a) Unstrukturierte Belegdatenübergabe konfigurieren

Auf dieser Seite ist Schritt-für-Schritt beschrieben, wie man die unstrukturierte Belegdatenübergabe an DATEV einrichtet. Die Anleitung ist bitte von oben nach unten durchzuarbeiten.

Ihr nutzt GREYHOUND DMS bereits (ggfs. noch unter GREYHOUND Version 4) und übertragt eure Belege aktuell per FileSync und DATEV Belegtransfer? Etwas weiter unten auf dieser Seite findet sich eine Anleitung, wie man auch mit kennzeichnungsbasierten Workflows und/oder unter Einsatz von GREYHOUND Version 4 auf DATEV Upload Mail umsteigen kann.

1. Export-Format hinterlegen

  • Öffne über Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder das benutzerdefinierte Feld “Belegtyp”.
  • Über das Feld “Exportformat” kann man steuern, in welchem Datei-Format man die Daten an DATEV übergeben möchte. Für die unstrukturierte Übergabe ist hier also PDF (empfohlen) oder TIF auszuwählen.
    Hinweis: Es sind auch Mischformen zwischen strukturierter und unstrukturierter Übergabe möglich. Anwender, die mit GREYHOUND starten, empfehlen wir allerdings, sich der Einfachheit halber (erstmal) für eine Variante zu entscheiden.
  • Wählt man “leer” aus, also die erste Option, wäre die Übergabe an DATEV deaktiviert.

2. Gruppenstruktur anlegen

Um alle Varianten von “Haben” und “Soll” buchhalterisch vollständig korrekt abbilden und diese Information auch an DATEV übergeben zu können, brauchen wir eine spezielle Gruppenstruktur in GREYHOUND, welche die folgenden vier Buchungstypen abbildet:

SOLL
HABEN
Eingangsrechnung
Hierzu zählen alle Rechnungen, die einem als Unternehmen gestellt werden. Das können z. B. auch Mahnungen Kassenzettel oder Bewirtungsbelege sein.
Eingangsgutschrift
Hierzu zählen Gutschriften, die einem als Unternehmen gewährt werden. Das kann z. B. die Erstattung eines Teilbetrags einer gezahlten Rechnung wegen Nicht-Erfüllung, Lieferverzögerung oder Qualitätsmängeln sein. Ebenso fallen hierunter quartalsweise ausgezahlte Honorare an Autoren.
Ausgangsrechnung
Hierzu zählen alle Rechnungen, die aus dem Unternehmen herausgeschickt werden und an einen Kunden gehen.
Ausgangsgutschrift
Hierzu zählen Gutschriften, die man als Unternehmen seinen Kunden / Lieferanten gewährt. Das kann z. B. die Erstattung eines Teilbetrags einer gezahlten Rechnung wegen Nicht-Erfüllung, Lieferverzögerung oder Qualitätsmängeln sein.

Neben diesen vier Buchungstypen gibt es noch einen fünften: “Sonstiges“. Dieser Buchungstyp wird in der Realität allerdings so gut wie nie verwendet. 

Die anzulegende Gruppenstruktur für eine korrekte Übergabe unstrukturierte Belegdaten an DATEV muss exakt wie folgt aussehen:

Die dafür nötigen Gruppen sind also neu anzulegen (wie das geht, ist hier beschrieben) und der Benutzergruppe ‘Buchhaltung’ zugänglich zu machen. Die Felder “Name” und “Adresse” können dabei erstmal leer bleiben.

Hinweis
Egal, für welche Variante der Belegdatenübergabe man sich entscheidet: Wir brauchen immer zunächst eine Gruppe “Buchhaltung” und darunter eine Untergruppe “Belegtransfer” in GREYHOUND. Was dann unterhalb dieser Gruppe liegt, ist abhängig vom Weg der Datenübergabe (strukturiert vs. unstrukturierte). Für die unstrukturierte Belegdatenübergabe gelten die obigen Hinweise.

