GREYHOUND Unity

GREYHOUND Unity ist der Webaccess für GREYHOUND. Mit ihm ist es möglich, mittels Browser auf GREYHOUND zuzugreifen. Zudem gibt es einen Unity Client, der sowohl unter Windows als auch unter MacOS läuft. Der Crossplattform-Client steht ab Version 5.0.31 2601 zur Verfügung.

Hinweis
Weder über den Unity-Client noch über den Webclient im Browser ist eine Konfiguration von GREYHOUND und der Workflows möglich. GREYHOUND Unity ersetzt den Windows Client von GREYHOUND also nicht, sondern ergänzt ihn.

CRM-Ansicht vs. DMS-Ansicht

In GREYHOUND Unity gibt es zwei Ansichten: Eine CRM-Ansicht, die für die Verwendung zur Kommunikation optimiert ist und eine DMS-Ansicht, die für die Verarbeitung und Freigabe von Belegen optimiert ist. Für beide Ansichten gibt es GREYHOUND-typische Filterprinzip und die bekannte Volltextsuche.

Für Eigenbetriebler

GREYHOUND Unity wird ab GREYHOUND Version 5.0.31 2601 automatisch mitinstalliert, eine manuelle Installation oder serverseitige Freischaltung ist nicht notwendig.

Den Unity Client kann einfach – genau wie den Windows Client von GREYHOUND auch – jeder Benutzer auf seinem Gerät installieren.

Für die Browser-Variante gilt: Im gewählten Server-Verzeichnis von GREYHOUND gibt es nach dem Update auf die oben genannte Mindestversion oder eine höhere Version von GREYHOUND den Ordner “Web”, in dem es den Unterordner namens “Unity” gibt. Dort liegen die für die Web-Browser-Variante notwendigen Dateien:

Login & Download

GREYHOUND via Browser nutzen

Um GREYHOUND via Browser zu öffnen, empfehlen wir, die neueste Version von Google Chrome zu nutzen. In die Adresszeile von Chrome ist Folgendes einzugeben:

https://<EureIP>/Web/Unity/ 

Wichtig: Anstelle von <EureIP> muss der Hostname bzw. die IP eingetragen sein, unter der Euer GREYHOUND erreichbar ist. Der Link sieht dann also z. B. so aus: https://12.345.678.990/Web/Unity/. Sollte die eigene IP nicht bekannt sein, kann man diese im GCC einsehen oder alternativ auch im Login-Dialog des Windows-Clients von GREYHOUND.

Sollte ein Sicherheitshinweis des Browsers angezeigt werden, bitte auf “Erweitert” klicken:

Und anschließend auf Link “Weiter zu…” klicken:

Nun öffnet sich die Login-Maske zu GREYHOUND. Hier sind die individuellen Zugansgdaten einzugeben, also der eigene Benutzername und das dazugehörige Passwort.

Nach Eingabe der Zugangsdaten nur noch auf den Login-Button drücken (und bei Bedarf anhaken, dass du Daten gespeichert werden sollen im Browser) und schon ist man drin:

Hinweis für alle Mac-Nutzer
Bekommst Du keinen Warnhinweis mit einem “Trotzdem weiter”-Button, sondern lediglich die Information, dass ein Starten der Software nicht möglich ist? Dann findest Du unter “Einstellungen” und “Sicherheit” einen Hinweis, wo man auf “Dennoch öffnen” klicken kann. Mehr Infos dazu auf der Hilfe-Seite von Apple.

GREYHOUND Unity Client (Mac & Windows)

Den Unity Client für Mac und Windows kann man auf unserer Website heruterladen. Einfach die verlinkte URL öffnen und etwas runterscrollen bis zum Punkt “GREYHOUND Unity”. Dort befinden sich zwei Setup-Dateien zum Download – einmal der Unity Client für Windows und einmal für Mac. Einfach herunterladen, ausführen und das Programm starten.

