Dokumenteneingang

Im Folgenden sind die Aufgaben für Mitarbeiter des Dokumenteneingangs bzw. der Briefpoststelle exemplarisch beschrieben.

Hinweis
Seit GREYHOUND 5 heißt die ehemalige Briefpoststelle “Dokumenteneingang”. Nutzer von GREYHOUND 5 lesen bitte auch das entsprechende Kapitel unten.

GREYHOUND DMS oder MAX (Version 4): Briefpoststelle

Scannen

Häufig sind es nicht die technischen Einflussfaktoren, welche den Scanprozess ineffizient machen. Nur wer die gesamte Prozesskette vom “Öffnen des Papierumschlags” bis zum “Ablegen des Scans im digitalen Archiv” betrachtet, wird erfolgreich effizienter Scannen können! Hilfreiche Tipps und Tricks zu diesem Thema sind im Artikel Effizientes Scannen beschrieben.

Die Briefpoststelle

Der folgende Screenshot zeigt, wie Mitarbeiter der Briefpoststelle eingescannte Dokumente in GREYHOUND sehen. Das Thema der Elemente ist in dem auf dem Screenshot gezeigten Beispiel “Eingangsrechnung (RE)”. Diese Themenzuweisung wurde (wie man im Systemprotokoll nachlesen kann) automatisch zugewiesen, da der Mitarbeiter der Briefpoststelle die für Rechnungen vorgesehene Schalfläche auf dem Scanner verwendet hat und die Regel “Eingangsverarbeitung: Belegdatenerkennung” entsprechend vom GREYHOUND Operator konfiguriert wurde. 

Texterkennung

Wechselt man in den Reiter Text, so sieht man, dass die Rechnung dank OCR-Funktion automatisch texterkannt wurde – was sehr praktisch ist, wenn man später mal Dokumente wiederfinden möchte.

Daten anreichern

Neben der Texterkennung versucht GREYHOUND zudem, automatisch zu erkennen, bei welchen Daten innerhalb des Dokuments es sich um die Rechnungsnummer, die Belegnummer u. a. handelt. Wird er fündig, werden die Daten automatisch in dafür vorgesehene benutzerdefinierte Felder eingetragen.

Allerdings funktioniert diese vollautomatische Erkennung und Zuordnung nicht immer zu 100%. In diesen Fällen weist GREYHOUND die Mitarbeiter der Briefpoststelle aber darauf hin, dass nicht alle Daten automatisch erkannt wurden – im Betreff des Elements steht dann, welche Daten händisch nachzupflegen sind. Außerdem bekommen diese Elemente automatisch (sofern kein anderes Verhalten als das Standard-Setup definiert wurde) die Priorität “Hohe Priorität” zugewiesen:

Der Mitarbeiter kann nun nochmal im Dokument nachschauen und die fehlenden Werte von Hand nachpflegen. Speichert er das Element, passt sich der Betreff nach einer kurzen Zeit automatisch an und auch die Priorität ändert sich wieder in “normal”.

Bei welchen fehlenden Daten GREYHOUND ‘Alarm schlägt’, wird über die Regel “Workflow: Betreff von Briefen automatisch anpassen” gesteuert. Hier kann festgelegt werden, bei welchen Daten es sich um Pflichtfelder im Dokumentenmanagement handelt.

Kontakt anlegen

Es ist für den weiteren Prozess im Dokumentenmanagement enorm hilfreich, wenn Rechnungen und andere Dokumente Kontakten zugeordnet sind. Deshalb ist es auch empfehlenswert, die Kontaktzuordnung über die Regel “Workflow: Betreff von Briefen automatisch anpassen” als Pflichtfeld zu definieren. Dazu ist es ggfs. erforderlich, neue Kontakte anzulegen. Im Folgenden ist beschrieben, was zu tun ist, um eine Kontaktzuordnung bei Dokumenten vorzunehmen.Wurde kein Kontakt automatisch erkannt, kann man dies auf zwei Arten bemerken: 1) Bei diesem Element fehlt das entsprechende Icon für die Kontaktklassifizierung. 2) Im Betreff des Elements steht Bitte nachpflegen: Kontaktzuordnung. 3) Es ist keine oder eine falsche Angabe in der Spalte “Absender” zu sehen. Um nun einen Kontakt händisch nachzupflegen, klickt man das entsprechende Element an und geht anschließend oben in der Leiste auf das Icon für die Kontaktzuordnung oder verwendet das Tastenkürzel [Strg] + [K].