a) Hinweis zu Mischformen

Auch wenn man sich für die unstrukturierte Übergabe der Daten entscheidet, kann es in der Praxis sinnvoll sein, einige bestimmte Belegtypen doch strukturiert zu übergeben. So werden in der Praxis nicht selten Mischformen genutzt: Rechnungen werden dann z. B. im DATEV-XML-Format übergeben, Mahnungen hingegen unstrukturiert als PDF abgelegt. Solche Mischformen kann GREYHOUND problemlos abbilden. In der Praxis sieht die Gruppen-Struktur in GREYHOUND dann wie folgt aus (es kommt einfach nur eine weitere Gruppe namens “Strukturiert” ganz unten dazu):

3. DATEV Upload Mail einrichten

Die nötigen Vorbereitungen in GREYHOUND sind getroffen. Nun widmen wir uns DATEV Unternehmen Online, um DATEV Upload Mail einzurichten.

a) Verifizierung des Absenders in DATEV

Für die unstrukturierte Datenübergabe können wir das kostenlose und sehr praktische Tool “DATEV Upload Mail” nutzen, um digitale Belege an DATEV Unternehmen online zu übermitteln. Damit kann man PDF- und TIF-Belege aus GREYHOUND direkt nach DATEV Unternehmen online weiterleiten – ohne lokales Zwischenspeichern der Belege.

Damit das klappt, muss man die Mail-Adresse, von der man die Belege an DATEV sendet (also den Absender, von dem die Belege kommen) aus Sicherheitsgründen einmal bei DATEV verifizieren. Das muss in DATEV Unternehmen Online vorgenommen werden. Dazu ist ein Admin-Zugang mit Sonderrechten zu DATEV Unternehmen online nötig.

Keine Lust auf Lektüre? DATEV hat ein Service-Video zum Thema “DATEV Upload Mail – Aktivieren und konfigurieren” erstellt, in dem die unten beschriebenen Schritte erklärt sind:

… oder nochmal in Textform: Um eine Absender-Mail-Adresse zu hinterlegen, geht man wie folgt vor:

  1. Einloggen in DATEV Unternehmen Online.
  2. “Belege online” starten.
  3. In der rechten Navigation “Stammdaten” anklicken.
  4. Links im Menü “Upload Mail” anwählen und dann auf “Konfigurieren” klicken.
  5. Auf den grünen Button “Jetzt einrichten” gehen.
  6. Nun ist die Absender-Mail-Adresse einzutragen, von der aus man PDF-Belege an DATEV Unternehmen Online senden / hochladen will, wie z. B. buchhaltung@meine-firma.de und lässt sich dann über den Button “Bestätigungs-E-Mail- verschicken” eine Mail zur Aktivierung der Adresse senden.
  7. In GREYHOUND sollte nun eine Mail von DATEV eingehen. In diesem muss man auf den Link zur Aktivierung der Adresse klicken, um sie zu bestätigen.
  8. In DATEV Unternehmen Online unter “Belege > Stammdaten > Upload Mail” taucht die Mailadresse buchhaltung@meine-firma.de nun unter “Berechtigte Absender” auf.
  9. Nun müssen wir festlegen, welche Belegtypen wir an DATEV via Upload Mail über diese Mail-Adresse befeuern. Man wählt dazu bei “Belegtyp”also z. B. “Rechnungseingang” und DATEV ordnet dem Belegtyp dieses Absenders dann automatisch eine dedizierte Zieladresse zu.
  10. Anschließend klickt man auf “Belegtyp hinzufügen” und wählt Rechnungsausgang. Das wiederholt man, bis man für alle fünf Buchungstypen (bzw. Gruppen in GREYHOUND) eine von DATEV generierte, dedizierte Zieladresse hat: Eine für Rechnungseingang, eine für Rechnungsausgang, eine für Gutschrifteneingang, eine für Gutschriftenausgang und eine für Sonstiges.
  11. Alle fünf Zieladressen sollte man sich abspeichern, weil wir diese im nächsten Schritt zur Einbindung in GREYHOUND benötigen.

