Rechnungsfreigabe

Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und viele weitere Dokumente sind die elementare Grundlage eines jeden Unternehmens. Alles will gut sortiert und ordentlich archiviert sein, denn die Auflagen zur Aufbewahrung und dauerhaften Nachvollziehbarkeit sind in Deutschland alles andere als ein Kinderspiel. Und als ob die rechtskonforme Archivierung nicht schon anspruchsvoll genug wäre, warten da noch die täglichen Abenteuer: Rechnungsfreigaben, Archivrecherchen, Weiterleitungen an den Steuerberater und und und. Das kostet nicht nur Zeit, sondern erfordert auch eine ordentliche Portion Geduld. Mach Schluss mit der Zettelwirtschaft und setze stattdessen auf ein innovatives DMS, das mit genau einem Ziel entwickelt wurde: Dich und Ceine Mitarbeiter papierlos glücklich zu machen!

Erst-Einrichtung / Konfiguration
Freigabe-Prozess definieren
Dokumenteneingang
DATEV-Anbindung
Scans automatisch klassifizieren
Exkurs: Effizientes Scannen
DATEV Voraussetzungen
DATEV FAQ

Die Rechnungsfreigabe ist für viele Unternehmen ein Abenteuer. Es gehen nicht selten Papier-Rechnungen beim Umlauf verloren, Eingangsrechnungen werden krankheits- / urlaubsbedingt verspätet freigegeben, Prozesse sind nicht klar definiert und vieles mehr. Je mehr Rechnungen geprüft und freigegeben werden müssen, desto höher meist auch die Problemquote und der “Dokumentenstau”. Neben dem hohen manuellen Arbeitsaufwand und der Mehrfacherfassung diverser Informationen beim Verbuchen und Bezahlen vergehen zwischen Rechnungseingang und Bezahlung nicht selten mehrere Tage, wenn nicht sogar Wochen.

Wir haben das Dokumentenmanagement und die Rechnungsfreigabe in GREYHOUND konzipiert, um folgende Ziele zu erreichen:

  • Reduzierung der Fehlerquote
  • Vereinfachung des Prüf- und Freigabelaufs
  • Starke Vereinfachung der Recherche
  • Schaffung eines durchgängigen Prozesses vom Rechnungseingang über die Prüfung bis hin zur Zahlung

Durch die Integration der Kommunikationskanäle Brief und Fax sowie deren OCR-Erkennung (und das damit in GREYHOUND implementierte Dokumentenmanagement), die integrierte Workflow Engine sowie die offenen Schnittstellen ließen sich alle Ziele (bis hin zur Übergabe der freigegebenen digitalen Dokumente an das Buchhaltungssystem) auf Basis von GREYHOUND realisieren.

Prozessablauf

  • Scan eines Briefdokuments oder Erstellung eines GREYHOUND-Brief-Elements aus einem Dokument, das per Mail reinkommt
  • Weitestgehend automatisierte Erkennung des Rechnungsabsenders und aller Belegdaten in GREYHOUND inkl. Plausibiliätsprüfung des Belegs
  • Automatisierte Zuordnung der Rechnungen zum richtigen Prüflauf / Freigabeworkflow
  • Unkomplizierte Freigabe dank klar definiertem, aber dennoch flexiblen Workflows
  • Rechnungsfreigabe auch von unterwegs; siehe Dokumentenfreigabe Online und GREYHOUND DMS App
  • Vollautomatische Übergabe der freigegebenen digitalen Rechnung an das Buchhaltungssystem (z. B. DATEV)
  • Stark vereinfachte Verbuchung durch vollautomatische Buchungsvorschläge und weitgehende bis vollständige Vorbelegung der Buchungsfelder auf Basis der vorangegangen Texterkennung (siehe unstrukturierte vs. strukturierte Übergabe)
  • Vollautomatische Generierung der Zahlungsvorschläge aus den verbuchten Rechnungen (hier DATEV) – KEINE Erneute Dateneingabe für die Zahlung per Überweisung.

Ergebnis

Durch die durchgängige Implementierung aller Prozesse (bis auf die Verbuchung und Überweisung – dies findet in DATEV statt) im GREYHOUND sind Einsparungen der Prozesskosten um bis zu 90% möglich. Dabei betrachten wir ausschließlich die eingesparten operativen Prozesskosten – die eingesparte Zeit bei der Recherche (durch die Volltextdurchsuchbarkeit aller Rechnungen dank OCR) etc. haben wir nicht einbezogen. Des Weiteren entstehen keine weiteren Lizenz-, Betriebs- und Wartungskosten durch die Einführung einer weiteren Software.

Auf einen Blick: Dokumentenmanagement mit GREYHOUND 5

Die Belegdatenanreicherung ist in GREYHOUND 5 noch einfacher, schneller und vor allem übersichtlicher. Im Folgenden sind einige Highlights kurs beschrieben:

Plausibilitätsprüfung

Eine Plausibilitätsprüfung hilft dabei, Fehler zu vermeiden. Sie überprüft, ob die Metadaten eines Dokuments logisch zusammenpassen.

Beleg doppelt drin? Kein Problem dank Dublettencheck.

Ein Dublettencheck war bislang auch möglich, allerdings nur relativ komplex Quelltext im Regeleditor. Da diese Funktion aber von zentraler Bedeutung ist, gibt es hierfür nun eine eigene Funktion, die über die Anweisung „CheckIfDuplicate;“ aufgerufen werden kann – wo vorher noch hunderte Zeilen Code notwendig waren, reicht nun eine einige.

Neue Anordnung: Dokument und Metadaten gleichzeitig im Blick

Bislang musste man oftmals zwischen den Reitern zum Eintragen der Metadaten und dem Dokument selbst hin- und herschalten. Damit man nun alles immer im Blick hat, haben wir die Position der Reiter verändert. Die Metadaten sind jetzt rechts neben dem Dokument angesiedelt.

Listenansicht / Sortieren nach Belegbetrag, Belegdatum, Belegstatus & Co.

In der Listenansicht hat man nun auch die Möglichkeit, nach Daten, die in den benutzerdefinierten Feldern gespeichert sind, zu sortieren, z. B. absteigend nach dem Gesamtbetrag:

Filter

In den Filtereinstellungen können mit GREYHOUND 5 nun auch diverse benutzerdefinierte Felder zur Konfiguration genutzt werden. So lassen sich für die Freigabe-Prozesse ganz einfach passende Filter erstellen. Der folgende Screenshot zeigt beispielsweise einen Filter, der Elemente anzeigt, deren benutzerdefiniertes Feld „Belegtyp“ nicht leer ist und deren “Belegstatus” auf “Freigabe Mitarbeiter” steht.

Anklicken, kopieren und einfügen – alle Daten immer griffbereit.

Um die Belegdatenanreicherung noch schneller, komfortabler und fehlerunanfällig zu machen, können Daten nun direkt aus dem Dokument in die Zwischenablage kopiert werden. Einfach mit der Maus über die gewünschte Stelle im Dokument hovern, von wo man Daten braucht und alle texterkannten Daten werden grün dargestellt. Klickt man einmal auf einen solchen texterkannten Bereich, kann ich den gewünschten (Teil) des Textes kopieren. Benötige ich den ganzen texterkannten Inhalt, z. B. einen Belegbetrag, kann man diesen mit einem Dreifachklick direkt in die Zwischenablage legen und an benötigter Stelle einfügen.