Nach der Installation öffnet sich die Login-Maske von GREYHOUND Unity. Hier sind der Host/die IP, der Benutzername und das Passwort einzutragen, mit denen man sich zu GREYHOUND verbindet. Sollte die eigene IP nicht bekannt sein, kann man diese im GCC einsehen oder alternativ auch im Login-Dialog des Windows-Clients von GREYHOUND. Sind alle Daten eingetragen, kann man die Zugangsdaten optional speichern (und muss dann noch einen Namen für die Verbindung festlegen) und sich einloggen.

Hinweis: Standardmäßig ist die Verschlüsselung aktiv. Dies ist auch zu empfehlen. Bei Bedarf kann der Haken bei “Verschlüsselung aktivieren” entfernt werden.

Nach dem erfolgreichen Login kann man mit dem GREYHOUND Unity Client arbeiten:

Verbindungsfehler?

Eine Fehlermeldung beim Login, die “Verbindungsfehler” lautet, deutet auf ein Probleme mit SSL hin. In diesem Fall sollten zwei Dinge getestet werden:

  1. Den Haken bei “Verschlüsselung aktivieren” entfernen bzw. setzen, je nach aktuellem Zustand. Mit anderen Worten: Verschlüsselte Verbindung und unverschlüsselte Verbindung testen.
  2. Sollte das keine Abhilfe schaffen, ist es ratsam, die Verschlüsselung anzuhaken und anschließend auf “Weitere Einstellungen” zu klicken, um den Haken bei “Igoniere Zertifikatsfehler” zu setzen sowie ggfs. den Port anzupassen.

Sollte auch so keine Verbindung möglich sein, hilft unser Kundenservice gerne weiter.

Usability & Benutzeroberfläche

Das Arbeiten mit GREYHOUND Unity unterscheidet sich in der Usability ein wenig vom GREYHOUND Windows Client. Das Grundprinzip von GREYHOUND ist aber natürlich das gleiche, nämlich kurz gesagt: GREYHOUND ist die Schaltzentrale des Unternehmens, in der man mithilfe von Filtern & Co. immer genau die Vorgänge und Dokumente sieht, die man braucht. Die Benutzeroberfläche von GREYHOUND Unity ist wie folgt aufgebaut:

CRM- und DMS-Ansicht

GREYHOUND Unity soll ergänzend zum GREYHOUND Windows Client die Möglichkeit bieten, “schnell mal” eine Mail zu beantworten, oder “eben schnell” einen Beleg freizugeben. Deshalb sind die Funktionen bewusst auf das Wesentliche reduziert. Damit einem trotzdem alle nötigen Funktionen zur Verfügung stehen, gibt es zwei für ihren Einsatztweck optimierte Ansichten: Die CRM-Ansicht für alles rund um Kommunikation (Mails, Telefonate) und die DMS-Ansicht für alles rund um Dokumente (Freigeben, Belege hochladen und einsehen).

Unten links im Unity Client gibt es die Möglichkeit, zwischen den beiden Ansichten zu wechseln:

Für eine bessere Orientierung, gibt es eine klare farbliche Trennung: Die CRM-Ansicht ist rot, die DMS-Ansicht ist blau.

Hinweis
Je nach gewählten Vertragskomponenten steht einem ggfs. auch nur eine der beiden Ansichten zur Verfügung.

Benutzeroberfläche

In GREYHOUND Unity befinden sich die Navigationselemente in der linken Seitenleiste und in der oben angesiedelten Suchbar. Links findet man die Filter, Gruppen, Themen und vieles mehr, was in GREYHOUND zur Navigation dient. Im rechten Bereich zeigt GREYHOUND, wie man es aus dem Windows Client kennt, die je nach gewählter Filteroption alle aktuell zutreffenden Elemente an.

