UNITY: Plattformunabhängig & fürs Web

UNITY ist der Webaccess für GREYHOUND. Mit ihm ist es möglich, mittels Browser auf GREYHOUND zuzugreifen. Zudem gibt es einen Desktop App sowohl für Windows als auch für macOS. Der crossplattform-Webaccess UNITY steht ab GREYHOUND Version 5.0.31 2601 kostenlos für alle GREYHOUND-Nutzer zur Verfügung.

Zum Handbuch-Eintrag für die Beta-Version 4.0.4 von UNITY bitte hier entlang.

Hinweis
Weder über die Desktop Apps noch über den Browser-Zugriff ist eine Konfiguration von GREYHOUND und der Workflows möglich. UNITY ersetzt den Windows Client von GREYHOUND also nicht, sondern ergänzt ihn.

UNITY kostenlos dem Vertrag hinzufügen

Um UNITY nutzen zu können, muss das gleichnamige Produkt „UNITY“ im GREYHOUND Control Center (GCC) als Addon gebucht sein. Um das Addon kostenlos dem (Test-) Vertrag hinzuzufügen, geht man wie folgt vor:

  1. Nach dem Login oben im Menü auf Verträge klicken, den eigenen Vertrag Vertrag auswählen und bearbeiten.
  2. In der Vertragsübersicht auf den Button “Produkte ändern“.
  3. Das gewünschte Addon “GREYHOUND Unity” anhaken.


  4. Nach unten scrollen und mit “Weiter” bestätigen.
  5. Änderungen überprüfen und übernehmen.

Wichtig: Kunden im Eigenbetrieb müssen die Verwendung des gebuchten Addons zusätzlich im GREYHOUND Admin aktivieren (-> Anleitung siehe hier). Außerdem sind die Funktionen des neuen Addons erst nach einem Neustart des GREYHOUND Clients verfügbar.

Login & Download

GREYHOUND via Browser nutzen

Um UNITY via Browser zu öffnen, empfehlen wir, die neueste Version von Google Chrome zu nutzen. In die Adresszeile von Chrome ist Folgendes einzugeben:

https://<EureIP>/Web/Unity 

Wichtig: Anstelle von <EureIP> muss der Hostname bzw. die IP eingetragen sein, unter der Euer GREYHOUND erreichbar ist. Der Link sieht dann also z. B. so aus: https://12.345.678.990/Web/Unity. Sollte die eigene IP nicht bekannt sein, kann man diese im GCC einsehen oder alternativ auch im Login-Dialog des Windows-Clients von GREYHOUND.

Nach Eingabe der Zugangsdaten nur noch auf den Login-Button drücken (und bei Bedarf anhaken, dass du Daten gespeichert werden sollen im Browser).

GREYHOUND Desktop App (Mac & Windows)

Die Desktop App von GREYHOUND für Mac und Windows kann man auf unserer Website heruterladen. Einfach die verlinkte URL öffnen und etwas runterscrollen bis zum Punkt “UNITY”. Dort befinden sich drei Setup-Dateien zum Download – einmal die Desktop Anwendung für Windows und zweimal für Mac (Intel-Chip und Apple-Chip). Einfach die benötigte Version herunterladen, ausführen und das Programm starten.

Nach der Installation öffnet sich die Login-Maske von UNITY. Hier sind der Host/die IP, der Benutzername und das Passwort einzutragen, mit denen man sich zu GREYHOUND verbindet. Sollte die eigene IP nicht bekannt sein, kann man diese im GCC einsehen oder alternativ auch im Login-Dialog des Windows-Clients von GREYHOUND. Sind alle Daten eingetragen, kann man die Zugangsdaten optional speichern (und muss dann noch einen Namen für die Verbindung festlegen) und sich einloggen.

Hinweis: Standardmäßig ist die Verschlüsselung aktiv. Dies ist auch zu empfehlen. Bei Bedarf kann der Haken bei “Verschlüsselung aktivieren” entfernt werden.

Für Eigenbetriebler

UNITY wird ab GREYHOUND Version 5.0.31 2601 automatisch mitinstalliert, eine manuelle Installation oder serverseitige Freischaltung ist nicht notwendig.

Die gewünschte Desktop App kann einfach vom einzelnen Benutzer auf seinem Gerät installiert werden.

Für die Browser-Variante gilt: Im gewählten Server-Verzeichnis von GREYHOUND gibt es nach dem Update auf die oben genannte Mindestversion oder eine höhere Version von GREYHOUND den Ordner “Web”, in dem es den Unterordner namens “Unity” gibt. Dort liegen die für die Web-Browser-Variante notwendigen Dateien:

Troubleshoot & FAQ zum Login

Es erscheint ein Sicherheitshinweis beim Aufruf der Seite?

