b) Strukturierte Belegdatenübergabe konfigurieren

Auf dieser Seite ist Schritt-für-Schritt beschrieben, wie man die strukturierte Belegdatenübergabe an DATEV einrichtet. Die Anleitung ist bitte von oben nach unten durchzuarbeiten.

Bei der strukturierten Datenübergabe ist das Vorgehen wie folgt: Die Belege werden in GREYHOUND verarbeitet, bis sie fertig sind zur Verbuchung. Dann holt der GREYHOUND FileSync die zu verbuchenden Beleg ab (d. h. er zieht sie aus GREYHOUND und legt sie lokal ab), wo der DATEV Belegtransfer sie abholen kann und in DATEV schiebt.

Wichtig
Wer die Daten strukturiert an DATEV übergeben möchte, der bekommt durch die Buchung des GREYHOUND-Addons “GREYHOUND Connect für DATEV” mit seinen Einmalkosten eine Einrichtungsunterstützung durch uns an die Hand. Bei Fragen oder Problemen mit der nachfolgenden Anleitung ist also bitte unser Kundenservice zu kontaktieren.

1. Export-Format hinterlegen

  • Öffne über Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder das benutzerdefinierte Feld “Belegtyp”.
  • Über das Feld “Exportformat” kann man steuern, in welchem Datei-Format man die Daten an DATEV übergeben möchte. Für die strukturierte Übergabe ist hier also DATEV-XML, ZUGFerd oder CVS auswählen.
    Hinweis: Es sind auch Mischformen zwischen strukturierter und unstrukturierter Übergabe möglich. Anwender, die mit GREYHOUND starten, empfehlen wir allerdings, sich der Einfachheit halber (erstmal) für eine Variante zu entscheiden.
  • Wählt man “leer” aus, also die erste Option, wäre die Übergabe an DATEV deaktiviert.

2. Gruppenstruktur anlegen

Im Folgenden beschreiben wir die in GREYHOUND nötige Gruppenstruktur, wenn ihr die Daten strukturiert übergebt.

Werden die Belegdaten strukturiert an DATEV übergeben, muss (bzw. darf) kein Begeltyp mit übergeben werden. In den strukturierten Daten, die an DATEV übergeben werden, sind alle notwendigen Informationen zum Beleg bereits enthalten, wie: Handelt es sich um einen Beleg auf Soll- oder auf Haben-Seite? Welche Richtung hat der Beleg (eingehend oder ausgehend)? Für die Übergabe der Daten an DATEV ist deshalb nur eine einzige Gruppe notwendig: Die Gruppe “Strukturiert”. Diese muss – ganz wichtig! – unterhalb der Gruppe “Buchhaltung” und “Belegtransfer” angesiedelt sein. Die Gruppenstruktur muss also exakt wie folgt aussehen:

Falls die Gruppen noch nicht existieren, sind diese nun neu anzulegen (wie das geht, ist hier beschrieben) und der Benutzergruppe ‘Buchhaltung’ zugänglich zu machen. Die Felder “Name” und “Adresse” können dabei erstmal leer bleiben.

Hinweis
Egal, für welche Variante der Belegdatenübergabe man sich entscheidet: Wir brauchen immer zunächst eine Gruppe “Buchhaltung” und darunter eine Untergruppe “Belegtransfer” in GREYHOUND. Was dann unterhalb dieser Gruppe liegt, ist abhängig vom Weg der Datenübergabe (strukturiert vs. unstrukturierte). Für die strukturierte Belegdatenübergabe gelten die obigen Hinweise.

a) Hinweis zu Mischformen

Auch wenn man sich für die strukturierte Übergabe der Daten entscheidet, kann es in der Praxis sinnvoll sein, einige bestimmte Belegtypen doch unstrukturiert zu übergeben. So werden in der Praxis nicht selten Mischformen genutzt: Rechnungen werden dann z. B. im DATEV-XML-Format übergeben, Mahnungen hingegen unstrukturiert als PDF abgelegt. Solche Mischformen kann GREYHOUND problemlos abbilden. In der Praxis sieht die Gruppen-Struktur in GREYHOUND dann wie folgt aus (es kommen neben der Gruppe “Strukturiert” dann noch fünf weitere Gruppen dazu):