In dem sich öffnenden Fenster gibt es unten ein Suchfeld. Unterhalb dieses Suchfeldes ist VOR der Suche das Häkchen bei Adressdaten in das Feld “Absender übernehmen zu setzen – nur dann wird der Kontakt auch als Absender des Dokuments übernommen. Mithilfe des Suchfelds kann man zunächst prüfen, ob der Kontakt in GREYHOUND bereits besteht. In diesem Beispiel gehen wir davon aus, dass die Rechnung von Telekom Deutschland sei. Um zu überprüfen, ob die Telekom als Kontakt bereits angelegt ist, tippt man den Namen in das Suchfeld ein. Gibt es Treffer zu der Eingabe, werden diese in Echtzeit in einem Dropdown-Menü zur Auswahl angezeigt. Ist der gesuchte Kontakt dabei, kann man diesen durch einen Klick darauf auswählen. Die Kontaktklassifizierung wird dann automatisch vorgenommen und das Element gespeichert. Anschließend ist der Betreff angepasst, das Icon für die Kontaktzuordnung ist nun zu diesem Element vorhanden und auch der Absender ist jetzt “Telekom Deutschland”

Ist der Kontakt noch nicht in GREYHOUND angelegt – wird man also über die Suchfunktion nicht fündig – ist entsprechend ein neuer Kontakt-Eintrag zu machen. Wie man einen neuen Kontakt anlegt, ist hier beschrieben. Sobald der Kontakt angelegt ist, ist das Vorgehen dasselbe wie oben beschrieben. Bitte beachten: Neu angelegte Kontakte stehen nicht unmittelbar für die manuelle Kontaktzuordnung zur Verfügung. Es kann einige Sekunden dauern, bis diese zur Auswahl stehen. Details dazu sind im Forum nachzulesen.

Daten prüfen

Die Technik ist zwar gut (und wird immer besser), aber manches kriegen Computer trotzdem nicht hundertprozentig zuverlässig hin. Deshalb gilt: Mitarbeiter der Briefpoststelle haben stets zu überprüfen, ob alle Daten korrekt übertragen wurden. Hintergrund: Wenn ein Dokument erstmal im Freigabe-Prozess ist und dann Fehler entdeckt werden, ist es deutlich aufwändiger, diese auszubügeln. Gegebenenfalls müssen erst neue Rechnungen angefragt werden – um nur ein mögliches Szenario zu nennen. Deshalb sollten nur auf Korrektheit und Vollständigkeit geprüfte Dokumente in den Freigabe-Workflow gelangen.

Freigabe-Prozess anstoßen

Wurde ein Element erfolgreich geprüft, kann der Freigabe-Prozess angestoßen werden. Dazu ist die dafür vorgesehene Kennzeichnung zu hinterlegen, die den Workflow auslöst. Im Standard-Setup ist dies die Kennzeichnung “Freigabe erforderlich”. Die weiteren Kennzeichnungen aus dem Standard-Setup sind “Freigabe Mitarbeiter”, “Freigabe Geschäftsführung” und “Abgelehnt” für alle Mitarbeiter sowie “Übergabe an DATEV”, “DATEV-Übergabe erfolgreich” und “Verbucht in DATEV” für die Buchhaltung.

Wie man Kennzeichnungen vergibt und weitere nützliche Tipps und Tricks zu diesem Thema sind hier nachzulesen.

Hinweis
Sobald die Kennzeichnung “Freigabe erforderlich” vergeben wurde, ist es möglich, dass Mitarbeiter der Briefpoststelle das Element nicht mehr angezeigt bekommt. Dies ist kein Fehlverhalten, sondern beabsichtigt. Das Verhalten des Elements wird durch die im Hintergrund laufenden Regeln gesteuert, die der GREYHOUND Operator anpasst. Im Dokumentenmanagement bedeutet das: Das Element wird automatisch der entsprechenden Gruppe oder Person angezeigt, die das Dokumente freigeben muss / müssen. Auf diese hat der Mitarbeiter der Briefpoststelle oftmals keinen Zugriff, sodass er das Element nun nicht mehr finden kann – noch ein Grund mehr, das Element vorher gewissenhaft geprüft zu haben!

Exkurs: Freigaben

Um Dokumente freizugeben, ist das entsprechende Element mit der Kennzeichnung “Freigegeben Mitarbeiter” zu versehen. Zusätzlich gibt es im Standard-Setup von GREYHOUND noch die Kennzeichnung “Freigegeben Geschäftsführung”, die nur von dazu berechtigten Personen verwendet werden darf. Ist ein Element mit dieser Kennzeichnung versehen, geht es i. d. R. automatisch an die Buchhaltung zur Verbuchung.

