Einen Brief zu erstellen ist in GREYHOUND ganz einfach: Man kann E-Mails, Briefe und Telefaxe prinzipiell auf die gleiche Art erstellen. Die Vorgehensweisen unterscheiden sich nur in Details. Man braucht jeweils nur die nötigsten Daten und Inhalte einzugeben, GREYHOUND kümmert sich um den Rest sowie ggf. mit Vorlagen um die optische Gestaltung des Ergebnisses.
Per Brief antworten
In GREYHOUND mit einem Brief auf ein eingegangenes Element zu antworten, ist ganz einfach:
In der Listenansicht ist das Element, auf welches man antworten will, auszuwählen und oben links in der Symbolleiste auf den Pfeil neben dem Antwort-Button zu klicken und “Antworten per Brief” auszuwählen.
GREYHOUND öffnet dann ein neues Register mit dem Formular für den neuen Brief. Hier ist in der Regel schon das meiste erledigt: Die Empfängeradresse ist eingetragen, der Betreff ist ausgefüllt, Gruppe / Thema / Kennzeichnung sind zugewiesen (sofern dieses von der Ausgangsnachricht übernommen werden konnte), in den Inhalt ist die Anrede eingefügt, ebenso ist die Signatur eingefügt und der Text der ursprünglichen Nachricht ist als Zitat angehängt.
Man braucht also nur noch den eigentlichen Inhalt der Antwort im Editor einzutippen. Wenn man den HTML-Editor verwendet, stehen in einer Symbolleiste direkt über dem Editor-Bereich zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Bei den vorgefertigten Texten stolpert man vielleicht über merkwürdige Begriffe, die mit $Item… oder $User… beginnen. Hierbei handelt es sich um Variablen, die vor dem Versenden automatisch mit den passenden Inhalten aus der Datenbank gefüllt werden. Mit einer Schaltfläche in der Symbolleiste des Editors kann man sogar selbst weitere Variablen an beliebigen Stellen in den Text einfügen. In der Rubrik “Vorschau” kann man sich ansehen, wie die Nachricht mit ausgefüllten Variablen aussehen wird.
Hat man die Nachricht soweit erstellt, dass sie versandbereit ist, klickt man oben links auf “Brief senden”, um ihn abzuschicken.
Tipp: Nachrichten per Vorschau kontrollieren
Empfehlenswert ist, es sich zur Gewohnheit zu machen, Nachrichten vor dem Versenden jeweils in der Rubrik “Vorschau” auf ihr korrektes Erscheinungsbild zu kontrollieren. Insbesondere wenn Elemente wie Anreden oder Textbausteine zum Einsatz kommen, lässt sich so sicherstellen, dass diese auch mit den richtigen Inhalten gefüllt werden.
Neuen Brief erstellen
Das initiale Erstellen von Briefen unterscheidet sich nicht wesentlich vom E-Mail-Schreiben. Während man sich aber bei E-Mails üblicherweise mit einfachen Textzeilen beschränkt, ist das ansprechende Gestalten eines Briefs oder Telefaxes etwas aufwändiger. Diesen Aufwand nimmt GREYHOUND allerdings zum größten Teil ab, da hier Vorlagen zum Einsatz kommen, die für das fertige Erscheinungsbild zuständig sind.
Um einen Brief zu erstellen, verwendet man wiederum die Schaltfläche “Neu” oben links in der Symbolleiste. Hier ist einfach der passende Unterpunkt “Neuer Brief” auszuwählen.
Das Formular unterscheidet sich auf den ersten Blick kaum von dem für eine E-Mail. Auch hier gilt es zunächst, den Briefkopf auszufüllen, soweit dies nicht automatisch geschehen ist. (Hinweis: Die “Betreff:”-Zeile wird nicht in den Brief selbst gedruckt, sondern dient als Name dieses Vorgangs in der GREYHOUND-Datenbank – damit sie später schneller wiedergefunden werden kann.)
Auch der Editor für Briefe unterscheidet sich kaum vom E-Mail-Editor und bietet somit dieselben Gestaltungmöglichkeiten auf Basis definierter Vorlagen, sodass ein individuelles Corporate Design stets berücksichtigt wird. Wie bei einer E-Mail ist einfach nur der notwendige Inhalt in den Editor einzufügen.
Wenn man nun auf das Register “Vorschau” wechselt, stellt man fest, dass aus einfachem Text ein kompletter Brief mitsamt Briefkopf und -fuß sowie passendem Layout geworden ist.
Mit “Brief senden” oben links lässt man das Dokument erstellen und versenden.
Tipp: Eine E-Mail mit einem Brief beantworten
Man kann auch eine E-Mail mit einem Brief beantworten oder umgekehrt. Hierzu klickt man bei der Antworten-Schaltfläche auf den kleinen Pfeil am rechten Rand. Im so geöffneten Untermenü wählt man den passenden “Antworten per…”-Eintrag.
Zeit sparen durch Textbausteine
Ein Großteil der Kundenanfragen dreht sich letztlich immer um dieselben Themen. Dank vorgefertigter Textbausteine lassen sich solche Anfragen deutlich schneller beantworten.
