Erledigen statt Löschen

Erledigen vs. löschen: Wenn ein Vorgang keine weiteren Maßnahmen erfordert, soll das dazugehörende Element aus den aktuellen Listenansichten verschwinden, um sicherzustellen, dass stets nur aktuell zu erledigenden Elemente angezeigt werden. Hierzu bietet GREYHOUND verschiedene Möglichkeiten, die in diesem Abschnitt erläutert und verglichen werden.

Erledigen order Löschen: Was ist wann richtig?

Elemente erledigen

Nur weil ein Vorgang vollständig bearbeitet wurde, ist das noch kein Grund, die dazugehörenden Elemente sofort endgültig aus GREYHOUND zu entfernen. Teilweise wäre dies sogar im Hinblick auf Dokumentationspflichten und Aufbewahrungsfristen ungünstig oder sogar rechtlich problematisch. Außerdem kann ein Vorgang jederzeit wieder aktuell werden oder ist vielleicht von Interesse, wenn es zu einem späteren Zeitpunkt erneut Gesprächsbedarf mit einem Kunden oder Geschäftspartner gibt.

Deshalb ist die empfohlene Vorgehensweise, Elemente zu erledigen, wenn sie keine weiteren Handlungen erfordern. Dabei wird der Status des Elements von Offen auf Erledigt geändert. Dies sorgt dafür, dass ein solches Element beispielsweise nicht mehr bei den aktuellen Nachrichten oder Aufgaben angezeigt wird.

Wichtig dabei: Das Erledigen gilt nicht nur für den Bearbeiter selbst, sondern für alle Benutzer. Ein Element sollte also erst dann erledigt werden, wenn wirklich niemand im Unternehmen mehr etwas daran zu erledigen oder es zur Kenntnis zu nehmen hat.

Um ein Element zu erledigen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • In der Symbolleiste findet sich die Schaltfläche Erledigen
  • Denselben Befehl findet man im Kontextmenü der rechten Maustaste
  • Ganz schnell und einfach geht es mit der Tastenkombination STRG + D
    (Das D steht für englisch “Done”, auf Deutsch “erledigt”.)

Durch das Erledigen wird das Element nicht gelöscht, sondern archiviert. Es wird also in den aktuellen Ansichten nicht mehr aufgeführt. Per Suche kann es aber jederzeit wieder gefunden werden. Ebenso wird es angezeigt, wenn man die Historie eines beteiligten Kontaktes abruft.
Zwar wächst dadurch der Speicherbedarf, aber für einfache Elemente ohne Anhänge kann man das vernachlässigen. Für große Anhänge gibt es Vorgehensweisen, diese endgültig zu löschen, um den Speicherplatz freizugeben. Ebenso können archivierte Elemente mit Hilfe von Regeln vollautomatisiert gelöscht werden, etwa wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.

Elemente löschen

Nicht jedes Element muss notwendigerweise archiviert werden. Handelt es sich beispielsweise um belanglose Informationen (wie etwa Newsletter), spricht nichts dagegen, diese zu löschen, anstatt sie zu erledigen. Sie verschwinden dann ebenfalls aus den aktuellen Ansichten. Die Elemente werden aber auch nicht sofort aus GREYHOUND entfernt, sondern erhalten zunächst nur die Eigenschaft Gelöscht. Eine Regel, die standardmäßig bei allen GREYHOUND-Installationen aktiv ist, sorgt dafür, dass solche Elemente noch einige Zeit (beispielsweise eine Woche) aufbewahrt werden. Erst dann entfernt GREYHOUND diese Elemente automatisch.

Gelöschte Elemente wandern also wie beim Windows-Dateisystem in eine Art Papierkorb. Hier werden sie noch einige Zeit vorgehalten und können wiederhergestellt werden, falls sie etwa irrtümlich gelöscht wurden. Andernfalls werden sie nach einiger Zeit endgültig gelöscht und sind dann auch nicht mehr wiederherstellbar.

Auch für das Löschen gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • In der Symbolleiste findet sich eine Schaltfläche mit einem Papierkorb-Symbol.
  • Im Kontextmenü für ausgewählte Elemente kann man ebenfalls den Löschen-Befehl auswählen.
  • Und es gibt auch ein Tastenkürzel – die Entf Taste.

Gelöschte Elemente wiederherstellen

Gelöschte Elemente lassen sich beispielsweise mit der Suchfunktion wiederfinden, da diese auch Elemente mit der Eigenschaft “Gelöscht” berücksichtigt. Außerdem verfügen GREYHOUND-Installationen standardmäßig über einen Filter Papierkorb, der alle gelöschten Elemente anzeigt. Dies ist besonders praktisch, da man diese Ansicht nach Bearbeitet am sortieren kann. Dadurch stehen die zuletzt gelöschten Elemente ganz oben. Wenn man ein Element versehentlich gelöscht hat, kann man es so ganz schnell wiederfinden.

Zum Wiederherstellen eines gelöschten Elements braucht man lediglich die Eigenschaft “Gelöscht” wieder zu entfernen. Hierzu kann man wiederum die Schaltfläche in der Symbolleiste verwenden, die nun farbig unterlegt ist. Auch die Löschen-Funktion im Kontextmenü entfernt diese Eigenschaft, wenn sie gesetzt ist. Nur die [Entf]-Taste lässt sich in diesem Fall nicht verwenden, da sie immer nur löscht, nicht aber gelöschte Elemente wiederherstellt.

Elemente endgültig löschen

Wie vorangehend beschrieben, arbeitet die Löschen-Funktion von GREYHOUND zeitversetzt und verschiebt die Elemente zunächst in einen virtuellen Papierkorb. Dort können sie noch eine Weile eingesehen und ggf. wiederhergestellt werden, bevor sie regelbasiert automatisch entfernt werden.

Daneben bietet GREYHOUND noch die Möglichkeit, Elemente sofort endgültig zu löschen. In diesem Fall wird also nicht nur eine Eigenschaft dieser Elemente verändert, sondern die Elemente selbst werden unmittelbar und unwiderruflich aus der Datenbank entfernt. Dieser Vorgang ist nicht umkehrbar. Deshalb sollte das Recht, Element endgültig löschen zu können, auch für ‘normale’ Nutzer, die mit GREYHOUND arbeiten, in den Profilen deaktivert sein.

Das endgültige Löschen kann in bestimmten Ausnahmefällen sinnvoll sein, beispielsweise:

  • Wenn Elemente versehentlich erstellt wurden und sichergestellt werden soll, dass sie nicht in den Workflow einfließen.
  • Wenn Elemente vertrauliche Informationen enthalten, die keinesfalls von anderen Mitarbeitern eingesehen werden dürfen (und Aufbewahrungspflichten dem Löschen nicht entgegenstehen).
  • Wenn Elemente sehr umfangreich sind und den Speicherbedarf auch kurzfristig nicht unnötig in die Höhe treiben sollen.

Selbstverständlich kann man anstelle des Löschens auch jedes Mal das endgültige Löschen durchführen. Es bringt aber – abgesehen von Szenarien wie in den geschilderten Beispielen – keine Vorteile, da auch herkömmlich gelöschte Elemente nach und nach von alleine aus dem System entfernt werden. Aber das herkömmliche Löschen bietet den Sicherheitspuffer des Papierkorbs, der von versehentlichen Datenverlusten durch Flüchtigkeitsfehler schützt.