Suchbar

Die Suchbar ist dynamisch und kontextabhängig. Mit ihr kann man auf einen Blick erfassen, welche Elemente gerade angezeigt werden, indem sie visuell darstellt, welche Suchkriterien aktiv sind. Ebenso kann man ganz einfach neue Suchkriterien hinzufügen, bestehende verändern oder entfernen und eigene Begriffe eintippen, um nach ihnen zu suchen.

Seitenleiste

Die Seitenleiste am linken Rand ist die Schaltzentrale in GREYHOUND Unity. Hier findet sich alles, was euren GREYHOUND ausmacht – Eure Gruppen, Themen, Kennzeichnungen, Filter usw., ebenso wie das eigene Benutzerkonto und die Einstellungen.

Listenansicht

In der rechten Hälfte findet man alle Vorgänge, die zu den aktuell gewählten Suchkriterien passen. Sie können nicht nur als Liste, sondern auch als Raster angezeigt werden.
  • Suchbar: Ganz oben befindet sich Suchbar. Diese ist dynamisch und kontextabhängig. Ihr genauer Inhalt hängt jeweils davon ab, welcher Vorgang gerade ausgewählt ist und welche Funktionen zur Verfügung stehen. Sie hilt einem dabei, auf einen Blick zu erfassen, welche Elemente gerade angezeigt werden, indem sie visuell darstellt, welche Suchkriterien aktiv sind. Ebenso kann man hier eigene Begriffe eintippen, um nach ihnen zu suchen.
  • Seitenleiste: Die Seitenleiste am linken Rand ist die Schaltzentrale in GREYHOUND Unity. Hier findet sich alles, was euren GREYHOUND ausmacht – Eure Gruppen, Themen, Kennzeichnungen, Filter usw., ebenso wie das eigene Benutzerkonto und die Einstellungen.
  • Listenansicht: In der rechten Hälfte findet man alle Vorgänge, die zu den aktuell gewählten Suchkriterien passen. Sie können als Liste oder Raster angezeigt werden.

Suchbar

Alle aktiven Suchkriterien werden oben in der Suchbar angezeigt und lassen sich mit einem Klick auf das “x”-Symbol auch ganz einfach wieder entfernen. Ein Klick auf den Pfeil ermöglicht eine Veränderung der Auswahl im Dropdown-Menü. Um den Überblick nicht zu verlieren, sind die unterschiedlichen Suchoptionen farblich gekennzeichnet: Filter sind lila, Gruppen sind grün, Themen sind grau, Kennzeichnungen sind blau, Benutzer sind orange dargestellt:

Tipp
Ebenso wie im GREYHOUND Windows Client kann man mehrere Filter hintereinander anklicken, um sie zu kombinieren. Alle aktiven Filter sind dann oben in der Suchbar sichtbar.

Favoriten abspeichern

Die Suchbar bietet zudem noch zwei nützliche Funktionen: Mit einem Klick auf das X-Symbol oben rechts werden sofort alle gewählten Suchkriterien entfernt. Klickt man auf das Herz-Symbol, kann man die Suche als Favorit abspeichern:

Einfach einen Namen auswählen, auf “Ok” klicken und schon erscheint in der linken Seitenleiste ein neues Symbol: Das Herz. Hier findet man alle seine als Favoriten abgespeicherten Suchabfragen. Diese sieht ausschließlich der Benutzer, der sie angelegt hat – und zwar beim Login in den Unity Client (Windows / Mac) sowie auch via Browser. Im Windows Client von GREYHOUND sind die Favoriten hingegen nicht sichtbar.

GREYHOUND Suche
Für die Suche im Unity Client gelten die gleichen Bedingungen wie auch für die Suche im GREYHOUND Windows Client. Was damit gemeint ist, kann man hier nachlesen.