Sollte ein Sicherheitshinweis des Browsers angezeigt werden, bitte auf “Erweitert” klicken:

Und anschließend auf Link “Weiter zu…” klicken:


Login über den Hostnamen anstelle der IP

Falls ihr ein SSL-Zertifikat via GREYHOUND Control Center erstellt habt und eine unsere Subdomains nutzt, könnt ihr euch auch mit dieser Subdomain einloggen anstelle der IP. Das ist nicht zwingend nötig, aber ggfs. komfortabler. In dem Fall lautet der Link dann zum Beispiel:

https://beispielfirma.greyhound.eu/Web/Unity

Details dazu sind hier zu finden.

Ich nutze Mac und bekomme die Information angezeigt, dass ein Starten der Software nicht möglich sei.

Bekommst Du keinen Warnhinweis mit einem “Trotzdem weiter”-Button, sondern lediglich die Information, dass ein Starten der Software nicht möglich ist? Dann findest Du unter “Einstellungen” und “Sicherheit” einen Hinweis, wo man auf “Dennoch öffnen” klicken kann. Mehr Infos dazu auf der Hilfe-Seite von Apple.

Ich kann mich nicht einloggen. Es wird ein Verbindungsfehler angezeigt.

Eine Fehlermeldung beim Login, die “Verbindungsfehler” lautet, deutet auf ein Probleme mit SSL hin. In diesem Fall sollten zwei Dinge getestet werden:

  1. Den Haken bei “Verschlüsselung aktivieren” entfernen bzw. setzen, je nach aktuellem Zustand. Mit anderen Worten: Verschlüsselte Verbindung und unverschlüsselte Verbindung testen.
  2. Sollte das keine Abhilfe schaffen, ist es ratsam, die Verschlüsselung anzuhaken und anschließend auf “Weitere Einstellungen” zu klicken, um den Haken bei “Ignoiere Zertifikatsfehler” zu setzen sowie ggfs. den Port anzupassen.

Sollte auch so keine Verbindung möglich sein, hilft unser Kundenservice gerne weiter.

Usability & Benutzeroberfläche

Das Arbeiten mit UNITY unterscheidet sich in der Usability ein wenig vom GREYHOUND Windows Client. Das Grundprinzip von GREYHOUND ist aber natürlich das gleiche, nämlich kurz gesagt: GREYHOUND ist die Schaltzentrale des Unternehmens, in der man mithilfe von Filtern & Co. immer genau die Vorgänge und Dokumente sieht, die man braucht. Wer bislang mit dem Windows Client von GREYHOUND gearbeitet hat und UNITY das erste Mal nutzen möchte, dem sei das folgende Kapitel zur Benutzeroberfläche und zur Usability empfohlen.

CRM- und DMS-Ansicht

In UNITY gibt es zwei Ansichten: Eine CRM-Ansicht, die für die Verwendung zur Kommunikation optimiert ist und eine DMS-Ansicht, die für die Verarbeitung und Freigabe von Belegen optimiert ist. Für beide Ansichten gibt es GREYHOUND-typische Filterprinzip und die bekannte Volltextsuche.

UNITY soll ergänzend zum GREYHOUND Windows Client die Möglichkeit bieten, “schnell mal” eine Mail zu beantworten, oder “eben schnell” einen Beleg freizugeben. Deshalb sind die Funktionen bewusst auf das Wesentliche reduziert. Damit einem trotzdem alle nötigen Funktionen zur Verfügung stehen, gibt es zwei für ihren Einsatztweck optimierte Ansichten: Die CRM-Ansicht für alles rund um Kommunikation (Mails, Telefonate) und die DMS-Ansicht für alles rund um Dokumente (Freigeben, Belege hochladen und einsehen).

Unten links gibt es in UNITY die Möglichkeit, zwischen den beiden Ansichten zu wechseln:

Für eine bessere Orientierung, gibt es eine klare farbliche Trennung: Die CRM-Ansicht ist rot, die DMS-Ansicht ist blau.

Hinweis
Je nach gewählten Vertragskomponenten steht einem ggfs. auch nur eine der beiden Ansichten zur Verfügung.

Benutzeroberfläche

In UNITY befinden sich die Navigationselemente in der linken Seitenleiste und in der oben angesiedelten Suchbar. Links findet man die Filter, Gruppen, Themen und vieles mehr, was in GREYHOUND zur Navigation dient. Im rechten Bereich zeigt GREYHOUND, wie man es aus dem Windows Client kennt, die je nach gewählter Filteroption alle aktuell zutreffenden Elemente an.

