GREYHOUND DMS App

Die GREYHOUND DMS App ist ein reduziertes, maßgeschneidertes Werkzeug für den Gebrauch unterwegs – zum Freigeben, Einsehen und Digitalisieren von Dokumenten und Belegen. Die App steht ab GREYHOUND 5.0.75 build 2790 zur Verfügung und ist für iOS und Android erhältlich.

Mobile App Nutzung dem Vertrag hinzufügen

Um die mobilen Apps nutzen zu können, ist das Produkt Modul Mobiler Nachrichtenzugriff Plus im GREYHOUND Control Center (GCC) zum bestehenden Vertrag hinzubuchen:

  1. Nach dem Login unter Verträge den Vertrag auswählen und bearbeiten:

  2. Unter den Vertragsinhalten auf Produkte ändern klicken:

  3. Das gewünschte Addon hinzubuchen:

  4. Änderungen mit Weiter bestätigen:

  5. Änderungen überprüfen und übernehmen:

Kunden im Eigenbetrieb müssen die Verwendung des gebuchten Addons zusätzlich im GREYHOUND Admin aktivieren und ggf. die Seriennummer erneuern. Außerdem sind die Funktionen des neuen Addons erst nach einem Neustart des GREYHOUND Clients verfügbar.

Ports freischalten: Wichtig für Eigenbetriebler

Wer GREYHOUND selbst betreibt, der muss noch den entsprechenden Port in der Firewall freigeben, damit die mobilen Apps mit dem GREYHOUND Server kommunizieren können.

  • Für die Nutzung der Apps ist der Port freizugeben, auf dem die GREYHOUND API läuft. Standardmäßig läuft die API unter Port 443 (sofern ein SSL-Zertifikat hinterlegt ist) bzw. Port 80 (falls bislang kein SSL-Zertifikat hinterlegt wurde).
  • WICHTIG: Unverschlüsselt (ohne SSL-Zertifikat) sollte die GREYHOUND API keinesfalls nach außen freigegeben werden! Hat man bislang kein SSL-Zertifikat hinterlegt, sollte dies jetzt unbedingt nachgeholt werden. Ein selbstgeneriertes SSL-Zertifikat wird dabei von GREYHOUND akzeptiert.
  • Anschließend muss man in der Firewall Port 443 auf den GREYHOUND Server weiterleiten.

Port 443 schon belegt?
Sollte Port 443 schon von einem anderen Dienst belegt sein, kann auch ein anderer Port verwendet werden – man muss diesen Port dann allerdings in der App beim Login-Dialog explizit mit angeben, indem man unter Hostname/IP nicht nur die IP, sondern eben auch den Port mit übergibt, z.B. so: 192.123.12.1:444 oder meinserver.de:444 (wenn Port 444 genutzt wird).
Hinweis: Dies muss nur dann gemacht werden, wenn ein vom Standardport 443 abweichender Port gewählt wird.

Login & Download

Die GREYHOUND DMS App steht für mobile iOS und Android Geräte zur Verfügung. Sie kann ganz einfach über die jeweiligen Stores (AppStore / Google Play Store) gesucht und installiert werden. Alternativ kann man den Download auch direkt über einen Klick auf einen der folgenden Buttons starten:

Nach der Installation kann man die App starten, indem man auf das App-Icon klickt. Es öffnet sich ein Anmeldedialog, in den man einmalig seine IP und seine persönlichen Zugangsdaten eintragen muss:

Dort sind folgende Daten einzutragen:

  1. Hostname / IP, unter der Euer GREYHOUND erreichbar ist. Sollte die eigene IP nicht bekannt sein, kann man diese im GCC einsehen oder alternativ auch im Login-Dialog des Windows-Clients von GREYHOUND.
  2. Benutzername, mit dem man sich in GREYHOUND einloggt, also z. B. “bb”.
  3. Das dazugehörige Kennwort.

Nach dem Eintragen der Daten auf den Button “Anmelden” klicken und schon verbindet sich die App. Hinweis: Das Eintragen der Daten ist nur einmalig nach dem Download der App nötig.