Seitenleiste

Die Seitenleiste ist standardmäßig eingeklappt, um die volle Breite des Bildschirms für die Elemente nutzen zu können. Klickt man darauf, öffnet sie sich. Hier stehen folgende Optionen zur Verfügung:

  • Favoriten (sofern vorhanden)
  • Filter
  • Gruppen
  • Benutzer
  • Themen
  • Kennzeichnungen
  • Kontakte
  • Erinnerungen
  • Benutzeroptionen
  • Hilfe

Hinweis: Die Ansicht kann in Abhängigkeit der Rechte ggfs. abweichen.

Aktive Zuordnungen in der Seitenleiste erkennen

Bei Gruppen, Themen und Kennzeichnungen gilt: Alles, was farblich hinterlegt ist, ist aktiv. Möchte man beispielweise mehrere Gruppen “anhaken”, einfach alle gewünschten Gruppen einmal anklicken. Sind sie blau hinterlegt, sind sie aktiv. Das sieht man dann auch in der Suchbar oben. Zum Deaktivieren einfach das entsprechende Element erneut anklicken, sodass es nicht mehr farblich hinterlegt ist.

Listenansicht

Die Listenansicht nimmt den Großteil des Arbeitsbereichs in GREYHOUND Unity ein. Hier findet man alle Vorgänge, die zu den aktuell gewählten Suchkriterien passen. Sie können nicht nur als Liste, sondern auch als Raster angezeigt werden. Für die Arbeit im Kundenservive gibt es zudem eine spezielle Ticketansicht.

Listenansicht:

Rasteransicht:

Ticketansicht:

Ansicht wechseln:

Zum Umschalten der Ansicht einfach neben der Suchbar an folgender Stelle auf den Button klicken:

Elementsperrung

Natürlich gibt es unabhängig von der Art der Ansicht in GREYHOUND-Manier eine Elementsperrung in Echtzeit, sobald jemand eine Änderung an einem Element vornimmt – und zwar clientübergreifend. Sprich: Egal, mit welchem Device man GREYHOUND nutzt (App, Unity Client, Browser, Windows Client), alle Kollegen sehen in Echtzeit, wer was liest (gelbe Markietung) und bearbeitet (rote Markierung + Elementsperrung).

Sortierung

Neben dem Button befindet sich außerdem eine weitere Option zum Beeinflussen der Elementansicht. Klickt man auf den folgenden Button, kann man die Sortierung verändern:

Hinweis
Nimmt man Ändeurngen an der Sortierung vor, werden diese für den Benutzer im Unity Client gespeichert und sind auch nach einem Logout und anschließendem Login noch gespeichert.

Detailsansicht eines Elements

Klickt man auf ein Element, öffnet sich die Detailansicht des jeweiligen Elements. Je nach gewählter Ansicht (CRM / DMS) zeigt Unity dann eine speziell für den gewählten Dokumententyp optimiere Ansicht an.

DMS-Ansicht

Für den DMS-Bereich heißt das: In der Detailansicht eines Elements kann man sowohl den Beleg selbst als auch die dazugehörigen Meta-Daten auf einen Blick erfassen und die nicht automatisch erkannten Werte manuell nachtragen.

Belegansicht

Im mitteleren Bereich der Ansicht kann man sich das Element, in diesem Fall einen Beleg, anschauen.

Aktionen durchführen

In der Aktionsbar oben mittig über dem Element kann man den Beleg herunterladen, zuweisen, löschen sowie erweitert ablehnen und erweitert freigeben (v.l.n.r.).

Neuladen | weiter | zurück

Auf der rechten Seite der Aktionsbar oberhalt des Elements kann man neuladen sowie zum nächsten oder vorherigen Beleg wechseln.

CRM-Ansicht

In der CRM-Ansicht steht das Arbeiten mit E-Mails und Telefonnotizen im Vordergrund. Die Screenshots im Folgenden zeigen die speziell für die Arbeit im Kundenservice optimierte Ticketansicht.

Ticketansicht

Im mitteleren Bereich der Ansicht kann man das offne Element inkl. seines Verlaufs ansehen.