Suchbar

Die Suchbar ist dynamisch und kontextabhängig. Mit ihr kann man auf einen Blick erfassen, welche Elemente gerade angezeigt werden, indem sie visuell darstellt, welche Suchkriterien aktiv sind. Ebenso kann man ganz einfach neue Suchkriterien hinzufügen, bestehende verändern oder entfernen und eigene Begriffe eintippen, um nach ihnen zu suchen.

Seitenleiste

Die Seitenleiste am linken Rand ist die Schaltzentrale in UNITY. Hier findet sich alles, was euren GREYHOUND ausmacht – Eure Gruppen, Themen, Kennzeichnungen, Filter usw., ebenso wie das eigene Benutzerkonto und die Einstellungen.

Listenansicht

In der rechten Hälfte findet man alle Vorgänge, die zu den aktuell gewählten Suchkriterien passen. Sie können nicht nur als Liste, sondern auch als Raster angezeigt werden.
  • Suchbar: Ganz oben befindet sich Suchbar. Diese ist dynamisch und kontextabhängig. Ihr genauer Inhalt hängt jeweils davon ab, welcher Vorgang gerade ausgewählt ist und welche Funktionen zur Verfügung stehen. Sie hilt einem dabei, auf einen Blick zu erfassen, welche Elemente gerade angezeigt werden, indem sie visuell darstellt, welche Suchkriterien aktiv sind. Ebenso kann man hier eigene Begriffe eintippen, um nach ihnen zu suchen.
  • Seitenleiste: Die Seitenleiste am linken Rand ist die Schaltzentrale in UNITY. Hier findet sich alles, was euren GREYHOUND ausmacht – Eure Gruppen, Themen, Kennzeichnungen, Filter usw., ebenso wie das eigene Benutzerkonto und die Einstellungen.
  • Listenansicht: In der rechten Hälfte findet man alle Vorgänge, die zu den aktuell gewählten Suchkriterien passen. Sie können als Liste oder Raster angezeigt werden.

Suchbar

Alle aktiven Suchkriterien werden oben in der Suchbar angezeigt und lassen sich mit einem Klick auf das “x”-Symbol auch ganz einfach wieder entfernen. Ein Klick auf den Pfeil ermöglicht eine Veränderung der Auswahl im Dropdown-Menü. Um den Überblick nicht zu verlieren, sind die unterschiedlichen Suchoptionen farblich gekennzeichnet: Filter sind lila, Gruppen sind grün, Themen sind grau, Kennzeichnungen sind blau, Benutzer sind orange dargestellt:

Tipp
Ebenso wie im GREYHOUND Windows Client kann man mehrere Filter hintereinander anklicken, um sie zu kombinieren. Alle aktiven Filter sind dann oben in der Suchbar sichtbar.

Favoriten abspeichern

Die Suchbar bietet zudem noch zwei nützliche Funktionen: Mit einem Klick auf das X-Symbol oben rechts werden sofort alle gewählten Suchkriterien entfernt. Klickt man auf das Herz-Symbol, kann man die Suche als Favorit abspeichern:

Einfach einen Namen auswählen, auf “Ok” klicken und schon erscheint in der linken Seitenleiste ein neues Symbol: Das Herz. Hier findet man alle seine als Favoriten abgespeicherten Suchabfragen. Diese sieht ausschließlich der Benutzer, der sie angelegt hat – und zwar beim Login in die Desktop App “UNITY” (Windows / Mac) sowie auch via Browser. Im Windows Client von GREYHOUND sind die Favoriten hingegen nicht sichtbar.

GREYHOUND Suche
Für die Suche in UNITY gelten die gleichen Bedingungen wie auch für die Suche im GREYHOUND Windows Client. Was damit gemeint ist, kann man hier nachlesen.

Seitenleiste

Die Seitenleiste ist standardmäßig eingeklappt, um die volle Breite des Bildschirms für die Elemente nutzen zu können. Klickt man darauf, öffnet sie sich. Hier stehen folgende Optionen zur Verfügung:

  • Favoriten (sofern vorhanden)
  • Filter
  • Gruppen
  • Benutzer
  • Themen
  • Kennzeichnungen
  • Kontakte
  • Erinnerungen
  • Benutzeroptionen
  • Hilfe

Hinweis: Die Ansicht kann in Abhängigkeit der Rechte ggfs. abweichen.