GREYHOUND 5: Dokumenteneingang

Der bisherige Filter “Briefpoststelle” heißt nun “Dokumenteneingang“, weil das einfach treffender ist. Denn in den allermeisten Fällen landen ja nicht nur postalisch erhaltene, gescannte Dokumente in GREYHOUND, sondern weit mehr. Wie die Dokumente eigentlich in GREYHOUND landen (können), dazu gibt es ebenfalls Neuerungen:

So gelangen Dokumente in GREYHOUND

Papierdokumente in GREYHOUND befördern

Der „klassische Weg“: Dokumente liegen in Papierform vor und sollen digitalisiert und in GREYHOUND befördert werden:

  • POP3
    Der Scanner sendet die eingescannten Dokumente per Mail an ein Postfach, das in GREYHOUND per POP3-Konto abgerufen wird. Dies ist der altbewährte, bekannte Weg.
  • SMTP via mobile Access
    Abruf via SMTP? Das mag auf den ersten Blick verwirren, da SMTP ja eigentlich für den Versand zuständig. Vorteile dieser Variante: Sie ist schnell, verschlüsselt und es gibt eine direkte Kommunikation zwischen Scanner und GREYHOUND ohne Umwege über den Mailserver. Der Absender ist in diesem Fall eine fiktive E-Mail-Adresse, z. B. letter@scanfront.local. Hintergrund: Das Keyword „letter“ ist in GREYHOUND in Verbindung mit dem mobilen Nachrichtenzugriff fest verdrahtet (neben „fax“ und weiteren). Ziel des Vorgehens auch hier: Ein offenes Briefelement in GREYHOUND DMS erzeugen. Nun kann man über den mobilen Nachrichtenzugriff in GREYHOUND DMS bei den POP3 Konten mit den Schaltflächen des Scanners „arbeiten“, z. B. Benutzername: Scanfront#Dokumenteneingang. Damit das Prinzip stringent funktioniert, müssen also diverse Schaltflächen im Scanner konfiguriert werden – aber die Arbeit lohnt sich. Damit die Verbindung verschlüsselt erfolgt, muss ein SSL-Zertifikat im Scanner hinterlegen werden.

Digitale, lokal gespeicherte Dokumente in GREYHOUND befördern

Liegen die Dokumente in digitaler Form lokal auf dem Rechner und sollen in GREYHOUND befördert werden? Dann gibt es jetzt mit GREYHOUND 5 eindlich eine neue Funktion, auf die viele lange gewartet haben: Files lassen sich ganz einach per Drap & Drop auf den Client ziehen und so eingehende Briefelemente erzeugen, die im Dokumenteneingang landen.

Dokumente wurden als E-Mail-Anhänge empfangen

Dokumente, die per E-Mail als Anhang empfangen und bereits in GREYHOUND DMS liegen, lassen sich mit GREYHOUND 5 nun auch ganz bequem in den Dokumenteneingang befördern. Einfach einen Rechtsklick auf den Anhang machen und “Als Briefelement speichern” wählen.

Der Dokumenteneingang

Mitarbeiter, die für den Dokumenteneingang zuständig sind, sehen im gleichnamigen Filter alle Dokumente – unabhängig davon, wie sie in GREYHOUND gelangt sind (s.o.).

Texterkennung und Datenanreicherung

Die TOCR-Erkennung sorgt dafür, dass so viele Daten wie möglich vollautomatisch erkannt und in die dafür vorgesehenen benutzerdefinierten Felder geschrieben werden. Die neue, intelligente Klassifizierung in GREYHOUND 5 kann aber noch mehr: Sie merkt sich quasi den Aufbau von Dokumenten und lernt so, die Daten immer besser zu erkennen und Belegabsender, Themen etc. bestmöglich automatisch zu erkennen. Genau wie beim Spamfilter in GREYHOUND ist es auch hier so, dass nur erledigte Dokumente für den Lernprozess herangezogen werden.

Und wenn etwas nicht automatisch erkannt werden konnte? Kein Problem. Um die Belegdatenanreicherung noch schneller, komfortabler und fehlerunanfällig zu machen, können in GREYHOUND 5 Daten direkt aus dem Dokument in die Zwischenablage kopiert werden. Einfach mit der Maus über die gewünschte Stelle im Dokument hovern, von wo man Daten braucht und alle texterkannten Daten werden grün dargestellt (Overlay). Klickt man einmal auf einen solchen texterkannten Bereich, kann man den gewünschten Text kopieren. Benötigt man den ganzen texterkannten Inhalt, z. B. einen Belegbetrag, kann man diesen mit einem Dreifachklick direkt in die Zwischenablage legen und an benötigter Stelle einfügen.

