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GREYHOUND Connect für Sage by iwm

Die Installation des Addons ist mit wenigen Handgriffen erledigt. Das Addon kann bequem dem bestehenden Vertrag hinzugebucht werden. Der GREYHOUND Server und die Clients installieren das Addon nach der Zubuchung im Vertrag vollautomatisch. Kunden im Eigenbetrieb müssen die neue Seriennummer im GREYHOUND Admin aktualisieren.

Sage-Addon dem GREYHOUND-Vertrag hinzufügen

Das Produkt GREYHOUND Connect für Sage by iwm ist im GREYHOUND Control Center (GCC) dem bestehenden Vertrag hinzu zu buchen:

Nach dem Login unter Verträge den Vertrag auswählen und bearbeiten:
Unter den Vertragsinhalten auf Produkte ändern klicken:
Das gewünschte Addon “GREYHOUND Connect für Sage by iwm” auswählen und auf Weiter klicken:
Änderungen überprüfen und übernehmen.

Kunden im Eigenbetrieb müssen die Verwendung des gebuchten Addons zusätzlich im GREYHOUND Admin aktivieren und ggf. die Seriennummer erneuern (Anleitung hier). Außerdem sind die Funktionen des neuen Addons erst nach einem Neustart des GREYHOUND Clients verfügbar.

Nötige Voraussetzungen

Die Schnittstelle für die Sage100 wurde entwickelt und wird betreut von unserem Partner iwm Informationstechnik GmbH, einem IT-Dienstleister aus dem Sauerland und langjährigem Sage-Gold-Partner.

Für die Anbindung von GREYHOUND an Sage ist Sage100 nötig plus eine gültige Sage100-Lizenz. Auf Seiten des Partners iwm wird für die Nutzung der Schnittstelle eine monatlich pauschale Gebühr von 39,00€ fällig.

Sage-Addon in GREYHOUND einrichten

Standardmäßig ist ein neues Addon immer für alle in GREYHOUND angelegten Benutzergruppen sichtbar. Wir empfehlen nach der Installation die Sichtbarkeit des Sage Einstellungsdialogs als auch des Addons selber zu konfigurieren. Informationen über Benutzergruppen gibt es an dieser Stelle im GREYHOUND Handbuch.

Nachdem das Addon dem Vertrag hinzugebucht wurde, erscheint im GREYHOUND Client ein neuer Menüeintrag Erweiterungen > GREYHOUND Connect für Sage – Einstellungen. Darin werden einmalig die individuellen Verbindungsdaten zu Sage sowie einige globale Einstellungen konfiguriert:

Verbindungseinstellungen

Neben einer optionalen Bezeichnung müssen hier die Zugangsdaten zu Sage eingetragen werden. Zentral ist die API URL von Sage – hier wird die URL von Sage eingetragen.
Unter Datenbank ist der Name der verwendeten Datenbank zu hinterlegen.
Im Feld Mandant ist die Bezeichnung des verwendeten Mandanten aus Sage nötig, der für diese Verbindung genutzt werden soll. Möchte man mehrere Mandanten hinterlegen, kann man über das grüne Plus-Icon unten links eine neue, weitere Verbindung anlegen und hier entsprechend die Daten des weiteren Sage Mandanten hinterlegen.
In den Feldern Benutzer und Kennwort sind der Sage Benutzername und das dazugehörige Kennwort nötig.
Der Haken bei der Option SSL-Zertifikat muss dann gesetzt, wenn die Sage API kein gültiges SSL-Zertifikat besitzt. Dies sollte standardmäßig aus Sicherheitsgründen der Fall sein, sodass der Haken in den meisten Fällen nicht gesetzt werden dürfte. Hat man kein gültiges SSL-Zertifikat, würde das Addon keine Verbindung zu Sage aufbauen können – außer, der Haken an dieser Stelle ist gesetzt.
Unter Max. Aufträge ist die maximale Anzahl von Aufträgen einzutragen, die pro Suche abgerufen werden soll. Der Wert ist standardmäßig bei 100 und muss in der Regel nicht angepasst werden.
In dem Feld Empfänger können die E-Mailadressen eingetragen werden, bei denen das Addon in Sage nach Auftragsdaten suchen soll. Sollen alle Mails durchsucht werden, ist der Platzhalter “*” einzugeben. Es ist allerdings aus Performancegründen sinnvoll, hier nur die E-Mail-Adresse(n) einzutragen, an die Sage-Kunden auch Nachrichten schreiben. Beispielsweise “kundenservice@meinefirma.de”. So vermeidet man, dass das Addon auch bei eingehenden Lieferanten-E-Mails an einkauf@meinefirma.de unnötig nach Kundendaten sucht. Achtung: Das Feld darf nicht leer bleiben!

