E-Mail

Eine E-Mail zu erstellen ist in GREYHOUND ganz einfach: Man kann E-Mails, Briefe und Telefaxe prinzipiell auf die gleiche Art erstellen. Die Vorgehensweisen unterscheiden sich nur in Details. Man braucht jeweils nur die nötigsten Daten und Inhalte einzugeben, GREYHOUND kümmert sich um den Rest sowie ggf. mit Vorlagen um die optische Gestaltung des Ergebnisses.

Per E-Mail antworten

Auf eine erhaltene E-Mail zu antworten, gehört zu den häufigsten Aufgaben und deshalb auch zu den leichtesten Übungen in GREYHOUND:

  1. In der Listenansicht ist die E-Mail auszuwählen und oben links in der Symbolleiste auf “Antworten” zu klicken. (Sind mehrere Parteien an der Kommunikation beteiligt, findet man direkt rechts daneben die Schaltfläche für “Allen antworten”.)
  2. GREYHOUND öffnet dann einen neuen Tab mit dem Formular für die E-Mail. Hier ist in der Regel schon das meiste erledigt: Die Empfängeradresse ist eingetragen, der Betreff ist ausgefüllt, Gruppe, Thema und Kennzeichnung sind zugewiesen (sofern dieses von der Ausgangsnachricht übernommen werden konnte), in den Inhalt ist die Anrede eingefügt, ebenso ist die Signatur eingefügt und der Text der ursprünglichen Nachricht ist als Zitat angehängt.

  3. Man braucht also nur noch den eigentlichen Inhalt der Antwort im Editor einzutippen. Wenn man den HTML-Editor verwendet, stehen in einer Symbolleiste direkt über dem Editor-Bereich zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung.

  4. Bei den vorgefertigten Texten stolpert man vielleicht über merkwürdige Begriffe, die mit $Item… oder $User… beginnen. Hierbei handelt es sich um Variablen, die vor dem Versenden automatisch mit den passenden Inhalten aus der Datenbank gefüllt werden. Mit einer Schaltfläche in der Symbolleiste des Editors kann man sogar selbst weitere Variablen an beliebigen Stellen in den Text einfügen.
  5. In der Rubrik “Vorschau” kann man sich ansehen, wie die E-Mail mit ausgefüllten Variablen und fertigem Design aussehen wird.
  6. Mit “E-Mail senden” oben links kann man die Mail nun erstellen und versenden.

Neue E-Mail erstellen

Wenn man nicht auf eine erhaltene E-Mail antworten, sondern von sich aus eine verschicken möchten, ändert sich nicht viel an dem beschriebenen Vorgang. Man muss in diesem Fall lediglich den Empfänger manuell selbst auswählen oder angeben. Zudem sind ggf. weiter Zuweisungen notwendig.

  1. Um eine neue E-Mail zu erstellen, klickt man oben links auf “Neu > Neue E-Mail“. Etwas schneller geht es mit dem Tastenkürzel ALT + 1 .
  2. Wenn die Nachricht an einen Empfänger gehen soll, dessen E-Mail-Adresse als Kontakt hinterlegt ist, tippt man einfach den Namen des Empfängers in das “An:”-Feld. GREYHOUND blendet dann eine Liste der Kontakte ein, die diesen Namen enthalten, sodass man den richtigen einfach auswählen kann. Dadurch wird die neue Nachricht auch automatisch diesem Kontakt zugeordnet.

  3. Dann füllt man die weiteren Felder des Briefkopfs nach Bedarf aus. Obligatorisch sind Angaben bei “Betreff:” sowie das Zuweisen zu einer Gruppe. Eventuell besteht im Unternehmen auch eine Pflicht zur Themenzuweisung. Durch die Gruppenzuweisung werden ggf. auch eine Vorlage und/oder Signatur für die E-Mail aktiviert.
  4. Anschließend kann man den Inhalt der Nachricht beliebig gestalten und diese wie vorangehend beschrieben versenden.

Hinweis: Vorgänge per Antworten erledigen
Wenn man eine Nachricht auf eine E-Mail erstellt und abschickt, wird der ursprüngliche Vorgang – also die Nachricht, auf die man antwortet – automatisch auf den Status “Erledigt” gesetzt. Anschließend ist er also aus dem Posteingang verschwunden, was ja in der Regel auch wünschenswert ist. Sollte das in Ausnahmenfällen nicht gewollt sein, kann man während des Beantwortens STRG + D drücken bzw. in der Symbolleiste die Schaltfläche “Beantwortetes Element erledigen” anklicken, sodass von “aktiviert” auf “deaktiviert” gestellt wird. Dadurch behält der Vorgang seinen offenen, unerledigten Status.