Hinweis
Diese Intelligente Klassifizierung sowie die automatische Texterkennung und Datenanreicherung (inkl. der Overlays für das Copy&Paste) sind Funktionen der EXTENDED Version von GREYHOUND 5.

Anmerkungen und Meta-Daten im Blick

In GREYHOUND 5 sind alle Meta-Daten (Anmerkungen, Systemprotokoll und Benutzerdefinierte Felder) rechts unten neben dem Element angesiedelt. So sieht man sowohl den Beleg als auch die Maske zum Eintragen der Daten auf einen Blick und kann direkt prüfen, ob die Daten korrekt erkannt wurden und ggfs. korrigieren oder nachtragen.

Wenn die vollautomatische Erkennung und Zuordnung mal nicht zu 100% klappt, dann weist GREYHOUND 5 den Anwender darauf hin, dass nicht alle Daten automatisch erkannt wurden – im Betreff des Elements steht dann, welche Daten händisch nachzupflegen sind. Der Mitarbeiter kann nun nochmal im Dokument nachschauen und die fehlenden Werte von Hand nachpflegen. Speichert er das Element, passt sich der Betreff automatisch an.

Brief-Elemente: Dokument vs. Beleg

Bislang war es in GREYHOUND schwierig, Belege, die eine Freigabe durchlaufen müssen, von Dokumenten zu unterscheiden, die einfach nur ‘abgelegt’ werden sollen. Mit GREYHOUND 5 gibt es für die Unterscheidung “archiviertes Dokument” vs. “freizugebender Beleg” nun eine ganz klare Trennung: Jedes Brief-Element, was einen Belegstatus gesetzt hat, ist ein freizugebender Beleg. Ist der Belegstatus leer, so handelt es sich um ein Dokument, das keine Freigabe durchläuft und sich ‘nur’ zu Dokumentationszwecken in GREYHOUND befindet.

Ein Beleg, der den Belegstatus “Prüfung” hat. Dieses Dokument durchläuft also den individuell festgelegten Freigabeprozess.

Kontaktzuordnung: Buchhalterisch eindeutig

Im DMS-Umfeld ist es wichtig, dass buchhalterisch alles wirklich 100%ig korrekt ist. Deshalb haben wir die Kontaktzuordnung in GREYHOUND 5 optimiert: Man kann zwar weiterhin zu einem Element beliebig viele Kontakte zuordnen, aber jeweils nur noch einen Kontakt als Belegabsender und einen Kontakt als Belegempfänger klassifizieren. Genau so, wie es die Buchhaltung braucht – einfach, korrekt und transparent.

Übrigens: Wir haben die ehemalige Kontaktklassifizierung in “Kontaktzuordnung” umbenannt und sie neu angeordnet: Die Funktion befindet sich nun unten rechts bei einem Element, damit man sie immer im Blick hat.

Was sind überhaupt meine DMS-Kontakte?

Damit keine Fehler bei der Kontaktzuordnung (mehr) passieren können, kann man nun bei jedem Kontakten angeben, ob diese im DMS-Bereich als Belegabsender oder Belegempfänger überhaupt zur Auswahl stehen sollen.

Nur Kontakte, die auf diese Weise mit “ja” gekennzeichnet wurden, stehen bei der Bearbeitung von Belegen überhaupt als Belegabsender bzw. Belegempfänger zur Auswahl.

Es ist für den weiteren Prozess im Dokumentenmanagement enorm hilfreich, wenn Rechnungen und andere Dokumente Kontakten zugeordnet sind. Deshalb ist es auch empfehlenswert, die Kontaktzuordnung über die Regel “Workflow: Betreff von Briefen automatisch anpassen” als Pflichtfeld zu definieren. Dazu ist es ggfs. erforderlich, neue Kontakte anzulegen. Im Folgenden ist beschrieben, was zu tun ist, um eine Kontaktzuordnung bei Dokumenten vorzunehmen.Wurde kein Kontakt automatisch erkannt, kann man dies auf zwei Arten bemerken: 1) Bei diesem Element fehlt das entsprechende Icon für die Kontaktklassifizierung. 2) Im Betreff des Elements steht Bitte nachpflegen: Kontaktzuordnung. 3) Es ist keine oder eine falsche Angabe in der Spalte “Absender” zu sehen. Um nun einen Kontakt händisch nachzupflegen, klickt man das entsprechende Element an und geht anschließend oben in der Leiste auf das Icon für die Kontaktzuordnung oder verwendet das Tastenkürzel Strg + K.

