GREYHOUND Unity

Mit GREYHOUND 5 (ab Version 5.0.31 2601) gibt es nun auch einen Crossplattform-Client für GREYHOUND DMS – GREYHOUND Unity.

Mit diesem neuen Webaccess ist es möglich, mittels Web-Browser alle im System vorhandenen Belege anzusehen, freizugeben oder das gesamte System nach bestimmten Inhalten zu durchsuchen. Natürlich können auch neue Belege hochgeladen werden. Mit dem GREYHOUND Unity Client lassen sich außerdem auch nativ auf dem Mac Belege verarbeiten und freigeben mittels eines eigenen Unity-Clients.

Der Unity Client ist für Mac- und Windows-User, die Dokumente und Belege kontrollieren, freigeben, einsehen und digitalisieren müssen, aber den GREYHOUND Windows Client nicht nutzen wollen oder können.

Hinweis
Weder über den Unity Client noch über den Zugang via Browser ist eine Konfiguration von GREYHOUND und der Workflows möglich. GREYHOUND Unity ersetzt den Windows Client von GREYHOUND also nicht, sondern ergänzt ihn.

Login & Download

GREYHOUND via Browser nutzen

Um GREYHOUND via Browser zu öffnen, empfehlen wir, die neueste Version von Google Chrome zu nutzen. In die Adresszeile von Chrome ist Folgendes einzugeben:

https://<EureIP>/Web/Unity/ 

Wichtig: Anstelle von <EureIP> muss der Hostname bzw. die IP eingetragen sein, unter der Euer GREYHOUND erreichbar ist. Der Link sieht dann also z. B. so aus: https://12.345.678.990/Web/Unity/. Sollte die eigene IP nicht bekannt sein, kann man diese im GCC einsehen oder alternativ auch im Login-Dialog des Windows-Clients von GREYHOUND.

Sollte ein Sicherheitshinweis des Browsers angezeigt werden, bitte auf “Erweitert” klicken:

Und anschließend auf Link “Weiter zu…” klicken:

Nun öffnet sich die Login-Maske zu GREYHOUND. Hier sind die individuellen Zugansgdaten einzugeben, also der eigene Benutzername und das dazugehörige Passwort.

Nach Eingabe der Zugangsdaten nur noch auf den Login-Button drücken (und bei Bedarf anhaken, dass du Daten gespeichert werden sollen im Browser) und schon ist man drin:

Logout

Um sich sicher auszuloggen, klickt man links in der Leiste auf das Namenskürzel. Dort befindet sich die Option “Logout”.

Tipp: Aus Sicherheitsgründen und um nicht unnötig eine CUL zu blockieren, empfehlen wir, sich immer auszuloggen.

GREYHOUND DMS Unity für Mac & Windows

Den DMS Unity Client für Mac und Windows kann man auf unserer Website heruterladen. Einfach die verlinkte URL öffnen und etwas runterscrollen bis zum Punkt “GREYHOUND DMS Unity”. Dort befinden sich zwei Setup-Dateien zum Download – einmal der Unity Client für Windows und einmal für Mac. Einfach herunterladen, ausführen und das Programm starten.

Nach der Installation öffnet sich die Login-Maske von GREYHOUND Unity. Hier sind der Host/die IP, der Benutzername und das Passwort einzutragen, mit denen man sich zu GREYHOUND verbindet. Sollte die eigene IP nicht bekannt sein, kann man diese im GCC einsehen oder alternativ auch im Login-Dialog des Windows-Clients von GREYHOUND. Sind alle Daten eingetragen, kann man die Zugangsdaten optional speichern (und muss dann noch einen Namen für die Verbindung festlegen) und sich einloggen.

Hinweis: Standardmäßig ist die Verschlüsselung aktiv. Dies ist auch zu empfehlen. Bei Bedarf kann der Haken bei “Verschlüsselung aktivieren” entfernt werden.

Nach dem erfolgreichen Login kann man mit dem GREYHOUND Unity Client arbeiten:

Verbindungsfehler?

Eine Fehlermeldung beim Login, die “Verbindungsfehler” lautet, deutet auf ein Probleme mit SSL hin. In diesem Fall sollten zwei Dinge getestet werden:

  1. Den Haken bei “Verschlüsselung aktivieren” entfernen bzw. setzen, je nach aktuellem Zustand. Mit anderen Worten: Verschlüsselte Verbindung und unverschlüsselte Verbindung testen.
  2. Sollte das keine Abhilfe schaffen, ist es ratsam, die Verschlüsselung anzuhaken und anschließend auf “Weitere Einstellungen” zu klicken, um den Haken bei “Igoniere Zertifikatsfehler” zu setzen sowie ggfs. den Port anzupassen.

Sollte auch so keine Verbindung möglich sein, hilft unser Kundenservice gerne weiter.