3. GREYHOUND FileSync einrichten

a) Benutzer “DATEV” anlegen

Mit dem Standard-Setup von GREYHOUND gibt es einen neuen Benutzer, der standardmäßig mit ausgeliefert wird: “DATEV”. Dieser Benutzer ist explizit für die strukturierte Belegübergabe an DATEV gedacht. Um ihn dafür nutzen zu können, sind nur ein paar Schritte notwendig:

  1. Ein sicheres Passwort vergeben und wiederholen. Passwort irgendwo sichern (z. B. im Keypass).
  2. Profil checken – es muss „FileSync“ ausgewählt sein.
  3. Benutzergruppe checken – in den meisten Fällen ist die Benutzergruppe „Buchhaltung“ hier die richtige Wahl. Das variiert aber ggfs. je nach individueller Konfiguration von GREYHOUND.
  4. Benutzer “DATEV” aktivieren.
  5. Im FileSync den Benutzer “DATEV” mit dem entsprechenden Passwort eintragen.

Hinweis: Sollte noch kein entsprechender Benutzer “DATEV” bei euch vorhanden sein in GREYHOUND, kann dieser nach der oben stehenden Anleitung neu angelegt werden.

b) GREYHOUND FileSync konfigurieren

Hinweis
Dieser Schritt ist nur notwendig, wenn man die Daten strukturiert, also via DATEV Belegtransfer, übergeben will. Dafür ist zwingend das Addon “GREYHOUND Connect für DATEV” notwendig. In den Einmalkosten für dieses Addon ist eine Einrichtungsunterstützung durch uns inkludiert. Bei Fragen oder Problemen mit der nachfolgenden Anleitung ist also bitte unser Kundenservice zu kontaktieren.

GREYHOUND FileSync ist ein kostenloses Zusatzprogramm zum GREYHOUND Client, mit dem sich Dateien, die als Elemente in GREYHOUND angelegt sind, automatisch lokal auf PCs übertragen und abgleichen lassen. Der FileSync ist das Mittel der Wahl, um die angereicherten Belege aus GREYHOUND heraus zu ziehen und an DATEV zu übergeben. Der DATEV Belegtransfer holt sie dann ab.

Was der GREYHOUND FileSync ist und wie man ihn einrichtet, ist in einem separaten Artikel beschrieben. Das Vorgehen in Kurzform ist wie folgt: Zu jedem Beleg in GREYHOUND wird eine zugehörige temporäre Datei extra für die Übergabe per FileSync erzeugt und anschließend automatisch wieder gelöscht. Der FileSync holt die Kopie des Belegs aus GREYHOUND und speichert sie lokal an einer bestimmten Stelle ab. Von hier kann dann der DATEV Belegtransfer alle Belege abholen und an DATEV überrtagen. Einmal eingerichtet, funktioniert das alles ganz automatisch von selbst.

Für die Konfiguration des FileSync zur Übergabe an DATEV sind zwei Dinge wichtig, die unbedingt beachtet werden müssen:

  • Als Benutzer “DATEV” auswählen.
  • Als Gruppen für die Synchronisation die Gruppe “Belegtransfer” und alle Untergruppen anhaken.
  • Im Reiter Dateien ausschließen sind die Dateierweiterungen *.set und *.ses auszuschließen:

4. DATEV Belegtransfer einrichten

Im letzten Schritt ist nun noch der DATEV Belegtransfer so einzurichten, dass er die freigegebenen Rechnungen an das DATEV Rechenzentrum und damit an die Steuerkanzlei / den Steuerberater übergibt.
Informationen zur Einrichtung des DATEV Belegtransfer sind hier zu finden.

DATEV Belegtransfer muss nach einem Neustart des GREYHOUND Servers/Clients manuell gestartet werden. Nach dem Start wählt man “Zugang überwachen” und gibt die abgefragte PIN ein. Sobald diese erfolgreich eingegeben wurde, ist der DATEV Belegtransfer aktiv:

Wir bitten um Verständnis, dass wir keinen Support für die Einrichtung und den Betrieb einer Drittlösung wie den DATEV Belegtransfer übernehmen können. Bei Fragen rund um den Belegtransfers ist bitte der Steuerberater oder DATEV zu kontaktieren.

So, das war’s auch schon. Die strukturierte Belegdatenübergabe ist fertig eingerichtet! Nun bitte unten bei 4. Kontaktzuordnung: Absender & Empfänger weiterlesen 🙂