In dem sich öffnenden Fenster gibt es unten ein Suchfeld. Unterhalb dieses Suchfeldes ist VOR der Suche das Häkchen bei Adressdaten in das Feld “Absender übernehmen zu setzen – nur dann wird der Kontakt auch als Absender des Dokuments übernommen. Mithilfe des Suchfelds kann man zunächst prüfen, ob der Kontakt in GREYHOUND bereits besteht. In diesem Beispiel gehen wir davon aus, dass die Rechnung von Telekom Deutschland sei. Um zu überprüfen, ob die Telekom als Kontakt bereits angelegt ist, tippt man den Namen in das Suchfeld ein. Gibt es Treffer zu der Eingabe, werden diese in Echtzeit in einem Dropdown-Menü zur Auswahl angezeigt. Ist der gesuchte Kontakt dabei, kann man diesen durch einen Klick darauf auswählen. Die Kontaktklassifizierung wird dann automatisch vorgenommen und das Element gespeichert. Anschließend ist der Betreff angepasst, das Icon für die Kontaktzuordnung ist nun zu diesem Element vorhanden und auch der Absender ist jetzt “Telekom Deutschland”

Ist der Kontakt noch nicht in GREYHOUND angelegt – wird man also über die Suchfunktion nicht fündig – ist entsprechend ein neuer Kontakt-Eintrag zu machen. Wie man einen neuen Kontakt anlegt, ist hier beschrieben. Sobald der Kontakt angelegt ist, ist das Vorgehen dasselbe wie oben beschrieben. Bitte beachten: Neu angelegte Kontakte stehen nicht unmittelbar für die manuelle Kontaktzuordnung zur Verfügung. Es kann einige Sekunden dauern, bis diese zur Auswahl stehen. Details dazu sind im Forum nachzulesen.

Plausibilitätsprüfung bei Belegen

Die Belegdatenanreicherung in GREYHOUND 5 ist jetzt noch sicherer und weniger anfälliger für Fehler: Eine Plausibilitätsprüfung checkt automatisch im Hintergrund, ob alle erkannten und hinterlegten Daten sinnvoll und korrekt sind. Sobald irgendetwas nicht passt, blendet GREYHOUND eine entsprechende Warnmeldung ein. Gelb für unkritische Fehler, rot für buchhalterisch kritische Unstimmigkeiten.

Die Plausibilitätsprüfung ist eine neue Standard-Funktion in der EXTENDED Version von GREYHOUND 5.

Möchte man die Plausibilitätsprüfung bei Belegen deaktivieren, so ist im benutzerdefinierten Feld “Belegtyp” bei “Rechnung” der Haken bei “Prüfung” zu entfernen.

Daten prüfen

Die Technik ist zwar gut (und wird immer besser), aber manches kriegen Computer trotzdem nicht hundertprozentig zuverlässig hin. Deshalb gilt: Der Anwender sollte stets überprüfen, ob alle Daten korrekt übertragen wurden. Hintergrund: Wenn ein Dokument erstmal im Freigabe-Prozess ist und dann Fehler entdeckt werden, ist es deutlich aufwändiger, diese auszubügeln. Gegebenenfalls müssen erst neue Rechnungen angefragt werden – um nur ein mögliches Szenario zu nennen. Deshalb sollten nur auf Korrektheit und Vollständigkeit geprüfte Dokumente in den Freigabe-Workflow gelangen.

Freigabe-Prozess anstoßen

Wurde ein Element erfolgreich geprüft, kann der Freigabe-Prozess angestoßen werden. Dazu ist das Dokumemt einfach nur zu erledigen – alles weitere passiert im Hintergrund automatisch.

Hinweis
Sobald ein Beleg “auf die Reise geschickt wurde”, ist es möglich, dass der Mitarbeiter, der für den Dokumenteneingang zuständig ist, das Element nicht mehr sieht in GREYHOUND. Dies ist kein Fehlverhalten, sondern liegt in den jeweiligen Rechten begründet. Die individuellen Rechte innerhalb von GREYHOUND 5 und der Freigabe-Prozesse im Dokumentenmanagement sind i.d.R. so gestaltet, dass ein Element nur der entsprechenden Gruppe oder Person angezeigt wird, die das Dokumente freigeben muss/müssen. Auf diese hat der Mitarbeiter, der sich um den Dokumenteneingang kümmert, oftmals keinen Zugriff, sodass er das Element nun nicht mehr finden kann – noch ein Grund mehr, das Element vorher gewissenhaft geprüft zu haben!