/oder in unserem Rechenzentrum stattfindet. Wird GREYHOUND auf eigener Hardware in eigenem Netzwerk betrieben und der Zugriff durch uns findet nur in Supportfällen statt, ist zwar nicht zwingend eine AVV nötig, aber dennoch empfehlenswert.

Alles rund um die AVV kann man in unserer Vertragsverwaltung, dem GREYHOUND Control Center, unter Verträge > V123456789-0 > AVV einsehen und bearbeiten.

Zum Abschließen einer AVV ist es notwendig, in der “Anlage 1 zur Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung” anzugeben, für welche Aufgaben / Zwecke GREYHOUND eingesetzt wird (stichpunktartige Informationen reichen natürlich aus). Ebenso muss einmal angehakt werden, welche Art der personenbezogenen Daten man in GREYHOUND verarbeiten will. Das ist deshalb wichtig, weil es im Rahmen des Datenschutzgesetztes sogenannte besonders schutzwürdige Daten gibt – dazu zählen z. B. die Religionszugehörigkeit oder medizinische Daten. Für diese Art der Daten gelten besonders strenge Datenschutzrichtlinien und dies muss entsprechend berücksichtigt sein.
Sind alle Angaben in Anlage 1 hinterlegt, kann man die AVV durch einen Klick auf “Genehmigungsanfrage senden” an GREYHOUND zur Überprüfung senden. In der Übersicht taucht die angefragte AVV dann wie folgt auf:



Sobald die Genehmigung erfolgt ist, erhält man eine Information per E-Mail. Im GCC auf der Seite “AVV” ist die genehmigte und gültige Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung grün dargestellt. Alle älteren AVV verlieren ihre Gültigkeit.




Mit einem Klick auf die Lupe kann man die abgeschlossene AVV einsehen, mit einem Stift kann man sie bearbeiten und erneut eine Genehmigung anfragen. Die bisher gültige AVV bleibt dabei auch weiterhin gültig, bis die neue genehmigt ist.

Ja, ab GREYHOUND 5.5.198 build 3534 es gibt eine Einsicht der Telemetriedaten / Statistik für GREYHOUND-API-Aufrufe. Die Statistikdaten werden bei jedem Beenden des Servers aktualisiert und finden sich in der Datei Server\MethodUsage.csv. Die Werte werden dabei immer von Server-Start bis Server-Neustart gewertet – der im Hosting standardmäßig einmal pro Nacht stattfindet. Alle Daten werden kumuliert, also zusammengezählt – solange, bis die Datei proaktiv gelöscht wird. Dann wird eine neue, leere Datei erstellt und der Zähler beginnt bei Null.

Wird immer wieder ein und derselbe Absender als Spam markiert, obwohl es sich hierbei nicht um Spam handelt? Dann solltet ihr den Absender als Kontakt in GREYHOUND anlegen und alle eingehenden Mails automatisch kontaktklassifizieren lassen. Wenn zu einem Element in GREYHOUND ein Kontakt zugeordnet ist, dann wird die Prüfung des Bayes- und des Hash-Filters nicht mehr angewendet.

Jeder Vorgang muss einer Gruppe zugewiesen werden. Dies sollte idealerweise automatisch geschehen. Wenn nicht, muss man dies manuell erledigen. Erst dann kann ein Vorgang gesendet oder gespeichert werden.

Das Ergebnis eines Filters lässt sich durch die Zuordnungen unten links modifizieren. Durch ein Zurücksetzen der Zuordnungen zeigt der Filter wieder den gewohnten Inhalt an.

Vorgänge, bei denen keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind, können „erledigt“ werden. Sie werden dann nicht mehr im Posteingang angezeigt.

Geöffnete Listenansichten werden nicht automatisch aktualisiert. Um neue Vorgänge zu sehen, muss man die Listenansicht jeweils aktualisieren.

GREYHOUND ist ein Multiuser-System, mit dem mehrere Personen gleichzeitig arbeiten können. Wenn eine Nachricht „gesperrt“ ist, bedeutet dies, dass sie derzeit von einem anderen Anwender bearbeitet wird. Man sieht auch von wem: “(gesperrt von XX)”.