Aktive Zuordnungen in der Seitenleiste erkennen

Bei Gruppen, Themen und Kennzeichnungen gilt: Alles, was farblich hinterlegt ist, ist aktiv. Möchte man beispielweise mehrere Gruppen “anhaken”, einfach alle gewünschten Gruppen einmal anklicken. Sind sie blau hinterlegt, sind sie aktiv. Das sieht man dann auch in der Suchbar oben. Zum Deaktivieren einfach das entsprechende Element erneut anklicken, sodass es nicht mehr farblich hinterlegt ist.

Listenansicht

Die Listenansicht nimmt den Großteil des Arbeitsbereichs in UNITY ein. Hier findet man alle Vorgänge, die zu den aktuell gewählten Suchkriterien passen. Sie können nicht nur als Liste, sondern auch als Raster angezeigt werden. Für die Arbeit im Kundenservive gibt es zudem eine spezielle Ticketansicht.

Listenansicht:

Rasteransicht:

Ticketansicht:

Ansicht wechseln:

Zum Umschalten der Ansicht einfach neben der Suchbar an folgender Stelle auf den Button klicken:

Elementsperrung

Natürlich gibt es unabhängig von der Art der Ansicht in GREYHOUND-Manier eine Elementsperrung in Echtzeit, sobald jemand eine Änderung an einem Element vornimmt – und zwar clientübergreifend. Sprich: Egal, mit welchem Device man GREYHOUND nutzt (Windows Client, App, Desktop App (macOS/Windows), Browser), alle Kollegen sehen in Echtzeit, wer was liest (gelbe Markietung) und bearbeitet (rote Markierung + Elementsperrung).

Sortierung

Neben dem Button befindet sich außerdem eine weitere Option zum Beeinflussen der Elementansicht. Klickt man auf den folgenden Button, kann man die Sortierung verändern:

Hinweis
Nimmt man Ändeurngen an der Sortierung vor, werden diese für den Benutzer in UNITY gespeichert und sind auch nach einem Logout und anschließendem Login noch gespeichert.

Per Kontextmenü Elemente bearbeiten

Mit einem Klick auf die drei Punkte rechts neben einem Element erreicht man das Kontextmenü:

Hier verbergen sich nüzliche Funktionen, die im folgenden von links nach rechts beschrieben sind:

  • Mit einem Klick auf den Papierkorb kann man das Element löschen (je nach Rechten als gelöscht markieren oder endgültig löschen)
  • Mit dem Zuweisen-Dialog kann man das Element einer anderen Gruppe und/oder einem Bearbeiter und/oder einem Thema zuweisen.
  • Anhand des Auges sieht man, ob das Element bereits als gelesen markiert wurde. Mit einem Klick auf das Icon kann man das Element je nach Ursprungszustand als gelesen markieren oder als ungelesen markieren.
  • Anhand des Warn-Icon sieht man, ob das Element als eskaliert markiert wurde. Mit einem Klick auf das Icon kann man das Element je nach Ursprungszustand als eskaliert markieren oder die eskaliert-Markierung entfernen.
  • Mit einem Klick auf den roten “Ablehnen“-Button kann man ein Element ablehnen, was je nach individuell konfiguriertem Workflow einen bestimmten Prozess auslöst.
  • Mit einem Klick auf den grünen “Check“-Button, kann man ein Element erledigen. Es verschwindet dann aus dem Kundenservice-Filter.

Detailsansicht eines Elements

Klickt man auf ein Element, öffnet sich die Detailansicht des jeweiligen Elements. Je nach gewählter Ansicht (CRM / DMS) zeigt UNITY dann eine speziell für den gewählten Dokumententyp optimiere Ansicht an.

DMS-Ansicht

Für den DMS-Bereich heißt das: In der Detailansicht eines Elements kann man sowohl den Beleg selbst als auch die dazugehörigen Meta-Daten auf einen Blick erfassen und die nicht automatisch erkannten Werte manuell nachtragen.

Belegansicht

Im mitteleren Bereich der Ansicht kann man sich das Element, in diesem Fall einen Beleg, anschauen.

Aktionen durchführen

In der Aktionsbar oben mittig über dem Element kann man den Beleg herunterladen, zuweisen, löschen sowie erweitert ablehnen und erweitert freigeben (v.l.n.r.).

Neuladen | weiter | zurück

Auf der rechten Seite der Aktionsbar oberhalt des Elements kann man neuladen sowie zum nächsten oder vorherigen Beleg wechseln.

CRM-Ansicht

In der CRM-Ansicht steht das Arbeiten mit E-Mails und Telefonnotizen im Vordergrund. Die Screenshots im Folgenden zeigen die speziell für die Arbeit im Kundenservice optimierte Ticketansicht.

Ticketansicht

Im mitteleren Bereich der Ansicht kann man das offne Element inkl. seines Verlaufs ansehen.

Aktionen durchführen

In der Aktionsbar oben mittig über dem Element kann man das Element (v.l.n.r.) …
  • zuweisen
  • löschen
  • als gelesen / ungelesen markieren
  • als Spam / Nicht-Spam markieren
  • als eskaliert / nicht eskaliert markieren
  • erledigen

Neuladen | weiter | zurück

Auf der rechten Seite der Aktionsbar oberhalt des Elements kann man neuladen sowie zum nächsten oder vorherigen Element wechseln.

Kompletten Vorgang anzeigen

Mit einem Klick auf “Kompletten Vorgang anzeigen”, kann man sich alle Elemente, die in diesem Vorgang verknüpft sind, ansehen.

Mehrere Filter im Blick behalten

Um mehrere Posteingangs-Filter im Blick behalten zu können, kann man sich mehrere Tabs im Browser nebeneinander öffnen. So sieht man immer transparent auf einen Blick, wie viele offene Elemente insgesamt im Filter liegen (hier acht im Filter “Kundengewinnung” und auch acht im Filter “Kundenservice”, wovon vier bzw. zwei für mich ungelesen sind):

Einstellungen

Klickt man auf das Benutzerkürzel bzw. das hinterlegte Profilbild, kann man den Einstellungsdialog öffnen:

Hier lässt sich alles rund um den die UNITY konfigurieren. Dazu zählen unter anderem die Sprache, Benachrichtigungen und die Benutzeroberfläche.

Benutzeroberfläche

Unter dem Menüpunkt Benutzeroberfläche kann man das Design von UNITY bestimmten. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

  • Standard (versucht die als Standard im Betriebssystem des Geräts hinterlegte Einstellung zu verwenden)
  • Light (heller Modus)
  • Dark (dunkler Modus; schont die Augen und das Akku)

Logout

Um sich sicher auszuloggen, klickt man links in der Leiste auf das Namenskürzel. Dort befindet sich die Option “Logout”.

Tipp
Aus Sicherheitsgründen und um nicht unnötig eine CUL zu blockieren, empfehlen wir, sich immer auszuloggen.

Arbeiten mit UNITY: DMS-Funktionalitäten

Plausibilitätsprüfung

Die Belegdatenanreicherung ist jetzt noch sicherer und weniger anfällig für Fehler: Eine Plausibilitätsprüfung checkt automatisch im Hintergrund, ob alle erkannten und hinterlegten Daten sinnvoll und korrekt sind. Sobald irgendetwas nicht passt, blendet GREYHOUND eine entsprechende Warnmeldung ein. Rot für buchhalterisch kritische Unstimmigkeiten und gelb für unkritische Fehler (wie in diesem Fall, wo das Leistungsdatum inkorrekt ist):

Belege freigeben

Will man in UNITY einen Beleg freigeben, öffnet man sich die Dokumentendaten durch einen Klick auf das Icon an der rechten Seitenleiste (1) – sofern es nicht ohnehin schon offen ist, dann ist dieser Schritt obsolet – und klickt anschließend auf den entsprechenden Button (2). Fertig. Anschließend wird einem direkt das nächste zu bearbeitende Element angezeigt (sofern vorhanden).

Pflichtfeld(er) bei der Freigabe

In UNITY ist es möglich, einzelne benutzerdefinierte Felder zu Pflichtfeldern zu machen. Ohne ein Ausfüllen dieser als verpflichtend markierten benutzerdefinierten Felder ist kein Freigeben / Erledigen von Belegen möglich.

Verpflichtende benutzerdefinierte Felder sind in UNITY mit einem rotem Hinweis „Erforderlich“ darunter gekennzeichnet (hier ist beispielhaft die Referenznummer ein Pflichtfeld):

Solange das Pflichtfeld nicht ausgefüllt ist, sind die Buttons ausgegraut. Ein Freigeben ist also nur möglich, nachdem das Pflichtfeld (in diesem Beispiel die Referenznummer) mit einem Wert befüllt wurde.

Wie man Felder zu Pflichtfeldern macht, ist weiter unten im Admin-Bereich beschrieben.

Arbeiten mit UNITY: CRM-Funktionalitäten

Die Ticketansicht

Ticketansicht

Im mitteleren Bereich der Ansicht kann man sich alle offnenen Tickets als Liste ansehen.

