Wartungsregeln – zeitgesteuert Löschen
Customer Service powered by GREYHOUND bringt von Haus aus bereits eine Wartungsregel mit, die dafür sorgt, dass nicht (mehr) benötigte Daten bereinigt und entfernt werden: Die “Wartungsregel Spam & Gelöschtes endgültig löschen”. Sie ist im Standard bereits aktiv. Mehr zu dieser hier. Auf dieser Seite ist alles zum Grundprinzip der Wartungsregeln beschrieben.
Wo sind Wartungsregeln zu finden?
Die Wartungsregeln sind im Customer Service Client unter Einstellungen > Regeln ganz unten im Abschnitt Wartungsregeln zu finden:
Wartungsregeln: Das Prinzip mit den Regelfiltern
Wartungsregeln werden immer auf bestimmte Filter angewandt. So kann man sich vor dem Löschen von Elementen immer nochmal vergewissern, welche Elemente durch das Ausführen der Regel wirklich gelöscht werden würden. Diese Filter sind bei der Auslieferung von Customer Service bereits angelegt – und zwar als Unterfilter zu “GREYHOUND OPERATOR”. Dort gibt es eine Filter-Kategorie namens “Wartungsregeln”, wo alle Filter für die im Folgenden beschriebenen Regeln zu finden sind. Welche Wartungsregel welchen Regelfilter zugrunde legt, ist in der Regel im Reiter Filter (Zeitsteuerung) zu sehen – und könnte bei Bedarf entsprechend auch an dieser Stelle bearbeitet werden.
Exkurs: Revisionssicherheit in Customer Service
ACHTUNG
Beim Löschen von Elementen sind immer die für das Unternehmen geltenden Aufbewahrungsfristen zu beachten. Alternativ zum Löschen, wie es in diesem Artikel beschrieben ist, kann auch das kostenlose Tool GREYHOUND Archive genutzt werden, um Elemente aus Customer Service heraus lokal und durchsuchbar zu archivieren und auf dem Server endgültig zu löschen (empfohlen).
Mit Customer Service ist eine revisionssichere Archivierung nach den gesetzlichen Vorgaben (Handelsgesetzbuches, Abgabenordnung GoBD) möglich. Die dazu nötige Einstellung auf dem Customer Service Server ist standardmäßig aber deaktiv, d.h. im Auslieferungszustand können Elemente in Customer Service also z. B. via Wartungsregeln endgültig gelöscht werden. Ist die Option hingegen aktiviert, so lassen sich Elemente zwar als gelöscht markieren, aber nicht endgültig löschen.
Bevor man sich mit den Wartungsregeln auseinander setzt, ist also zunächst zu klären, ob das revisionssichere Löschen aktiviert ist oder nicht. Das sieht man unter Administration > Serverstatus (ehemals: Funktionen > Serverstatus) im Customer Service Client:
Standardmäßig ist das revisionssichere Löschen deaktiviert, steht also auf “Nein” wie im gezeigten Screenshot. Das bedeutet, dass man Elemente endgültig löschen kann. Möchte man etwas an der Einstellung ändern, gilt:
- Hosting-Kunden sowie Kunden unseres überwachten Eigenbetriebs wenden sich bitte an unseren Kundenservice und bitten diesen darum, das revisionssichere Löschen in Customer Service aktivieren.
- Eigenbetriebler können die Einstellungen im Customer Service Server selbst vornehmen:
