Profile

Die Profile in GREYHOUND legen die funktionalen Berechtigungen fest, welche später jedem einzelnen Benutzer zugewiesen werden. Profile beschreiben die hierarchischen Berechtigungen einzelner Ebenen im Unternehmen. Systemadministratoren dürfen im Regelfall jede Funktion ausführen, zum Beispiel das Anlegen, Ändern oder Löschen von Gruppen, Regeln, Vorlagen, etc.

Profile: Wer darf was?

Für die Rechtevergabe ist unsere Empfehlung: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Lieber erstmal die Rechte einschränken und bei Bedarf erweitern. So kann niemand aus Versehen etwas “kaputt machen”. So sollten z. B. Kundenservice-Mitarbeiter nur begrenzte Rechte haben. Sie sollten beispielweise keine Elemente endgültig löschen dürfen.

Profile bearbeiten & anlegen

In die entsprechende Konfiguration der Profile gelangt man über Einstellungen –> Profile (die nötigen Rechte vorausgesetzte 😉 ).

Über die Schaltfläche “Neues Profil erstellen” (STRG+N) oder einem Rechtklick in der Listenansicht im Kontextmenü kann man ein neues Profil erstellen.

Neues Profil erstellen
  • Name des Profils: Hier ist ein beschreibender Namen für das Profil anzugeben, z. B. „Administratoren“ oder „Call-Center Agent“.
  • Allgemein wird zwischen systemweiten Berechtigungen (System erlauben) und persönlichen Berechtigungen (Persönlich erlauben) unterschieden. Generell sind für die Grundeinrichtung initial nur die System-Berechtigungen relevant, weitere Informationen zu persönlichen Berechtigungen erhält man im Abschnitt “Persönlicher Arbeitsbereich“.
  • Durch Aktivieren der jeweiligen Checkbox erteilt man das entsprechend beschriebene Recht für das neu erstellte bzw. ausgewählte Profil. Die Berechtigungen sind selbsterklärend.
  • Wir empfehlen, sich grundsätzlich an den drei vordefinierten Profilen zu orientieren, diese können bei Bedarf verändert, dupliziert oder gelöscht werden. Mit einem Doppelklick oder [ENTER] kann man das ausgewählte Profil bearbeiten.
  • In der Rubrik Dateierweiterungen definiert man, welche Datei-Typen geöffnet (Download erlauben) bzw. versendet oder in der Dateiverwaltung (Upload erlauben) verwendet werden dürfen. Mit einem Klick auf <Neuer Eintrag> kann man bei Bedarf neue Dateiendungen anlegen.
  • In der Rubrik Format bestimmt man, in welchem Format Elemente erstellt, beantwortet oder weitergeleitet werden dürfen. Es stehen drei Formate zur Verfügung: “HTML”, “Text” und “Automatisch”. Bei Verwendung von „Automatisch“ wird das Format des ursprünglich vorhandenen Elements verwendet. Erhält man eine Nur-Text-Email wird die entsprechende Antwort im Nur-Text-Format verfasst, sofern man eine HTML-Nachricht beantwortet, erfolgt diese entsprechend im HTML-Format.
  • In der Rubrik Benutzer wählt man die entsprechenden Benutzer, welchen das gewählte Profil zugewiesen werden soll. Jedem Benutzer kann nur ein Profil zugewiesen werden.
  • Abschließend sind die Einstellungen über die Schaltfläche „OK“ abzuspeichern.