Suchbar

Hier sieht man die aktuell gewählten Filter oder andere Suchkriterien.

Filter

Hier befindet sich der Filter-Bereich, genau wie im GREYHOUND Windows Client. Mit einem Klick auf das Filter-Icon in der linken, roten Seitenleiste kann man den Filterbereich einklappen und hat so mehr Platz für das Wesentliche.

Kommunikationsview á la Chat

In der rechten Seitenleiste kann man durch Anklicken der Sprechblasen die Kommunikationsview eines Elements öffnen. In dieser Ansicht kann man alles, was man zum Ticket wissen muss, auf einen Blick erfassen bzw. verfolgen.

Das Besondere: Hier wird nicht nur die ein- und ausgehende Kommunkation (Mails, Anrufe) wie in einem Chat-Verlauf protokolliert, sondern auch interne Anmerkungen und Dokumente, die zum Ticket hinterlegt werden. Das kann dann zum Beispiel so aussehen:

Mails beantworten

Hat man auf den “Antworten“-Button geklickt, dann öffnet sich folgendes Fenster:

Empfänger

Hier sieht man den oder die Empfänger der Mail. Durch einen Klick auf das X-Symbol kann der Empfänger entfernt werden.

Um einen weiteren Empfänger hinzuzufügen, einfach rechts neben den Empfänger klicken und lostippen.

Anhänge

Du willst einen Anhang mitschicken? Kein Problem, einfach hier klicken, um eine lokal gespeicherte Datei hinzuzufügen.

Alternativ kann man Dateien auf per Drag&Drop auf der Büroklammer “fallen lassen”.

Neue Mail verfassen

Um eine neue Mail zu verfassen, klickt man unten rechts auf das Plus-Symbol. Im nächsten Schritt kann man auswählen, welche Art von Element man erstellen möchte: Telefonnotiz, Brief oder E-Mail (v.o.n.u.).

Rechtschreibprüfung

Beim Tippen werden automatisch unbekannte Wörter / falsch geschriebene Wörter rot unterkringelt. Mit einem Rechtsklick auf das entsprechend markierte Wort kann man sich alternative Vorschläge anzeigen lassen und durch Anklicken auswählen. Handelt es sich um ein fälschlicherweise als Schreibfehler erkanntes Wort, kann man das Wort auch “zum Wörterbuch hinzufügen“, sodass es in Zukunft nicht mehr als fehlerhaft bemängelt werden würde.

Achtung: Diese Wörterbuch-Konfiguration gilt immer nur pro Browser bzw. Electron-Client – das Wörterbuch gilt nicht für alle UNITY-Benutzer. Außerdem ist keine Verwaltung der Wörterbuch-Einträge via GREYHOUND möglich. Möchte man die Wörterbuch-Einträge bearbeiten, wären die Rechtschreibprüfungseinstellungen des Google Chrome-Browser bzw. des Betriebssystems (Windows / macOS) die richtige Anlaufstelle.

Textbausteine verwenden

Ist man in der Beantwortung einer E-Mail oder dabei, eine neue E-Mail zu erstellen, steht in der linken Seitenleisten die Option “Textbausteine” zur Verfügung:

Aktiviert man die Textbausteine durch einmaliges Anklicken, dann stehen diese auf der linken Seite zur Auswahl und können durch einen Doppelklick in die Mail eingefügt werden.

Übrigens: Auch in der Chat-Ansicht lassen sich Textbausteine einfügen (auch per Autotext).

Variablen

Bein Beantworten oder Erstellen einer Nachricht kann man mit Variablen arbeiten.

Einfach Variablen einfügen und anschließend die Vorschau anzeigen lassen durch einen Klick auf das Auge-Icon oben rechts. Schon sieht man, mit welchem Wert GREYHOUND die Variable befüllt und wie die Mail beim Kunden ankommen würde:

Elemente schnell “wegerledigen”

Bei aktivierter Ticketansicht lassen sich Elemente am schnellsten “wegerledigen”, indem man auf die drei Punkte am rechten Rand der Zeile klickt und dort den grünen Haken auswählt:

Elemente zuweisen

Die Zuweisung eines Elements in UNITY geht schnell und einfach. Man klick dazu auf die drei Punkte rechts neben einem Element und anschließend auf das Icon mit dem Männchen:

Daraufhin öffnet sich der Zuweisen-Dialog, mit dem man folgende Änderungen am Element vornehmen kann:

  • Die Gruppenzuordnung ändern bzw. eine Gruppe zuweisen
  • Die Benutzerzuordnung ändern bzw. einen Benutzer zuweisen
  • Die Themenzuordnung ändern bzw. ein Thema zuweisen
  • Die Kennzeichnung ändern bzw. eine Kennzeichnung zuweisen

Einfach im Dropdown-Menü die gewünschte Zuordnung auswählen. Noch schneller geht es, wenn man im Suchfeld direkt den Namen des gewünschten Themas, der gewünschten Kennzeichnung etc. eingibt:

Connect Addons – Anbindungen an Drittsysteme

Ab Version 2.2.0 sind Anbindungen an Drittsysteme in UNITY darstellbar. Durch die Connect Addons stehen einem bei der Beantwortung von Kundenfragen wichtige Auftragsdaten unmittelbar zur Verfügung. So kann man UNITY an führende ERP-, Warenwirtschafts- und Buchhaltungssysteme anbinden und hat immer alle Daten im Blick, die man braucht.

Geht man über den Antworten-Button im Addon unten rechts, lassen sich Informationen aus dem angebundenen System nicht nur am Bildschirm darstellen, sondern auch in neue Nachrichten einfügen. Dazu stellt es eine Reihe von Variablen zur Verfügung, die beim Erstellen einer Nachricht automatisch mit den Daten des verknüpften Auftrags befüllt werden. Diese Variablen lassen sich auch in Textbausteinen nutzen, sodass man mit wenigen Mausklicks standardisierte Antworten mit kundenspezifischen Informationen erstellen kann. Mehr dazu hier.

Für Admins: Konfiguration in UNITY

Das folgende Kapitel richtet sich an alle Admins, die Konfiguraionen global für das gesamte System vornehmen wollen.

Hinweis
Änderungen im Admin-Bereich von UNITY sind zentral gültig, d.h. sie gelten für alle GREYHOUND UNITY-Beutzer.

Arbeitsumgebungen bearbeiten

Unter Einstellungen > Admin hat man die Möglichkeit, die beiden Arbeitsbereiche CRM und DMS bei Bedarf an die eigenen Bedürfnisse hin anzupassen oder auch ganz neue, eigene Arbeitsumgebungen zu schaffen.

Hier kann man beispielsweise individuelle Namen vergeben oder globale Einstellungen vornehmen, z. B. ob der Ablehnen-Button angezeigt werden soll oder nicht.

Um Arbeitsumgebungen in UNITY bearbeiten zu dürfen, bedarf es zwingend des Rechts “Erweiterungen bearbeiten” im GREYHOUND Windows Client:

Nur Benutzer, bei denen im Profil der Haken an der entsprechenden Stelle (siehe oben) gesetzt ist, sind in der Lage, die Arbeitsumgebungen in UNITY zu bearbeiten.

Mit anderen Worten: Vermisst ein Benutzer in UNITY den Menüpunkt “Arbeitsumgebungen” unter “Admin“, dann ist der GREYHOUND Windows Client mit einem admin-Zugang bzw. mit einem Benutzer mit Operator-Rechten zu öffnen. Dann bitte zu Einstellungen > Benutzer navigieren und den Benutzer per Doppelklick auswählen, dem das Recht erteilt werden soll, Arbeitsbereiche zu bearbeiten. Im Reiter “Profil” ist nun zu schauen, welche Rechte der jeweilige Benutzer hat. Das entsprechende Profil kann per Doppelklick geöffnet werden. Anschließend an der oben gezeigten Stelle den Haken setzen bei “Erweiterungen bearbeiten“. Nun mit “OK” speichern, Benutzer ebenfalls mit “OK” speichern, fertig.

Mappings: Bezeichnungen überschreiben

Über die “Mappings” kann man Bezeichnungen in der Anwendung überschreiben. So ist zum Beispiel in der DMS-Arbeitsumgebung die Bezeichnung für den Button “Erledigen” auf “Freigeben” geändert worden. Aber je nach Einsatzzweck von GREYHOUND können natürlich auch ganz andere Bezeichnungen sinnvoll sein, die man an dieser Stelle einmal zentral festlegen kann.

Anmerkungspflicht bei Ablehnen einstellen

Für einige Anwender ist es notwendig, dass beim Ablehnen eines Elements unbedingt ein erklärender Kommentar hinzugefügt wird vom Anwender, der die Aktion ausführt. Ab GREYHOUND Version 5.0.115 build 3032 ist eine solche Anmerkungsspflicht bei Ablehnen möglich. Um diese zu aktivieren navigiert man sich einmal zu den Einstellungen, klickt dort auf Arbeitsumgebungen, Freigaben und setzt dann den Haken bei der Option “Anmerkungen verpflichtend beim Ablehnen“.