Logout

Um sich sicher auszuloggen, klickt man links in der Leiste auf das Namenskürzel. Dort befindet sich die Option “Logout”.

Tipp: Aus Sicherheitsgründen und um nicht unnötig eine CUL zu blockieren, empfehlen wir, sich immer auszuloggen.

Arbeiten mit GREYHOUND Unity

Das Arbeiten mit GREYHOUND Unity unterscheidet sich in der Usability ein wenig vom GREYHOUND Windows Client. Das Grundprinzip von GREYHOUND ist aber natürlich das gleiche, nämlich kurz gesagt: GREYHOUND ist die Schaltzentrale des Unternehmens, in der man mithilfe von Filtern & Co. immer genau die Vorgänge und Dokumente sieht, die man braucht. Die Benutzeroberfläche von GREYHOUND Unity ist wie folgt aufgebaut:

Benutzeroberfläche

In GREYHOUND Unity befinden sich die Navigationselemente in der linken Seitenleiste und in der oben angesiedelten Suchbar. Links findet man die Filter, Gruppen, Themen und vieles mehr, was in GREYHOUND zur Navigation dient. Im rechten Bereich zeigt GREYHOUND, wie man es aus dem Windows Client kennt, die je nach gewählter Filteroption alle aktuell zutreffenden Elemente an.

Suchbar

Die Suchbar ist dynamisch und kontextabhängig. Mit ihr kann man auf einen Blick erfassen, welche Elemente gerade angezeigt werden, indem sie visuell darstellt, welche Suchkriterien aktiv sind. Ebenso kann man ganz einfach neue Suchkriterien hinzufügen, bestehende verändern oder entfernen und eigene Begriffe eintippen, um nach ihnen zu suchen.

Seitenleiste

Die Seitenleiste am linken Rand ist die Schaltzentrale in GREYHOUND Unity. Hier findet sich alles, was euren GREYHOUND ausmacht – Eure Gruppen, Themen, Kennzeichnungen, Filter usw., ebenso wie das eigene Benutzerkonto und die Einstellungen.

Listenansicht

In der rechten Hälfte findet man alle Vorgänge, die zu den aktuell gewählten Suchkriterien passen. Sie können nicht nur als Liste, sondern auch als Raster angezeigt werden.
  • Suchbar: Ganz oben befindet sich Suchbar. Diese ist dynamisch und kontextabhängig. Ihr genauer Inhalt hängt jeweils davon ab, welcher Vorgang gerade ausgewählt ist und welche Funktionen zur Verfügung stehen. Sie hilt einem dabei, auf einen Blick zu erfassen, welche Elemente gerade angezeigt werden, indem sie visuell darstellt, welche Suchkriterien aktiv sind. Ebenso kann man hier eigene Begriffe eintippen, um nach ihnen zu suchen.
  • Seitenleiste: Die Seitenleiste am linken Rand ist die Schaltzentrale in GREYHOUND Unity. Hier findet sich alles, was euren GREYHOUND ausmacht – Eure Gruppen, Themen, Kennzeichnungen, Filter usw., ebenso wie das eigene Benutzerkonto und die Einstellungen.
  • Listenansicht: In der rechten Hälfte findet man alle Vorgänge, die zu den aktuell gewählten Suchkriterien passen. Sie können als Liste oder Raster angezeigt werden.

Suchbar

Alle aktiven Suchkriterien werden oben in der Suchbar angezeigt und lassen sich mit einem Klick auf das “x”-Symbol auch ganz einfach wieder entfernen. Ein Klick auf den Pfeil ermöglicht eine Veränderung der Auswahl im Dropdown-Menü. Um den Überblick nicht zu verlieren, sind die unterschiedlichen Suchoptionen farblich gekennzeichnet: Filter sind lila, Gruppen sind grün, Themen sind grau, Kennzeichnungen sind blau, Benutzer sind orange dargestellt:

Favoriten abspeichern

Die Suchbar bietet zudem noch zwei nützliche Funktionen: Mit einem Klick auf das X-Symbol oben rechts werden sofort alle gewählten Suchkriterien entfernt. Klickt man auf das Herz-Symbol, kann man die Suche als Favorit abspeichern:

Einfach einen Namen auswählen, auf “Ok” klicken und schon erscheint in der linken Seitenleiste ein neues Symbol: Das Herz. Hier findet man alle seine als Favoriten abgespeicherten Suchabfragen. Diese sieht ausschließlich der Benutzer, der sie angelegt hat – und zwar beim Login in den Unity Client (Windows / Mac) sowie auch via Browser. Im Windows Client von GREYHOUND sind die Favoriten hingegen nicht sichtbar.

GREYHOUND Suche
Für die Suche im Unity Client gelten die gleichen Bedingungen wie auch für die Suche im GREYHOUND Windows Client. Was damit gemeint ist, kann man hier nachlesen.