Aktionen durchführen

In der Aktionsbar oben mittig über dem Element kann man das Element (v.l.n.r.) …
  • zuweisen
  • löschen
  • als gelesen / ungelesen markieren
  • als Spam / Nicht-Spam markieren
  • als eskaliert / nicht eskaliert markieren
  • erledigen

Neuladen | weiter | zurück

Auf der rechten Seite der Aktionsbar oberhalt des Elements kann man neuladen sowie zum nächsten oder vorherigen Element wechseln.

Kompletten Vorgang anzeigen

Mit einem Klick auf “Kompletten Vorgang anzeigen”, kann man sich alle Elemente, die in diesem Vorgang verknüpft sind, ansehen.

Einstellungen

Klickt man auf das Benutzerkürzel bzw. das hinterlegte Profilbild, kann man den Einstellungsdialog öffnen:

Hier lässt sich alles rund um den Unity Client konfigurieren. Dazu zählen unter anderem die Sprache, Benachrichtigungen und die Benutzeroberfläche.

Benutzeroberfläche

Unter dem Menüpunkt Benutzeroberfläche kann man das Design von GREYHOUND Unity bestimmten. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

  • Standard (versucht die als Standard im Betriebssystem des Geräts hinterlegte Einstellung zu verwenden)
  • Light (heller Modus)
  • Dark (dunkler Modus; schont die Augen und das Akku)

Admin: Arbeitsumgebungen bearbeiten

Unter Einstellungen > Admin hat man die Möglichkeit, die beiden Arbeitsbereiche CRM und DMS bei Bedarf an die eigenen Bedürfnisse hin anzupassen oder auch ganz neue, eigene Arbeitsumgebungen zu schaffen.

Hinweis
Änderungen, die hier vorgenommen werden, gelten für alle Unity-Clients, unabhängig vom Benutzer.

Mappings

Über die “Mappings” kann man Bezeichnungen in der Anwendung überschreiben. So ist zum Beispiel in der DMS-Arbeitsumgebung die Bezeichnung für den Button “Erledigen” auf “Freigeben” geändert worden. Aber je nach Einsatzzweck von GREYHOUND können natürlich auch ganz andere Bezeichnungen sinnvoll sein, die man an dieser Stelle einmal zentral festlegen kann.

Logout

Um sich sicher auszuloggen, klickt man links in der Leiste auf das Namenskürzel. Dort befindet sich die Option “Logout”.

Tipp
Aus Sicherheitsgründen und um nicht unnötig eine CUL zu blockieren, empfehlen wir, sich immer auszuloggen.

Arbeiten mit Unity: DMS-Funktionalitäten

Plausibilitätsprüfung

Die Belegdatenanreicherung ist jetzt noch sicherer und weniger anfällig für Fehler: Eine Plausibilitätsprüfung checkt automatisch im Hintergrund, ob alle erkannten und hinterlegten Daten sinnvoll und korrekt sind. Sobald irgendetwas nicht passt, blendet GREYHOUND eine entsprechende Warnmeldung ein. Rot für buchhalterisch kritische Unstimmigkeiten und gelb für unkritische Fehler (wie in diesem Fall, wo das Leistungsdatum inkorrekt ist):

Belege freigeben

Will man im Unity Client einen Beleg freigeben, öffnet man sich die Dokumentendaten durch einen Klick auf das Icon an der rechten Seitenleiste (1) – sofern es nicht ohnehin schon offen ist, dann ist dieser Schritt obsolet – und klickt anschließend auf den entsprechenden Button (2). Fertig. Anschließend wird einem direkt das nächste zu bearbeitende Element angezeigt (sofern vorhanden).

Arbeiten mit Unity: CRM-Funktionalitäten

Die Ticketansicht

Ticketansicht

Im mitteleren Bereich der Ansicht kann man sich alle offnenen Tickets als Liste ansehen.

Suchbar

Hier sieht man die aktuell gewählten Filter oder andere Suchkriterien.

