Erledigen statt Löschen
Erledigen vs. löschen: Wenn ein Vorgang keine weiteren Maßnahmen erfordert, soll das dazugehörende Element aus den aktuellen Listenansichten verschwinden, um sicherzustellen, dass stets nur aktuell zu erledigende Elemente angezeigt werden. Hierzu bietet GREYHOUND verschiedene Möglichkeiten, die in diesem Abschnitt erläutert und verglichen werden.
Erledigen order Löschen: Was ist wann richtig?
Elemente erledigen
Nur weil ein Vorgang vollständig bearbeitet wurde, ist das noch kein Grund, die dazugehörenden Elemente sofort endgültig aus GREYHOUND zu entfernen. Teilweise wäre dies sogar im Hinblick auf Dokumentationspflichten und Aufbewahrungsfristen ungünstig oder sogar rechtlich problematisch. Außerdem kann ein Vorgang jederzeit wieder aktuell werden oder ist vielleicht von Interesse, wenn es zu einem späteren Zeitpunkt erneut Gesprächsbedarf mit einem Kunden oder Geschäftspartner gibt.
Deshalb ist die empfohlene Vorgehensweise, Elemente zu erledigen, wenn sie keine weiteren Handlungen erfordern. Dabei wird der Status des Elements von Offen auf Erledigt geändert. Dies sorgt dafür, dass ein solches Element beispielsweise nicht mehr bei den aktuellen Nachrichten oder Aufgaben angezeigt wird.
Wichtig dabei: Das Erledigen gilt nicht nur für den Bearbeiter selbst, sondern für alle Benutzer. Ein Element sollte also erst dann erledigt werden, wenn wirklich niemand im Unternehmen mehr etwas daran zu erledigen oder es zur Kenntnis zu nehmen hat.
Um ein Element zu erledigen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- In der Symbolleiste findet sich die Schaltfläche
Erledigen - Denselben Befehl findet man im Kontextmenü der rechten Maustaste
- Ganz schnell und einfach geht es mit der Tastenkombination STRG + D
(Das D steht für englisch “Done”, auf Deutsch “erledigt”.)
Durch das Erledigen wird das Element nicht gelöscht, sondern archiviert. Es wird also in den aktuellen Ansichten nicht mehr aufgeführt. Per Suche kann es aber jederzeit wieder gefunden werden. Ebenso wird es angezeigt, wenn man die Historie eines beteiligten Kontaktes abruft.
Zwar wächst dadurch der Speicherbedarf, aber für einfache Elemente ohne Anhänge kann man das vernachlässigen. Für große Anhänge gibt es Vorgehensweisen, diese endgültig zu löschen, um den Speicherplatz freizugeben. Ebenso können archivierte Elemente mit Hilfe von Regeln vollautomatisiert gelöscht werden, etwa wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.
Elemente löschen
Nicht jedes Element muss notwendigerweise archiviert werden. Handelt es sich beispielsweise um belanglose Informationen (wie etwa Newsletter), spricht nichts dagegen, diese zu löschen, anstatt sie zu erledigen. Sie verschwinden dann ebenfalls aus den aktuellen Ansichten. Es gibt in GREYHOUND zwei Arten, Elemente zu löschen: Als gelöscht markieren und Endgültig löschen.
Papierkorb = Als gelöscht markieren
Rotes X = Endgültig löschen
Was die Unterschiede der beiden Lösch-Arten sind und wie diese zu nutzen sind, ist in einem separaten Artikel beschrieben:
Hinweis
Beim Löschen von geschäftsrelevanten Unterlagen – dazu zählen nicht nur Belege, sondern auch E-Mails – sind etwaige Aufbewahrungspflichten zu beachten. Mehr dazu hier.