Alle Funktionen einrichten

Du hast die Aufgabe, GREYHOUND einzurichten und/oder zu verwalten und zu betreuen? Dann hast Du nun einen neuen Titel: Du bist GREYHOUND Operator – herzlichen Glückwunsch dazu

In diesem Wegbereiter speziell für GREYHOUND Operatoren erfährst Du, wie Du GREYHOUND komplett einrichtest und welche Stellschrauben Du bei der Software kennen solltest. Bitte lies Dir diese Informationen aufmerksam durch.

Wegbereiter für GREYHOUND Operator

Und los geht’s: Mit dieser Starthilfe möchten wir die wichtigsten Handgriffe zeigen, damit euer GREYHOUND schnellstmöglich einsatzbereit ist und ihr sinnvoll testen könnt. Wenn während des Einrichtungsprozesses Fragen aufkommen, steht euch unser Team gerne telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung. Den entsprechenden Kontakt haben wir bereits in GREYHOUND hinterlegt.

GREYHOUND wird im Standard bereits mit diversen Benutzern, Rechten und Rollen ausgeliefert, welche sich in der Praxis vieler Anwender bewährt haben. Es sind nur wenige Handgriffe notwendig, um erste Mails empfangen und senden zu können und GREYHOUND an die Prozesse eures Unternehmens anzupassen.

Dein Fahrplan

  1. E-Mail-Adressen und Telefonnummern in den vorkonfigurierten Gruppen hinterlegen. Wenn nötig: Neue Gruppe(n) anlegen und mit Kontaktdaten versehen.
  2. Benutzer anlegen und die notwendigen Rechte vergeben.
  3. Mitgelieferte Signatur hinsichtlich der Kontaktdaten und notwendigen Rechteinformationen anpassen.
  4. Einen Dokumentenscanner einrichten.
  5. POP3- und SMTP-Konten für den Dokumentenempfang sowie -versand konfigurieren.
  6. Das Routing eingehender Dokumente und Mails via Regel steuern.
  7. Den Freigabeprozess an eure individuellen Unternehmensstrukturen hin anpassen.

Die Grundeinrichtung von GREYHOUND.

Gruppen = Abteilungen

GREYHOUND ist für die Arbeit im Team optimiert. Ein Team kann beispielsweise einer Abteilung oder einer Zweigstelle eines Unternehmens entsprechen. Diese Teams werden in GREYHOUND über die Gruppen definiert. Üblich sind dabei Teams wie der Kundenservice, die Buchhaltung oder die Geschäftsleitung. In einer Gruppe definiert ist auch die Form des Absenders (E-Mail-Adresse, Name, Faxnummer, etc.). Ein Team kann aus 50 oder mehr Kollegen bestehen, oder aber auch nur aus einer Person.

Benutzer und ihre Rechte

Die Profile regeln klar und unumgänglich, welcher Benutzer innerhalb von GREYHOUND was darf. Neben den Systemrechten können zusätzlich die Zugriffsrechte auf Gruppen und Filter eingeschränkt werden. Dies geschieht über die Benutzergruppen. Sie definieren, was ein zugehöriger Benutzer an Gruppen, Filtern, Themen und Kennzeichnungen sowie Textbausteinen sehen und verwenden darf.

Tipp
Benutzer können mit einem Klick dupliziert werden. System- und Zugriffsrechte werden dabei direkt vererbt. So können gleich zu Beginn im Handumdrehen für alle Kollegen entsprechende Benutzer-Logins mit den passenden Rechten und Rollen erstellt werden.

Signaturen & Vorlagen

Um Briefen Co. einen individuellen Anstrich zu geben, lassen sie sich an euer Corporate Design anpassen. Im Standard-Setup von GREYHOUND DMS werden bereits einige Signaturen und Vorlagen mitausgeliefert, die einfach nur angepasst werden müssen. Natürlich kann man aber auch über die Funktion “Neue Signatur erstellen” eine leere, eigene Signatur anlegen.

Wichtig
Bei der Ersteinrichtung von GREYHOUND DMS nicht vergessen, die Standarddaten der mitgelieferten Signaturen und Vorlagen anzupassen – ansonsten bekommen Kunden, Partner & Co. Briefe von der Musterfirma 😉

Einrichten des Dokumentenscanners

Damit der Scanner mit eurem GREYHOUND kommunizieren kann, muss das Gerät in der Lage sein, E-Mails versenden zu können. Idealerweise wird der Scanner so konfiguriert, dass die gescannten Dokumente per E-Mail an ein eigens dafür angelegtes E-Mail-Postfach versendet werden, welchesdann von GREYHOUND abgerufen wird.

Um den Dokumentenmanagement-Prozess in GREYHOUND möglichst einfach zu gestalten, hat sich folgendes Vorgehen bewährt: Auf dem Scanner werden (sofern er über diese Funktion verfügt) vorkonfigurierte Schaltflächen angelegt, z. B. “Rechnungen” und “Allgemeine Post”. Klickt man beim Scannen einer Rechnung nun entsprechend auf die dafür vorgesehene Schaltfläche, wird das Dokument in GREYHOUND schon direkt als Rechnung erkannt und bekommt z. B. automatisch ein entsprechendes Thema und/oder eine Priorität zugewiesen.