Arbeiten mit der GREYHOUND DMS App

Das Arbeiten mit der GREYHOUND DMS App unterscheidet sich ein wenig vom GREYHOUND Windows Client. Das GREYHOUND-Grundprinzip bleibt aber natürlich das gleiche: Im DMS-Umfeld bietet GREYHOUND den Mehrwert, dass es alle Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und viele weitere Dokumente an einer Stelle bündelt, sortiert und rechtssicher archiviert. Dank individueller Rechnungsfreigabe-Prozesse spart man eine Menge Zeit und wird endlich papierlos glücklich. Mit der DMS-App kann man Freigaben nun auch ganz bequem vom Smartphone oder Tablet aus tätigen, kann schnell und einfach Dokumente scannen, um sie in GREYHOUND “auf die Reise zu schicken” und hat gleichzeitig immer alle relevanten Dokumente bei Bedarf in der Hosentasche.

Hinweis
Über die mobile App ist keine Konfiguration des Systems und der Workflows möglich.

Listenansicht

Direkt nach dem Login öffnet sich die Listenansicht der Elemente. Angezeigt wird hier immer der Filter, den man zuletzt beim Beenden der App ausgewählt hatte. Beim ersten Starten ist der Filter “Alle” aktiv.
Tippt man eines der Elemente in der Listenansicht an, gelangt man zur Detailansicht des Dokuments.

Rasteransicht

Neben der Listenansicht steht noch eine weitere Ansicht in der GREYHOUND DMS-App zur Verfügung: Die Rasteransicht. Um diese zu aktivieren, tippt man auf folgendes Listen-Icon:

Anschließend werden die Dokumente nicht untereinander aufgelistet, sondern als Raster angezeigt, sodass man die Dokumente als Vorschau sieht. So passen entsprechend weniger Dokumente auf den Screen, dafür sieht man deren Inhalt aber bereits in der Vorschau. Will man die Ansicht wieder auf die Listenansicht zurückstellen, klickt man oben auf das Raster-Icon:

Mehrfachauswahl

Um mehrere Elemente aus der Listenansicht gleichzeitig auszuwählen, einfach ein Element länger gedrückt halten – solange, bis das Element einen farbigen Rahmen bekommt. Anschließend alle weiteren Elemente aus der Liste durch einen einfachen Tap anwählen. So kann man Aktionen für mehrere Elemente gleichzeitig durchführen, z. B. mehrere Elemente erledigen (= freigeben), ablehnen oder jemandem zuweisen.

Um einzelne Elemente wieder zu deselektieren ist das Element, das abgewählt werden soll, erneut anzuklicken. Um die ganze Auswahl auf einmal zu verwerfen, steht oben in der Leiste neben dem Counter (hier: “2 Elemente ausgewählt”) das blaue X zur Verfügung.

Wischgesten

Um aus der Listenansicht heraus noch schneller arbeiten zu können, sind einige wichtige Funktion zusätzlich über Wischgesten aufrufbar. Wischt man ein Element aus der Listenansicht nach rechts und links, stehen erweiterte Funktionen zur Auswahl:

  • Ein Wisch nach rechts bietet die Optionen “Erledigen” (= Freigeben) an.
  • Ein Wisch nach links bietet die Optionen “Löschen” und “Ablehnen” an.

Detailansicht

In der Detailansicht eines Elements sieht man das Dokument, das man mit zwei Fingern größer und kleiner ziehen kann.

Macht man einen Longtouch auf einer Textstelle (hält den Finger also länger gedrückt an einer Stelle) im Dokument, dann wir der automatisch texterkannte Inhalt eingeblendet, den man sich nun bei Bedarf in die Zwischenablage legen oder in einer anderen Anwendung teilen kann.

Unten in der Menüleiste stehen in der Detailansicht eines Dokuments folgende Aktionen zur Verfügung:

  • Ablehnen
  • Anmerkung hinzufügen
  • Teilen
  • Zuweisen
  • Erledigen (= Freigeben)

Tipp: Die Funktionen Ablehnen und Erledigen reagieren auch auf einen Longtouch. Tippt man also eine dieser beiden Optionen nicht nur an, sondern hält den Finger länger darauf gedrückt, öffnet sich ein Dialog mit erweiterten Einstellungen. Ein Longtouch auf Ablehnen oder Erledigen entspricht der Funktion “Erweitertes Erledigen / Ablehnen” aus dem Windows Client. So kann man beim Ablehnen / Freigaben noch Anmerkungen hinterlassen, warum ein Dokument freigegeben bzw. abgelehnt wird. Außerdem kann man manuell die Kostenstellen setzen / ändern sowie die Gruppe, den Bearbeiter, das Thema oder die Kennzeichnung bei Bedarf manuell ändern.