Aufgabe für den Steuerberater?!
Den oben beschriebenen Schritt, das Verifizieren der Absender-Mail-Adressen in DATEV, wird in vielen Fällen der Steuerberater übernehmen. Denn technisch ist dafür ein Admin-Zugang mit Sonderrechten zu DATEV Unternehmen Online nötig und den hat i.d.R. der Steuerberater. Sollte das auch bei euch so sein, dann lasst eurem Steuerberater bitte diese Anleitung zukommen und bittet ihn, euch die fünf von DATEV generierten Zieladressen pro Belegtyp auf einem sicheren Weg zu übermitteln (Die Daten sind vertraulich zu behandeln).

b) Benachrichtigungseinstellungen prüfen

Die Benachrichtigungseinstellungen in DATEV stehen standardmäßig auf „immer“, d.h. es werden nicht nur Benachrichtigungen über Fehlermeldungen versendet, sondern auch, wenn ein Beleg per Upload Mail erfolgreich versendet wurde. “Immer” ist für GREYHOUND die richtige Einstellung, da GREYHOUND so eine Rückmeldung bekommt, ob ein Beleg erfolgreich an DATEV übergeben wurde.

Sollten also wider Erwarten keine Uploadbestätigungen in GREYHOUND von DATEV ankommen, ist ein Blick in die Benachrichtigungseinstellungen von DATEV zu werfen. Diese findet man unter Belege > Einstellungen > erweiterte Einstellungen > erweiterte Einstellungen konfigurieren > Benachrichtigungen.

4. Regeln in GREYHOUND anpassen

Für die unstrukturierte Belegdatenübergabe an DATEV sind in GREYHOUND zwei Regeln erforderlich. Diese sind mit einem Rechtsklick auf den jeweiligen Namen und “Ziel speichern unter” lokal abzuspeichern und anschließend im GREYHOUND Client unter Einstellungen > Regeln zu importieren.

  1. Eingangsverarbeitung DATEV Uploadbestätigung verarbeiten: Die Regel sorgt dafür, dass man für jeden erfolgreich an DATEV übertragenen Beleg eine Bestätigung per Mail bekommt und der Belegstatus in GREYHOUND daraufhin automatisch einen Schritt “weiterspringt”.
    Damit sie funktioniert, muss im Regelknoten “Gruppen ID” einmal die Gruppe hinterlegt werden, in der die Uploadbestätigungen von DATEV landen (sollen). Das ist in den meisten Fällen die Gruppe “Musterfirma > Buchhaltung“. Das war’s auch schon – anschließend ist die Regel auf “Aktiviert” zu setzen (ganz oben unter dem Namen).

    Achtung: Arbeitet man mit mehreren Mandaten, ist der Regelknoten, in dem die Gruppe abgefragt wird, zu duplizieren und die Regel nach folgendem Schema zu erweitern:



  2. Workflow: DATEV Belegdatei Upload per E-Mail: Hier müssen die vorhin von DATEV generierten Zieladressen hinterlegt werden.
    Für jede Gruppe unterhalb des Belegtransfers gibt es eine von DATEV generierte Mailadresse (siehe oben), die nun als Empfänger in den entsprechenden “Weiterleiten“-Regelknoten zu hinterlegen sind. Dabei ist darauf zu achten, dass die Zuordnung zwischen Gruppe und generierter Zieladresse passt: Also erst rechts prüfen, um welche Gruppe es sich handelt, z. B. “Eingangsgutschriften” und dann auf der linken Seite im Weiterleiten-Regelknoten an der markierten Stelle die für diesen Zweck von DATEV generierte Zieladresse als Empfänger eintragen. Das wiederholt man solange, bis alle fünf Gruppen mit einer Mailadresse versehen sind (Eingangsgutschriften, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Ausgangsgutschriften, Sonstiges).

    ACHTUNG: Nicht vergessen, in jedem der Weiterleiten-Regelknoten als Absender die E-Mail-Adresse hinterlegen, die man zuvor bei DATEV als berechtigten Absender angegeben hat (dort, wo auf dem Screenshot “buchhaltung@musterfirma.de” steht).

    Sobald alle Mailadressen und Gruppen korrekt hinterlegt sind, ist diese Regel ebenfalls auf “Aktiviert” zu setzen.


So, das war’s auch schon. Die unstrukturierte Belegdatenübergabe ist fertig eingerichtet! Nun bitte bei 4. Kontaktzuordnung: Absender & Empfänger weiterlesen 🙂

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Anleitung:
Unstrukturierte Datenübergabe mit kennzeichnungsbasierten Prozessen

Die nachfolgende Anleitung richtet sich an alle, die GREYHOUND DMS bereits mit einem auf Kennzeichnungen basierenden Workflow nutzen und die ihre Belege aktuell per FileSync und Belegtransfer übergeben, aber auf DATEV Upload Mail umsteigen wollen. Trifft dies nicht zu, ist bitte die obige Anleitung verwenden.