E-Mails in GREYHOUND empfangen und senden

Nun steht die Konfiguration der POP3- und SMTP-Konten auf dem Programm. Dies ist notwendig, um E-Mails in GREYHOUND zu befördern – und welche versenden zu können.

Wichtig
Es hat sich bewährt, Nachrichten im Postfach beim Abruf mit GREYHOUND MAX nicht direkt zu löschen. Diese Einstellung findet sich im POP3-Einstellungsdialog im Reiter „Löschung“. Hier kann man definieren, ob Nachrichten direkt nach dem Abruf, gar nicht oder erst nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden sollen. Unsere Empfehlung: Während der Testphase gar nicht löschen. Wenn GREYHOUND MAX aktiv genutzt wird, dann nach einigen Tagen löschen. Somit stehen die Nachrichten für den Fall der Fälle – beispielsweise nach dem Einspielen einer Datensicherung – für den erneuten Abruf zur Verfügung.

Tipp
POP3-Konten werden am besten erst dann aktiviert, wenn mit Hilfe von Regeln das Routing für eingehende Nachrichten definiert wurde. Einlaufende Nachrichten werden dann direkt automatisch in die richtigen Gruppen geroutet.

Regeln: Routings & Workflows konfigurieren

Regeln spielen in GREYHOUND DMS eine besonders große Rolle und sind ein mächtiges Werkzeug. Dieses Thema sollte daher mit ausreichend Zeit bedacht werden. Die wichtigsten Hinweise zu diesem Thema sowie Beschreibungen der Beispielregeln sind direkt im GREYHOUND-Regeleditor hinterlegt.

Wichtig: Folgende Regeln sind zu Beginn von Belang:

  • Eingangsverarbeitung CRM: Gruppen- und Bearbeiterzuweisung: In dieser Regel wird konfiguriert, welchen Gruppen eingehende E-Mails zugeordnet werden sollen. Diese muss bei der Ersteinrichtung unbedingt angepasst werden! Erst wenn diese Regel fertig konfiguriert ist, sollten die POP3 Konten aktiviert werden. Die Nachrichten laufen dann direkt in die richtigen Gruppen ein.
  • Eingangsverarbeitung DMS: Gruppenzuweisung: In dieser Regel wird konfiguriert, welchen Gruppen eingehende Dokumente zugeordnet werden sollen. Für sie gilt: Diese Regel muss bei der Ersteinrichtung unbedingt angepasst werden und erst wenn sie final ist, sollten die POP3 Konten aktiviert werden. So laufen auch gescannte Dokumente direkt in die richtigen Gruppen ein.
  • Eingangsverarbeitung: Dokumentenanalyse: Diese Regel analysiert eingehende Dokumente im Brief- und Faxformat und bereitet diese damit auch den Rechnungsfreigabe-Prozess vor. Sie versucht, möglichst viele texterkannte Daten automatisch aus den Dokumenten in die dafür vorgesehenen Felder zu schreiben.
  • Workflow: Dokumentenprüfung und Buchungsfreigabe: Diese Regel steuert den Freigabeprozess eingehender Dokumente im Briefformat. Das Prinzip der Regel ist einfach: Klickt man auf den Button „erledigen“, wandert ein Dokument zum nächsten Freigabeschritt, während der Prozess bei „ablehnen“ abgebrochen / unterbrochen wird.

Fertig?

Alles eingerichtet? Super! 🙂 Mit GREYHOUND habt ihr ein Werkzeug an der Hand, um das Maximum für die perfekte Organisation herauszuholen. Damit sich das Potential der Software voll entfalten kann, ist es wichtig, regelmäßig Zeit in die Überarbeitung bzw. Anpassung der Regeln und Prozesse zu investieren. Ein GREYHOUND Operator sollte immer kritisch hinterfragen, ob es Dinge gibt, die automatisiert, vereinfacht oder vermieden werden können.

Die Pflege von GREYHOUND ist stets ein laufender Prozess. Mal entsteht hier eine neue Regel, dann dort ein neuer Filter. Besonders empfiehlt es sich, von Zeit zu Zeit mit den Kollegen über deren Optimierungswünsche und Ideen rund um GREYHOUND zu sprechen – denn jeder Anwender kann am besten selbst einschätzen, was am Ende des Tages unnötig Zeit frisst.

Du testest GREYHOUND?
Dann sind das hier die Spielregeln: Du kannst die kostenlose Testversion von GREYHOUND 30 Tage lang kostenfrei und unverbindlich testen. So habt ihr ausreichend Zeit, um GREYHOUND auf Herz und Nieren zu prüfen und herauszufinden, ob die Software euch im Arbeitsalltag hilft. Willst Du GREYHOUND nach Ablauf des Testzeitraums weiter nutzen, so reicht eine kurze Nachricht per E-Mail oder ein Anruf. Hören wir nichts von Dir, wird der Testvertrag automatisch pausiert. Alle im System gespeicherten Daten werden 15 Tage nach der Pausierung rückstandslos von unseren Servern gelöscht.