DATEV-Anbindung

GREYHOUND ermöglicht eine automatisierte Belegübergabe an DATEV. Mit der DATEV-Anbindung werden Belege nach ihrem Freigabelauf direkt an das Rechenzentrum von DATEV übergeben und dort ein weiteres Mal vorgehalten. Das bedeutet nicht nur doppelte Daten-Sicherheit, sondern erspart dem Steuerbüro oder den eigenen Mitarbeitern auch das manuelle Einpflegen der Belege.

Da die Anbindung an DATEV eine optionale Individualisierung der GREYHOUND Installation ist, wird zu 100% an das jeweilige Unternehmen und seine Prozesse angepasst.

Damit die Anbindung an DATEV funktioniert, ist ggfs. die Regel “FileSync: DATEV-Übergabe DMS” anzupassen.

Wer sich für die DATEV-Anbindung interessiert, wendet sich bitte an unseren Kundenservice.

GREYHOUND 5: Neuerungen in Bezug auf die DATEV Übergabe

Um die Übergabe an DATEV noch einfacher und besser zu machen, haben wir unser Buchungsformat ab GREYHOUND 5 an das Standardformat von DATEV angepasst – das sich nicht nur bei DATEV bewährt hat, sondern sich im Bereich DMS bzw. Rechnungswesen allgemein als Standard etabliert hat.

Konkret wird innerhalb von GREYHOUND DMS nun zwischen diesen Buchungstypen unterschieden: 

SOLL
HABEN
Eingangsrechnung
Hierzu zählen alle Rechnungen, die uns als Unternehmen gestellt werden. Das können z. B. auch Mahnungen Kassenzettel oder Bewirtungsbelege sein.
Eingangsgutschrift
Hierzu zählen Gutschriften, die uns als Unternehmen gewährt werden. Das kann z. B. die Erstattung eines Teilbetrags einer gezahlten Rechnung wegen Nicht-Erfüllung, Lieferverzögerung oder Qualitätsmängeln sein. Ebenso fallen hierunter quartalsweise ausgezahlte Honorare an Autoren.
Ausgangsrechnung
Hierzu zählen alle Rechnungen, die aus dem Unternehmen herausgeschickt werden und an einen Kunden gehen.
Ausgangsgutschrift
Hierzu zählen Gutschriften, die wir als Unternehmen den Kunden / Lieferanten gewähren. Das kann z. B. die Erstattung eines Teilbetrags einer gezahlten Rechnung wegen Nicht-Erfüllung, Lieferverzögerung oder Qualitätsmängeln sein.

Neben diesen vier Buchungstypen gibt es noch einen fünften: “Sonstiges“. Dieser Buchungstyp wird in der Realität allerdings so gut wie nie verwendet. 
Mithilfe der neuen Buchungstypen in GREYHOUND 5 können nun alle Varianten von “Haben” und “Soll” buchhalterisch vollständig korrekt dargestellt werden.

Kontaktzuordnung: Belegabsender & Belegempfänger

DATEV erwartet für jeden Beleg genau einen Absender und einen Empfänger (Das gilt übrigens auch für die meisten andere Softwarelösungen in dem Umfeld, die sich alle mehr oder weniger stark am DATEV-Format orientieren). Diese beiden Angaben – Belegabsender & Belegempfänger – müssen eingetragen sein, damit die DATEV-Übergabe funktioniert. Deshalb haben wir die Kontaktzuordnung in GREYHOUND 5 aufgebohrt und sie im Handling stark vereinfacht. Weil sie eine so zentrale Rolle einnimmt, haben wir sir direkt unterhalb der Metadaten platziert.

Die DATEV-Exportformate

Um die Übergabe an DATEV noch einfacher und besser zu machen, haben wir unser Buchungsformat ab GREYHOUND 5 an das Standardformat von DATEV angepasst – das sich nicht nur bei DATEV bewährt hat, sondern sich im Bereich DMS bzw. Rechnungswesen allgemein als Standard etabliert hat. Konkret heißt das: Die Übergabe der Belege an DATEV kann jetzt nicht mehr nur mit unstrukturierten Daten als Bilddatei im PDF- oder TIF-Format erfolgen, sondern auch im XML- oder ZUGFeRD-Format.

Heißt: Alles, was in GREYHOUND texterkannt wurde zum Beleg dokumentiert wurde, wird strukturiert an DATEV übergeben. Die Dateien, die an DATEV gesendet werden, sind dann keine reinen Bild-Dateien mehr, die in DATEV nochmal neu texterkannt werden, sondern zip-Ordner, die sämtliche relevanten Informationen zu den Belegen enthalten, die auch in GREYHOUND stecken. So kann man direkt in DATEV mit den Daten weiterarbeiten.