Wir empfehlen, die unstrukturierte Belegdatenübergabe an DATEV zu nutzen, weil diese weniger fehleranfälliger ist keine Zusatzmodule & Kosten nach sich zieht. Für dem Umstieg auf die Datenübergabe via DATEV Upload Mail sind nur ein paar Handgriffe notwendig, die im Folgenden beschrieben sind.

a) Nötiges Hintergrundwissen

Die ‘neuen’ DMS-Prozesse basieren auf benutzerdefinierten Feldern, während die ‘alten’ DMS-Prozesse ausgelöst werden durch Kennzeichnungen. Deshalb sind leicht abgewandelte GREYHOUND Regeln notwendig, um die Belege an DATEV zu übergeben. Wir stellen euch die benötigten Regeln kostenlos zum Download zur Verfügung – sie müssen lediglich an die eigenen Gegebenheiten angepasst werden. Wie das genau geht, ist im Folgenden beschrieben.

b) Vorbereitungen

Zu Beginn ist zunächst zu prüfen, welche Kennzeichnungen für die DATEV-Übergabe aktuell genutzt werden. In den meisten Fällen handelt es sich hierbei um zwei Kennzeichnungen, wie ähnlich oder genauso heißen wie diese hier:

Sollten noch keine solchen Kennzeichnungen vorhanden sein, weil man den Prozess neu etabliert, sind zwei Kennzeichnungen wie oben gezeigt neu anzulegen (Weitere Infos zum Anlegen von Kennzeichnungen). Sie sind den Mitarbeitern der Buchhaltung zugänglich zu machen (über die Benutzergruppe).

Im zweiten Schritt ist zu prüfen, wo die von DATEV abzuholenden Belege liegen – also in welchen Gruppen. Das KANN beispielhaft wie folgt aussehen, aber auch ganz anders – die Gruppenstruktur ist bei jedem GREYHOUND Nutzer ganz individuell.

In den meisten Fällen gibt es eine Obergruppe und darunter Untergruppen für verschiedene Belegtypen. Für uns relevant ist der sogenannte Gruppenpfad, denn wenn wir mit dem Gruppenpfad arbeiten, dann ist immer sowohl die gleichnamige Gruppe selbst als auch alle Untergruppen eingeschlossen.

Hat man in Erfahrung gebracht, welches der richtige Gruppenpad ist (hier: “FileSync > DATEV-Übergabe“), kann man mit dem nächsten Punkt fortfahren.

c) Belegtransfer & FileSync stoppen

Findet aktuell schon eine Datenübergabe an DATEV via FileSync und DATEV Belegtransfer statt, dann muss diese Übertragung nun gestoppt werden, damit sich die beiden Varianten nicht in die Quere kommen. Dazu muss zum einen der FileSync deaktiviert werden und zum anderen der Benutzer “DATEV” deaktiviert werden (bzw. der für die DATEV-Übergabe genutzte Benutzer).

So sieht ein aktiver GREYHOUND FileSync aus. Wer auf DATEV Upload Mail umsteigen will, muss bzw. kann den FileSync deaktivieren – dauerhaft. Im Folgenden ist beschrieben, wie das geht.
  1. Durch einen Klick auf das Tray Icon von GREYHOUND FileSync und einen anschließenden Klick auf “Aktiv” wird die laufende Übertragung des FileSync gestoppt.
  2. Anschließend muss man auf “Einstellungen” klicken und dort im Reiter “Verbindung” die Eingabe bei Benutzername und das dazugehörige Kennwort entfernen – aber bitte vorher merken, wie dieser Benutzer heißt. Durch die Entfernung des Benutzers ist sichergestellt, dass definitiv keine Daten mehr übertragen werden können, auch nicht versehentlich.


  3. Zum Schluss sollte der FileSync noch aus dem Autostart entfernt werden (sofern aktiv). Das kann man über den Reiter “Einstellungen” machen, indem die beiden Haken an der markierten Stelle entfernt werden, sofern sie gesetzt waren.