Über die im folgenden Screenshot markierten Pfeilsymbole kann man direkt zum nächsten bzw. zum vorherigen Dokument springen:

Klickt man auf die drei Punkte oben in der Leiste, öffnen sich die Optionen:

Hier stehen einem drei Tabs zur Verfügung:

  1. Historie: In diesem Tab kann man den Kommunikationsverlauf mit dem Kunden einsehen.
  2. Anmerkungen: Hier sind die Anmerkungen sichtbar, die zu diesem Element vorhanden sind. Ebenso kann man neue Anmerkungen schreiben.
  3. Anhänge: Hier kann man eventuell vorhandene Anhänge einsehen sowie neue Anhänge hochladen (Kamerabilder oder Dateien).

Plausibilitätshinweis

Eine in GREYHOUND integrierte Plausibilitätsprüfung checkt automatisch im Hintergrund, ob alle erkannten und hinterlegten Daten sinnvoll und korrekt sind. Sobald irgendetwas nicht passt, blendet GREYHOUND eine entsprechende Warnmeldung ein. Gelb für unkritische Fehler, rot für buchhalterisch kritische Unstimmigkeiten. So kann man via App entsprechend reagieren, z. B. indem ein Dokument einer bestimmten Person zugewiesen wird mit der Bitte als Anmerkung, den Beleg nochmal zu prüfen, bevor er freigebenen wird.

Seitenleiste

Durch einen Klick auf das GREYHOUND Icon am oberen linken Bildschirmrand gelangt man zur Seitenleiste und sieht die Filter:

Tippt man einen der Filter an, öffnet sich automatisch die Listenansicht mit den entsprechenden Elementen und die Seitenleiste schließt sich wieder.

Hinweis
Im Gegensatz zum GREYHOUND Windows Client kann man in der App keine Filter kombinieren, also nacheinander anklicken.

Dokumente per App hochladen

Um Dokumente über die GREYHOUND DMS App zu digitalisieren, tippt man auf das Scanner-Symbol am unteren rechten Bildschirmrand:

Es öffnet sich der “Dokumentenscanner“, mit dem man nun entweder ein Foto von einem in Papierform vorliegenden Dokument machen kann oder ein bereits auf dem Smartphone bzw. Tablet vorhandenes Foto hochladen kann. Im Folgenden sind beide Wege beschrieben. Zusätzlich gibt es noch den Weg, ein bereits auf dem Gerät vorhandenes Foto auf der Galerie mit der DMS App zu teilen (siehe “Weg 3: Teilen mit der GREYHOUND DMS App”).

Weg 1: Ein neues Foto aufnehmen

Um ein Dokument, das einem in Papierform vorliegt, über die App in GREYHOUND zu bekommen, kann man ein Foto von diesem Dokument machen. Dazu legt man das Dokument flach auf einen glatten Untergrund und hält das Gerät in rund 20cm Abstand gerade darüber. Während des Ausrichtens gibt die GREYHOUND DMS App wertvolle Tipps wie “Näher ran“, Perspektive ungünstig” oder “Bitte stillhalten“.

Ist alles optimal ausgerichtet, erscheint automatisch ein runder Ladebalken auf dem Display (siehe Screenshot). Während dieser Ladebalken läuft, bitte das Smartphone / Tablet ganz still halten und die Ausrichtung nicht verändern, damit die Aufnahme gelingt. Sobald der Ladebalken voll ist, erscheint die Aufnahme auf dem Display.

Damit das Fotografieren via App bestmöglich klappt, hier ein paar Tipps:

  • Die Aufnahme sollte frontal von oben aus rund 20cm Abstand erfolgen.
  • Das Dokument sollte auf einem dunklen Hintergrund liegen, damit der Kontrast zwischen dem (in der Regel weißen) Dokument und dem Hintergrund klar erkennbar ist.
  • Das Smartphone / Tablet während der Aufnahme möglichst still halten.
  • Der Raum sollte gut beleuchtet sein, möglichst mit natürlichem Tageslicht. Es sollten keine Schatten auf das Dokument fallen.