Seitenleiste

Die Seitenleiste ist standardmäßig eingeklappt, um die volle Breite des Bildschirms für die Elemente nutzen zu können. Klickt man darauf, öffnet sie sich. Hier stehen folgende Optionen zur Verfügung:

  • Favoriten (sofern vorhanden)
  • Filter
  • Gruppen
  • Benutzer
  • Themen
  • Kennzeichnungen
  • Kontakte
  • Erinnerungen
  • Benutzeroptionen
  • Hilfe

Hinweis: Die Ansicht kann in Abhängigkeit der Rechte ggfs. abweichen.

Aktive Zuordnungen in der Seitenleiste erkennen

Bei Gruppen, Themen und Kennzeichnungen gilt: Alles, was farblich hinterlegt ist, ist aktiv. Möchte man beispielweise mehrere Gruppen “anhaken”, einfach alle gewünschten Gruppen einmal anklicken. Sind sie blau hinterlegt, sind sie aktiv. Das sieht man dann auch in der Suchbar oben. Zum Deaktivieren einfach das entsprechende Element erneut anklicken, sodass es nicht mehr farblich hinterlegt ist.

Listenansicht

Die Listenansicht nimmt den Großteil des Arbeitsbereichs in GREYHOUND Unity ein. Hier findet man alle Vorgänge, die zu den aktuell gewählten Suchkriterien passen. Sie können nicht nur als Liste, sondern auch als Raster angezeigt werden.

Listenansicht:

Rasteransicht:

Zum Umschalten der Ansicht einfach neben der Suchbar an folgender Stelle auf den Button klicken:

Elementsperrung

Natürlich gibt es unabhängig von der Art der Ansicht in GREYHOUND-Manier eine Elementsperrung in Echtzeit, sobald jemand eine Änderung an einem Element vornimmt – und zwar clientübergreifend. Sprich: Egal, mit welchem Device man GREYHOUND nutzt (App, Unity Client, Browser, Windows Client), alle Kollegen sehen in Echtzeit, wer was liest (gelbe Markietung) und bearbeitet (rote Markierung + Elementsperrung).

Sortierung

Neben dem Button befindet sich außerdem eine weitere Option zum Beeinflussen der Elementansicht. Klickt man auf den folgenden Button, kann man die Sortierung verändern:

Hinweis
Nimmt man Ändeurngen an der Sortierung vor, werden diese für den Benutzer im Unity Client gespeichert und sind auch nach einem Logout und anschließendem Login noch gespeichert.

Detailsansicht eines Elements

Klickt man auf ein Element, öffnet sich die Detailansicht des jeweiligen Elements. In dieser Ansicht kann man sowohl den Beleg selbst als auch die dazugehörigen Meta-Daten auf einen Blick erfassen und die nicht automatisch erkannten Werte manuell nachtragen.

Belegansicht

Im mitteleren Bereich der Ansicht kann man sich das Element, in diesem Fall einen Beleg, anschauen.

Aktionen durchführen

In der Aktionsbar oben mittig über dem Element kann man den Beleg herunterladen, zuweisen, löschen sowie erweitert ablehnen und erweitert freigeben (v.l.n.r.).

Neuladen | weiter | zurück

Auf der rechten Seite der Aktionsbar oberhalt des Elements kann man neuladen sowie zum nächsten oder vorherigen Beleg wechseln.

Plausibilitätsprüfung

Die Belegdatenanreicherung ist jetzt noch sicherer und weniger anfällig für Fehler: Eine Plausibilitätsprüfung checkt automatisch im Hintergrund, ob alle erkannten und hinterlegten Daten sinnvoll und korrekt sind. Sobald irgendetwas nicht passt, blendet GREYHOUND eine entsprechende Warnmeldung ein. Rot für buchhalterisch kritische Unstimmigkeiten und gelb für unkritische Fehler (wie in diesem Fall, wo das Leistungsdatum inkorrekt ist):

Belege freigeben

Will man im Unity Client einen Beleg freigeben, öffnet man sich die Dokumentendaten durch einen Klick auf das Icon an der rechten Seitenleiste (1) – sofern es nicht ohnehin schon offen ist, dann ist dieser Schritt obsolet – und klickt anschließend auf den entsprechenden Button (2). Fertig. Anschließend wird einem direkt das nächste zu bearbeitende Element angezeigt (sofern vorhanden).

Einstellungen

Klickt man auf das Benutzerkürzel bzw. das hinterlegte Profilbild, kann man den Einstellungsdialog öffnen:

Hier lässt sich alles rund um den Unity Client konfigurieren. Dazu zählen unter anderem die Sprache, Benachrichtigungen und die Benutzeroberfläche (light vs. dark Mode).