  4. Anschließend unbedingt die Änderungen im FileSync mit einem Klick auf den Button “Speichern und schließen” oben links sichern.
  5. Sobald der FileSync deaktiviert ist, muss noch der für den FileSync / die DATEV-Übertragung angelegte Benutzer, den wir eben in den FileSync-Einstellungen entfernt haben, deaktiviert werden. Dazu ist im GREYHOUND Client unter Einstellungen > Benutzer der entsprechende Benutzer auf deaktiviert zu setzen:


  6. Zu guter Letzt muss noch die Regel “FileSync: DATEV-Übergabe DMS” (sofern vorhanden und aktiv) angepasst werden. Konkret ist der auf dem Screenshot rot markierte Bereich rechts komplett zu entfernen:


d) DATEV Upload Mail konfigurieren

Verifizierung des Absenders in DATEV

Für die unstrukturierte Datenübergabe können wir das kostenlose und sehr praktische Tool “DATEV Upload Mail” nutzen, um digitale Belege an DATEV Unternehmen online zu übermitteln. Damit kann man PDF- und TIF-Belege aus GREYHOUND direkt nach DATEV Unternehmen online weiterleiten – ohne lokales Zwischenspeichern der Belege.

Damit das klappt, muss man die Mail-Adresse, von der man die Belege an DATEV sendet (also den Absender, von dem die Belege kommen) aus Sicherheitsgründen einmal bei DATEV verifizieren. Das muss in DATEV Unternehmen Online vorgenommen werden. Dazu ist ein Admin-Zugang mit Sonderrechten zu DATEV Unternehmen online nötig.

Keine Lust auf Lektüre? DATEV hat ein Service-Video zum Thema “DATEV Upload Mail – Aktivieren und konfigurieren” erstellt, in dem die unten beschriebenen Schritte erklärt sind:

… oder nochmal in Textform: Um eine Absender-Mail-Adresse zu hinterlegen, geht man wie folgt vor:

  1. Einloggen in DATEV Unternehmen Online.
  2. “Belege online” starten.
  3. In der rechten Navigation “Stammdaten” anklicken.
  4. Links im Menü “Upload Mail” anwählen und dann auf “Konfigurieren” klicken.
  5. Auf den grünen Button “Jetzt einrichten” gehen.
  6. Nun ist die Absender-Mail-Adresse einzutragen, von der aus man PDF-Belege an DATEV Unternehmen Online senden / hochladen will, wie z. B. buchhaltung@meine-firma.de und lässt sich dann über den Button “Bestätigungs-E-Mail- verschicken” eine Mail zur Aktivierung der Adresse senden.
  7. In GREYHOUND sollte nun eine Mail von DATEV eingehen. In diesem muss man auf den Link zur Aktivierung der Adresse klicken, um sie zu bestätigen.
  8. In DATEV Unternehmen Online unter “Belege > Stammdaten > Upload Mail” taucht die Mailadresse buchhaltung@meine-firma.de nun unter “Berechtigte Absender” auf.
  9. Nun müssen wir festlegen, welche Belegtypen wir an DATEV via Upload Mail über diese Mail-Adresse befeuern. Man wählt dazu bei “Belegtyp”also z. B. “Rechnungseingang” und DATEV ordnet dem Belegtyp dieses Absenders dann automatisch eine dedizierte Zieladresse zu.
  10. Hat man mehrere Gruppen, z. B. “Rechnungseingang”, “Gutschrift” und “Sonstiges” dann wiederholt man diesen Schritt, bis man für alle Buchungstypen (bzw. alle Gruppen in GREYHOUND) eine von DATEV generierte, dedizierte Zieladresse hat.
  11. Die Zieladresse(n) bitte abspeichern, weil wir diese im nächsten Schritt zur Einbindung in GREYHOUND benötigen.

Aufgabe für den Steuerberater?!
Den oben beschriebenen Schritt, das Verifizieren der Absender-Mail-Adressen in DATEV, wird in vielen Fällen der Steuerberater übernehmen. Denn technisch ist dafür ein Admin-Zugang mit Sonderrechten zu DATEV Unternehmen Online nötig und den hat i.d.R. der Steuerberater. Sollte das auch bei euch so sein, dann lasst eurem Steuerberater bitte diese Anleitung zukommen und bittet ihn, euch die von DATEV generierten Zieladressen pro Belegtyp auf einem sicheren Weg zu übermitteln (Die Daten sind vertraulich zu behandeln).

