Spam automatisch löschen
Spam-Nachrichten sind ja in der Regel wertlos und können gelöscht werden, anstatt sinnlos Speicherplatz zu verbrauchen. Selbstverständlich kann man das manuell machen und alle Spam-Nachrichten in den Papierkorb verschieben, wo sie dann nach gewisser Zeit automatisch verschwinden.
Je nach Mailaufkommen kann aber selbst das schon einen gewissen Zusatzaufwand bedeuten, der nicht nötig ist. GREYHOUND sorgt deshalb dafür, dass Spam-Mails nach einer gewissen “Anstandsfrist” automatisch entsorgt werden. Das erledigt eine Regel, die bei Bedarf selbst angepasst und erweitert werden kann, um sie für die Bedürfnisse jedes Unternehmens zu optimieren.
So löscht GREYHOUND Spam-Elemente automatisch
Ist das Spamfilter-Modul aktiv, gibt es in GREYHOUND eine Regel, die Spam-Nachrichten nach einer Aufbewahrungsdauer von zehn Tagen löscht. Dies setzt allerdings voraus, dass die Spam-Nachricht von einem Anwender bearbeitet wurde. Sie gilt also nicht für Nachrichten, die durch den Spamfilter vollautomatisch als Spam klassifiziert wurden. Erst wenn solche Nachrichten durch einen Anwender betrachtet und z. B. als erledigt markiert wurden, beginnt der Countdown für das automatische Löschen zu laufen. Dies ist ein Sicherheitsmechanismus, damit nicht “False positives” durch diese Regel automatisch gelöscht werden können. Eine automatisch fälschlich als Spam klassifizierte reguläre Nachricht kann also durch diese Regel auf keinen Fall gelöscht werden, solange nicht ein Anwender diese Nachricht kontrolliert und die Klassifizierung bestätigt hat, z. B. indem er die Nachricht als Erledigt markiert, ohne die Spam-Zuordnung zurückzunehmen.
Die Regel für das automatische Löschen im Detail
Im Prinzip arbeitet diese Regel vollautomatisch und zuverlässig. Wer sich für die Details interessiert, kann sie im Regeleditor betrachten. Das lohnt sich, denn es ist ein schönes, überschaubares Beispiel dafür, wie sich durch Regeln das Bearbeiten von Nachrichten automatisieren lässt.
- Man öffnet mit Einstellungen/Regeln die Liste der in GREYHOUND hinterlegten Regeln (nur für Mitglieder der Benutzergruppe Administratoren verfügbar).
- Hier doppelklickt man auf den Eintrag Spam automatisch löschen, um diese Regel im Editor anzuzeigen.
- Der Editor zeigt daraufhin den Aufbau der Regel im Experten-Modus an. Dabei handelt es sich um eine sehr übersichtliche organigrammartige Darstellung, die das Funktionsprinzip der Regel schnell begreifbar macht. Um es mal in einfache Worte zu fassen, besagt die Regel (von oben nach unten):
- Wenn eine Nachricht die Eigenschaft „Spam“ hat
- und die letzte Bearbeitung mindestens 10 Tage her ist,
- dann lösche diese Nachricht.
- Wichtig: Um den Regeleditor ohne Änderungen an der Regel zu verlassen, klickt man am besten unten rechts auf Abbrechen.
Die Löschregel individuell anpassen
Da Verhaltensweisen wie das Löschen von Spam-Nachrichten in GREYHOUND nicht “festverdrahtet”, sondern über Regeln realisiert sind, kann man selbst in die automatischen Abläufe eingreifen und diese individuell anpassen. Spam-Nachrichten sollen vorsichtshalber erst nach 30 Tagen gelöscht werden? Kein Problem:
- Dazu öffnet man die Regel wie vorangehend beschrieben im Regeleditor.
- Dort lokalisiert man in der unteren Bedingung unten links das Feld mit der Anzahl der Tage und ersetzt dort die 10 durch eine 30.
- Dann klickt man unten rechts auf OK, um die Änderungen an der Regel zu bestätigen.
Auf gleiche Weise lassen sich andere Details der Löschregel individuell anpassen oder z. B. weitere Bedingungen hinzufügen, die vor dem Löschen der Spam-Nachrichten erfüllt sein müssen.