Die Vorlagen sind Gruppen zugeordnet. Erst wenn man festgelegt hat, welcher Gruppe das zu erstellenden Element zugeordnet wird, können die Vorlagen für diese Gruppe ausgewählt werden. Der Editor zeigt das Auswahlfeld für Vorlagen deshalb erst an, wenn man eine Gruppe für das Element ausgewählt hat.

Auch hier spielt wieder die Gruppenzuordnung eine Rolle. In den Eigenschaften jeder Vorlage kann man festlegen, von welcher Gruppe (bzw. welchen Gruppen) diese Vorlage verwendet werden darf. Das Auswahlfeld im Editor enthält dann immer nur die Vorlagen, die für die Gruppe freigegeben sind, die für das gerade bearbeitete Element ausgewählt wurde. Wenn man hier eine Vorlage vermisst, dann ist in den Eigenschaften der Vorlage (Kategorie Gruppen) zu kontrollieren, ob diese Vorlage für die gewählte Gruppe auch freigegeben wurde.

Wenn man Bilddateien von Netzlaufwerken in eine Vorlage einbindet, kann ein Problem mit der verwendeten HTM-Editor-Komponente auftreten. Um dies zu umgehen, ist dieser Anleitung zu folgen.

Die Einstellungen für Seitenformat und Ränder, die beim Erstellen einer neuen Vorlage abgefragt werden, sind nur für Dokumente relevant, die auch in einem Seitenformat ausgegeben/angezeigt werden, also z. B. Briefe und Faxe. Wenn man eine Vorlage für andere Elementtypen wie z. B. E-Mails erstellen will, hat diese Einstellungen also nur begrenzte Auswirkungen. Die Angaben zur Seitengröße werden ignoriert. Allerdings werden die Vorgaben zu den Rändern für HTML-Texte umgesetzt. Wenn man also keinen Rand oben und links im Dokument haben möchten, setzt man die Werte für Ränder auf 0.

Der Dialog zum Angeben von Seitengröße und Rändern wird nur einmalig beim Erstellen einer neuen Vorlage angezeigt. Allerdings kann man diese Angaben nachträglich im HTML-Quelltext der Vorlage verändern:

1. Zunächst sind die Vorlagen zu öffnen und dann im Editor in den Quelltext-Modus zu wechseln.
2. Im Quelltext ist die Zeile zu lokalisieren, die mit #document beginnt. Normalerweise befindet sie sich unter den obersten Zeilen der Vorlagen. Notfalls kann man mit [Strg] + [F] die Suchfunktion bemühen. In den direkt folgenden geschweiften Klammern befinden sich die Angaben zur Seitengröße (height und width), die sich beliebig editieren lassen.
3. Nun ist im Quelltext die Zeile zu lokalisieren, die mit #content beginnt. Meist befindet sie sich unmittelbar unterhalb des Seitengrößen-Codes. Hier kann man den linken und oberen Rand angeben sowie die Größe des verfügbaren Platzes für den Seiteninhalt angeben.

Damit man eine bestimmte Schrift (Font) in GREYHOUND verwenden kann, muss diese sowohl auf dem GREYHOUND Server-Rechner als auch auf dem GREYHOUND Client-PC installiert sein. GREYHOUND unterstützt hierbei TTF- und Fixedfont-Schriftarten. Wenn eine Schriftart in GREYHOUND nicht zur Auswahl steht, sollte man zunächst prüfen, ob diese auf dem PC lokal installiert ist. Lässt sich eine Schriftart zwar auswählen und verwenden, später z. B. beim Ausdrucken eines Briefes wird sie jedoch nicht korrekt verwendet, dann ist zu prüfen, ob die entsprechende Schrift auf dem Server installiert ist.

Hinweis: Beim Nachinstallieren von Schriften auf dem Server ist zu beachten, dass diese erst nach einem Neustart des Servers zur Verfügung stehen.

Der HTML-Editor von GREYHOUND, der auch für Vorlagen verwendet wird, führt beim Speichern des Inhalts eine Optimierung durch, bei der überflüssige leere Tabellenzellen entfernt werden. Um dies zu verhindern, sollte man in der Vorlage jeder Tabellenzelle auch einen Inhalt geben, um dieses „Wegoptimieren“ zu verhindern.