Sobald der Haken gesetzt ist, gilt für alle Benutzer im System eine Anmerkungspflicht, wenn ein Element abgelegt wird. Oder mit anderen Worten: Klickt man auf den Button “Ablehnen”, muss man zunächst zwingend eine Anmerkung eintragen, bevor man die Aktion ausführen kann:

Verpflichtende benutzerdefinierte Felder

Auf Wunsch können einzelne benutzerdefinierte Felder als Pflichtfelder festgelegt werden. Um diese zu konfigurieren ist unter Einstellungen > Admin > Arbeitsumgebungen die jeweilige Arbeitsumgebung auszuwählen, für die ein oder mehr Pflichtfelder festgelegt werden soll(en). Hier befindet sich die Einstellmöglichkeit für das Auswählen von Pflichtfeldern in UNITY:

Um ein Pflichtfeld hinzuzufügen, einfach auf den Button “Feld hinzufügen” klicken, das entsprechende benutzerdefinierte Feld auswählen, das zur Pflicht gemacht werden soll, fertig. Will man mehrere Felder als Pflichtfelder festlegen, ist dieser Vorgang entsprechend zu wiederholen.

Ob ein benutzerdefiniertes Feld verpflichtend sein sollen, kann bei Bedarf vom Belegstatus abhängig gemacht werden. Dazu ist bei „Abgängig vom Belegstatus“ einen Haken zu setzen. Für alle Felder, die dann als verpflichtende Felder hinzugefügt werden sollen, muss entsprechend ausgewählt werden, bei welchem Belegstatus das Feld verpflichtend sein soll.

Benutzerdefinierte Felder anpinnen

Tipp für alle, die sich langes Scrollen sparen wollen: In UNITY kann man benutzerdefinierte Felder anpinnen. Angepinnte Felder erscheinen ganz oben. So kann man z. B. eine extra Arbeitsumgebung anlegen für Freigeber und bei denen die für diesen Personenkreis wichtigsten benutzerdefinierten Felder anpinnen, sodass sie oben stehen. Für einen anderen Personenkreis, z. B. Abteilungsleiter, kann man dann eine andere, dedizierte Arbeitsumgebung anlegen, und hier die jeweils relevanten Felder nach oben stellen, indem man sie anpinnt.

Felder anpinnen geht wie folgt: Unter Admin > Arbeitsumgebungen den Workspace auswählen, für den man Felder anpinnen möchte. Hier findet man unter Einstellungen die Option “Angepinnte benutzerdefinierte Felder“, die standardmäßig leer ist. Mit einem Klick auf “Feld hinzufügen” kann man die Felder auswählen, die oben stehen sollen. Das kann dann z. B. so aussehen:

Für den/die Anwender, die mit der entsprechenden Arbeitsumgebung arbeiten, bedeutet das: Die beiden Felder für Kostenstelle1 und Kostenstelle2 stehen immer ganz oben.

Schreibgeschütze benutzerdefinierte Felder

Standardmäßig kann in UNITY jeder Benutzer jedes benutzerdefinierte Felder bearbeiten. Das ist nicht immer sinnvoll. Deshalb gibt es die Möglichkeit, einzelne Felder schreibgeschützt zu machen. Für den Anwender bedeutet dies: Er sieht das Feld zwar, kann es aber nicht editieren. Das ist z. B. sinnvoll für Personen, die nicht aktiv mit den Belegdaten arbeiten müssen / sollen / dürfen, sondern via UNITY lediglich Freigaben erteilen.

Um Felder schreibgeschützt zu machen, ist unter Einstellungen > Admin > Arbeitsumgebungen die jeweilige Arbeitsumgebung auszuwählen, für die ein Schreibschutz definiert werden soll. Hier befindet sich die Einstellmöglichkeit für den Schreibschutz:

Standardmäßig sind wie gesagt alle Felder von jedem bearbeitbar. Um das zu ändern, geht man wie folgt vor:

  • Durch Anhaken der Option „Bearbeitung aller Felder deaktivieren“ werden alle benutzerdefinierten Felder für Personen, die mit dieser Arbeitsumgebung arbeiten, ausgegraut und mit einem Schreibschutz versehen.
  • Durch Anklicken des Buttons „Feld hinzufügen“ werden einzelne benutzerdefinierten Felder für Personen, die mit dieser Arbeitsumgebung arbeiten, ausgegraut und mit einem Schreibschutz versehen, die entsprechend auszuwählen sind.