Tipp
Vor allem bei der Anbindung mehrere Mandaten bzw. Shops ist es sinnvoll, dem Addon zu sagen, bei welchen Empfänger-Mail-Adressen er überhaupt nach Auftragsdaten suchen soll. Denn wenn der Kunde bei Mustershop A gekauft hat, braucht das Addon nicht unnötig bei Mustershop B nach Auftragsdaten zu suchen.
Bei welchen Mail-Adressen das Addon im Drittsystem suchen soll, das steuert man über das Feld „Empfänger“: Hier sollte man die die E-Mail-Adresse(n) einzutragen, an die Shop- und Verkaufsplattform-Kunden auch Nachrichten schreiben. Beispielsweise „kundenservice@mustershop-A.de“. So sucht das Addon nur bei eingehenden Nachrichten, die an diese Adresse gingen nach Daten, nicht aber bei eingehenden Nachrichten an den zweiten Mandanten (Mustershop B) oder bei Lieferanten-E-Mails, die an „einkauf@ mustershop-A.de“ gesendet wurden. Das wirkt sich positiv auf die Performance aus.

Über einen Klick auf “Verbindung testen” ist zu prüfen, ob alles passt. Wenn ja, dann bitte weiter nach unten scrollen.

Im Bereich “Benutzerfelder zur Anzeige in der Seitenleiste” können nun optional bei Bedarf noch 10 benutzerdefinierte Felder aus Sage ergänzt werden, die das Addon in GREYHOUND ebenfalls anzeigen und verarbeiten können soll.

In den jeweiligen Feldern “Benutzerfeld 1”, “Benutzerfeld 2” etc. sind die Kennzeichnungen des Benutzerfelds aus Sage einzutragen.
In den jeweiligen Feldern “Anzeigename 1”, “Anzeigename 2” etc. können die anzuzeigenden Namen für das jeweilige Benutzerfeld festgelegt werden.

Das kann dann zum Beispiel so aussehen:

Globale Einstellungen

Präfix für Vorgangsnummern
Um eingehende Nachrichten zum gleichen Sage-Auftrag automatisch zu einem Vorgang zusammen zu fassen, kann diese Funktion hier aktiviert und das gewünschte Präfix ausgewählt werden.
Vorgangsnummern automatisch zuordnen
Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden die Vorgangsnummern von Nachrichten, zu denen ein Sage-Auftrag gefunden wird, automatisch dem Auftrag zugeordnet. Ist die Option deaktiviert, so kann diese Zuordnung nur manuell erfolgen.
Schnellzugriff für Textbausteine
Hier kann der Basistextbaustein ausgewählt werden, welcher direkt über das Addon erreichbar sein soll. Damit entfällt das Wechseln des Karteireiters zwischen Addon und Textbausteinen.
CC an Auftrags-E-Mail
Ist diese Option aktiviert, wird beim Antworten eine Kopie (CC) der Nachricht an die E-Mailadresse des Kunden gesendet, welche im Auftrag steht.

Erweiterte Einstellungen

Timeout
Bei besonders großen Sage-Systemen kann es notwendig sein den Timeout-Wert anzuheben, damit Verbindungsdaten angezeigt werden.
Debug-Modus
Zu besseren Fehleranalyse kann der Debug-Modus aktiviert werden. Damit werden dann detailliertere Informationen bei Problemen angezeigt. Zusätzlich wird damit eine Option aktiv mit der Informationen direkt an den GREYHOUND Kundenservice gesendet werden können.

Sind alle Daten korrekt hinterlegt, sind die Eingaben mit einem Klick auf den “OK” Button unten rechts zu speichern.

Variablen für Textbausteine

Beim Beantworten oder Verfassen einer Nachricht über die Buttons in der Seitenleiste stellt das Sage-Addon einige Variablen bereit, die im Text der Nachricht oder in eingefügten Textbausteinen ersetzt werden. Der Inhalt der Variablen hängt von den Auftrags- und Kundendaten ab, die das Addon ermittelt hat. Welche Addon-Variablen für Textbausteine zur Verfügung stehen, variiert je nach Addon. Eine Liste aller aus Sage zur Verfügung stehenden Werte ist im GREYHOUND Client zu finden:

Über Erweiterungen den Eintrag des Addons mit der Ergänzung – Hilfe auswählen.
Der damit geöffnete Dialog zeigt – neben kurzen Hinweisen und Links – im Wesentlichen eine umfassende Liste aller vom Addon bereitgestellten Werte an. Links findet sich jeweils die genaue Bezeichnung der Variable, wie sie auch in Textbausteinen verwendet werden kann. Recht steht zu jeder Variable eine kurze Beschreibung.

Tipp
Wenn man einen Variablennamen einfach anklickt, wird automatisch der gesamte Name ausgewählt. Man kann ihn nun mit STRG + C in die Zwischenablage kopieren und mit STRG + V von dort in einer Nachricht oder einem Textbaustein direkt wieder einfügen.