Filter

Hier befindet sich der Filter-Bereich, genau wie im GREYHOUND Windows Client. Mit einem Klick auf das Filter-Icon in der linken, roten Seitenleiste kann man den Filterbereich einklappen und hat so mehr Platz für das Wesentliche.

Kommunikationsview á la Chat

In der rechten Seitenleiste kann man durch Anklicken der Sprechblasen die Kommunikationsview eines Elements öffnen. In dieser Ansicht kann man alles, was man zum Ticket wissen muss, auf einen Blick erfassen bzw. verfolgen.

Das Besondere: Hier wird nicht nur die ein- und ausgehende Kommunkation (Mails, Anrufe) wie in einem Chat-Verlauf protokolliert, sondern auch interne Anmerkungen und Dokumente, die zum Ticket hinterlegt werden. Das kann dann zum Beispiel so aussehen:

Mails beantworten

Hat man auf den “Antworten“-Button geklickt, dann öffnet sich folgendes Fenster:

Empfänger

Hier sieht man den oder die Empfänger der Mail. Durch einen Klick auf das X-Symbol kann der Empfänger entfernt werden.

Um einen weiteren Empfänger hinzuzufügen, einfach rechts neben den Empfänger klicken und lostippen.

Anhänge

Du willst einen Anhang mitschicken? Kein Problem, einfach hier klicken, um eine lokal gespeicherte Datei hinzuzufügen.

Alternativ kann man Dateien auf per Drag&Drop auf der Büroklammer “fallen lassen”.

Neue Mail verfassen

Um eine neue Mail zu verfassen, klickt man unten rechts auf das Plus-Symbol. Im nächsten Schritt kann man auswählen, welche Art von Element man erstellen möchte: Telefonnotiz, Brief oder E-Mail (v.o.n.u.).

Textbausteine verwenden

Ist man in der Beantwortung einer E-Mail oder dabei, eine neue E-Mail zu erstellen, steht in der linken Seitenleisten die Option “Textbausteine” zur Verfügung:

Aktiviert man die Textbausteine durch einmaliges Anklicken, dann stehen diese auf der linken Seite zur Auswahl und können durch einen Doppelklick in die Mail eingefügt werden.

Übrigens: Auch in der Chat-Ansicht lassen sich Textbausteine einfügen (auch per Autotext).

Variablen

Informationen folgen

Erinnerungen

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Elemente schnell erledigen, zuweisen & löschen

Bei aktivierter Ticketansicht lassen sich Elemente am schnellsten “wegerledigen”, indem man auf die drei Punkte am rechten Rand der Zeile klickt und dort den grünen Haken auswählt:

Hier verstecken sich außerdem weitere nüzliche Funktionen, die im folgenden von links nach rechts beschrieben sind:

  • Mit einem Klick auf den Papierkorb kann man das Element löschen (je nach Rechten als gelöscht markieren oder endgültig löschen)
  • Mit dem Zuweisen-Dialog kann man das Element einer anderen Gruppe und/oder einem Bearbeiter und/oder einem Thema zuweisen.
  • Anhand des Auges sieht man, ob das Element bereits als gelesen markiert wurde. Mit einem Klick auf das Icon kann man das Element je nach Ursprungszustand als gelesen markieren oder als ungelesen markieren.
  • Anhand des Warn-Icon sieht man, ob das Element als eskaliert markiert wurde. Mit einem Klick auf das Icon kann man das Element je nach Ursprungszustand als eskaliert markieren oder die eskaliert-Markierung entfernen.
  • Mit einem Klick auf den roten “Ablehnen“-Button kann man ein Element ablehnen, was je nach individuell konfiguriertem Workflow einen bestimmten Prozess auslöst.
  • Mit einem Klick auf den grünen “Check“-Button, kann man ein Element erledigen. Es verschwindet dann aus dem Kundenservice-Filter.

Connect Addons

Ab Version 2.2 kann man auch Addons an Drittsysteme in Unity darstellen. Informationen folgen