Weg 2: Ein bestehendes Fotos hochladen

Möchte man ein bereits als Bildelement auf dem Smartphone oder Tablet vorhandenes Dokument in GREYHOUND schieben, tippt man zunächst auf das Dokumentenscanner-Symbol und wählt anschließend oben in der Menü-Leiste Plus-Icon aus. Die App greift dann auf die Galerie des Geräts zu, sodass man die hochzuladende Datei auswählen kann. Die Auswahl ist anschließend noch mit einem Klick auf den Haken oben rechts zu bestätigen.

Dokument prüfen und bearbeiten

Unabhängig davon, ob man ein bestehendes Foto hochgeladen oder ein neues aufgenommen hat, kommt nun der nächste Schritt: Die Prüfung des Dokuments.

In der Menüleiste unten stehen einem nun einige Optionen zur Verfügung, mit denen man die Aufnahme vor dem Hochladen noch korrigieren könnte:

  • Drehen: Dreht das Dokument um 90° im Uhrzeigersinn.
  • Farbgebung: Stellt mehrere verschiedene Farbvarianten des Dokuments zur Auswahl. Die App wählt automatisch die Variante aus, die zum einen optimal zu lesen und zum anderen so wenig Farbe wie möglich enthält, um die Dateigröße zu minimieren.
  • Beschneiden: Sollte der Rand des Dokuments mal nicht optimal erkannt worden sein, kann man das Dokument mit dieser Funktion manuell beschneiden. Ebenso kann man über diese Funktion einen Teil des Dokuments wegschneiden, sofern dies nötig sein sollte.
  • Entfernen: Löscht die Aufnahme und öffnet wieder die Kamera.

Tipp
Am rechten Bildschirmrand ist ein kleiner Kameraausschnitt sichtbar. Denn: Durch eine Wischgeste nach rechts öffnet sich erneut die Kamera. So kann man direkt eine neue Aufnahme machen, wenn die vorherige unbrauchbar sein sollte.

Passt alles, kann das Dokument durch Antippen des “Speichern“-Symbols oben rechts auf die Reise geschickt werden. Damit das Dokument in die richtigen Wege geleitet wird, fragt die App vorher noch die letzten nötigen Informationen ab:

  • Gruppe: In welcher Gruppe soll das Dokument abgelegt werden? Dies ist eine Pflichtangabe, das Feld darf also nicht leer bleiben. Die Gruppe “Dokumenteneingang” ist in den meisten Fällen die richtige Wahl. Hat man diese einmal ausgewählt, verwendet die App diese Gruppe standardmäßig beim nächsten Dokument wieder.
  • Thema: Soll dem Dokument ein Thema zugewiesen werden? Je nach individuell festgelegten Prozessen erfolgt die Themenzuordnung später ohnehin automatisch, sodass das Feld i.d.R. leer bleiben kann.
  • Belegtyp: Um was für eine Art von Dokument handelt es sich? Hier kann schon via App je nach Dokumententyp der passende Belegtyp (Rechnung, Kassenzettel, Gutschrift, Vertrag etc.) ausgewählt werden.
  • Kontakt: Soll dem Dokument bereits vorab ein bestimmter Kontakt zugewiesen werden? Je nach individuell festgelrgten Prozessen erfolgt die Themenzuordnung später ohnehin automatisch, sodass das i.d.R. Feld leer bleiben kann.
  • Dateiname: Bei Bedarf kann der automatisch zugewiesene Dateiname manuell verändert werden.

Nach einem Klick auf “Speichern” wird das PDF-Dokument erzeugt und landet dann nach wenigen Sekunden in GREYHOUND – meistens im Filter “Dokumenteneingang” (aber das ist abhängig von den individuell festgelegten Prozessen).

Weg 3: Teilen mit der GREYHOUND DMS App

Möchte man ein bereits als Bildelement auf dem Smartphone oder Tablet vorhandenes Dokument in GREYHOUND schieben, kann man dieses auch aus der Galerie heraus mit der GREYHOUND DMS App teilen. Dazu klickt man beim betreffenden Dokument auf den “Teilen”-Button des Endgeräts und wählt dann bei den zur Verfügung stehenden Medien die GREYHOUND DMS App aus.
Nach Anklicken der GREYHOUND DMS App als Zielmedium öffnet sich der oben gezeigte “Speichern”-Dialog, bei dem man nur noch Gruppe, Belegtyp & Co. auswählen muss. Tippt man dann auf den Speichern-Button, wird das Dokument an GREYHOUND übertragen.

Hinweis
Die Reihenfolge der beim Teilen eines Dokuments / Fotos zur Auswahl stehenden Wege richtet sich je nach Betriebssystem nach dem Installationszeitpunkt und/oder der Häufigkeit der Nutzung. Die GREYHOUND DMS App wird sich also bei erstmaliger Nutzung und kurz nach der Installation sehr wahrscheinlich ganz am Ende der Liste befinden.

Suche

Möchte man innerhalb der App nach einem Element anhand eines Suchbegriffs suchen, tippt man die Lupe am rechten oben Bildschirmrand an:

Anschließend steht einem ein Textfeld zur Verfügung, in das man den gewünschten Begriff eingibt. In der Listenansicht unten werden alle gefunden Treffer angezeigt.

Achtung
Genau wie im GREYHOUND Windows Client ist das Suchergebnis abhängig vom gewählten Filter. Werden also nicht alle Elemente angezeigt in den Suchergebnissen, ist einmal in die linke Seitenleiste zu klicken und hier der Filter “Alle” anzuwählen. Anschließend zeigt sich Suche wie gewünscht alle Ergebnisse an.

Sortierung

Um die Sortierung der Listenansicht anzupassen, tippt man das Listen-Symbol am rechten oben Bildschirmrand an:

Daraufhin öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem man zwei Einstellmöglichkeiten hat:

  1. Sortieren nach: Hier kann man neben dem Datum auch nach Benutzer, Gruppe, Betreff und vielen weiteren Dingen wählen.
  2. Reihenfolge: Hier kann zwischen Aufsteigend und Absteigend wählen.

Tastaturkürzel: Tipp für iPad-Nutzer

Wer die GREYHOUND DMS App vom iPad aus nutzt, dem stehen noch einige komfortable Tastaturkürzel zur Verfügung, die das Arbeiten mit der App noch schneller und einfacher machen. Drückt man als länger auf die Command-Taste [CMD], dann öffnet sich ein Menü, in dem alle Tastaturkürzel angezeigt werden, die die GREYHOUND DMS App unterstützt:

Wichtig: Die Tastaturkürzel beziehen sich immer auf den Bereich, der vor Drücken der Tastaturkombination aktiv war.

Letzte Aktion rückgängig machen

Bei der Arbeit mit Apps kann man sich schnell mal vertippen oder aus Versehen eine Wischgeste auslösen. In GREYHOUND kann der Benutzer, der eine Aktion versehentlich ausgelöst hat, seinen Fehler oftmals nachträglich nicht mehr ohne weiteres korrigieren. Denn: Die individuellen Freigabeprozesse eines jeden GREYHOUND Anwenderunternehmens, die automatisch im Hintergrund laufen, sorgen in der Regel dafür, dass das Dokument nach einer Aktion der nächsten Abteilung oder dem nächsten Freizeichner zugewiesen wird – und auf die hat derjenige, der die Aktion aus Versehen ausgelöst hat, meistens keinen Zugriff. Damit er nun nicht umständlich andere bitten muss, das Dokument wieder “zurückzuschieben”, gibt es in der GREYHOUND DMS App die Möglichkeit, die zuletzt getätigte Aktion für wenige Sekunden wieder rückgängig machen zu können. Dafür steht unten in der Informationszeile die Option “Rückgängig” zu Verfügung:

Einstellungen

Durch einen Klick auf das GREYHOUND Icon am oberen linken Bildschirmrand öffnet sich die Seitenleiste. Hier kann man ganz oben auf den Pfeil neben dem Benutzernamen gehen, um die Einstellungen zu öffnen.

Hier kann man die Zugangsdaten bearbeiten (verändern / entfernen), ein neues Konto hinzufügen sowie rechtliche Hinweise einsehen und Feedback zur App an unsere Entwickler senden.

Tipp
Für mehr Sicherheit, sollte in den Einstellungen die Option “Erweiteter Loginschutz” aktiviert werden. Dadurch wird beim Öffnen der App das Passwort abgefragt, was beim Endgerät als Bildschirmsperre hinterlegt ist.