GREYHOUND connects DATEV: Unsere Schnittstellen

Du kannst aktuell beide Wege der Datenübergabe nutzen, da wir beide Schnittstellen in DATEV ansprechen können:

  1. Unstrukturiert: Der Beleg wird “nackt” als PDF oder TIF an DATEV übergeben. Die OCR-Erkennung von DATEV wird aktiv und versucht, Belegdaten automatisch zu extrahieren.
  2. Strukturiert: Der Beleg wird in GREYHOUND texterkannt und mit Meta-Daten angereichert und freigegeben. Die Übergabe an DATEV erfolgt als zip-Archiv, in dem ein PDF-Dokument (der unveränderte Beleg) sowie zwei XML-Dateien liegen, in denen die Beleginfos aus GREYHOUND mit drin stecken.

Das DATEV-XML-Format

In GREYHOUND 5 werden Dokumente inkl. aller für die Buchung in DATEV notwendigen Meta-Daten buchhalterisch vollständig korrekt vorbereitet. Das heißt konkret: Dank einer komplett neuen Schnittstelle zu DATEV können wir nun alle in GREYHOUND DMS angereichten Beleginfos an DATEV mit übergeben. Die DATEV-konformen Dateien bestehen am Ende aus einem zip-Archiv, in dem ein PDF-Dokument (der unveränderte Beleg) sowie zwei XML-Dateien liegen, in denen die Beleginfos aus GREYHOUND mit drin stecken.

Das ZUGFeRD-Format

ZUGFeRD ist ein Format, das technisch ähnlich wie das DATEV-XML-Format aufgebaut ist. Es handelt sich ebenfalls um ein hybrides Datenformat, das heißt: ZUGFeRD besteht aus dem Original-PDF-Dokument und strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format. Auch hierbei handelt es sich also um eine strukturierte Übergabe der Rechnungsdaten, die im Drittsystem, an das die Daten übergeben werden, weiterverarbeitet werden können.

ZUGFeRD ermöglicht zudem die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. Es ist vor allem für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung gedacht.

Konfigurieren des gewünschten Exportformats in GREYHOUND

Welche Art der Datenübergabe du nutzen möchtest, kannst du in GREYHOUND 5 wie folgt steuern:

  • Öffne über Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder das Feld “Belegtyp”.
  • Über das Feld “Exportformat” kann man steuern, in welchem Dateiformat man die Daten an DATEV übergeben möchte.
  • Einfach im Dropdown-Menü auswählen, welches Format die Dateien haben sollen:
    • PDF (unstrukturiert)
    • TIF (unstrukturiert)
    • DATEV-XML (strukturiert)
    • ZUGFerd (strukturiert)
    • CSV (strukturiert)
  • Wählt man “leer” aus, also die erste Option, wäre die Übergabe an DATEV deaktiviert.

Ablageordner und Belegkreise

Je nachdem, ob man die Daten strukturiert oder unstrukturiert übergeben möchte, ist auch eine andere Gruppen-Struktur in GREYHOUND notwendig. Im Folgenden beschreiben wir den Weg, wenn ihr die Daten strukturiert (also im DATEV-XML oder ZUGFerd-Format) übergebt. Im zweiten Schritt kommt die Beschreibung für die unstrukturierte Datenübergabe (die etwas mehr Konfiguration in GREYHOUND benötigt als die erste Variante).

Strukturierte Datenübergabe

Wurde ein strukturiertes Exportformat ausgewählt (sprich: DATEV-XML, ZUGFerd oder CSV), so muss (bzw. darf) kein Belegkreis angegeben werden. In den XML-Daten des Belegs werden alle notwendigen Informationen zum Beleg bereits mitgegeben: Handelt es sich um einen Beleg auf Soll- oder auf Haben-Seite? Welche Richtung hat der Beleg (eingehend oder ausgehend)?

Für die Übergabe der Daten an DATEV via GREYHOUND FileSync ist deshalb nur eine einzige Gruppe notwendig: Die Gruppe “Strukturiert”. Diese sollte unterhalb der Buchhaltung und dem Belegtransfer angesiedelt sein

Unstrukturierte Datenübergabe

Wer Daten unstrukturiert übergibt (sprich: als Exportformat PDF oder TIF gewählt hat), muss zwingend einen Belegkreis angeben. Über den Belegkreis müssen wir DATEV mitgeben, ob es sich um einen Beleg handelt, der auf die Haben– oder die Soll-Seite gehört (also das Vorzeichen des Belegbetrags) und welche Richtung der Beleg hat (eingehend vs. ausgehend).

Damit sämtliche Parameter auch für unstrukturierte Daten an eine Buchungssoftware wie DATEV 100%ig korrekt übertragen werden, findet eine Unterscheidung bereits auf Verzeichnisebene in GREYHOUND statt.

