Exkurs: Effizientes Scannen

Häufig sind es nicht die technischen Einflussfaktoren, welche den Scanprozess ineffizient machen. Nur wer die gesamte Prozesskette vom “Öffnen des Papierumschlags” bis zum “Ablegen des Scans im digitalen Archiv” betrachtet, wird erfolgreich effizienter Scannen können. Nachfolgend einige Beispiele und Einflussfaktoren, die wir in der Praxis gewinnen konnten.

Einflussfaktoren

  • Zentralisierung: Das Scannen sollte ein möglichst zentralisierter Prozess sein. Die Anzahl der Stellen im Unternehmen, an denen gescannt wird, sollte auf die unbedingt notwendigen beschränkt werden (Beispiel: Zentrale und Lager).
  • Zeitpunkt: Dokumente sollten erst gescannt und anschließend weiterverarbeitet werden (z. B. Rechnungsfreigaben). Das Scannen sollte also am Anfang einer jeden Weiterverarbeitung stehen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass möglichst keine Dokumente im Prozess übersehen werden. Je später im Prozess ein Dokument eingescannt werden soll, umso wahrscheinlicher ist es, dass es nicht gescannt wird oder im schlimmsten Fall beim Weiterverarbeiten abhandenkommt.
  • Einfachheit: Der Scanner sollte so einfach wie möglich zu bedienen sein und so viele Fehler wie möglich verhindern. Aus diesem Grunde empfehlen wir den meisten Kunden den Scanfront 220 von Canon. Dieser hat ein konfigurierbares Touchscreen Interface und kann ohne weiteren Computer betrieben werden – also einfach Netzwerkkabel und Strom dran, fertig. Er kann so konfiguriert werden, dass er alles Duplex scannt und Leerseiten automatisch entfernt. Außerdem dreht er alle Seiten automatisch “richtig herum” (falls die Seite versehentlich falsch herum eingelegt wurde). Zudem ist er extrem klein und handlich. So kann er in direkter Nähe zu der Person stehen, die die Dokumente einscannt. Aus Erfahrung können wir sagen, dass der einfache und unkomplizierte Umgang der Schlüssel zum erfolgreichen Scanprozess ist. Denn nur wenn der Mitarbeiter, der zum Scannen eingeteilt wurde, den Job gerne macht, wird auch alles eingescannt. Wer also einen Scanner nur nach dem Kaufpreis bewertet und nicht die Prozesskosten sieht, die entstehen, wenn Dokumente aufgrund des Frustrations-Faktors nicht eingescannt werden, der wird sich irgendwann wünschen, er hätte NICHT am falschen Ort gespart. In unseren Empfehlungen für Hardware sind weitere Scanner gelistet, mit denen wir gute Erfahrungen gemacht haben.
  • Entfernung: Der Scanner sollte bei kleinen bis mittleren Scan-Volumen (10-500 Dokumente pro Tag) so stehen, dass der Bediener mit einem Handgriff Dokumente einscannen kann. Muss der Bediener erst aufstehen etc., so steigt die Hemmschwelle unnötig.
  • Optimale Bedienung: Während das Dokument gescannt wird, öffnet man parallel den nächsten Brief. Hat man diesen geöffnet und überflogen, worum es geht, ist der Scan fertig und man kann das nächste Dokument scannen. Erst wenn man mehr als 3-5 gleiche Dokumente pro Brief (beispielsweise Rechnungen) bekommt, lohnt es sich erfahrungsgemäß, über technische Hilfsmittel nachzudenken. Dazu im Folgenden mehr.

Technische Hilfsmittel

  • Trennseiten: Automatische Seitentrennung anhand von Trennblättern (Weiß/Schwarz). Diese Art und Weise einen Batchscan automatisch in einzelne Dokumente zu trennen, ist nur in den wenigsten Fällen sinnvoll, weil die Trennblätter vor dem Scan eingefügt und nach dem Scan wieder entfernt werden müssen. Die Trennblätter müssen mitgescannt werden und erhöhen somit die Scanzeit nicht unwesentlich. Zudem erhöht sich das Risiko eines Papierstaus.
  • Verschiedene Stapel: Automatische Seitentrennung anhand von “vorgefertigten Batchstapeln”, die nur einseitige, zweiseitige, etc. Dokumente enthalten. Sortiert man händisch alle Dokumente, die einseitig sind, zu einem Stapel, alle Dokumente, die zweiseitig sind, zu einem zweiten Stapel und scannt diese dann in verschiedene Verzeichnisse, so kann man das Batchdokument, welches in das Verzeichnis für die einseitigen Dokumente gescannt wurde, in lauter Einzelseiten aufsplitten. Eine in der Praxis effiziente Art des Scannens, die allerdings nur dann sinnvoll ist, wenn die Papierdokumente nach dem Scannen weggeworfen werden. Muss/möchte man die Papier-Dokumente nach dem Scannen aufbewahren, so empfiehlt sich schon alleine für das schnelle “Wiederfinden” die letzte Option, die im Folgenden beschrieben wird, da hier jedes Dokument mit einer Seriennummer versehen wird.
  • Eindeutige Merkmale: Automatische Seitentrennung anhand von “eindeutigen Merkmalen” (aufgeklebte Barcodes, Seriennummern etc.). Es empfiehlt sich, jedes zu scannende Dokument mit einer Seriennummer (fortlaufende Nummer) zu versehen. So kann sichergestellt werden, dass wirklich alles, was eingescannt wurde, auch in GREYHOUND angekommen ist. Außerdem bieten Seriennummern die einfache Möglichkeit, abgeheftete Originale wiederzufinden.