Benachrichtigungseinstellungen prüfen

Die Benachrichtigungseinstellungen in DATEV stehen standardmäßig auf „immer“, d.h. es werden nicht nur Benachrichtigungen über Fehlermeldungen versendet, sondern auch, wenn ein Beleg per Upload Mail erfolgreich versendet wurde. “Immer” ist für GREYHOUND die richtige Einstellung, da GREYHOUND so eine Rückmeldung bekommt, ob ein Beleg erfolgreich an DATEV übergeben wurde.

Sollten also wider Erwarten keine Uploadbestätigungen in GREYHOUND von DATEV ankommen, ist ein Blick in die Benachrichtigungseinstellungen von DATEV zu werfen. Diese findet man unter Belege > Einstellungen > erweiterte Einstellungen > erweiterte Einstellungen konfigurieren > Benachrichtigungen.

e) Regeln konfigurieren

Für die unstrukturierte Belegdatenübergabe an DATEV mit kennzeichnungsbasierten Workflows sind in GREYHOUND zwei Regeln erforderlich. Diese sind man mit einem Rechtsklick auf den jeweiligen Namen und “Ziel speichern unter” lokal abzuspeichern und anschließend im GREYHOUND Client unter Einstellungen > Regeln zu importieren.

  1. Eingangsverarbeitung DATEV Uploadbestätigung verarbeiten“: Die Regel sorgt dafür, dass man für jeden erfolgreich an DATEV übertragenen Beleg eine Bestätigung per Mail bekommt und der Workflow in GREYHOUND daraufhin automatisch einen Schritt “weiterspringt”.
    Damit die Regel funktioniert, müssen wir einmal den oben ausfindig gemachten Gruppenpfad sowie die beiden workflowauslösenden Kennzeichnungen darin hinterlegen. Dazu ist der erste Regelknoten unterhalb des Regelbeginns namens “Regelkonfiguration” mit einem Klick auf “Quelltext bearbeiten” zu öffnen und mit den richtigen Daten zu befüllen. Das kann dann zum Beispiel so aussehen:




    Anschließend ist noch etwas weiter unten eine Gruppen-Abfrage zu prüfen. An der markierten Stelle muss die Gruppe “Buchhaltung” eingetragen sein – oder anders gesagt: Hier muss die Gruppe eingetragen sein, wo die Uploadbestätitigungen von DATEV einlaufen sollen:



    Anschließend ist der Status der Regel auf “Aktiviert” zu setzen (ganz oben unter dem Namen).
  2. Workflow: DATEV Belegdatei Upload per E-Mail: Hier müssen die von DATEV generierten Zieladressen eingetragen werden.
    Für jede Gruppe des Gruppenpfads gibt es eine von DATEV generierte Mailadresse (siehe oben), die nun als Empfänger in den entsprechenden “Weiterleiten”-Regelknoten zu hinterlegen sind. Dabei ist darauf zu achten, dass die Zuordnung zwischen Gruppe und generierter Zieladresse passt: Also erst rechts prüfen, um welche Gruppe es sich handelt, z. B. “FileSync > DATEV-Übergabe > Eingangsrechnung” (1) und dann auf der linken Seite im Weiterleiten-Regelknoten an den markierten Stellen als Absender die E-Mail-Adresse hinterlegen, die man zuvor bei DATEV als berechtigten Absender angegeben hat (2) sowie die für diesen Zweck von DATEV generierte Zieladresse als Empfänger eintragen (3).


    Das wiederholt man solange, bis alle Gruppen mit einer Mailadresse versehen sind. Im Standard-Setup sind dies die Gruppen FileSync > DATEV-Übergabe > Eingangsrechnung sowie > Gutschrift und >Sonstige; die Gruppenstruktur kann aber wie gesagt individuell abweichen.
    Sobald alle Mailadressen korrekt eingetragen sind, ist der Status der Regel ebenfalls auf “Aktiviert” zu setzen.

So, das war’s auch schon. Die unstrukturierte Belegdatenübergabe mit kennzeichnungsbasierten Workflows ist fertig eingerichtet! Nun bitte bei 4. Kontaktzuordnung: Absender & Empfänger weiterlesen 🙂