Konkret wird innerhalb von GREYHOUND DMS nun zwischen diesen Buchungstypen unterschieden: 

SOLL
HABEN
Eingangsrechnung
Hierzu zählen alle Rechnungen, die uns als Unternehmen gestellt werden. Das können z. B. auch Mahnungen Kassenzettel oder Bewirtungsbelege sein.
Eingangsgutschrift
Hierzu zählen Gutschriften, die uns als Unternehmen gewährt werden. Das kann z. B. die Erstattung eines Teilbetrags einer gezahlten Rechnung wegen Nicht-Erfüllung, Lieferverzögerung oder Qualitätsmängeln sein. Ebenso fallen hierunter quartalsweise ausgezahlte Honorare an Autoren.
Ausgangsrechnung
Hierzu zählen alle Rechnungen, die aus dem Unternehmen herausgeschickt werden und an einen Kunden gehen.
Ausgangsgutschrift
Hierzu zählen Gutschriften, die wir als Unternehmen den Kunden / Lieferanten gewähren. Das kann z. B. die Erstattung eines Teilbetrags einer gezahlten Rechnung wegen Nicht-Erfüllung, Lieferverzögerung oder Qualitätsmängeln sein.

Neben diesen vier Buchungstypen gibt es noch einen fünften: “Sonstiges“. Dieser Buchungstyp wird in der Realität allerdings so gut wie nie verwendet. 

Um das in GREYHOUND abbilden zu können, bedarf es mehrerer Gruppen, die alle dieser Konstellationen abbilden. Das sieht dann wie folgt aus:

Entscheidet man sich für die strukturierte Übergabe der Daten, so ist es in der Praxis fast immer so, dass nicht alle Belegtypen strukturiert exportiert werden. Fast immer handelt es sich um eine Mischform, z. B. werden Rechnungen im DATEV-XML-Format übergeben, Mahnungen hingegen werden unstrukturiert als TIF abgelegt. In der Praxis sieht die Gruppen-Struktur in GREYHOUND deshalb meistens wie folgt aus:

Änderung der Standard-Gruppen für Mehrmandaten-Systeme

Wie im vorherigen Punkt beschrieben, benötigt man zwingend eine Gruppe Belegtransferund die entsprechenden Untergruppen, um die Exportfunktion nutzen zu können. Es wird empfohlen, diese Gruppe unterhalb der Gruppe Buchhaltung anzulegen.

Bei Mehrmandanten-Konfigurationen können beliebige viele Belegtransfer-Gruppen angelegt werden, sofern sichdiese in unterschiedlichen Übergruppen befinden.

Gruppenstruktur bei einem Mandanten

  • Buchhaltung
    • Belegtransfer
      • Eingangsrechnungen
      • Ausgangsrechnungen
      • Eingangsgutschriften
      • Ausgangsgutschriften
      • Sonstiges
      • Strukturiert

Gruppenstruktur bei mehreren Mandanten

  • Firma 1
    • Buchhaltung
      • Belegtransfer
        • Eingangsrechnungen
        • Ausgangsrechnungen
        • Eingangsgutschriften
        • Ausgangsgutschriften
        • Sonstiges
        • Strukturiert
  • Firma 2
    • Buchhaltung
      • Belegtransfer
        • Eingangsrechnungen
        • Ausgangsrechnungen
        • Eingangsgutschriften
        • Ausgangsgutschriften
        • Sonstiges
        • Strukturiert

DATEV-Übergabe: Benutzer “datev” anlegen

Mit dem Standard-Setup von GREYHOUND 5 gibt es einen neuen Benutzer, der standardmäßig mit ausgeliefert wird: “datev”. Dieser Benutzer ist explizit für die DATEV-Übergabe gedacht. Um ihn dafür nutzen zu können, sind nur ein paar Schritte notwendig:

  1. Ein sicheres Passwort vergeben und wiederholen. Passwort irgendwo sichern (z. B. im Keypass).
  2. Profil checken – es muss „FileSync“ ausgewählt sein.
  3. Benutergruppe checken – es sollte „Buchhaltung“ oder ggfs. eine Untergruppe der Buchhaltung sein, je nach Kundensystem.
  4. Benutzer “datev” aktivieren.
  5. Im FileSync den Benutzer “datev” mit dem entsprechenden Passwort eintragen.

GREYHOUND FileSync konfigurieren

GREYHOUND FileSync ist ein Zusatzprogramm zum GREYHOUND Client, mit dem sich Dateien, die als Elemente in GREYHOUND angelegt sind, automatisch lokal auf PCs übertragen und abgleichen lassen. Der FileSync ist das Mittel der Wahl, um die angereicherten Belege aus GREYHOUND heraus zu ziehen und an DATEV zu übergeben. Der DATEV Belegtransfer holt sie dann ab.

Wie der GREYHOUND FileSync im Details einzurichten ist, ist in einem separaten Artikel beschrieben. Dabei sind lediglich zwei Dinge, die beachtet werden müssen: